Field-Service-Management beim Motoren-Spezialisten optimiert

Der Motoren-Spezialist nutzt nun eine cloudbasierte „Field-Service-Management“-Software für seine Disposition, den Kundendienst und den mobilen Service. Ein Field-Service-Management hat die Aufgabe, Unternehmen bei der Verwaltung sämtlicher Ressourcen zu unterstützen, die im Außendienst genutzt werden. Dies schließt die Mitarbeitenden und deren Ausrüstung ein und umfasst alle Arbeitstätigkeiten und -abläufe außerhalb des Firmengeländes.

Die neue Software löste beim Dienstleister das alte Tool ab, für welches es keinen Support und keine Anpassungs- oder Erweiterungsmöglichkeiten mehr gab. Denn bei der zuvor verwendeten Lösung handelte es sich noch um eine Individual-Software – und sie konnte beim zukunftsfähig aufgestellten Unternehmen den Aufgaben nicht mehr gerecht werden.

Außendienstdisposition mit neuer Software bestens aufgestellt

Die Viertel Motoren GmbH ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit rund 160 Mitarbeitern an drei Standorten in Nürnberg, Stuttgart und Leipzig. Der Dienstleister für Erstausrüster, Händler und Betreiber übernimmt die Instandsetzung, Überholung und Wartung von Motoren, Getrieben und Achsen sowie von Elektrotechnik, die unter anderem in dieselbetriebenen Industrieanlagen, Bau- und Landmaschinen, Stromerzeugern oder Schiffen zum Einsatz kommen. Viertel Motoren ist Servicepartner zahlreicher Hersteller.

Die Planung des mobilen Services geschah früher mit einer Pinnwand und „Post-its“. Sie wurde später auf eine individuell erstellte Software übertragen. Seit fünf Jahren nutzt das Unternehmen die Field Service Management Software der mobile function GmbH aus Villingen-Schwenningen für seinen Kundendienst. Damit werden administrative Tätigkeiten, der mobile Service unterwegs beim Kunden sowie die Organisation der Instandsetzungsaufgaben in der Fertigung abgebildet.

Die Lösung „Engine4.Service“, die auf der Low-Code-Plattform „Engine4“ basiert, hat das Vorgängersystem abgelöst, für das der Support abgelaufen war. Viertel Motoren schaute sich daher auf dem Markt nach einer geeigneten Nachfolger-Software um und sondierte die Möglichkeiten. „Die jetzt von uns gewählte Variante bietet bereits in vorkonfiguriertem Umfang genau das, was wir mit der alten Lösung für uns haben zeit- und kostenintensiv bauen lassen“, schildert Silke Weber, Bereichsleiterin Kundendienst und mobiler Service bei Viertel Motoren.

Da für das Vorgängertool ein Auswahlverfahren stattgefunden hatte, waren die Anforderungen bereits definiert. Das neue Tool sollte entsprechend die Funktionen des Vorgängersystems abbilden können und flexibel in den Erweiterungsmöglichkeiten sein. Wichtig war für Viertel Motoren auch, dass es mit dem ERP (Enterprise-Resource-Planning)-System kommuniziert und Aufträge gespiegelt werden können. Der Kalender sollte es erlauben, weit in die Zukunft zu planen und Aufträge auf mehrere Mitarbeiter zu verteilen. Informationen sollten im Auftrag gleich mit übergeben werden und auch die Arbeitszeiterfassung sollte möglich sein. Weber: „Wir mussten nicht lange überlegen, was wir wollen – Engine4.Service hat am besten gepasst.“

Über den Softwareentwickler

mobile function (www.mobile-function.com) bietet mit seiner selbst entwickelten Low-Code-Plattform passgenaue, cloud-basierte und mobile Softwarelösungen an – von der Analyse über die Konzeption bis zur Umsetzung. Kernkompetenz ist die digitale Field Service Management Software für die mobile Auftragsabwicklung und Zeiterfassung im technischen Kundendienst. Alle Geschäftsprozesse können damit erfasst und digital integriert werden. Zusatzmodule für Prozessbereiche wie automatische Einsatzplanung und Routenoptimierung runden das Produktportfolio ab. Das Unternehmen wurde 2011 gegründet und ist zertifizierter Gold-Partner von Microsoft. Es beschäftigt 35 Mitarbeiter am Hauptstandort in Villingen-Schwenningen. Zu den Kunden zählen sowohl global agierende Konzerne als auch mittelständische Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen in der DACH-Region.

Unproblematische Implementierung und Schulung

Viertel Motoren wickelt die Disposition von Fertigung und mobilem Service sowie die Urlaubsplanung des gesamten Betriebs über die neue Lösung ab. Bei der Implementierung der Software musste nicht viel angepasst werden. Der Übergang verlief reibungslos, da die Grundstruktur bereits gelegt war. Das Team wurde intern im Umgang damit geschult. Auch hier gab es keine Probleme, da die Mitarbeiter bereits daran gewöhnt waren, mit einer App zu arbeiten.

Über die Einsatzplanung, die Fertigung und den mobilen Service arbeiten rund 90 Mitarbeiter mit der Software; die gesamte Belegschaft nutzt es für die Urlaubsplanung. „Die Funktionen der Urlaubsplanung sind sehr praktisch. Es lässt sich gut nachvollziehen, wann ein Antrag gestellt und wann er freigegeben wurde. Die Übersichtlichkeit ist sehr gut“, schildert Weber. 

Funktionen und Vorteile

Die Disposition des mobilen Services der kompletten Firma kann mit Engine4.Service über alle Niederlassungen hinweg erfolgen. Die Mitarbeiter können alle Servicetechniker sehen und eine Filterung nach Abteilung ist möglich – wenn die eigene ausgelastet ist, hat eine andere vielleicht noch Kapazitäten. Aufträge können abhängig von Niederlassungen und Kundennähe vergeben und damit Fahrtwege optimiert werden. Das Team erhält die Aufträge über die App. Seine Auslastung ist transparent geworden. 

Auch in der Fertigung hat sich die Transparenz verbessert: Hier wird deutlich, welche Motoren gerade produziert werden und was bearbeitet wird – etwa Zylinderkopf oder Montage. Aufträge können auf mehrere Mitarbeiter verteilt werden. Der Vorteil liegt vor allem in der Übersicht, die der Teamleiter gewinnt. Die Zuweisung der Aufträge läuft noch über den Teamleiter beziehungsweise den Vormann des Arbeitsbereichs über Karten. Das Hybridsystem soll digitalisiert werden und die Mitarbeiter ihre Aufgaben über die App erhalten.

Im mobilen Service wird künftig der Einsatzbericht mobil und digital ebenfalls über die App erstellt werden. Die digitalen Einsatzberichte haben den Vorteil, dass sie zeitnah beim Sachbearbeiter vorliegen und nicht mehr verloren gehen können. Es folgt ein Abgleich mit dem Dokumentenmanagementsystem. Auch Rechnungen können schneller geschrieben werden und das Teilehandling mit digitalen Ausgabe- und Rückgabescheinen wird einfacher. Darüber werden auch die verbauten Ersatzteile dokumentiert. Die Kollegen im Innendienst müssen weniger manuelle Eingaben erledigen, da Daten zu Ersatzteilen, Fahrzeugen, Geräten und Anlagen automatisch aus den Stammdaten übertragen werden können. Damit steigt die Genauigkeit.

Auch das Abnahmeprotokoll für den Kunden kann digital – auf Wunsch aber auch weiterhin auf Papier – dokumentiert werden. „Wir sind sehr zufrieden“, fasst Weber zusammen. Das gilt auch für den Support von mobile function, den Viertel Motoren regelmäßig für Erweiterungswünsche nutzt: „Die Zusammenarbeit ist unkompliziert und wir schätzen sie sehr, denn die Software arbeitet sehr lösungsorientiert“, sagt IT-Administrator Philipp Lampert. 

Positives Resümee

Aktuell wird mit der Zeitwirtschaft eine weitere Funktion in die individuelle Lösung implementiert. Das Ziel: Zeitwirtschaft und Disposition besser zu verzahnen und das Zusammenspiel zu verbessern. Das alte Tool sei hier sehr starr gewesen, betonen die Verantwortlichen – Engine4.Service dagegen ist offen und flexibel.

Und es lässt sich bereits folgendes Fazit ziehen: Dem Dienstleister für die Reparatur, Wartung und Komplettinstandsetzung von Motoren, Getrieben und Achsen ist es gelungen, mit der cloudbasierten Lösung seinen Kundendienst und den mobilen Service zu digitalisieren. Weitere Funktionen werden schrittweise noch hinzukommen, um die Transparenz zu verbessern und Abläufe weiter zu optimieren.

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