Verwaltungssystem für die Instandhaltung – auf diese fünf Eigenschaften kommt es an

Das gelingt am einfachsten mit einem flexiblen, webbasierten Lagerverwaltungssystem (LVS), das die Bestandsübersicht und -verfolgung abbilden kann – und durch eine intelligente Visualisierung, die darüber hinaus die Bedienungsfreundlichkeit erhöht.

Den Überblick behalten: Was gehört alles dazu?

Im Instandhaltungslager werden Ersatzteile und Werkzeuge, Schmierstoffe und andere Materialien für die Wartung und Reparatur von Anlagen und Maschinen, Fahrzeugen, Geräten und Ausrüstung von Unternehmen aufbewahrt – für die Maschinen eines Lagers genauso wie für Maschinen der Produktion. Ein derartiges Lager ist der Schlüssel, alle Anlagen in einem optimalen Zustand zu halten, ihre Lebensdauer zu verlängern und die Ausfallzeiten zu minimieren. Damit die Abläufe reibungslos funktionieren, muss das Instandhaltungslager entsprechend verwaltet werden – inklusive Planung, Organisation und Überwachung.

Im Instandhaltungslager müssen eine immense Anzahl an Artikeln verwaltet werden. Oftmals wird es jedoch im Vergleich zum Lager der Produktion vernachlässigt. So fehlt im Instandhaltungslager häufig der Überblick über die Ersatzteile im Unternehmen, da diese im gesamten Werk gelagert werden. Zudem kann es passieren, dass manche Teile unnötigerweise doppelt vorhanden sind oder sogar gänzlich fehlen – ein branchenübergreifendes Problem, das nicht nur im Maschinen- und Anlagenbau auftreten kann. Damit es nicht zu Stillständen kommt, weil Ersatzteile für die Reparatur von Maschinen erst gesucht werden müssen, ist es ratsam, frühzeitig zu handeln.

Ein Futtermittelhersteller vom Niederrhein hat genau dies erkannt und vor zwei Jahren mit einem webbasierten Lagerverwaltungstool des Softwareherstellers Coglas sein Instandhaltungsmanagement optimiert. Auf diese Weise sollten Stillstände – wenn auch nicht verhindert – dann zumindest verkürzt werden: So soll ein Überblick geschaffen und die Verfügbarkeit der notwendigen Teile gewährleistet sein. Das passende Tool für die Verwaltung des Instandhaltungslagers sollte dabei einige Merkmale aufweisen.

Merkmal 1: Bestandsmanagement

Eine gute Lagerbestandsführung erlaubt die effektive Verwaltung des Bestands samt Überblick über die verfügbaren Teile. Ein gutes Bestandsmanagement verhindert Materialengpässe. Dabei ist es wichtig, dass eine zeitgemäße Software anzeigt, in welchem Bereich die Artikel eingelagert sind. Außerdem sollte es möglich sein, die Artikel mit Fotos zu hinterlegen, so dass mehr Informationen als einzig die Artikelnummer ersichtlich sind. Verbrauchsgüter können nicht nur auf Stückebene, sondern zum Beispiel auch als Mengeneinheiten angezeigt werden – zum Beispiel Längenmaße im Falle von Kabeln und Drähten.

Ungeplante Wareneingänge können auf diese Weise genauso vereinnahmt, wie bestellte Ersatzteile avisiert werden. Ist ein Kundenauftrag für eine geplante Instandhaltung angelegt, werden die Mengen vom Programm kommissioniert und bereitgestellt. Die Prozessteuerung kann dann also automatisiert aus dem Shopfloor erfolgen, genauso wie eine manuelle Steuerung möglich ist, indem die Ware in den Einkaufswagen gelegt und für den Auftrag bereitgestellt wird. Auch Bestellbestätigungen und Lieferscheine können verknüpft werden.

Auch beim Beispiel des Futtermittelherstellers wurde die Regale in die Topologie bzw. Darstellung aufgenommen, damit das Unternehmen nicht nur weiß, was vorhanden ist, sondern auch, wo die Teile genau liegen. Dafür sorgt eine Lagerübersicht mit diversen Bereichen. Dies sind zum Beispiel Blocklagerplätze, Fachböden oder Hochregalplätze. Die Software unterstützt dabei, den oft begrenzten Lagerplatz so gut wie möglich zu nutzen, und ist zuständig dafür, dass Artikel im Instandhaltungslager leicht zugänglich und gut organisiert sind. Durch die systematische Verwaltung hat das Unternehmen jetzt jederzeit einen genauen und schnellen Überblick. Die Teile werden im Störungsfall deutlich schneller als vorher lokalisiert. Dadurch konnten die Suchzeiten bis zu 90 Prozent reduziert werden.

Merkmal 2: Bestandsverfolgung

Die Bestandsverfolgung und Kennzeichnung von Teilen und Materialien im Lager ist entscheidend, um Verluste, Fehlmengen oder Verwechslungen zu vermeiden. Ist sie unvollständig, kann das zu Verzögerungen bei der Instandhaltung führen. Ein gutes Lagerverwaltungstool bildet deswegen manuelle Entnahmen und Zugaben ab und erlaubt deren Ein- und Ausbuchung, bei Bedarf auch mit Anmerkungen. Durch die SAP-Kontierungsnummer kann der Warenverkehr an SAP übermittelt werden, sodass auch dort die entsprechenden Buchungen erfolgen. Teile können außerdem auf Maschinen gebucht und damit zugeordnet werden. So lässt sich der Bezug herstellen, wie sie eingesetzt werden. Die Bestandsbewegungen werden überwacht und sind damit nachvollziehbar.

Nachschübe lassen sich ebenfalls automatisiert einrichten: Das System informiert darüber, wenn der nach Regeln festgelegte Mindestbestand unterschritten wird und neues Material bestellt werden muss. Die Nachbestellungsregeln können an die Art der Ersatzteile – günstige Schrauben oder teure Kupplungen – angepasst werden, sodass der notwendige Bestand vorhanden ist und nicht durch eine übermäßige Lagerhaltung zu viel Kapital gebunden wird. Durch die Verknüpfung mit SAP und den entsprechenden Nachrichtentypen kann ein Buchungsauftrag direkt angelegt werden. Bei Bedarf lassen sich andere Schnittstellen technisch umsetzen. Darüber hinaus stehen Bestandslisten und Bewegungshistorien als Reports zur Verfügung. Auch vom System geführte Inventuren können stattfinden.

Die Buchung bei einer Entnahme erfolgt sofort und nicht zeitversetzt – im Gegensatz zu Excel- oder Papierlisten: Kommen sie zum Einsatz, ist eine direkte Aktualisierung der Bestände nicht möglich, da sie an die Bearbeitung und den Übertrag der Entnahmescheine gekoppelt ist. Mit der Software wird papierloses Arbeiten möglich und Soll- und Istbestände sind deckungsgleich.

Merkmal 3: Benutzungsfreundlichkeit

Im Instandhaltungslager wünschen sich die Anwender eine einfache Handhabung: Sie wollen hineingehen und rasch die notwendigen Teile entnehmen, um eine Maschine zu warten oder zu reparieren – ohne Scheine ausfüllen oder Aufträge buchen zu müssen. In manchen Unternehmen sind täglich mehrfach Gänge ins Instandhaltungslager notwendig, auch von unterschiedlichen Abteilungen wie Logistik oder Produktion. Unternehmen, die lange mit Excellisten und Papier arbeiteten, hatten eine hohe Fehlerquote bei Soll- und Istbeständen, da Entnahmen und Zugaben nicht zuverlässig protokolliert wurden.

Eine moderne Softwarelösung sollte es dagegen erlauben, für die Dokumentation jedes Endgerät wie zum Beispiel ein Smartphone oder ein Tablet zu nutzen – zusätzliche Hardware ist beim richtigen System nicht notwendig. Bei der Entnahme wird zum Beispiel der Barcode des jeweiligen Teils gescannt. Hier helfen die Bilder im System, eine richtige Zuordnung sicherzustellen. Das Tool sollte außerdem eine hohe Benutzerfreundlichkeit mitbringen und keine langen Einarbeitungszeiten oder Schulungen erfordern. Dann kommt auch eine heterogene Belegschaft aus verschiedenen Abteilungen gut damit zurecht.

Merkmal 4: Automatische Lagertechnik einbeziehen

Darüber hinaus ist es wichtig, die Anbindung der automatischen Lagertechnik wie Lifte oder Shuttles zu ermöglichen. Diese Systeme erlauben die platzsparende und geschützte, weil staubfreie Lagerung. Die Shuttles können dann direkt aus dem WMS (Warehouse Management System) angesteuert werden. Die Lifte haben verschiedene Ebenen – auf der Oberfläche wird angezeigt, wo sich die gewünschten Teile befinden und aus welcher Position man sie entnehmen muss. Dabei wird das Tablar als Draufsicht visualisiert, sodass eine grafische Anzeige Orientierung gibt und die Entnahme reibungslos macht.

Merkmal 5: Flexibles Lagerverwaltungssystem

Gerade für einen kleinen Use Case wie die Lagerführung des Instandhaltungslagers lohnt es sich in der Regel nicht, ein aufwendiges System einzuführen oder zu konfigurieren. Mit einem flexiblen Tool lässt sich eine Lagerverwaltung für das Instandhaltungslager aber schnell aufbauen und einführen – innerhalb von einer Woche. Dies gelingt auch dann, wenn die Lagerverwaltung des Hauptlagers über eine andere Lösung, etwa SAP, erfolgt. Dafür sollte zum Beispiel über Schnittstellen eine nahtlose Datenübertragung an SAP oder an ein anderes übergeordnetes System ermöglicht werden. Damit ist das parallele Nebeneinander von zwei Lösungen kein Problem mehr.

Fazit

Ein gut geführtes Instandhaltungslager ist die Voraussetzung dafür, Ersatzteile und Materialien in ausreichender Menge vorrätig zu haben, um notwendige Reparaturen und Instandhaltungen zeitnah durchführen zu können. So können Stillstände vermieden bzw. verkürzt und die Produktivität erhöht werden. Mit einer webbasierten Lagerverwaltung haben Unternehmen den vollen Überblick über ihr Instandhaltungslager und können ihre Prozesse optimieren.

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