Immer zuverlässig informiert mit Online-Rechtskataster

Relevante Rechtsvorschriften aus dem Energie-, Umwelt- und Arbeitsschutzrecht einzuhalten, dies zu überprüfen und zu dokumentieren, ist für Unternehmen oft nicht leicht. Hilfestellung bietet eine datenbankunterstützte Cloud-Lösung.

Das Ergebnis der Dresdener Firmenkooperation ist ein maßgeschneidertes Online-Tool zur Überwachung der rechtlichen Anforderungen in den Bereichen Energie, Umwelt und Arbeitsschutz. Grafik: ITC / SR Managementberatung

Eine Grundvoraussetzung für die Zertifizierung von Managementsystemen nach den Normen ISO 50001, ISO 14001, ISO 45001 oder EMAS ist die Einhaltung geltender, einschlägiger Rechtsvorschriften. Für Fertigungsbetriebe ist es außerdem wichtig, zum Beispiel beim Thema Umweltmanagement oder CO₂-Bepreisung stets auf dem neuesten Stand zu sein. Die datenbankunterstützte Webanwendung „Rechtskataster-Online“ unterstützt zum Beispiel Metallbe- und verarbeiter bei diesem wichtigen Vorhaben. Das Online-Tool erleichtert dem Management in den Unternehmen die norm-konforme Bewertung und Dokumentation rechtlicher Anforderungen. Eine topaktuelle Neuerung unterstützt jetzt seit Kurzem auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU): Für diese gibt es ab sofort eine Einstiegsvariante.

Bei gesetzlichen Vorschriften stets auf dem neuesten Stand

Auch 2021 sind wieder wichtige gesetzliche Änderungen eingetreten und noch weiterhin zu erwarten. „So ist beispielsweise zum 1. Januar im Bereich Energie eine Novellierung des Erneuerbare-Energien-Gesetzes in Kraft getreten. Diese bringt u. a. wichtige Neuerungen zu den Themen Windenergie, negative Strompreise und der Messung von Drittstrommengen mit sich. Auch weitere Konkretisierungen zum Brennstoffemissionshandelsgesetz, welches die gesetzliche Grundlage für die CO₂-Bepreisung bildet, befinden sich derzeit auf dem Weg“, erläutert Dr. Matthias Damert von der Fachberatung „Energie und Umwelt“ bei der SR Managementberatung GmbH. Das Dresdener Unternehmen bietet individuelle modulare Dienstleistungen in den Bereichen Managementsysteme und Prozessmanagement. Die Kernbereiche umfassen das Energie-, Umwelt- und Qualitätsmanagement sowie den Arbeits- und Gesundheitsschutz.

Die Lösung Rechtskataster-Online hat sich seit 2015 als Compliance-Werkzeug etabliert und wird regelmäßig durch Updates auf den neuesten Stand gebracht. So können aktuelle Gesetze und Vorschriften rechtssicher umgesetzt und die Einhaltung nachgewiesen werden. Steve Pater ist als Projektleiter bei der ITC AG in Dresden für die technische Komponente zuständig. Seit mehr als 20 Jahren konzipiert und implementiert die Firma intelligente Lösungen für Web, Automation und mobile Anwendungen. Die Anwender reichen von Elektrizitäts- und Gasversorgern über Industriebetriebe bis hin zu Dienstleistern. Pater bringt in der Kooperation die neuen Updates „mit auf den Weg“ und erläutert dazu: „Unser Entwicklerteam wird die Plattform unter anderem um eine Dokumentenmanagement-Funktion (DMS) erweitern, mit der alle Anwender automatisch Zugriff auf die organisationseigene, zentrale Dateiablage erhalten. Damit lässt sich die Managementdokumentation zum Beispiel vollständig online abbilden. Eine separate Datenhaltung, zum Beispiel im Intranet oder auf dem lokalen Dateisystem, entfällt somit künftig – eine große Arbeitserleichterung für die Betriebe.

Kooperation zwischen Managementberatung und Web-Provider

Für die Cloud-Plattform arbeiten die Managementberatung und der Informationstechnik-Dienstleister eng zusammen. Damit lassen sich die Kernkompetenzen beider Unternehmen bündeln, und zwar das IT-Know-how und die Managementsystem-Expertise.

Die Nutzung der Cloud-Lösung bietet Betrieben im täglichen Betriebsalltag viele Vorteile:

Zeitersparnis: Durch die automatische Aktualisierung sämtlicher Rechtsvorschriften sowie übersichtliche Reports wird der Zeitaufwand für die Recherche, Bewertung, Dokumentation und Lenkung erheblich reduziert.
Verbesserte Verfügbarkeit: Durch die webbasierte Bereitstellung erhalten alle relevanten Personen und Arbeitsgruppen, auch wenn sie dezentral arbeiten, ganz einfach online Zugang zu allen unternehmensrelevanten Vorschriften – und zwar über ein individuelles, passwortgeschütztes Benutzerkonto.
Optimierte Rechtssicherheit: Das Tool wurde im Einklang mit den relevanten Anforderungen der einschlägigen Normen entwickelt sowie in Audits von etablierten Zertifizierungsgesellschaften geprüft.
Individualisierbarkeit: Je nach vorhandenem Managementsystem lassen sich einzelne Rechtsmodule flexibel kombinieren. Auch firmeninterne Vorschriften oder solche aus anderen Rechtsbereichen können zusätzlich erfasst und unternehmensweit bereitgestellt werden. Damit ist die Nutzung auch für andere Anwendungsgebiete wie das Qualitätsmanagement möglich.
Abbildung komplexer Unternehmensstrukturen: Dank der Multisite-Funktion lassen sich auch in einem Unternehmensverbund (z.B. einem Konzern) mehrere unternehmensindividuelle Rechtskataster zentral in einem Benutzerkonto (wie „Management-Beauftragter“) verwalten.

Vorschriften zum Umweltschutz nehmen Überhand

Das öffentliche Interesse am Klimaschutz hat in den vergangenen Jahren stark zugenommen. Immer mehr Stakeholder verlangen daher Transparenz und Verantwortungsbewusstsein in Bezug auf den Umweltschutz. Dies betrifft den Handel, die Produktionsketten und auch Behörden gleichermaßen. So steigt auch die Zahl zertifizierter Energie- und Umweltmanagementsysteme nach ISO 1400, ISO 50001 und EMAS in KMU. Bei den genannten Managementsystemen ist jeweils gefordert, relevante und einschlägige Vorschriften in den Rechtsbereichen Energie bzw. Umwelt zu ermitteln, diese zu bewerten, deren Einhaltung sicherzustellen und darüber Aufzeichnungen zu führen.

Was dabei alles beachtet werden muss, nimmt Überhand und stellt für die Firmen eine Belastung dar. Allein im Energierecht existieren etwa 400 Vorschriften mit über 5.000 Paragrafen. Im Umweltrecht sind es rund 800 Vorschriften mit rund 9.000 Paragrafen. Den Überblick zu behalten, ist eine in der Praxis häufig unterschätzte Herausforderung. Hilfreich ist ein Rechtskataster: Es bietet eine Liste aller für den Standort relevanten Vorschriften, wie Verordnungen, Richtlinien, Gesetze und Normen. Insbesondere KMU bilden das Rechtskataster in der Praxis zumeist mit gängigen Office-Anwendungen ab – wie Tabellenkalkulationsprogrammen. Dies erschwert jedoch die Aktualisierung der Vorschriften. In aller Regel wird dies in KMU manuell erledigt; das erfordert einen hohen Recherche- und Dokumentationsaufwand – zumal die einschlägigen Vorschriften in verschiedenen Quellen zu finden sind.

Einsteigervariante bietet auch KMU raschen Überblick

Die Online verfügbare Lösung bietet nun auch den kleinen Unternehmen Hilfestellung. Denn sie stellt eine intuitiv nutzbare Recherchefunktion bereit. Mithilfe von Filter- und Suchfunktionen können Betriebe gezielt in verschiedenen Rechtsbereichen nach Vorschriften recherchieren. Die der Vorschriftensammlung zugrunde liegende Datenbank wird dabei kontinuierlich von Experten aktualisiert. Die einfache Einstiegslösung „Light“ richtet sich dabei primär an Unternehmen, die Zugang zu einschlägigen Vorschriften passend zum jeweiligen Management-System benötigen, jedoch den Prozess der Nachverfolgung von Änderungen und die Konformitätsbewertung nicht über Rechtskataster-Online abbilden möchten. Dabei ist ein Upgrade auf ein umfassenderes Paket aber jederzeit möglich. Bei der „Premium“-Variante ist beispielsweise sogar die persönliche Unterstützung durch die Fachexperten inbegriffen.