Wie PLM hilft, die Produktivität zu erhöhen und Wachstumsziele zu erreichen

Routineaufgaben automatisieren, Prozesse beschleunigen, Fehler reduzieren und die Prozesssicherheit erhöhen – dies sind nur wenige Beispiele für Vorteile, die ein Product-Lifecycle-Management (PLM)- System mit sich bringt. Dennoch haben viele Unternehmen aufgrund der Angst vor hohen Einführungskosten lange gezögert, PLM zu nutzen. Doch nach dem „Schritt in die Cloud“ bietet ein PLM-System für alle Betriebe die Chance, die eigene Produktivität nennenswert zu erhöhen und die Marktanteile auszubauen.

Prozesse optimieren und Kommunikation vereinfachen

PLM ist dabei kein neues Phänomen: Bereits Ende des 20. Jahrhunderts wurde die Idee dazu geboren. Zu dieser Zeit wurden Produkte immer seltener an nur einem Standort entwickelt und produziert. Dadurch entstand die Notwendigkeit, über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg, effiziente Kommunikationsmöglichkeiten zu entwickeln.

Ein PLM-System integriert alle Informationen über den Produkt-Lebenszyklus: von der Produktplanung über die Entwicklung, die Fertigung, den Vertrieb, den Service bis zur Nutzung durch den Kunden. Alle beteiligten Personen, unabhängig davon, ob sie in- oder extern sind, werden in den Produktprozess einbezogen und haben Zugriff auf die für sie relevanten Produktdaten. Auf diese Weise wird der richtigen Person, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit, die richtige Information zur Verfügung gestellt.

Die Hauptaufgaben von PLM sind die Erfassung und Organisation von Entscheidungsketten, die Planung und Überwachung von Terminen sowie die Abbildung von Prozessabläufen. Hier besteht in Unternehmen häufig erhebliches Potenzial für Verbesserungen. In vielen Fällen gestaltet sich der Arbeitsalltag so, dass Aufgaben und Prozesse in Excellisten und Worddokumenten mit Hilfe von Checklisten, Hinweisen und Vorgangsbearbeitungsblättern beschrieben werden. Informationen werden per Mail ausgetauscht und an unterschiedlichen Stellen abgelegt, sodass nur wenige Personen Zugriff haben. Welche Datei die aktuelle ist, ist dabei nur mit viel Zeitaufwand und einer gewissen Unsicherheit nachvollziehbar. Noch dazu ist ein solches Vorgehen fehleranfällig und ineffizient. PLM setzt genau da an, denn es kann diese Prozesse nicht nur übersichtlicher darstellen und redundante Arbeit verringern, sondern auch analysier- und bewertbar machen.

Audit-Anforderungen erfüllen durch lückenlose Dokumentationen

„Beschwert“ sich zum Beispiel ein Kunde, kann das Anliegen als wichtig oder unwichtig klassifiziert werden. Wichtige Beschwerden werden vom System anschließend automatisiert mit einer entsprechenden Aufgabe und Terminen an das Produktmanagement zugewiesen, unwichtigere Themen werden dem Helpdesk weitergeleitet. Wie häufig etwas als wichtig oder unwichtig eingeordnet wurde, kann per Klick von PLM ausgewertet werden.

Wird ein Änderungsauftrag gestellt, erledigt das System die Koordination. Der Änderungsauftrag wird mit dem Material verknüpft und alle weiteren Prozessschritte eingeleitet. Beginnt eine neue Phase bei der Änderung, wird die betreffende Person automatisch benachrichtigt. Der Anwender erhält über Aufgabenlisten einen Überblick, welche Aufgaben durchzuführen sind. Abweichungen werden vom System erkannt, von selbst gemeldet und ein integriertes Eskalationsmodell angestoßen. So werden Durchlaufzeiten verkürzt, Freigabeprozesse erleichtert und Fehler vermieden.

Dashboard sorgt für übersichtliche Datenaufbereitung

Ein grafisch aufbereitetes Dashboard zeigt den Echtzeitstatus der Änderungen und hilft bei Auswertungen, wo zum Beispiel Engstellen auftreten können, ob Mitarbeiter überlastet sind oder ob Aufgaben parallel erledigt werden könnten. An welcher Stelle Optimierungsbedarf besteht, wird schnell ersichtlich. Autorisierte Mitarbeiter können außerdem jederzeit auf die Änderungshistorie zugreifen und überprüfen, zu welchem Zeitpunkt, welche Personen, welche Änderungen ausgeführt haben. Isoliertes Arbeiten und Datenverlust werden dadurch vermieden, alle Änderungsanfragen und -prozesse können nachverfolgt und analysiert werden.

Hilfreich ist dies auch in Hinblick auf das Qualitätsmanagement, denn die Konformität mit Normen und Vorschriften wie der Richtlinie zur Beschränkung gefährlicher Stoffe (RoHS), der EU-Chemikalienverordnung REACH und der Qualitätsmanagementnorm ISO 9000 kann verfolgt werden. So kann eine lückenlose Dokumentation gewährleistet und Auditanforderungen erfüllt werden.

Templates erleichtern die Einführung

Die Implementierung von PLM ist agil und skalierbar. Es empfiehlt sich, das System zuerst bei dem Prozess anzuwenden, der das höchste Optimierungspotenzial bietet, um schnelle Erfolge zu erzielen. Die Komplexität lässt sich dann Schritt für Schritt steigern. Häufig bietet sich dafür das Stücklistenmanagement an. Durch die automatische Synchronisation der Artikelstammdaten und Stücklisten zwischen dem Konstruktions-Programm (CAD) und dem Warenwirtschaftssystem (ERP) entfallen manuelle und damit fehleranfällige Dateneingaben.

Viel Potenzial bietet zudem das Beschaffungsmanagement. Preislisten und Datenblätter der Zulieferer können zukünftig von diesen mit einer entsprechenden Berechtigung hochgeladen werden, sodass das Unternehmen jederzeit Zugriff auf die aktuellen Daten hat und mit den richtigen Preisen und Informationen kalkuliert. PLM unterstützt den Einführungsprozess zusätzlich durch standardisierte und anpassbare Templates. Damit stehen Vorlagen für beispielsweise den Produkteinführungsprozess, das Änderungsmanagement, das Qualitätsmanagement oder die Fehlermöglichkeits- und -einflussanalyse (FMEA) zur Verfügung. Indem die Prozesse erst nach und nach durch PLM optimiert werden, kann die Veränderung effizient gesteuert werden. Die Mitarbeiter haben Gelegenheit, sich an das System zu gewöhnen.

Fazit

Durch die Cloud wird PLM auch für den Mittelstand erschwinglich, da keine neuen Server benötigt werden. Prozessrelevante Daten werden in der Cloud abgelegt, sensible Daten wie die Konstruktionen, die Zeichnungen oder Berechnungen können auf den eigenen Servern gespeichert werden.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass PLM mit der voranschreitenden Digitalisierung und komplexeren Fertigungen zukünftig eine immer größere Bedeutung zukommt, um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben. Das System sorgt durch automatisierte Prozesse, kürzere Durchlaufzeiten, der Verringerung von Fehlern und den vielfältigen Möglichkeiten für eine höhere Produktivität. Die Investitionskosten lassen sich schnell amortisieren. Es ist daher ratsam, die eigenen Prozesse zu überdenken und sich digital aufzustellen.

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