Auf Erleichterungen bei Ausschreibung und Vergabe folgt Ruf nach Zusatzfunktionen

Viele Bauunternehmen arbeiten bei der für die Gewinnmarge oft entscheidenden Ausschreibung und Vergabe der HOAI-Leistungsphasen 6 und 7 noch überwiegend analog, weil ihnen nicht so klar ist, wo Optimierungsmöglichkeiten stecken. Ein konkretes Kundenprojekt hilft bei der Orientierung.

Der Einsatz einiger Software-Funktionen zeigt meist schnell, wo weiteres Optimierungspotenzial durch Digitalisierung liegt, sodass oft Anforderungen für verbesserte Funktionen formuliert werden.

Foto: PantherMedia / Federico Caputo

Nicht selten werden im Rahmen eines Bauprojektes Leistungen in über 50 Gewerken vergeben, da kaum ein Auftraggeber ein gesamtes Bauvorhaben in Eigenleistung durchführen kann. Hinter dem Einkauf von Fremdleistungen steckt der Ausschreibungs- und Vergabeprozess, der die HOAI-Leistungsphasen 6 und 7 abdeckt. Diese Phasen sind entscheidend für die Gewinnmarge eines Projektes, da hier über den Preis in den jeweiligen Gewerken entschieden wird.

Zeitaufwand und Ineffizienzen reduzieren

Viele Bauunternehmen arbeiten in diesen beiden Phasen noch überwiegend analog, was häufig zu hohem Zeitaufwand und Ineffizienzen führt. Allerdings haben die Beteiligten beim Ausschreibungs- und Vergabeprozess unterschiedliche Bedürfnisse und es ist häufig unklar, wonach konkret gesucht wird.

In einem Kundenprojekt der Cosuno, deren Cloud-Software die Ausschreibung und Vergabe in den Leistungsphasen 6 und 7 unterstützt, hat ein mittelständisches Unternehmen aus dem Rhein-Ruhr-Gebiet, das bis zu 30 Millionen Euro Bauvolumen im Jahr verwaltet, noch bis Anfang 2022 den Einkauf von Nachunternehmerleistungen manuell und mit Hilfe von zahlreichen Excel-Listen, E-Mails und Telefonaten erledigt. Auf der Suche nach einer Cloud-basierten Lösung zur einfachen Datenablage mit unbegrenztem Speicherplatz und transparenter Übergabe aller Anforderungsunterlagen an die jeweiligen Nachunternehmer ist das Unternehmen im März dieses Jahres auf Cosuno gestoßen.

Cloud-Plattform mit Unterstützung des Versands von Leistungsverzeichnissen

Die Cosuno-Plattform ermöglicht es nach dem SaaS-Modell, zunächst Daten wie Leistungsverzeichnisse oder Bescheinigungen von Nachunternehmern in der Cloud abzulegen, zu verwalten und nachzuvollziehen, wobei die Beteiligten jederzeit einsehen können, zu welchem Zeitpunkt Änderungen an den jeweiligen Dokumenten vorgenommen wurden. Darüber hinaus begleitet die Plattform den gesamten Ausschreibungs- und Vergabeprozess: Leistungsverzeichnisse lassen sich direkt online erstellen und mit einem Klick an alle Kontakte senden.

Der Nachunternehmer bekommt anschließend eine kurze E-Mail, in der die wichtigsten Informationen zum Bauvorhaben (Ort, Zeitpunkt, geforderte Leistungen usw.) enthalten sind, und hat die Möglichkeit, mit einem Klick zu- oder abzusagen. So erhält das Bauunternehmen eine direkte Rückmeldung und kann besser planen, wo Angebote zu erwarten sind. Durch die Transparenz und Übersicht kann besser priorisiert werden, in welchen Gewerken noch weitere Nachunternehmer kontaktiert werden müssen.

Einblick in Bonität der Nachunternehmen und automatisierter Preisspiegel

Das Mönchengladbacher Bauunternehmen hat den Mehrwert solcher Funktionen schnell für sich entdeckt und nach und nach in den Arbeitsalltag integriert. Mittlerweile nutzt ein Projektteam von fünf Personen alle Funktionen von der Planung bis zum Vertragsschluss. Dabei hat es für eine einfachere Ausschreibung auch Zugriff auf eine Auswahl von mehr als 100.000 Nachunternehmern sowie Einsicht in deren Bonität. In der Plattform lässt sich die Anfrage zur Angebotsabgabe mit nur einem Klick an alle ausgewählten Nachunternehmer versenden.

Darüber hinaus schätzt der erwähnte Kunde auch die Funktion des automatisierten Preisspiegels: Alle abgegebenen Angebote, sei es über den direkten Eintrag oder über den Upload per GAEB Converter, werden in einem Preisspiegel automatisch gegenübergestellt und können verglichen werden.

Erste Umsetzungserfolge führen zu neuen Funktionsanforderungen

Die Erfahrung in diesem Kundenprojekt ist nicht ungewöhnlich: Zu Beginn ist oft noch unklar, welche Prozesse sich am besten digital unterstützen lassen. Doch wer in kleinen Schritten interne Prozesse in Teilbereiche aufbricht, sieht den Nutzen schnell und stellt konkretere Anforderungen. So auch hier, wo neue Optimierungspotenziale erkannt und als Funktionsanforderungen an das SaaS-Unternehmen übermittelt wurden. In Kooperation mit dem Kunden entwickelte sich die Plattform ebenfalls weiter und es konnten neue sowie verbesserte Funktionen implementiert werden.