Homeoffice: Alle Rechte, Pflichten und Regeln
Die Homeoffice-Pflicht ist vom Tisch, doch viele Unternehmen bieten mobiles Arbeiten weiter an. Welche Pflichten gelten? Wer kommt für Schäden im Homeoffice auf? Welche Nachteile hat Homeoffice? Wir beantworten alle Fragen und geben praktische Tipps.
Jobs lassen sich auch im Home-Office erledigen: Das hat Vor-, aber auch gravierende Nachteile.
Foto: panthermedia.net/SarkisSeysian
Auch wenn sich die Pandemie vielleicht irgendwann mal erledigt haben wird, der Trend zum Homeoffice wird bleiben. Weil sich die Arbeit so besser mit dem Leben vereinbaren lässt. Weil man meist effektiver arbeitet. Weil man ohnehin in internationalen Projekten mit digitalen kollaborativen Tools arbeitet. Nur: Was ist dabei zu beachten, damit es keinen Stress mit Arbeitgeber oder dem Finanzamt gibt? Welche Rechte habe ich im Homeoffice? Und welche Pflichten? Hier kommen die Antworten auf die wichtigsten Fragen.
Was versteht man unter Homeoffice?
Umgangssprachlich wird unter einem Homeoffice ein heimisches Arbeitszimmer verstanden, das die Mitarbeiter steuerlich geltend machen können. Die offizielle Definition geht allerdings darüber hinaus und beschreibt die Flexibilisierung der Arbeit, wobei Homeoffice und Telearbeit synonym verwendet werden. Per Definition handelt es sich nämlich um eine flexible Arbeitsform, bei der die Beschäftigten ihre Arbeit teilweise oder komplett im privaten Umfeld erledigen können.
Grob gesagt lassen sich Homeoffice und Mobiles Arbeiten wie folgt unterscheiden:
- Beim Homeoffice arbeiten Sie an einem festen Arbeitsplatz außerhalb des Betriebs – typischerweise eben Zuhause.
- Mobilarbeit meint, dass Ihr Arbeitgeber Ihnen mobile Endgeräte wie etwa einen Laptop zur Verfügung stellt. So können Sie an wechselnden Orten außerhalb des Betriebs arbeiten.
Wie steht es um Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz im Homeoffice?
Was viele nicht wissen, die es sich provisorisch in der Küche eingerichtet haben: Gemäß der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) ist der Arbeitgeber für die Ausstattung des Homeoffice zuständig (siehe auch unten). Zumindest, wenn eine gewisse wöchentliche Arbeitszeit am Telearbeitsplatz vereinbart worden ist. Dabei gelten nach dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) dieselben Vorschriften zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz wie für Arbeitsplätze an der Betriebsstätte.
Rückkehr aus dem Home-Office: Darauf sollten sie achten
Was passiert bei einem Unfall?
Klarer Fall: Verletzt sich der Heimarbeiter während seiner Arbeitszeit, wird der Unfall von der betrieblichen Unfallversicherung übernommen. Als Arbeitsunfall gilt übrigens auch, wenn der Mitarbeiter während eines Telefonats mit einem Kunden aus dem Küchenboden ausrutscht und sich beispielsweise etwas bricht. Aber: Kein Arbeitsunfall ist, wenn man auf dem Weg zur Toilette oder zum Kaffee holen ausrutscht – denn das gilt als rein privat. Pech: Denn würde man im Büro auf dem Weg zur Kaffeeküche ausrutschen, wäre das ein Arbeitsunfall.
Wie schütze ich Daten im Homeoffice?
Zunächst einmal müssen Unternehmen dafür sorgen, dass Kundendaten geschützt werden. So hat die IT-Abteilung dafür zu sorgen, dass Heimarbeitende über ein sicheres Firmennetzwerk ins Internet gehen und Daten übertragen können. Kritische Akten, Unterlagen und Konstruktionspläne sollten nicht mit nach Hause genommen werden, wie man auch nicht lautstark auf der heimischen Terrasse am Telefon Geschäftsgeheimnisse kundtun sollte. Wer das macht, und auffliegt, kann in Regress genommen werden.
Lesen Sie dazu auch unseren Ratgeber Mehr IT-Sicherheit im Homeoffice
Was ist wie arbeitsrechtlich im Homeoffice geregelt?
Auch wenn es durch die Pandemie en vogue geworden ist: In Deutschland lässt sich für Mitarbeitende aus dem Arbeitsrecht weder ein Anspruch auf Homeoffice noch eine Verpflichtung dazu ableiten. Aus arbeitsrechtlicher Sicht sind grundsätzlich dieselben Vorgaben zu beachten, die auch im Betrieb gelten. Das gilt vor allem für fixe Arbeitszeiten.
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So sieht das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) eine Ruhezeit von elf Stunden vor. Damit zum Nachteil der Beschäftigten kein Laissez-faire einreißt, sollten mit dem Arbeitgeber klare Vereinbarungen über die Konditionen, zu denen im Homeoffice gearbeitet wird, getroffen werden. Sonst besteht die Gefahr, 24/7 ausgenutzt zu werden. Idealerweise wird ein neuer Arbeitsvertrag aufgesetzt, beziehungsweise der bestehende ergänzt.
Zusatzvereinbarung: Worauf Sie achten müssen
Entweder man fasst eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag oder einen speziellen Telearbeitsvertrag ab. Darin kann man unter anderem festschreiben lassen, wie der Telearbeitsplatz ausgestattet sein soll, wer die Kosten trägt, wie Arbeitszeiten dokumentiert werden sollen und natürlich wie Datensicherheit und -schutz gewährleistet werden. Auf Unternehmensebene können die Homeoffice-Rahmenbedingungen auch über eine Betriebsvereinbarung geregelt werden.
Wie sind die Arbeitszeiten im Homeoffice geregelt?
Es gelten auch im Homeoffice die vertraglichen wie auch die gesetzlichen Pausen- und Ruhezeiten. Die wichtigsten Regelungen auf einen Blick:
- Arbeitet der Mitarbeiter mehr als sechs Stunden zu Hause, darf er mindestens dreißig Minuten Pause machen. Wer mehr als neun Stunden von daheim arbeitet, hat gesetzlichen Anspruch auf eine Pause von mindestens 45 Minuten.
- Zwischen Feierabend und nächstem Arbeitsbeginn müssen mindestens elf Stunden liegen.
- In Sachen Erreichbarkeit gilt: Außerhalb der vertraglichen Arbeitszeiten haben Mitarbeitende auch zu Hause Freizeit. Punkt!
- Steht viel Arbeit an, kann die Arbeitszeit auf höchstens zehn Stunden ausgeweitet werden. Die Überstunden müssen jedoch innerhalb von sechs Monaten ausgeglichen werden. Allerdings darf der Arbeitgeber durchaus verlangen, dass Mitarbeitende während einer bestimmten Zeit erreichbar sein müssen, sei es am Computer oder Telefon.
Wo trage ich Homeoffice in der Steuererklärung ein?
Dank Pandemie kann man für die vergangenen zwei Jahre eine Homeoffice-Pauschale in der Steuererklärung geltend machen: Für Arbeitstage, die man ausschließlich zuhause arbeitet, kann man jeweils 5 Euro als Werbungskosten absetzen. Die Homeoffice-Pauschale ist auf höchstens 600 Euro begrenzt, was 120 Tagen Arbeit von zuhause aus entspricht.
Die Homeoffice-Pauschale wird in der Anlage N bei den Werbungskosten eingetragen. In Zeile 45 geben Sie die Anzahl der Tage an, an denen Sie ausschließlich Zuhause gearbeitet haben.
Wer mehr im Homeoffice arbeitet, sollte darüber nachdenken, das Arbeitszimmer (so es ein solches gibt) steuerlich geltend zu machen. Dabei werden anteilig Miet- und Nebenkosten für das Arbeitszimmer in Ansatz gebracht. Achtung: Das geht natürlich nur, wenn das besagte Zimmer ausschließlich zum Arbeiten genutzt wird (das Wohnzimmer scheidet also aus). Außerdem darf beim Arbeitgeber für den oder die Beschäftigte kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung stehen.
Darf sich der Chef das Homeoffice ansehen?
Aber ja! Im Grunde muss er es sogar, um sich davon zu überzeugen, dass wirklich alle gesetzlichen Bestimmungen, vor allem zum Arbeitsschutz, eingehalten werden. Aber: Ein Überraschungsbesuch darf nicht sein. Der Besuch muss vorher angekündigt und diesem zugestimmt werden. Zeit zum Aufräumen bleibt also. Besser ist, eine Zutrittsberechtigung in der schriftlichen Homeoffice-Regelung zu vereinbarten, damit es zu keinen Unstimmigkeiten kommt.
Grundsätzlich gilt: Der Arbeitgeber darf eine Wohnung nie gegen den Willen des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin betreten. Die „Unverletzlichkeit der Wohnung“ ist in Artikel 13 des Grundgesetzes festgeschrieben. Eine Arbeitsschutz-Beurteilung kann auch mithilfe von Fotos und Fragebögen durchgeführt werden. Wer dem allerdings auch nicht zustimmt, muss damit rechnen, künftig im Büro arbeiten zu müssen.
Die Streifrage zum Schluss: Wer trägt welche Kosten für das Homeoffice?
Generell hat der Arbeitgeber die Kosten für die Einrichtung eines Homeoffice zu tragen, damit Mitarbeitende uneingeschränkt arbeitsfähig bleiben. Allerdings, wer nur teilweise im häuslichen Büro zu Werke geht, dem steht das Vollprogramm meist nicht zu: Etwa, wer nur ein Telefon und einen Laptop braucht, um zeitweise Kunden zu betreuen, von dem kann verlangt werden, vorhandene (private) Geräte zu nutzen. Ob das bei internetfähigen Geräten schlau ist, sei dahingestellt. Allerdings sollten Mitarbeiter schon vernünftig ausgestattet werden: Mit leistungsstarken Notebooks samt großem (oder externem) Bildschirm oder Desktop-PCs, aktuellen Softwaretools (für das Arbeiten im Team), Festnetztelefonie auf dem Smartphone und natürlich allseits genügend Bandbreite.
Und natürlich gehört eine sichere Datenübertragung über ein Virtual Private Network, ein virtuelles privates Kommunikationsnetz, dazu. Grundsätzlich muss der Arbeitgeber aber gewährleisten, dass ein ergonomisch korrekter Arbeitsplatz vorhanden ist – wofür er durchaus zur Kasse gebeten werden kann.
Die 5 wichtigsten Vorteile von Jobs im Homeoffice
- Zeitersparnis
Während sich die Kollegen, die im Büro arbeiten, am kollektiven Rushhour-Wahnsinn beteiligen, kann man sich noch einmal genüsslich strecken und langsam wach werden. Die Fahrt in vollen Bussen und Bahnen oder das Stehen im Stau mit anschließender, nerviger Parkplatzsuche entfällt. Das bringt gleich zwei Vorteile. Denn öffentliche Verkehrsmittel sind oft die reinsten Virentaxis. Und auch im Büro ist die Ansteckungsgefahr durch Kollegen naturgemäß höher als am heimischen Schreibtisch. Dazu sparen Heimarbeiter durch die ganze Pendelei und Parkplatzsuche Geld für Benzin und Lebenszeit. Wenn der tägliche Arbeitsweg 10 m statt 30 km beträgt, ist das schnell mal eine gewonnene Stunde pro Tag. Auf Dauer kommt da so einiges an ersparter Zeit zusammen – wenn man sie nicht direkt wieder bei Facebook & Co. vertrödelt. Aber das Thema „Ablenkung“ steht auf einem anderen Blatt. - Flexibilität
Die Schulaufführung des Sohns ist mitten am Tag – warum nicht ein bis zwei Stunden dort verbringen und die Zeit am Abend dranhängen? Der Arzt hat nur einen Termin um 11 Uhr frei? Die Handwerker haben sich angekündigt, ohne eine konkrete Zeit zu nennen? Für Heimarbeiter sind diese Termine deutlich besser zu koordinieren als für den klassischen Bürogänger. Dabei gibt es allerdings einige Regeln zu beachten: Das Arbeitspensum muss erfüllt werden, Termine sind keine Deko im Kalender. Sehr hilfreich ist auch eine klare Ansage an die Kollegen, wann man am Schreibtisch sitzt und wann nicht – das erleichtert die Absprache und beugt Gerede vor. - Work-Life-Balance
Die Kinder sind zu groß für den Hort, aber den ganzen Nachmittag allein sollen sie auch nicht sein? Die Betreuung hat Ferien, der Wintergarten sieht verlockend aus oder der Hund braucht Gesellschaft? Das Home-Office bietet die perfekte Grundlage für eine gute Work-Life-Balance. Das führt nicht zuletzt dazu, dass viele Eltern mit der Möglichkeit zum Home-Office früher aus der Elternzeit zurückkehren. Natürlich kommt es stark auf den Wortteil „Balance“ an: Das (Privat-)Leben darf nicht Überhand nehmen. Wenn der Nachwuchs alle zehn Minuten bespasst werden will oder der Partner dauernd Redebedarf hat, kommt man zu gar nichts. Konzentrationsphasen und vor allem -möglichkeiten sind auch zu Hause Pflicht. - Stressreduktion
Apropos Konzentrationsphasen: Es kann so angenehm sein, wenn der Kollege nicht ständig seine Witze reißt, nicht ewig das Telefon klingelt und man nicht dauernd Angst hat, zu spät zu kommen – zum Meeting, zur Arbeit, zum Termin. Wenn einem nicht permanent der Chef über die Schulter schaut und der Krach aus dem Großraumbüro an den Nerven zehrt. Damit ist das heimische Büro eine effektive Burnout-Prävention – allerdings nur, wenn man nicht im Gegenzug rund um die Uhr erreichbar sein muss oder das Telefon dann alle zwei Minuten in der eigenen Wohnung klingelt. - Reduzierte Kosten
Arbeiten kostet – nicht nur den Arbeitgeber. Tägliche Fahrten, Kleidungs- und Reinigungskosten, Kantinenessen oder der traditionelle Pausenkaffee mit den Kollegen gehen auf Dauer ins Geld. Das kann auch die Pendlerpauschale bei der Steuererklärung nicht rausreißen. All das sind Kosten, die bei Jobs im Home-Office nicht anfallen. Wenn man allerdings extra für den Home-Office-Job eine größere Wohnung braucht, hat sich das Plus in der Geldbörse wieder erledigt. Es sei denn, man verhandelt noch einmal nach, weil der Arbeitgeber ja keinen Schreibtisch zur Verfügung stellen muss und damit Büromiete spart.
Und das sind die 5 größten Nachteile vom Homeoffice
- Fehlen von sozialen Kontakten
Wer den täglichen Austausch am Kantinentisch, die kurze Absprache mit dem Kollegen am Nebentisch oder die Inspiration von einem motivierenden Team braucht, hat im Homeoffice leider schlechte Karten. Auch der gerne mal unterschätze Flurfunk, bei dem man doch so einiges über Strategien und Entwicklungen erfährt, fällt weg. Gelegentliche Abstimmungstelefonate oder Video-Meetings ersetzen das alles nicht. Bei aller Ruhe zum Arbeiten: Das Homeoffice begünstigt das Vereinsamen. Im schlimmsten Fall kann das zum Karriereknick führen. Experten halten daher eine Begrenzung der Homeoffice-Zeit auf zwei bis zweieinhalb Tage pro Woche sinnvoll, um den Rest der Zeit im Team zu verbringen. Lesen Sie dazu auch unseren Ratgeber: Flurfunk und Homeoffice: Was Sie jetzt beachten müssen - Starke Ablenkung im Homeoffice
Das Kind schreit, der Laubbläser vorm Fenster nervt, Postdienste und Paketboten geben sich die Klinke in die Hand, das Internet steht allzeit bereit und Freunde kommen spontan vorbei, weil man ja „Zuhause ist“: Der Ablenkungsfaktor am heimischen Schreibtisch ist nicht zu unterschätzen. Wenn man sich nicht selbst klare Regeln setzt, tut das niemand – mit entsprechenden Folgen für die Ergebnisse und die Produktivität. Also: Zeiten definieren und einhalten, Freunde auch mal vertrösten und den Nachbarn klarmachen, dass man gerne mal ein Paket entgegennimmt, jedoch nicht die Postzentrale ersetzen möchte. - Fehlende Motivation
Wenn da kein Team ist, das einen mitzieht, wenn man die Ergebnisse der Arbeit kaum sieht, weil der Blick fürs große Ganze fehlt, und wenn man ja „noch ewig Zeit“ hat und es deswegen nicht so drauf ankommt, wann man anfängt, fehlt irgendwann die Motivation. Soziale Kontrolle durch die Kolleginnen und Kollegen kann nerven, aber auch beflügeln: Teamgeist eben. Disziplin, enge Kontakte zu Kollegen und regelmäßiges Feedback können da helfen. Und auch, wenn es eigentlich niemand sieht: raus aus der Jogginghose, rein in die Business-Klamotten. Selbst zuhause: Manch einem verhilft das zu einer professionellen Haltung – im Wortsinn. - Vorurteile
Solange Homeoffice in der Firma die Ausnahme und nicht die Regel ist, gibt es jede Menge Vorurteile gegenüber denen, die nicht jeden Tag auf der Unternehmensmatte stehen. „Lauer Job“, „zu wenig Engagement“ und „fehlender Karrierewille“ sind da nur einige. Helfen können klare Absprachen zu Zielen, Aufgaben und Erreichbarkeiten, eigene Disziplin und nicht zuletzt ein Umdenken bei den Vorgesetzten. Problematisch wird es allerdings, wenn man vor lauter Angst, als faul zu gelten, zu viel arbeitet. Klare Arbeitszeiten müssen in beide Richtungen funktionieren. - Vermischung von Beruf und Privat
Die Unterlagen liegen in der ganzen Wohnung, abends um sieben kommen noch Anrufe von Kunden und auch beim gemütlichen Fernsehabend kreisen die Gedanken noch um den Job? Wer im privaten Umfeld arbeitet, läuft Gefahr, keine klaren Grenzen zu ziehen – weder anderen noch sich selbst gegenüber. Auch und gerade Heimarbeiter brauchen einen definierten Feierabend und einen festen Platz zum Arbeiten.
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