Wie Energieversorger bei der SAP-Lizenzierung Kosten sparen können

SAP-Systeme kommen zwar in vielen EVU zum Einsatz, doch die entsprechende SAP-Lizenzierung gibt es nicht. So verfügt jedes Unternehmen über individuelle Typen und Kombinationen. Durch regelmäßige Nachkäufe wächst das System dann unstrukturiert weiter. Dies hat nicht nur zur Folge, dass die Lizenzierungen mit der Zeit unübersichtlicher werden, sondern auch schnell unnötige Kosten entstehen. Denn häufig stimmen die Lizenzen nicht mit den tatsächlichen Nutzendenktivitäten überein.

Das Thema SAP-Lizenzierungen rückt in Unternehmen immer dann in den Fokus, wenn beispielsweise neue Benutzerinnen und Benutzer hinzukommen, bestehende Lizenzen erweitert werden oder der jährliche Vermessungstermin ansteht. Hier kommt es oftmals zu Über- und Nach-Lizenzierungen. Diese können Unternehmen mit wenig Aufwand vermeiden.

Mit Vorlauf und konkreten Wünschen in die Verhandlung gehen

Energieunternehmen sollten sich nicht erst mit dem Lizenzmanagement auseinandersetzen, wenn der Vermessungstermin kurz vor der Tür steht. Denn dann drängt die Zeit. Um auf Augenhöhe zu verhandeln, brauchen Unternehmen ausreichend zeitlichen Vorlauf und fundierte Informationen zu den wirklich notwendigen Lizenztypen. Verlässt sich die Administration blind darauf, dass über das Jahr die richtigen Lizenzen verteilt wurden, sorgt dies spätestens bei der SAP-Vermessungsaufforderung für hastige Nachkäufe. Ausgehandelte Unternehmensrabatte gehen dann häufig verloren und es werden Listenpreise aufgerufen. Daher empfiehlt es sich, proaktiv und mit konkreten Lizenzwünschen auf SAP zuzugehen. Ist das Angebot nicht zufriedenstellend, haben Unternehmen noch ausreichend Zeit, um nachzujustieren oder sich nach Alternativen umzusehen.

Regelmäßiges Prüfen legt tatsächlichen Bedarf offen

Darüber hinaus sollten Unternehmen vorhandene Lizenzen und Berechtigungen regelmäßig überprüfen – und zwar anhand der tatsächlichen Nutzendenaktivitäten. Hier reichen manuelle Prüfungen nicht aus. Sie ermöglichen im Grunde nur Schätzungen. Hinzu kommt, dass SAP Lizenzierungen nach Berechtigungen erteilt. Das bedeutet: Einzelne Nutzerinnen und Nutzer haben dann zwar viele Berechtigungen im System, von denen sie aber einige gar nicht verwenden.

Mit einer technischen Analyse lassen sich die Nutzendenktivitäten genau ermitteln – und damit auch der tatsächliche Bedarf an Berechtigungen und entsprechenden Lizenzen. Eine solch softwarebasierte Analyse deckt ebenso ungenutzte Tätigkeiten in den Berechtigungen auf. Hebt man diese Berechtigungen auf, werden teure Lizenzen frei. Diese stehen dann bei Fehlbeträgen in der Vermessung zur Verfügung. Unnötige Nachkäufe und damit verbundene Kosten lassen sich mithilfe einer genauen Analyse zuverlässig vermeiden. Zudem weisen solche Lizenzierungsmanager allen Nutzenden anhand ihrer Berechtigungen automatisch die kostengünstigste Lizenz zu.

Mit S/4HANA Kapital wieder freisetzen

Es gibt auch andere Optionen für die Lizenz-Optimierung. Der Umstieg von ECC auf S/4HANA etwa bietet Unternehmen nicht nur eine zukunftsorientiertere Arbeitsweise, sondern auch eine ideale Gelegenheit, die Lizenzierung neu anzugehen. Denn die Einführung kann als Product Conversion oder Contract Conversion erfolgen.

Während bei ersterem die bestehenden Verträge weitgehend bestehen bleiben, lässt sich bei zweiterem der SAP-Lizenzvertrag komplett neu aufrollen. So können Unternehmen Kapital, das über viele Jahre in zu teure Lizenzen investiert wurde, wieder freisetzen. Nicht benötigte Lizenzen werden in Credits umgewandelt und lassen sich für Neukäufe nutzen.

Analyse der tatsächlichen Nutzendentätigkeiten sinnvoll

Neben „Developer“ und „Professional“ bietet S/4HANA noch zwei weitere Lizenztypen an. Beide sind mit umfangreichen Funktionalitäten ausgestattet. Dazu müssen Unternehmen aber wissen, was sie wirklich brauchen. Sich an den Mappingtabellen von SAP zu orientieren oder gar SAP den Bedarf schätzen zu lassen, gestattet nur eine grobe Annäherung an den tatsächlichen Bedarf. Dies führt dazu, dass Unternehmen eventuell zu viele oder falsche Lizenzen erwerben. Deshalb ist eine Analyse der tatsächlichen Nutzendentätigkeiten sinnvoll. Zudem sollten Entscheiderinnen und Entscheider vor dem Kauf zunächst eine S/4HANA-Testsimulation laufen lassen. So können sie noch vor Vertragsabschluss bei den Lizenzen nachsteuern.

Digital Access jetzt angehen und Kosten sparen

Bereits seit einigen Jahren bereitet SAP die flächendeckende Bepreisung von Digital Access, also den Zugriff von fremden Systemen auf SAP, vor und wird diese auch in absehbarer Zeit geltend machen. Sofern noch nicht vertraglich geregelt, ist ein Fremdzugriff kostenpflichtig. Um dann nicht von teuren Rechnungen überrascht zu werden, ist es ratsam, dass sich Unternehmen Klarheit bezüglich ihrer Digital Access verschaffen. Zum einen verhindern sie so ein böses, weil kostspieliges, Erwachen, zum anderen können sie proaktiv mit SAP ins Gespräch gehen.

Frühes Handeln von SAP belohnt

Wenn sich Unternehmen jetzt darum kümmern, werden sie mit einem großzügigen Entgegenkommen durch die SAP belohnt. Hinsichtlich Digital Access müssen Betriebe generell entscheiden, ob sie die Aktivitäten individuell oder nach erzeugten Dokumenten lizenzieren möchten. Beide Wege können sinnvoll sein. Für eine gute Verhandlung mit SAP sollte aber die reelle Basis auf Dokumenten-Ebene bekannt sein. Zu beachten ist auch, dass das SAP-Tool „Passport“ oftmals nicht ganz fehlerfrei vermisst. Es empfiehlt sich, eine Analyse durch einen Lizenzierungsmanager, um sowohl eine korrekte Zählung als auch die Herkunft der Dokumente und die Verhandlungsvarianten zu ermitteln.

Vorteile des „Digital Access Adaption Program“ nutzen

Für Energieunternehmen, die sich mit Digital Access noch auseinandersetzen müssen, empfiehlt es sich, das Digital Access Adoption Program (DAAP) in Anspruch zu nehmen. Das Programm wurde erneut verlängert und läuft noch bis Ende 2022. SAP bietet Kunden Sonderkonditionen, wenn sie bereits jetzt auf das neue, dokumentenbasierte Lizenzmodell umsteigen. Die benötigten Dokumente können im Zuge des DAAP zum Beispiel mit einem Rabatt von 90 % bezogen werden. Zudem sind bei der Teilnahme am Digital Access dann alle anderen indirekten Tätigkeiten kostenfrei.

Fazit: Proaktiv und schnell sein zahlt sich aus

Keine Frage: Die Beschäftigung mit SAP-Lizenzierungen ist komplex und für EVU im Alleingang nur schwer zu durchdringen. Doch mit der richtigen Strategie gehören unnötige Nachkäufe und Kosten der Vergangenheit an. Unternehmen sind daher gut beraten, ihre Nutzendenaktivitäten technisch genau zu analysieren und ihren Status quo hinsichtlich des Fremdzugriffs der eigenen Systeme auf SAP frühzeitig zu klären. Wer proaktiv auf SAP zugeht und den Digital Access zügig regelt, profitiert von Sonderkonditionen und reduziert nachhaltig Kosten.