Richtiges Zeitmanagement: Der Schlüssel zum Erfolg
Erfolgreiches Zeitmanagement trägt dazu bei, dauerhaft effizient, motiviert und produktiv zu arbeiten. Wie Sie Ihre Zeit besser einteilen? Ingenieur.de mit den wichtigsten Tipps.
Wie die Zeit Ihr Freund wird und was das mit einer Tomate zu tun hat, erfahren Sie hier.
Foto: panthermedia.net/membio
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Viele Ingenieure und Informatiker arbeiten in anspruchsvollen Jobs, haben Führungspositionen oder leiten millionenschwere Projekte. Das bedeutet viel Arbeit und eine Menge Verantwortung – und bringt einen Berg von Aufgaben mit sich, die oft in kurzer Zeit erledigt werden müssen. Richtiges Zeitmanagement kann Ihnen helfen, Aufgaben und Termine innerhalb eines definierten Zeitraums zu erledigen. Dabei ist der Begriff „Zeitmanagement“ eigentlich missverständlich, denn die Zeit lässt sich nicht managen, da sie immer gleich schnell vergeht – ganz egal, wie Sie sie beruflich oder privat nutzen. Ein Tag hat für jeden Menschen immer 24 Stunden.
Bezogen auf den Arbeitsalltag bedeutet „Zeitmanagement“ jedoch, die zur Verfügung stehende Arbeitszeit möglichst effizient zu nutzen und sich eines bewusst zu machen: Sie haben in der Regel nicht zu wenig Zeit, sondern zu viel Zeit, die sie nicht (sinnvoll) nutzen. Wer bestimmte, einfache Prinzipien für ein erfolgreiches Zeitmanagement beherzigt, der kann seinen Berufsalltag wesentlich besser strukturieren, Aufgaben schneller erledigen und dauerhaft produktiv und kreativ bleiben – ohne „auszubrennen“.
Damit ist richtiges Zeitmanagement ist auch ein wirksames Mittel gegen Burnout. Im Idealfall verbessern sich Arbeitsleistung und Lebensqualität und man kann auch mal früher Feierabend machen – weil alles erledigt ist. Ein wichtiger Bestandteil in allen Methoden des Zeitmanagements sind zudem regelmäßige Pausen. Planen Sie mindestens alle 90 Minuten eine kurze Pause ein, um den Kopf frei zu bekommen. Viele Zeitmanagement-Techniken planen übrigens deutlich mehr Pausen ein – aber dazu später mehr.
Zeitmanagement: Planen und priorisieren
Nichts ist frustrierender als ein Tag voller Stress und Zeitdruck, der ohne Sinn und Ziel ins große Nichts führt und nebenbei noch vollkommen unproduktiv ist. Beugen Sie dem vor, in dem Sie sich einen durchdachten Tages- und Wochenplan zurechtlegen. Das hat mindestens drei Vorteile: Sie arbeiten produktiver, sind zufriedener und haben Ihre Aufgaben schneller erledigt. Dabei muss es nicht immer schlecht sein, eine Aufgabe aufzuschieben. Das gilt vor allem dann, wenn To-Dos nicht zeitkritisch und nicht unbedingt wichtig sind. Priorisieren Sie daher Ihre Aufgaben: Wichtiges verdient volle Aufmerksamkeit und Konzentration. Alle anderen Aufgaben dürfen auch aufgeschoben werden. Geben Sie sich einige Anläufe, um ein Gespür für die wichtigsten Aufgaben zu entwickeln.
Monotasking ist besser fürs Zeitmanagement
Multitasking klingt nach hoher Produktivität und Leistungsbereitschaft, ist im Arbeitsalltag aber alles andere als effektiv. Studien haben gezeigt, dass es besser ist, eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten statt fünf Aufgaben gleichzeitig. Das Motto lautet also: Monotasking statt Multitasking. Wer seine Arbeitszeit effizient nutzen will, der sollte sich außerdem langwierige, komplexe Aufgaben in kleine Häppchen aufteilen. So werden scheinbare unlösbare Aufgaben zu lösbaren Herausforderungen. Definieren Sie daher Meilensteine (Milestones), die Sie Stück für Stück erreichen.
Deadlines verbessern das Zeitmanagement
Jeder kennt es aus dem eigenen Job. Man hat eine Aufgabe vor sich und kommt einfach nicht voran. Hier gibt es ein probates Mittel: Machen Sie sich Druck, indem Sie eine Deadline für die Fertigstellung festlegen. Und setzen Sie hier ruhig ambitionierte Zeitlimits für die jeweilige Aufgabe. Ganz praktisch bedeutet das, sich einfach den Wecker im Smartphone zu stellen oder eine Timing-App zu nutzen. Denn mit etwas Druck widmen Sie sich der Herausforderung mit viel mehr Energie – gerade, wenn es um unangenehme oder langweilige Aufgaben geht. So können Sie auch vorbeugen, dass Ihnen der Chef oder die Projektkollegen Druck machen.
Eine weitere Hilfe ist die so genannte 72-Stunden-Regel. Sie besagt, dass Sie alles, was Sie sich vornehmen, auch binnen 72 Stunden beginnen müssen. Sonst sinkt die Chance, dass Sie das vorgenommene Projekt jemals umsetzen auf ein Prozent. Überwinden Sie also den inneren Schweinehund und tun Sie den ersten Schritt so schnell wie möglich. Wer mit Herzblut und Leidenschaft bei der Sache ist, für den sollte das kein Problem sein. Der will sowieso direkt loslegen. Es gilt: Je kürzer die Zeit zwischen Entschluss und Erledigung, desto größer die Erfolgsaussichten.
Effizientes Zeitmanagement mittels Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik ist eine einfache Methode des Zeitmanagements, die vom Italiener Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt wurde. Das Einzige, was Sie brauchen, ist ein Kurzzeitwecker. Der Name „Pomodoro“ (übersetzt: Tomate) leitet sich von der Küchenuhr ab, die Cirillo bei seinen ersten Versuchen benutzte. Die Pomodoro-Technik unterteilt die Arbeit mittels Wecker in 25-Minuten-Intervalle – die sogenannten pomodori –, auf die unterschiedlich lange Pausenzeiten folgen. Grundsätzlich gehen Sie bei der Pomodoro-Technik folgendermaßen vor:
- Vor Beginn der Aufgabe notieren Sie sich kurz, was dafür alles erledigt werden muss.
- Danach stellen Sie den Wecker auf 25 Minuten und beginnen mit der Arbeit.
- Nach 25 Minuten klingelt der Wecker und Sie haken ab, was Sie in diesem Intervall erledigt haben. Es folgt eine Pause von 5 Minuten.
- Wiederholen Sie das Arbeitsintervall von 25 Minuten insgesamt viermal. Nach dem 4. Intervall gönnen Sie sich 30 statt 5 Minuten Pause.
Das Prinzip der Pomodoro-Technik ist denkbar einfach, seine Umsetzung ist allerdings gar nicht so leicht. Denn sie erfordert, ohne Unterbrechung konzentriert und fokussiert zu arbeiten, aller Ablenkungen zum Trotz. Zudem vermittelt die Pomodoro-Technik ein besseres Zeitgefühl. Und sie beugt Überarbeitung sowie stressbedingtem Tunnelblick vor. Die kleinen Pausen sind bei der Pomodoro-Technik besonders wichtig. Sie schaffen die nötigen Verschnaufpausen, da sich das Erledigen der Arbeit ansonsten eher wie Akkordarbeit anfühlt. Der Vorteil der Pomodoro-Technik liegt auf der Hand: Die 25-minütigen Arbeitsintervalle sorgen dafür, sich nur auf die Arbeit zu konzentrieren und Zeitfresser gezielt auszuschalten.
Zeitmanagement mit der 18-Minuten-Regel: So lernen Sie, besser zu priorisieren
Die meisten Zeitmanagement-Methoden versuchen, den Tag so zu gestalten, dass Sie Ihre Zeit möglichst effektiv und produktiv nutzen können. Die 18-Minuten-Regel von Peter Bregman erweitert diesen Blickwinkel. Ebenso wie die Pomodoro-Technik ist auch die 18-Minuten-Regel für das Zeitmanagement erstaunlich einfach.
- Vor Beginn der Arbeit nehmen Sie sich morgens 5 Minuten Zeit, um den Tag zu planen.
- Im Laufe des Arbeitstags stellen Sie sich einen Wecker – zum Beispiel in Ihrem Smartphone – der stündlich klingelt. Dann halten Sie für eine Minute inne und reflektieren die vergangene Stunde: Ob und falls ja wie sinnvoll haben Sie diese genutzt? Bei einem Arbeitstag von 8 Stunden sind das 8 Minuten zusätzlich.
- Nach dem Ende des Arbeitstags halten Sie erneut für 5 Minuten inne und beantworten sich folgende Fragen: Welche Aufgaben haben Sie erledigt? Was haben Sie erreicht? Wie geht es morgen weiter? Den nächsten Arbeitstag fassen Sie in nur 2 Worten zusammen, die Sie sich immer wieder ins Gedächtnis rufen.
Pro Arbeitstag nutzt die 18-Minuten-Regel, wie der Name schon sagt, 18 Minuten für das Zeitmanagement. Diese setzen Sie vor allem zur Selbstreflexion und zur Planung ein. Das hilft dabei, Aufgaben besser zu priorisieren. Ihr Erfinder, der US-Autor Peter Bregman, vertritt die Ansicht, dass die meisten Menschen ihre Zeit mit Aufgaben verschwenden, die nur scheinbar wichtig sind und die sie unnötigerweise unter Zeitdruck setzen, da sie mit diesen Aufgaben Zeit verschwenden. Die 18-Minuten-Regel soll die Konzentration deswegen auf die Dinge und Faktoren lenken, die wirklich wichtig sind.
Zeitmanagement mit der 40-30-20-10-Regel
Wem Priorisierung und Zeitmanagement schwerfällt, der kann die 40-30-20-10-Regel zur Hilfe nehmen. Hierbei handelt es sich um eine einfache Methode aus dem Zeitmanagement. Sie besagt, dass Sie 40% der verfügbaren Arbeitszeit für die Aufgabe mit der höchsten Priorität verwenden, 30% für die Aufgabe mit der zweithöchsten Priorität, 20% der Zeit für die Aufgabe mit Priorität 3. Die verbleibenden 10% der Zeit planen Sie für die restlichen Aufgaben ein. Die 40-30-20-10-Regel ist eher als ungefähre Faustformel für das Zeitmanagement zu verstehen. Sie müssen sich also nicht genau an die Prozentzahlen halten. Ein Nachteil der Regel ist, dass Sie von maximal drei Aufgaben ausgeht, die wirklich wichtig sind.
Außerdem sollten Sie sich im Laufe eines Arbeitstags feste Zeiträume reservieren, in denen Sie sich von allen Störquellen und Zeitfressern befreien. Hier lesen Sie keine E-Mails, recherchieren nicht in sozialen Netzwerken und Sie informieren sich auch nicht über das Weltgeschehen. Nach Möglichkeit sind Sie auch nicht telefonisch erreichbar. In dieser Zeit gilt die volle Konzentration einzig dem gezielten Erledigen von Aufgaben. Für Outlook-Nutzer gibt es dafür übrigens die Funktion „offline arbeiten“ unter dem Menüpunkt Senden/Empfangen.
Ein daran angelehntes Werkzeug für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist die Entwicklung von Routinen. Strukturieren Sie Ihren Arbeitstag nach einem festgelegten Muster, also beispielsweise: Der Bürotag startet gegen 8.30 Uhr, wobei Sie sich zuerst 15 bis 20 Minuten Zeit nehmen, um E-Mails zu beantworten. Danach arbeiten Sie für 2 Stunden aktuelle Aufgaben ab, die Sie vorher entsprechend priorisiert haben. Im Anschluss haben Sie eine 30-minütige Videokonferenz terminiert und die sich anschließende Zeit bis zur Mittagspause planen Sie für die Dokumentation der Meeting-Ergebnisse ein.
Apropos Dokumentation: Effizientes Zeitmanagement zeichnet sich auch dadurch aus, alle wichtigen und relevanten Informationen zu dokumentieren. Das trainiert das Gedächtnis und steigert die Merkfähigkeit. Deswegen ist es wichtig, immer das notwendige Equipment parat zu haben, also Stift, Kalender, Zeitplan und Notizbuch. Bei der Planung von Terminen und Meetings sollten Sie ebenso realistisch planen wie bei der Erledigung von Aufgaben. Wer einen Kundentermin hat, der auf eine Stunde angesetzt ist und für Hin- und Rückfahrt jeweils 30 Minuten braucht, der sollte bei der Planung besser die doppelte Zeit für Termin und Fahrten einkalkulieren. Ein unerwarteter Anruf vom Chef oder eine Autopanne reichen aus und schon stehen Sie unter massivem Zeitdruck, wenn Sie nicht vorher zeitlichen Puffer eingeplant haben. Das Motto lautet: Zeitplan entzerren, nicht vollpacken. Und wenn Sie das Zeitfenster nicht ausreizen, wird Ihnen bestimmt ein To-Do einfallen, mit dem Sie die „hinzugewonnene“ Zeit füllen können.
Priorisierung mit der Eisenhower-Methode
Für ein erfolgreiches Zeitmanagement sollten Sie als Ingenieur oder Informatiker auch wissen, welche Aufgaben Sie selbst erledigen und welche Sie besser an Kollegen oder Mitarbeiter delegieren. Das hilft Ihnen, sich auf die eigenen Stärken zu konzentrieren. Alles andere können und sollten Sie auch mal denen überlassen, die davon mehr verstehen. Entscheidende Kriterien beim Delegieren sind die Parameter „Zeit“ und „Wichtigkeit“. Hier gilt: Erledigen Sie wichtige und eilige Aufgaben selbst, während sie eilige aber unwichtige Aufgaben delegieren. Stehen wichtige Aufgaben an, die jedoch nicht zeitkritisch sind, so sollten Sie diese entsprechend terminieren. Nicht eilige und unwichtige Aufgaben dürfen Sie hingegen getrost ablegen. Diese sogenannte Eisenhower-Methode ist auch ein beliebtes Instrument des Stressmanagements.
Einschätzung anstehender Aufgaben mit der Smart-Methode
Wer seine Zeit für ein erfolgreiches Zeitmanagement gut einteilen will, der sollte zudem anstehende Aufgaben oder Projekte richtig einschätzen können. Hierfür ist die so genannte Smart-Methode hilfreich. Sie trägt dazu bei, Ziele konkret zu formulieren, sie realistisch einzuschätzen und darauf basierend sinnvolle Fristen festzulegen. Die Abkürzung Smart steht hierbei für die folgenden fünf Kriterien:
Spezifisch: Formulieren Sie Ziele so konkret wie möglich.
Messbar: Bestimmen Sie qualitative und quantitative Messgrößen, sprich orientieren Sie sich an messbaren Fakten.
Attraktiv: Planen Sie so, dass Sie auch Lust haben, das Ziel zu erreichen bzw. das Projekt umzusetzen.
Realistisch: Die Aufgaben, die Sie sich vornehmen, müssen in einem vorgegebenen Zeitraum mit den zu Verfügung stehenden Mitteln zu realisieren sein.
Termingerecht: Planen Sie Aufgaben unbedingt zeitlich bindend. Also zum Beispiel: Bis Ende des Jahres will ich den Umsatz meiner Abteilung um 10% steigern.
Wollen Sie wissen, mit welchen Aufgaben die Beschäftigten in Deutschland die meiste Zeit verlieren? Sharp Business Systems hat die 10 größten Zeitfresser im Büro entlarvt.
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