Den Überblick behalten bei Prüfungen und Wartungen

Obwohl Unternehmen Arbeitsmittel wie Maschinen und Anlagen regelmäßig warten und prüfen müssen, wird diese Aufgabe häufig vernachlässigt. Denn während der Durchführung stehen die Anlagen still. Fehlende Instandhaltung kostet Unternehmen allerdings viel Geld, Schätzungen gehen für Deutschland von circa 14 Milliarden Euro pro Jahr aus. Darüber hinaus wird nicht nur die Sicherheit der Beschäftigten gefährdet, sondern auch der langfristige Unternehmenserfolg.

Werden Wartungen und Prüfungen dagegen geplant und systematisch durchgeführt, erhöht sich die Lebensdauer von Maschinen und Anlagen, Kosten können gesenkt werden und die Prozesse laufen reibungslos. Unternehmen suchen Lösungen, um alle Fristen für Instandhaltung und Prüfungen im Blick zu haben.

Instandhaltung, Wartung, Prüfung – Definition der Begrifflichkeiten

Häufig werden die Begriffe Wartung, Instandhaltung, Instandsetzung und Inspektion gleichgesetzt. Die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) definiert Instandhaltung als „Gesamtheit aller Maßnahmen zur Erhaltung des sicheren Zustands oder der Rückführung in diesen.“ Sie ist die grundlegende Vorschrift für das Betreiben von Anlagen und Maschinen.

Die DIN 31051:2019 – Grundlagen der Instandhaltung – erweitert den Begriff zur „Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen des Managements während des Lebenszyklus einer Betrachtungseinheit zur Erhaltung des funktionsfähigen Zustandes oder der Rückführung in diesen, sodass sie die geforderte Funktion erfüllen kann“. Zur Instandhaltung zählen also Grundmaßnahmen wie Wartung, Inspektion und Instandsetzung, die auch mit der Reparatur gleichgesetzt werden können. Zusätzlich gehören laut Norm auch Verbesserung, Funktionsfähigkeit, Ausfall und Schwachstellenanalyse dazu.

Eine Prüfung ist dagegen die „Ermittlung des Istzustands, der Vergleich des Istzustands mit dem Sollzustand sowie die Bewertung der Abweichung des Istzustands vom Sollzustand“ (§ 2 BetrSichV).

Pflichten des Arbeitgebers müssen erfüllt werden

Nach § 10 BetrSichV müssen Arbeitgeber Maßnahmen zur Instandhaltung treffen, damit geltende Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen eingehalten werden und Maschinen und Anlagen in einem sicheren Zustand betrieben werden. Erforderliche Maßnahmen dürfen nur von fachkundigen, beauftragten und unterwiesenen Beschäftigten oder geeigneten Dienstleistern mit vergleichbarer Qualifikation durchgeführt werden. Strafrechtliche Konsequenzen drohen, wenn als Folge fehlender Instandhaltung Unfälle passieren.

Darüber hinaus müssen Unternehmer nach § 12 Abs. 2 BetrSichV eine schriftliche Betriebsanweisung in verständlicher Form und Sprache zur Verfügung stellen, und zwar bevor der Beschäftigte seine Arbeit an der Maschine oder Anlage beginnt. Die Betriebsanweisung informiert über vorhandene Gefährdungen bei der Verwendung sowie durch die Arbeitsumgebung, erforderliche Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln sowie Maßnahmen bei Betriebsstörungen, Unfällen und zur Ersten Hilfe bei Notfällen. Sie ist auch Grundlage für erforderliche Unterweisungen.

Zu den Pflichten des Unternehmers gehört auch, dass Arbeitsmittel geprüft werden. In Abhängigkeit von der Art des Arbeitsmittels sind unterschiedliche Anforderungen an Fristen und Personal zu beachten: Es gelten entweder verbindliche Prüffristen oder sie werden im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung selbst festgelegt. Und Prüfungen müssen entweder von speziell dafür qualifiziertem Personal („zur Prüfung befähigte Person“) oder von zugelassenen Überwachungsstellen („ZÜS“) durchgeführt werden. Und schließlich muss der Arbeitgeber gegenüber zuständiger Behörde oder Zertifizierer nachweisen, dass sowohl Maßnahmen zur Instandhaltung als auch Prüfungen vorschriftsmäßig durchgeführt werden.

Wartungen und Prüfungen im Unternehmen – was gehört alles dazu?

Die Wartung von Arbeitsmitteln ist vorbeugend und soll den sicheren und störungsfreien Betrieb über einen möglichst langen Zeitraum ermöglichen sowie die Nutzungsdauer von Maschinen und Anlagen verlängern.

Typische Wartungstätigkeiten sind:

• Reinigen, z.B. das Entfernen von Schmutzpartikeln oder Überresten.
• Schmieren, z.B. Einfetten/Einölen von Bahnen und Schienen mit geeigneten Schmierstoffen,
• Nachstellen/Nachziehen, z.B. Zahnriemen nachstellen, Lagerspiel neu kalibrieren,
• Abgenutzte Teile auswechseln, z.B. Öl- oder Luftfilter austauschen, Dichtungen oder Ölwechsel ausführen.

Der Wartungsplan kann einerseits der Service- oder Wartungsplan nach Anweisung des Herstellers sein, der eine Garantie nur dann gewährt, wenn vorgegebene Wartungsintervalle eingehalten werden. Oder er kann alle geplanten Wartungs- und Inspektionsmaßnahmen eines Unternehmens beinhalten, die an Maschinen und Anlagen durchgeführt werden müssen. I. d. R. werden beide Aspekte kombiniert.

Die Prüfung umfasst v.a. die Kontrolle der vorschriftsmäßigen Montage oder Installation und der sicheren Funktion sowie das rechtzeitige Feststellen von Schäden. Sie muss auch feststellen, ob die getroffenen sicherheitstechnischen Maßnahmen geeignet und funktionsfähig sind. Prüfungen sind also u.a. erforderlich vor jeder Inbetriebnahme nach einer Montage, nach prüfpflichtigen Änderungen oder wiederkehrend, wenn Arbeitsmittel Schäden verursachenden Einflüssen ausgesetzt sind, z. B. korrosivem Milieu oder hohen Temperaturen. Für überwachungsbedürftige Anlagen (z.B. Aufzüge, Druckanlagen) sowie für Arbeitsmittel wie Krane oder Flüssiggasanlagen legt der Gesetzgeber verbindliche Prüffristen fest (s. Anhang 2 und 3 BetrSichV).

Wartungsarbeiten als Prozess in den Arbeitsablauf einbeziehen

Unternehmer müssen Wartungen und Prüfungen planen, organisieren, durchführen und dokumentieren. Dazu gehören v.a. folgende Aufgaben: Bestandsaufnahme: Welche Anlagen und Maschinen werden betrieben? Neben überwachungsbedürftigen Anlagen sind dies z. B. Elektrogeräte, Fahrzeuge, Stapler, Regale, Leitern. Was ist zu tun?

• Gefährdungsbeurteilung durchführen und Fristen für Prüfung und Wartung ermitteln bzw. selbst festlegen,
• Termine überwachen,
• Verantwortlichkeiten festlegen und geeignete Personen beauftragen,
• Wartung und Prüfungen durchführen,
• erforderliche Unterlagen erstellen (Prüfbericht, Prüfprotokoll).

Instandhaltung und Prüfung sind also keine einmalige Pflicht, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Besser als unterschiedliche Listen in verschiedenen Abteilungen ist eine Software-Lösung, die allen Beschäftigten Zugriff auf eine zentrale, stets aktuelle Plattform ermöglicht. Idealerweise liefert sie auch Checklisten, um ermittelte Ist-Werte oder geplante Arbeitsschritte bei Wartung und Prüfung zu erfassen.

Was kann spezialisierte Software leisten?

Von einer systematischen Vorgehensweise zu erforderlichen Wartungen und Prüfungen profitieren Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen: Beschäftigte bleiben gesund und leistungsfähig. Arbeitgeber gewährleisten den sicheren Betrieb, arbeiten rechtssicher und sorgen so für ihren langfristigen Erfolg. Die Experten von QUMsult unterstützen Unternehmen aller Branchen und Größen im Arbeits- und Umweltschutz. Ihre Erfahrungen sind in die eigens entwickelte EHS-Software „Web SARA“ eingeflossen (https://qumsult.de/anlagen_instandhaltungssoftware/).

Die Lösung umfasst die Module Gefahrstoffe, Gefährdungsbeurteilung, AwSV, Abfall und Anlagen. Diese sind frei kombinierbar. Das Modul „Anlagen – Prüfungen und Wartungen“ wird kontinuierlich weiterentwickelt: Nutzer können nun selbst Prüfungs- sowie Wartungsschritte festlegen und erhalten so eine Checkliste, in der erledigte Arbeitsschritte abgehakt werden.

Web SARA-Anlagen unterstützt Verantwortliche in Produktion, Arbeits- und Umweltschutz: Mit der webbasierten Anwendung können Nutzer alle betriebenen Anlagen und Maschinen verwalten und dokumentieren. Prüfungen und Wartungen lassen sich planen, überwachen und rückmelden. Sie können z. B. nach Fälligkeiten und Verantwortlichkeiten gefiltert werden. Damit erkennen Anwender sofort, wer wann was zu tun hat. Darüber hinaus können Reparaturen geplant und dokumentiert werden. Die Anwendung liefert erforderliche Unterlagen wie Anlagenkataster, Betriebsanweisung nach § 12 BetrSichV sowie Wartungspläne zum Aushängen und Wartungsaufzeichnungen. Relevante Rechtsvorschriften – inkl. Verlinkung zu den Gesetzestexten – lassen sich den Anlagen zuordnen. Der Nachweis gegenüber zuständigen Behörden oder Zertifizierern ist jederzeit möglich.

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