So verschärft der Ukraine-Krieg die Screening-Pflicht

Mit dem Ukraine-Krieg sind Sanktionen in der Gesellschaft zu einem Top-Thema geworden: Sie wurden von diversen Staaten gegen Russland verhängt, um den Aggressor unter Druck zu setzen. Auf Anti-Terror- und Boykott-Listen stehen nun neben Politikern wie Putin oder seinem Außenminister Lawrow und solche aus deren Umfeld über 100 Abgeordnete der Duma, russische Oligarchen, Unterstützer und Mitentscheider.

Sanktionslisten waren ursprünglich eine Reaktion auf die Terroranschläge des 11. Septembers 2001. Der UN-Sicherheitsrat verpflichtete mit der UN-Resolution 1373/2001 alle Länder der Vereinten Nationen zur Umsetzung. Damit ist es verboten, terroristischen Organisationen und Einzelpersonen im In- und Ausland jegliche wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung zu stellen, also Vermögenswerte, Dienstleistungen, Güter oder Zertifikate. Diese Sanktionslisten ersetzen Totalembargos gegen Staaten und richten sich gegen Firmen, Firmengeflechte und Einzelpersonen. Die USA geben über das Bureau of Industry and Security (BIS) und das Office of Foreign Assets Control (OFAC) Sanktionslisten heraus. Dazu kommen Listen der EU, der UN und weltweit aus Ländern wie Kanada oder Japan.

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Nun sind durch die Sanktionen Geschäfte mit Russland nicht per se ausgeschlossen, sie sind aber deutlich schwieriger, in Teilen nicht mehr praktikabel geworden. Unternehmen stehen vor der Wahl, auf das Russland-Geschäft zu verzichten oder Risiken und Widerstände in Kauf zu nehmen. Da Paketdienste nicht mehr nach Russland liefern, wird die Ausfuhr von Waren erheblich erschwert. Noch gravierender sind die Einschränkungen im Zahlungsverkehr, die Kontrolle der Finanzströme hat sich als zentraler Hebel herausgestellt: Denn viele russische Banken stehen auf den Sanktionslisten. Für Geschäftspartner im Ausland ist eine Bezahlung oder der Empfang von Geld damit unmöglich geworden. Ohne Swift und IBAN kommen Handelspartner nicht mehr an ihr Geld. Handelsketten gehen in Russland vom Markt, weil kaufmännisches Handeln ohne Bezahlinfrastruktur nicht mehr möglich ist. Daneben gibt es im Rahmen der Exportkontrolle Embargos auf Artikel, die nicht geliefert werden dürfen. Das bedeutet, dass auch russische Firmen, die nicht auf Sanktionslisten geführt werden, von Artikeln, die mit Gas- und Ölförderung und Maschinen in Zusammenhang stehen, ausgeschlossen sind. Das gilt auch für Einschränkungen bei der Lieferung von Luxusgütern nach Russland.

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Alle Unternehmen sind von den Sanktionslisten und der Prüfpflicht betroffen

Von der Prüfpflicht der Sanktionslisten sind alle Unternehmen betroffen – unabhängig von der Größe, nationalen oder internationalen Geschäften. Sie sind verpflichtet, bei jedem Geschäftskontakt ein Sanktionslisten-Screening durchzuführen, egal, in welchem Land der Kunde, Lieferant oder Handelspartner sitzt.

Keine Firma kann es sich heute leisten, die Sanktionslistenprüfung zu ignorieren. Wer das tut, kann ins Visier der US-Behörden geraten und wird dann über Strafzahlungen verhandeln müssen. Bei einer Nichteinigung läuft er Gefahr, selbst gelistet zu werden. Unternehmen schädigen damit ihren Ruf, verlieren Geschäftspartner und riskieren sogar eine Insolvenz. Denn die Strafen sind drakonisch: bis zu 10 Jahren Freiheitsentzug bei vorsätzlichem Verstoß und Geldstrafen bis zu 500 000 Euro bei fahrlässigem Verstoß. Die USA drohen zudem mit extraterritorialer Strafverfolgung – mangels Zugriff auf die Geschäftsführung wird dann die gesamte Firma auf eine US-amerikanische Liste gesetzt. Die Compliance wird generell im Rahmen von Wirtschaftsprüfungen oder durch den Zoll geprüft. Mit schärferen Kontrollen ist trotz des aktuellen Kriegs aber nicht zu rechnen.

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Sicheres Sanktionslisten-Screening gelingt nur mit einer Software

Unternehmen müssen die Sanktionslisten schon immer beachten. Bereits vor dem Krieg stieg die Zahl von Datensätzen, Listen und Updates stetig: 2019 gab es weltweit 30 Listen und mehr als 110 000 Datensätze. 2020 wurden mehr als 600 Updates durchgeführt. Seit dem Beginn des Krieges ist die Zahl der Updates auf verschiedenen Listen noch mal enorm gewachsen – und damit der Anspruch an die Qualität der Sanktionslistenprüfung. Spätestens jetzt ist es nicht mehr möglich, stichprobenweise oder manuell zu prüfen.

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Führend in der Compliance-Software ist das Unternehmen Sapper aus Kempen mit seinem Tool domino. Man hat auf die neuen Umstände reagiert: Zuvor wurden für das Geschäftspartner-Screening weltweit alle verfügbaren Listen tagesaktuell gepflegt – auf Basis von Veröffentlichungen der US-Behörden, der EU und weiterer Länder mit eigenen Listen. Nun übermittelt das Programm den aktuellen Stand der Sanktionslisten seinen Kunden mehrmals am Tag, weil man sich heute eine größere Taktung nicht mehr leisten kann. Bei Sapper bemerkt man auch, dass bestehende Kunden, die bisher nur wenige Listen als notwendig erachteten, ihr Spektrum aufgestockt und neue Listen dazugebucht haben. Die Software ermöglicht das innerhalb von 24 Stunden. Deutsche Unternehmen mit russischen Tochtergesellschaften sind ebenfalls wach geworden: Die Tochtergesellschaften waren oft nicht adäquat ausgestattet – diese Prozesse kommen nun auf den Prüfstand.

Automatische Aktualisierungen der Sanktionslisten

Die Sanktionslistenprüfung ist auch ohne aktuelle Konflikte eine Herausforderung. Denn ein einmaliger Abgleich zu Beginn einer Zusammenarbeit reicht nicht. Unternehmen müssen über die gesamte Geschäftsbeziehung hinweg nachweisen können, dass ihre Partner nicht auf Listen stehen. Das Tool von Sapper stößt deswegen bei Aktualisierungen automatisch neue Prüfungen an. Das gilt auch für die komplett in SAP integrierten Anwendungen. Unternehmen können damit sicher sein, dass sie erfahren, wenn Geschäftspartner über die Dauer der Geschäftsbeziehung neu auf einer Liste gelandet sind. Bei allen Geschäftsvorgängen, die im ERP abgebildet werden, erfolgt ein Screening bereits mit dem Beginn des Workflows. Auch CRM-Systeme können an ein Frühwarnsystem angebunden werden. Ad-hoc Checks stellen sicher, dass Geschäftsbeziehungen mit Partnern auf Sanktionslisten erst gar nicht angebahnt werden. Auch jene Geschäftsvorgänge außerhalb des ERP, etwa Aktivitäten der Geschäftsführung wie Beraterverträge, LOI, Vermietung und Verpachtung, Anlagenverkäufe und Dienstleistungen können individuell geprüft werden. Für alle gilt: Die Prüfung muss über ein Reporting stets nachweisbar sein.

Angesichts der Vielzahl der notwendigen Überprüfungen ist eine möglichst geringe Fehlerquote wichtig. Denn bei Treffern werden Geschäftsprozesse blockiert. Die Fehlerquote des Tools domino liegt bei 0,1 bis 0,3 Promille. Diese geringe Quote in Kombination mit Geschwindigkeit und Treffsicherheit stellen das USP dar. Mit dem Tool werden über 84 Millionen Transaktionen weltweit Tag für Tag geprüft. Der Algorithmus scannt jedes Wort und jeden Buchstaben einzeln und kann damit Hör- und Schreibfehler wie Buchstabendreher ausgleichen. Auch bei schlechter Qualität der Listen findet er Treffer.

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Internationalen Sanktionslisten rücken stärker in das Bewusstsein der Unternehmen

Mit dem Ukraine-Krieg sind Sanktionen und die Prüfung von internationalen Sanktionslisten stärker ins Bewusstsein von Unternehmen gerückt. Sie müssen dauerhaft sicherstellen, dass sie mit Personen und Organisationen, die auf den Listen geführt werden, keine Geschäftsbeziehungen unterhalten – sonst drohen drakonische Strafen. Eine solche Sanktionslistenprüfung ist nur mit einer modernen Software möglich. Das Tool von Sapper bietet eine Aktualisierung der Listen mehrmals täglich – damit sind Unternehmen auf der sicheren Seite.