Expertenwissen in KMU mit digitalen Methoden langfristig sichern

Unternehmen müssen sich angesichts des demografischen Wandels, flexibler Elternzeitmodelle sowie häufiger Personalwechsel immer häufiger mit der Frage auseinandersetzen, wie sie das umfangreiche Erfahrungswissen ihrer Mitarbeiter sichern können, insbesondere, wenn diese das Unternehmen verlassen. Kritisch wird das vor allem bei Tätigkeiten, bei denen einerseits herstellungsrelevantes Wissen gefragt ist, und die andererseits vom Fachkräftemangel betroffen sind – wie etwa Montage, Instandhaltung und Service. Dort ist die Kompetenz der eingesetzten Fachkräfte qualitätsentscheidend. Somit rückt die „Ressource Wissen“ als wichtiger Produktionsfaktor immer stärker in den Fokus der Qualitätssicherung.

Standards für elektronische Informationssicherheit erfüllen

Die Sicherung von Expertenwissen ist somit längst ein Thema, bei dem auch Auditoren genauer hinschauen. Diesbezügliche Passagen finden sich in der neuen DIN EN ISO 9001:2015, die häufig auch „Die digitale 9001“ genannt wird. Für ein umfassendes und systematisches Prozessmanagement sollen anstelle von Arbeitsmappen und Papierhandbüchern künftig vermehrt digitale Dokumentationsformen zum Einsatz kommen. Unternehmen sind dann gleichsam verpflichtet, die Standards für elektronische Informationssicherheit zu gewährleisten. Und hinsichtlich der Wissenssicherung gibt die Norm vor, dass das eingesetzte Managementsystem einem stetigen Verbesserungsprozess unterliegen soll. Das heißt dann in der Praxis: Um die Qualität von Produkten und Dienstleistungen sowohl aufrecht zu erhalten als auch zu verbessern, muss Expertenwissen ebenfalls erfolgreich erhalten, weiterentwickelt, transferiert und geschützt werden.

„Wenn Unternehmen keinerlei unterstützende Verfahren zur Dokumentation des Wissens ihrer Mitarbeiter durchführen, ist dies besonders dann problematisch, wenn die Mitarbeiter Spezialisten auf ihrem Arbeitsgebiet sind und bei einem Weggang ihr Wissen mitnehmen“, weiß Robert Rothenberger, Geschäftsführer bei der memex GmbH. „Das betrifft vor allem die variantenreichen Produktionsabläufe auf dem Shopfloor. Mit unserer Lösung Utility Film sorgen wir dafür, dass die Einarbeitung neuer Mitarbeiter fehlerfrei funktioniert. Dazu bieten wir Industrieanwendern digitale Arbeitsanweisungen als Instruktion, die im Handumdrehen selbst erstellt sind und weit weniger Kosten- und Personaleinsatz erfordern als beispielsweise herkömmliche Text-Bild-Anleitungen.“

Das Unternehmen aus Dettingen/Teck, im Jahr 2007 von Robert Rothenberger gegründet, hat sich mit dieser Dienstleitung bei Industriekunden einen guten Namen gemacht. In den aktuellen Zeiten mit Reiseverboten bietet es neben Präsenz- auch Online-Schulungen an, in denen die Technik ausprobiert werden kann. Bekannte Namen wie Walter Maschinenbau, Claas, VW, Kardex oder Minimax sind auf der Kundenliste zu finden.

Digitale Wissensplattform macht Know-how transparent verfügbar

Bei „vorsorglich“ dokumentiertem Wissen, etwa in Form von Arbeitsanweisungen oder Handbüchern, ist der Aufwand für die Suche nach bestimmten Informationen für neue Mitarbeiter sehr hoch. Rothenberger rät deshalb zu digitalen Arbeitsanweisungen in Form von kurzen Videoclips, die über eine system- und plattformunabhängige HTML5-Wissensplattform frei verfügbar gemacht werden können. „Mit der memex-Plattform sowie der Lösung Utility Film bieten wir Anwendern unterschiedlichster Branchen ein kostengünstiges Softwarepaket für digitale Arbeitsanweisungen, das gleichzeitig eine ordnungsgemäße und generationsübergreifende Dokumentation in Bereichen wie Produktion, Service und Instandhaltung gewährleistet.“

Unter einem Utility-Film wird ein sprachfreier oder spracharmer interaktiver Anleitungsfilm verstanden, der aus einzelnen, miteinander verlinkten Videoclips besteht. Jeder Handlungsschritt wird in einem separaten, wenige Sekunden langen Videoclip dargestellt.

Neue Mitarbeiter gezielt an Expertenwissen heranführen

Die memex-Plattform verwaltet sämtliche bestehende und neue Arten von digitalen Arbeitsanweisungen, die bspw. für Montagetätigkeiten umfassend angewandt werden können. „Gerade bei der Herstellung von variantenreichen Sonderprodukten in kleinerer Stückzahl kann das fehlende Handlungswissen sonst schnell zum echten Problem werden.“ Viele Herstellungskniffe hätten sich die Mitarbeiter über Jahre, wenn nicht gar über Jahrzehnte erarbeitet. Anhand eines Dokumentationstextes wie in Form einer klassischen Text-Bild-Anleitung seien diese nur schwer beschreibbar. Mit den Bewegtbildern des Utility Films bekommt der Anwender eine schnell erstellbare, leicht verständliche, didaktische Videoinstruktion an die Hand. Einzelne Montage-Schritte von Produkten mit einer hohen Varianz lassen sich damit exakt festhalten und langfristig sichern.

Fortschritte in der Montage im Handumdrehen abrufen

So hält der Utility Film das Erfahrungswissen der Mitarbeiter ohne zusätzlichen Aufwand dauerhaft im Unternehmen. Ändern sich einzelne Montageschritte, lassen sich die entsprechenden Clips komfortabel austauschen. Die alte Form der Herstellung wird dann auf der memex-Plattform archiviert. Auf diese Weise kann der gesamte Werdegang eines Produkts über Jahre hinaus nachverfolgt werden. „Noch bevor der Werker mit seiner Arbeit beginnt, werden ihm eventuelle Änderungen in Form einer personalisierten Nachricht auf dem Desktop oder dem vom ihm eingesetzten Endgerät präsentiert“, erklärt Rothenberger. „Das System weiß dabei genau, wann er ein Teil zum letzten Mal montiert hat und welche Änderungen seit diesem Zeitpunkt eingetreten sind. Der Mitarbeiter kann dann nach den aktuellen Vorgaben sofort wieder mit seiner Arbeit beginnen. Auf diese Weise unterstützen wir Unternehmen systematisch bei der digitalen Qualifizierung ihrer Mitarbeiter.“ Auch flexible Arbeitszeitmodelle werden unterstützt, Stichwort „New Work“.

Nahtlose Kommunikation mit vorgelagerten Systemen

Systemvernetzung ist ein weiteres wichtiges Kriterium bei modernen Dokumentationsverfahren für den Shopfloor. Bei Bedarf können sich vorgelagerte Lösungen wie ERP oder MES nahtlos Informationen von der memex-Plattform abholen. Ebenso lassen sich herstellungsrelevante Daten wie Artikelstämme aus den Systemen herausfiltern und in die Werkerführung integrieren. „ERP- oder MES-Systeme können Informationen abrufen und Verantwortliche über vorgenommene Änderungen in der Variantenherstellung informieren“ erläutert Rothenberger. „Und sobald ein Werker seinen Produktionsauftrag scannt, registriert das System, wann der Mitarbeiter das Produkt in dieser Variante zuletzt montiert hat.“ Der Werker kann dann über die nach Datum versionierte Arbeitsanweisung genau nachvollziehen, ob es Änderungen gab. Es werden ihm dann lediglich die Clips angezeigt, die sich geändert haben. Er kann sich aber auch den gesamten Ablauf anzeigen lassen, um sein Prozesswissen aufzufrischen.

Prozesswissen über Jahrzehnte sichern

Detailliert wird gespeichert, auf welchem Wissensstand die Mitarbeiter sind. Expertenwissen kann auf diese Weise über Jahrzehnte im Unternehmen gehalten und weitervermittelt werden. Besonders relevant ist dies bei Unternehmen mit Ersatzteilverpflichtungen. Vor allem Zubehörlieferanten aus dem Automotive-Umfeld oder der Medizintechnik sind davon betroffen. So kann ein Autotürschloss unter Umständen eine Ersatzteil-Verpflichtung von bis zu 20 Jahren haben. Während dieser Zeit muss der Lieferant das Ersatzteil liefern können, deshalb wird hier das Sichern von Expertenwissen besonders relevant. Die Videoinstruktionen bewahren auch über ganz lange Zeiträume ihre Abspielfähigkeit, unabhängig davon, mit welchen Systemen in Zukunft gearbeitet wird.

Plattform- und systemunabhängig Wissen zugänglich machen

Der Utility Film ist auch dann kompatibel, wenn künftig neue Technologien wie Datenbrillen oder Virtual Reality zur Herstellung eingesetzt werden. Die Plattform überträgt die Instruktionsvideos passgenau auf das jeweilige Format und die jeweiligen Endgeräte. Auch Bildanweisungen, die lange zuvor erstellt wurden, lassen sich einfach übertragen und für den Werkereinsatz verfügbar machen. „Das ist eine Möglichkeit, an die viele Entscheider heute noch gar nicht dran denken“, weiß Robert Rothenberger aus unzähligen Kundenprojekten. „Wenn Unternehmen beispielsweise heute eine Mixed-Reality-Brille wie die Microsoft-HoloLens kaufen und produktionsrelevanten Content dafür generieren, dann funktionieren diese Inhalte mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht mehr in naher Zukunft, da die darauf hinterlegten Informationen betriebssystemgebunden sind.“ Auch Darstellungsmöglichkeiten wie Beschriftungen und Marker seien heute noch ganz deutlich abhängig von der Hardware-Version.

„Memex hat bereits 2004, noch bevor Internetplattformen wie YouTube das Licht der Welt erblickten, die ersten Utility Filme gemacht. Diese ließen sich allesamt eins zu eins von Flashvideo auf die heutige HTML5-Plattform übertragen – und zwar im richtigen Timing sowie mit allen Anmerkungen. Die Filme werden heute noch von den Anwendern genutzt, zum Teil schon über 15 Jahre. In Bezug auf Qualitätsrichtlinien konnten wir unsere System- und Hardwareunabhängigkeit erfolgreich unter Beweis stellen“, blickt der Geschäftsführer von memex zurück. Somit ist zudem auch langfristig ein Investitionsschutz gewährleistet.

In kostenlosen Live-Events an drei Terminen im Oktober und November 2020 oder einer Online-Schulung wird gezeigt, wie ein Utility-Film entsteht und an einer Montage-Station getestet werden kann.

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