ERP-Systeme verschiedener Konzern-Standorte zusammenführen

Aufgrund dieser Strukturen sind die Daten der einzelnen Standorte nicht harmonisiert, passen also nicht zueinander. Die Folge: Konsolidierte Reports lassen sich nicht erstellen, das erschwert die valide Finanzplanung der gesamten Konzerngruppe. Wie sich Datenstrukturen aus unterschiedlichen ERP (Enterprise Resource Planning)-Systemen harmonisieren und sämtliche Konzerndaten für eine Konsolidierung nutzen lassen, machen zwei süddeutsche Unternehmen vor.

Weltweit 30 Standorte „unter einen Hut bringen“

Knapp zwei Jahre ist es her, dass das saarländische Unternehmen Nanogate Teil der amerikanischen Techniplas-Gruppe wurde. Diese international aktive Gruppe bietet weltweit hoch entwickelte Kunststoffkomponenten und multifunktionale Oberflächen – vor allem für die Automobilindustrie, aber auch für Branchen wie die Medizintechnik oder den Konsumerbereich an. Nanogate aus Göttelborn, einem Ortsteil der Gemeinde Quierschied, gilt als Hersteller von designorientierten und widerstandsfähigen Kunststoffteilen und -Beschichtungen.

Wie an den vielen anderen Standorten des Konzerns, wurde auch im Saarland ein historisch gewachsenes ERP-System genutzt. Jeder der 30 Standorte auf der ganzen Welt kann so zwar für sich wie gewohnt weiterarbeiten – um aber Daten für konzernübergreifende Berichte zu konsolidieren, fehlte bislang ein System. Am süddeutschen Standort der Techniplas-Gruppe wurde daher bereits kurz nach der Übernahme klar, dass eine Lösung benötigt wird, die die bisher genutzten Systeme konsolidiert.

Eindeutige Anforderungen an die neue Konsolidierungslösung

Mit klaren Vorstellungen ging Patrick Bitter, Informationstechnik (IT)-Manager bei Techniplas, damals auf die Suche nach einer passenden Lösung und einem Anbieter, der diese einrichtet. So sollte das System eine Konsolidierung nach den Reporting-Standards IFRS (International Financial Reporting Standards) und US-GAAP (United States Generally Accepted Accounting Principles) möglich machen sowie die Währungen US-Dollar und Schweizer Franken berücksichtigen. „Wichtig war uns auch, dass wir ein zukunftssicheres System erhalten, dass so einfach zu bedienen ist, dass die Fachseite die Reports ohne IT-Unterstützung erstellen kann“, betont Bitter.

Die Wahl fiel deshalb schnell auf die SAP-Konsolidierungslösung „BPC Standard“. Auch den passenden Projektpartner fand Bitter rasch – und zwar in der international tätigen Unternehmensberatung Caleo, die in Gräfeling bei München ansässig und auf „Enterprise Performance Management“ und „Business Intelligence“ spezialisiert ist. „Wir haben bei Caleo eine Studie in Auftrag gegeben, welches System und welcher Migrationsweg unsere Anforderungen am besten erfüllt“, erinnert sich der IT-Manager. „Zusätzlich fand im April 2022 ein Workshop statt, in dem alle unsere Anforderungen aufgenommen wurden.“ Bereits zwei Monate später startete das Projekt und noch im Dezember ging die Lösung BPC Standard technisch live. „Unsere Fachseite nutzt das System nun seit Februar, hat also für Januar 2023 das erste Mal damit reportet“, so Bitter.

Für die Fachseite ist die neue Lösung ein echter Zugewinn, beschreibt Denise Vogelsanger, Junior Controllerin bei Techniplas: „Endlich haben wir eine gemeinsame Plattform für unsere Daten und ein technisches Mittel für die Konsolidierungen.“ Dadurch, dass die einzelnen Konzernuntergruppen nun auch auf die notwendigen Daten der jeweils anderen zugreifen können, macht die Junior Controllerin auch einen Wissenszuwachs aus. „Die Zusammenarbeit ist dadurch einfacher und effektiver“, so Vogelsanger.

Migration als interdisziplinäres Team erfolgreich durchgeführt

Für die Migration der Konsolidierungslösung gingen Techniplas und Caleo nicht den klassischen Weg, sondern nutzten „agile“ Methoden. „Wir haben nicht, wie oft üblich, die Anforderungen des Kunden aufgenommen, das System im ,stillen Kämmerlein‘ implementiert und eine fertige Lösung präsentiert, sondern wir haben von Anfang auch die Fachseite mit ins Team geholt und uns sukzessive an den einzelnen Ebenen abgearbeitet“, beschreibt Mario Wiesinger, der das Projekt seitens der Unternehmensberatung geleitet hat. „Wir haben nicht als zwei Firmen gearbeitet, sondern als ein interdisziplinäres Projektteam“, betont er.

Große Stolpersteine hat es während des Projekts im Grunde nicht gegeben. Einzig Techniplas hatte mit einem internen Problem zu kämpfen, weil die Bereitstellung der „Microsoft Azure Cloud“, in der die Konsolidierungslösung BPC Standard nun läuft, von Anfang an in Verzug war. Caleo aber löste dieses Hindernis unkompliziert und baute das technische Fundament zunächst im eigenen System auf, das die Unternehmensberatung eigentlich für interne und Schulungszwecke nutzt. „Es ging hauptsächlich um Einstellungen und teilweise um Programmierungen, die Kundendaten waren da nicht im Spiel“, beschreibt Wiesinger. „Zwar was dieses Vorgehen eher unüblich, aber so konnten wir den zeitlichen Verzug schnell aufholen.“

Schnelle Lösungen gefunden und umgesetzt

Sämtliche Anforderungen, die Techniplas an die neue Konsolidierungslösung stellte, wurden systemnah diskutiert und ohne große Abstimmungsrunden umgesetzt. Etwaige Probleme und Fragestellungen wurden direkt beispielhaft im System geklärt. „Das hat sicherlich die ein oder andere Schulung erspart und dazu geführt, dass das Projekt sehr gut lief“, meint Wiesinger. Vogelsanger und Bitter können dies nur „unterschreiben“. Denn: „Je IT-affiner die Mitarbeitenden sind, desto einfacher ist die Bedienung“, gesteht die Junior Controllerin zwar ein, bekräftigt jedoch: „Wir als Fachabteilung kommen sehr gut mit dem System zurecht.“ Und der IT-Manager betont: „Unsere IT musste seit der Bereitstellung noch keine Hand an das System anlegen.“

Positives Fazit

Weltweit tätige Unternehmensgruppen stehen oftmals vor dem Problem, dass die einzelnen Standorte verschiedene und historisch unterschiedlich gewachsene ERP-Systeme im Einsatz haben – so auch die Techniplas-Gruppe. Im vergangenen Jahr implementierte der Hersteller von Kunststoffkomponenten deshalb mit Unterstützung der Unternehmensberatung die Lösung SAP BPC Standard. Nur innerhalb eines guten halben Jahres wurde das System durch ein interdisziplinäres Team mit Personen aus beiden Firmen eingeführt. Der Fachabteilung von Techniplas steht nun ein einfach zu bedienendes Mittel für konsolidierte Reports zur Verfügung, das sie ohne Unterstützung der IT nutzen kann.

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