eVergabe über die Cloud abwickeln

Bei der Deutschen Telekom läuft die elektronische Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen schon seit langem über ein Portal. Die zahlreichen Tiefbau- und Infrastrukturprojekte des größten Telekommunikationsunternehmens in Europa erfordern hohe Leistungsfähigkeit und Sicherheit.

Sämtliche Tiefbau- und Infrastrukturprojekte, wie der Bau neuer Glasfaseranschlüsse, werden über die Vergabeplattform der Deutschen Telekom AG abgewickelt.

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Seit 2003 arbeitet die Deutschen Telekom AG bei der elektronischen Ausschreibung und Vergabe von Bauleistungen (eVergabe) auf Basis der Software RIB iTwo e-Vergabe public. Aufgrund der langen Laufzeit der Anwendungen wurde das eVergabe-Portal immer wieder an die Bedürfnisse der Benutzer sowie an den Stand der Technik angepasst. Seit Ende 2020 ist sie auch als „Infrastructure-as-Code“ auf den Amazon Web Services zu finden. Diese neue Technologie ermöglicht es dem größten Telekommunikationsunternehmen in Europa, sein hohes Belegvolumen über die Vergabeplattform der RIB Software GmbH abzuwickeln.

Ein großer Vorteil durch die neue Technik ist, dass die IT-Infrastruktur auf Knopfdruck hoch- und wieder herunterskaliert und Änderungen im Live-Betrieb vorgenommen werden können. Das System wurde nach Angaben des Herstellers hinsichtlich seiner wirtschaftlichen Aspekte deutlich verbessert: Durch den elastischen Aufbau des Gesamtsystems stehen immerzu ausreichend Ressourcen zur Verfügung.

Bundesweiter Glasfaserausbau über die Vergabeplattform

Möglich gemacht hat dies das IT-Projekt von Jan Niklas Best, Application Manager für die Anwendung eVergabe bei der Deutschen Telekom IT GmbH. Seine Aufgabe war es, die eVergabe, die bislang als On-Premise-Lösung in einem Rechenzentrum gehostet wurde, in die Cloud zu bringen. „Die Aufgaben der RIB-Software, für deren Architektur wir vollumfänglich verantwortlich sind, werden bei dieser Lösung intelligent auf einzelne Server verteilt“, erklärt Best. „Auch Replikationen über verschiedene Verfügbarkeitszonen wurden in der Architektur berücksichtigt, um stets sicherzustellen, dass es zu keinen Ausfällen des Systems kommt.“

Diese Sicherheit muss gegeben sein, denn sämtliche Tiefbau- und Infrastrukturprojekte, wie der Bau neuer Glasfaseranschlüsse, werden über die Vergabeplattform der Deutschen Telekom AG abgewickelt. Best und seine Kolleginnen und Kollegen stellen für diese Baumaßnahmen den technischen Prozess sicher – von der Ausschreibung bis zur Leistungsabnahme.

So gehört etwa die im Baubereich etablierte GAEB-Schnittstelle heute zum Standard. Auch bei Rechnungen setzt das Telekommunikationsunternehmen zukünftig mit XRechnung auf ein Standardformat, mit dem auch die Öffentliche Hand arbeitet. Die hohe Akzeptanz der Plattform spiegelt sich auch in den kontinuierlich steigenden Lieferantenzahlen wider.

Zusätzlich zu den Tiefbauprojekten sind inzwischen auch Hochbaumaßnahmen im Gebäudemanagement durchgängig im System integriert.

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Auch Hochbaumaßnahmen integriert

Zusätzlich zu den bereits seit 2003 über die elektronische Vergabeplattform abgewickelten Tiefbauprojekten sind inzwischen auch Hochbaumaßnahmen im Gebäudemanagement durchgängig im System integriert. „Dieses Go-live war rundum erfolgreich“, freut sich Michael Euler, Solution Designer und Business Analyst bei der Deutschen Telekom IT GmbH, der die Partnerschaft mit der RIB Software GmbH von Beginn an begleitet hat. „Die Besonderheit besteht darin, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, beispielsweise aus dem Einkaufsbereich, die allesamt auf unserem SAP-System arbeiten, direkt über die eVergabe mit den Lieferanten kommunizieren können“, ergänzt er. Eine vollständige Integration dieser beiden Systeme mache dies möglich. „Die Lieferanten, von denen zwischenzeitlich mehr als 3500 Unternehmen auf unserem System registriert sind, wickeln ihre Angebote, Bestellungen und Leistungserfassung direkt über die Plattform ab.“

Die eVergabe verfügt zusätzlich über eine Anbindung an das zentrale RIB-Bieterportal iTwo tender. Auf dieser Plattform suchen nach Angaben des Herstellers täglich mehr als 100.000 Bieter nach neuen Aufträgen, erstellen Angebote und kommunizieren mit dem Auftraggeber. Durch diese Verbindung stehen nun auch die Bekanntmachungen der Telekom zentral bereit. „Durch die einfache Bedienbarkeit ist die Akzeptanz stets sehr hoch“, so Euler.

Lobend äußern sich die IT-Profis außerdem über die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der RIB GmbH. Im Gegensatz zu vielen anderen öffentliche Einrichtungen und auch privatwirtschaftlichen Unternehmen nutzt die Deutsche Telekom AG die eVergabe von RIB nicht als SaaS-Lösung, sondern hat sich von Beginn an dazu entschlossen, die Vergabeplattform selbst zu hosten. Lediglich die Wartung der IT-Lösung erfolgt mit Unterstützung durch das Softwarehaus mit Hauptsitz in Stuttgart.

Die kontinuierliche Verbesserung im Fokus

Um auch die Kompatibilität zu SAP S/4Hana auch künftig sicherzustellen und dadurch die Prozessgeschwindigkeit nochmals zu steigern, wurden bereits erste Gespräche zwischen dem Team von Application Manager Best und der RIB geführt, deren Software bereits über zertifizierte Schnittstellen zur SAP-Infrastruktur. Weiter ist eine Anbindung an Salesforce angedacht.

Best und das IT-Team der Deutschen Telekom fokussieren sich darauf, ihren Klienten – sowohl im eigenen Haus als auch auf Seite der Lieferanten – eine einfach zu handhabende Software auf dem aktuellen Stand der Technik bereitzustellen, die auf die Belange der Baubranche und deren Benutzer zugeschnitten ist. „Eine hohe Akzeptanz auf Seiten der Anwenderinnen und Anwender bestätigt uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind“, fasst Best zusammen.