Wie gelingt eine belastbare Kalkulation in der Fertigung?

Angebotserstellung und Preisfindung sind bei vielen kleinen und mittleren Fertigungsunternehmen „abenteuerlich“. Da wird geschätzt, da werden Kilopreise ausgegeben oder Excel-Tabellen mit diffusen Parametern manuell zusammengestellt und je nach verfügbaren zeitlichen Ressourcen aktualisiert. Jedoch: In einem gesättigten Markt mit sinkenden Gewinnmargen durch steigende Kosten, etwa für Material oder Energie, führen intransparente Preise oft zu ruinösen Nachlässen in den Verhandlungen mit Kunden – bis hin zum Auftragsverlust. Die Firma Gramm Fertigungstechnik hat sich deswegen für eine moderne Kalkulationslösung entschieden: Diese bildet in der Preisfindung alle Parameter, von Materialkosten über Fertigungszeiten und personelle Ressourcen bis hin zu Wartungsaufwänden – nachvollziehbar ab. Die stichhaltigen Argumente in der Preisverhandlung wirken sich inzwischen nachhaltig auf die wirtschaftliche Situation des Auftragsfertigers aus.

Breites Angebot an Dienstleistungen

Die Gramm Fertigungstechnik GmbH hat sich auf Schweißbaugruppen und CNC-Bearbeitung spezialisiert. Die Teile und Baugruppen aus der Verarbeitung von hochfesten Feinkornbaustählen finden etwa in Mobilkranen, Baumaschinen, Pressen oder Recyclinganlagen ihren Platz. Als verlängerte Werkbank der Industrie fertigt das Familienunternehmen Bauteile, welche Finalproduzenten nicht intern selber herstellen. Auch in der Instandhaltung von Industrieanlagen bei der Nachfertigung von Ersatz- und Verschleißteilen ist Gramm Partner. Dabei unterstützt man Kunden mit Bauteilen, Maschinen, Manpower und viel Fingerspitzengefühl: „Wer sich in der Bearbeitung von Schweißbaugruppen auskennt, der weiß, dass diese Teile ein Eigenleben haben“, berichtet Andreas Gramm, Geschäftsführer des Unternehmens. „Wenn da etwas nicht passt, kostet das Lehrgeld.“

Gesucht: Exakte Kalkulation von Zeichnungsteilen und Kleinserien

Als Spezialist in der Fertigung von Zeichnungsteilen für Werkstücke, die es nicht von der Stange gibt, investiert man bei Gramm in hochwertige Maschinen. Die exakte Kalkulation in der Fertigung von Kleinserien ist jedoch komplex, denn die Kunden benötigen ihr Angebot natürlich vorab: Unterschiedliche Materialien, wie Bleche, Laserteile, Halbzeuge, Normteile oder Rohre müssen berücksichtigt, Maschinenzeiten und Bearbeitungsschritte, wie Sägen, Bohren, Lasern, Abkanten, Richten ,Fräsen oder Schweißen einkalkuliert werden und auch die verschiedenen Beschichtungen, wie Lackieren oder Verzinken, bedürfen einer gesonderten Betrachtung im Angebot. Dazu ist außerdem eine enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit verschiedenen Dienstleistern und Lieferanten nötig.

Alle anfallenden Arbeitsschritte müssen vorab in die Kalkulation einfließen – will man vermeiden, dass im Nachgang draufgezahlt wird. Und gerade für kleinere Fertiger können Kalkulationsfehler schnell problematisch werden, wenn etwa außer Acht gelassen wird, dass auch die Wartung und Instandhaltung der Maschinen sich im Angebot wiederfinden muss.

„Früher habe ich mir selber ,Krücken‘ gebaut und versucht, mich an Exceltabellen entlang zu hangeln“, sagt Andreas Gramm. „Das war umständlich, fehleranfällig und nicht transparent nachvollziehbar. Traten dann im weiteren Prozess Änderungen auf oder dem Kunden war es zu teuer, brachte das die Kalkulation schnell ins Wanken.“ Um Schätzpreise und intransparente Nachlässe zu vermeiden, war eine solide Kalkulation vonnöten. „Gerade in der Fertigung von Serienteilen kennen Kunden oft schon vorab um die ungefähre Dauer und den Preis. Wenn man da mit einem Angebot kommt, das daneben liegt, macht man sich schnell unglaubwürdig und katapultiert sich aus dem Rennen“, erläutert Gramm die Situation im umkämpften Markt. Damit die Späne beim Hobeln buchstäblich nicht zulasten der Kalkulation fallen, begab man sich auf die Suche nach einer Softwarelösung, welche die Anforderungen an eine schnelle, realistische und transparente Kalkulation abbildet.

„Das ist plausibel, das passt!“

Bei der Suche nach einem Kalkulationsprogramm, welches die Angebotserstellung zeiteffizienter und solider macht, begegnete Andreas Gramm im Web ein Markt an Software und Plattformen bis hin zu Künstlicher Intelligenz mit dem verheißungsvollen Versprechen, nie wieder selber kalkulieren zu müssen. „Ich habe schnell gemerkt: Die Preise liegen dabei meistens so daneben, dass ich am Ende immer drauflegen müsste“, berichtet er. Schließlich setzte er seine Suche auf Fachmessen fort und kam mit der Erfurter HSi GmbH ins Gespräch. Dies ist ein Softwarespezialist für Arbeitsplanung, Kalkulation und Auftragssteuerung im Maschinen- und Sondermaschinenbau, im Anlagenbau sowie in Lohnfertigung, Stahlbau und Werkzeug- und Formenbau. Im Zuge einer persönlichen Produktpräsentation mit HSi-Geschäftsführer Andres Heß wurde Gramm klar: „Das ist plausibel, das passt!“.

Zeiteffizient und webbasiert belastbare Fertigungspreise ermitteln

Bei Gramm Fertigungstechnik setzt man auf eine Zeiterfassung, in der alle Aufträge und Vorgabezeiten beschrieben sind. Scannen die Mitarbeitenden sich ein, sind der Bearbeitungsstand und der Soll-Ist-Vergleich mit der Kalkulation stets nachvollziehbar. Zur schnellen und sicheren Erstellung von Angeboten kommt seit 2019 „HSkalk/TK“ zum Einsatz, eine webbasierte Lösung zur technischen Kalkulation. Sie ermöglicht die zeiteffiziente Ermittlung belastbarer Fertigungspreise trotz hoher Vielfalt an angefragten Bauteilen. Dabei kann Gramm bei der Berechnung auf gemessene und geprüfte Daten des Betriebs zurückgreifen, Materialpositionen eingeben, Arbeitsgänge aufstellen und Planzeiten mithilfe der HSi-Technologiebasis ermitteln.

„Die Lösung besteht aus vorkonfigurierten Verfahrensbausteinen für alle gängigen Bearbeitungsprozesse, etwa Sägen, Drehen, Fräsen, Bohren, Schleifen, Erodieren, Verzahnen, Schweißen, Montieren und Kooperationsbearbeitung“, erläutert Andreas Heß. Alle erforderlichen Regeln und branchenüblichen Schnittwerte seien bereits hinterlegt und können unternehmensspezifisch adaptiert und für die Kalkulation übernommen werden. „Das spart unseren Anwendern viel Zeit, weil die manuelle Eingabe von Schnittwerten in der Kalkulation entfällt“, so Heß weiter. Damit reduziere sich zudem die Fehleranfälligkeit und die Fertigungsbetriebe können sich in der Angebotserstellung auf belastbare Werte stützen. Die Vorgabezeitberechnung erfolgt durch Abarbeitung des Regelwerks in der HSi-Technologiebasis.

Effiziente Angebotserstellung: Frühere Kalkulationen dienen als Muster

Die ermittelten Planzeiten bilden die Grundlage für die Vor- und Angebotskalkulation. Der Kalkulator legt damit eine neue Kalkulation an und beschreibt zunächst die Kopfdaten und die angefragten Stückzahlen. Als Vorlage können auch frühere Kalkulationen eines vergleichbaren Werkstücks herangezogen werden. Alle benötigten Arbeitsgänge werden dabei kopiert und die nötigen Strukturen und Dimensionen in die aktuelle Kalkulation übernommen. Anschließend werden die übermittelten Werte an das neue Bauteil angepasst. So lassen sich in kurzer Zeit die berechneten Zeiten und Kosten für das Fertigungsstück ermitteln. Ändern sich die Parameter der Kalkulation, werden mit einer Wiederholberechnung alle Werte automatisch aktualisiert. Auch neue Arbeitsstufen und Arbeitsgänge können hinzugefügt werden. Die Software unterstützt zudem die Bildung von Kalkulationsvarianten, so dass die optimale Variante ausgewählt werden kann. Automatisch generiert das System schließlich Anschreiben und Angebot multilingual. Eine integrierte Adressverwaltung unterstützt den Versand.

Reine Physik: Mit solider Kalkulation die wirtschaftliche Situation verbessern

Mit den ermittelten realistischen Preisen geht Gramm nun „sattelfest“ in Preisverhandlungen: „Mit dem Einsatz der Software konnten wir nicht weniger als unsere wirtschaftliche Situation verbessern“, resümiert er. Ist nämlich ein Kunde mit dem kalkulierten Preis nicht einverstanden, kann der Geschäftsführer heute klar aufzeigen, wie das Angebot zustande gekommen ist, statt sich durch intransparente Schätzungen unwirtschaftlich herunterhandeln zu lassen. „Das ist reine Physik, wenn ich beim Bohren Drehzahl und Vorschub oder beim Schweißen Nahtstärke oder Nahtlänge eingebe und dann die benötigte Zeit plus Nebenzeiten errechne. Wo also soll ich was weglassen, damit es günstiger wird?“

So lässt sich Gramm nicht durch Einkäufer in Selbstzweifel treiben und profitiert durch HSkalk/TK von einer wirtschaftlichen Auftragsfertigung, auch für kleine und mittlere Maschinenbauer. „Dabei amortisieren sich die Investitionskosten schnell, bedenkt man, welche Verluste durch bloße Schätzungen entstehen können“, ergänzt Andreas Gramm. Die Einführung der Lösung ging mit der kooperativen Unterstützung durch die Experten von HSi schnell vonstatten: „Wir konnten das alles online und unkompliziert auf Augenhöhe machen“, blickt Gramm zurück. So musste er einmalig seine Maschinendaten und Werkzeuge hinterlegen – und unverzüglich konnte er seine Kalkulation auf ein belastbares Fundament stellen.

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