Krise als Turbo für modernes Arbeitsschutzmanagement

2018 begann das Industrie- und Technologieunternehmen Miba¹⁾, seine HSE-Prozesse²⁾ in der Software-Lösung Quentic abzubilden und konzernweit zu integrieren. Zum Zeitpunkt des COVID-19-Ausbruchs arbeiteten bereits zwei Drittel aller 7800 Miba-Mitarbeiter in Europa, Nord- und Südamerika sowie in Asien jeweils an einem Standort mit Quentic. Bis dato hatte die Unternehmensgruppe und wichtige strategische Partner der internationalen Motoren- und Fahrzeugindustrie die HSE Software schrittweise und ohne Zeitdruck eingeführt. Mibas HSE & Facility Manager Franz Almhofer-Amering gab diese Strategie des bedachten Change Managements vor, um sicherzustellen, dass Quentic zu einer integrierten HSE-Schnittstelle wird, die für alle Mitarbeiter der über 30 Produktions- und Vertriebsstandorte zugänglich ist und im Betriebsalltag genutzt wird. Als erstes Etappenziel für einen konzernweiten Standard wählte er das Modul Arbeitssicherheit, da hier bereits Prozesse der Unfallberichterstattung bestanden und das Thema jeden Mitarbeiter betraf.

Neue Herausforderungen in Arbeitsschutz- und Umweltmanagement

Der Ausbruch von COVID-19 schaffte überraschend zugleich Chance und Notwendigkeit, die HSE-Ziele Mibas in einem deutlich schnelleren Tempo zu erreichen, da an allen internationalen Standorten trotz unterschiedlichster Regularien der Infektionsschutz aller Beschäftigten sichergestellt werden musste. Diese Herausforderung erhielt die gesammelte Aufmerksamkeit des Managements.

Herr Almhofer-Amering, bitte schildern Sie uns, vor welche Herausforderungen hat die COVID-19-Pandemie Miba gestellt?

Almhofer-Amering: Wir sind auf unterschiedlichen Kontinenten tätig, wobei Corona nahezu in jedem Land anders und zeitlich verzögert aufgeschlagen war. Die Herausforderung bestand unter anderem in dieser Diversität der Standorte und den sich im ständigen Wandel befindlichen länderspezifischen gesetzlichen Regeln, nach denen wir handeln mussten.

Anpassung der Ziele ans erhöhte Hygiene-Standards

Wir haben entsprechende Risikoeinschätzungen erstellt und diverse Corona-Regelungen etabliert, verändert, angepasst und herausgeben. Je weiter allerdings ein Standort vom österreichischen Mutterstandort entfernt war, desto größere Abweichungen waren in der Umsetzung zu erwarten. Als Antwort auf diese Herausforderungen haben Sie Quentic Risks & Audits standortweit verpflichtend eingeführt und auf dessen Basis COVID-19-Sicherheitsbegehungen angeordnet.

Welche konkreten Ziele verfolgten Sie mit dieser Entscheidung?

Unser Ziel war es, die Standorte bei der Umsetzung unserer Schutzmaßnahmen zu unterstützen. Dazu gehörte auch, dass wir überprüfen, ob die beschlossenen Maßnahmen überhaupt Auswirkungen auf das Verhalten der Mitarbeiter vor Ort haben und ob sie wirklich das COVID-19-Ansteckungsrisiko reduzieren. Des Weiteren wollten wir über die Begehungen mit dem Quentic Modul das Haftungsrisiko der Vorstände und Top-Führungskräfte reduzieren. Unsere Mitarbeiter sollten verstehen, dass der Vorstand sowie die Führungs- und HSE-Kräfte gesetzlich dazu verpflichtet sind und unbedingt gewährleisten müssen, dass alle Vorschriften eingehalten werden – und zwar, obwohl die vom Staat vorgeschriebenen Corona-Regelungen, insbesondere der Sicherheitsabstand, im öffentlichen Leben teilweise bereits lockerer gehandhabt wurden.

Konnten Sie Ihre Ziele erreichen?

Die Sicherheitsbegehungen und Nachschärfungen haben dazu geführt, dass die Maßnahmen ernster genommen wurden. Allein, dass der Vorstand die Ergebnisse der Begehungen sehen wollte, hat immens zu dieser positiven Veränderung beigetragen.

Sicherheitsrundgang und Krisenkommunikation

Ferner sind durch die Begehungen zahlreiche Verbesserungsmöglichkeiten aufgefallen. Wir hatten zum Beispiel definiert, dass an oder in Räumen gekennzeichnet werden muss, wie viele Personen sich in ihnen aufhalten. Diese Maßnahme wurde bereits vor längerer Zeit publiziert, aber erst beim Sicherheitsrundgang sind Bereiche aufgefallen, in denen sie noch nicht umgesetzt wurde.

Welche Best Practices Ihrer COVID-19-Sicherheitsbegehungen würden Sie anderen Unternehmen empfehlen?

Besonders für den Bereich Legal Compliance aber auch für die interne und externe Krisenkommunikation lege ich jedem Unternehmen nahe, die Auswertung der Begehungen ernst zu nehmen und entsprechend Zeit dafür aufzuwenden. Eine Software wie Quentic, die Begehungsberichte automatisch generiert, ist hierbei sehr hilfreich. Wir haben die für die Rundgänge zuständigen Mitarbeiter verpflichtet, in Quentic nicht nur zu bewerten, ob die Schutzmaßnahmen umgesetzt wurden und welche Empfehlungen oder Abweichungen es gibt, sondern bei jeder Maßnahme zu ergänzen, wie diese umgesetzt wurde. Das konnte unter anderem auch mit ergänzenden Fotos erreicht werden.

Sorgfältige Dokumentation als Voraussetzung für Risikominimierung

Nur durch eine so sorgfältige Dokumentation, kann man nachweisen, dass man in der Krise angemessen reagiert hat, sich verbessert und an den Standorten das Risiko reduziert hat. Die Dokumentation gibt Antwort auf sämtliche Fragen zum HSE-Handlungsfeld, ganz gleich, ob diese von Mitarbeitern, der Führungsebene oder von Behörden oder Versicherungen kommen. Quentic erzeugt eine gerichtsfeste Dokumentation per Knopfdruck. Sie konnten Quentic durch Ihre Krisenmanagementprozesse schneller und umfassend einführen.

Welche Auswirkungen wird dies auf zukünftige HSE-Prozesse bei Miba haben und was würden Sie HSE-Fachkräften in ähnlichen Situationen mit auf den Weg geben?

An den Standorten, an denen wir Quentic während der Krise erstmals genutzt haben, bekam ich sehr positives Feedback, wie z. B.: „Super, dass wir so eine Software haben. Was kann die denn sonst noch?“ Daher gehe ich davon aus, dass wir in Zukunft auch ohne Push von der Zentrale eher in einen Pull kommen werden, was moderne und integrierte HSE-Prozesse mit Quentic betrifft.

Wir haben erlebt, dass sich in so einer Krise durchaus vereinzelt neue Prozesse einführen lassen. Je mehr standardisierte Prozesse und Verantwortlichkeiten es bereits gibt, auf die man zurückgreifen kann, desto leichter gelingt es, Vorhaben umzusetzen, die nicht nur an einem Standort passieren, sondern im ganzen Konzernverbund.

Während des akuten Krisenmanagements mussten wir hierarchische, schnelle Entscheidungen treffen. Jetzt, in einer Phase, wo die Krise langsam abklingt, müssen wir die Aufmerksamkeit des Managements nutzen, um nachhaltige Maßnahmen und Prozesse zu etablieren, mit denen wir langfristig bessere Arbeitssicherheit ermöglichen und auch mit zukünftigen Pandemien und anderen Krisen besser umgehen können. Es ist sehr wichtig, ganz bewusst zu entscheiden, welche Regelungen und welche Prozesse aus der Krisenzeit stabilisiert und nachhaltig umgesetzt werden sollen. So wird gewährleistet, dass diese auch reibungslos funktionieren, wenn sich das Management bereits mit anderen Themen beschäftigt.

¹⁾ Miba nutzt Quentic Core und die Module Control of Work, Gefahrstoffe, Arbeitssicherheit, Legal Compliance, Online-Unterweisungen, Risks & Audits; Umweltmanagement, Prozesse. Quentic ist dort seit 2018 im Einsatz.

²⁾ HSE ist die Abkürzung für Health, Safety, & Environment (Gesundheit, Arbeitssicherheit, & Umweltschutz) und bezeichnet die Prozesse bzw. Aktivitäten (Planung, Umsetzung, Kontrolle, Optimierung), die zur Sicherstellung von Umweltmanagement, Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit durch Unternehmen vor allem in der Arbeitsumgebung vorgenommen werden .

Den Link zum Whitepaper von Quentic „Mit Weitblick durch Krisen“ finden Sie hier.