Kaizen: So verbessern und perfektionieren Sie Prozesse
Mit kleinen Schritten große Veränderungen herbeiführen – das ist due Kunst von Kaizen. Wir verraten, wie Sie die Methode anwenden.
Kaizen ist eine Geisteshaltung, die von Führungskräften und Mitarbeitern gelebt werden muss, um zu funktionieren.
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Kaizen ist ein aus Japan stammendes Managementkonzept. Mit einfachen Mitteln will es Prozesse kontinuierlich verbessern und schließlich perfektionieren. Grund genug, sich auch als Ingenieur oder Ingenieurin mit Kaizen zu beschäftigen.
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Was versteht man unter dem Kaizen Prinzip?
Ursprünglich kommt der Begriff „Kaizen“ aus der japanischen Kultur, wobei er sich aus den beiden japanischen Wörtern „Kai“ und „Zen“ zusammensetzt: „Kai“ steht für „Veränderung“ und „Zen“ bedeutet so viel wie „zum Besseren“. Die Übersetzung deutet es schon an: Bei Kaizen geht es um stetige Veränderung und Optimierung. So spielt der Kaizen-Ansatz oder die Kaizen-Philosophie etwa eine zentrale Rolle in der sogenannten Lean Production, also der schlanken Produktion. Das Lean-Production-Prinzip hat vor allem zu den Erfolgen der japanischen Automobilindustrie beigetragen. Kaizen verbessert das Produktions- und Qualitätsmanagement und senkt die Kosten. Alle Arten von Verschwendungen sollen durch Kaizen vermieden werden – und zwar in allen Bereichen des Arbeitsalltags. Kaizen zielt darauf ab, Unternehmen täglich und schrittweise besser zu machen.
Damit ist Kaizen nicht nur eine Managementmethode. Es beschreibt viel mehr eine Geisteshaltung und Denkweise, die von Führungskräften und Mitarbeitern konsequent angewendet und gelebt werden muss. In Europa wird Kaizen seit den Anfängen der 1990er Jahre angewendet, insbesondere unter dem Terminus „kontinuierlicher Verbesserungsprozess“, kurz KVP. Internationale Aufmerksamkeit fand Kaizen durch das Buch „Kaizen: The Key to Japan’s Competetive Success“ von Masaaki Imai.
Der Kern des Kaizen-Prozesses
Kaizen ist ein Unternehmensleitbild, das vom Unternehmen gelebt werden muss, um seine Wirkung voll und erfolgreich entfalten zu können. Im Zentrum von Kaizen stehen die Mitarbeiter und die Teamarbeit. Die Teams bestehen aus kleinen Gruppen, sogenannten Qualitätszirkeln, die alle Prozesse und Abläufe kontinuierlich analysieren, diskutieren und optimieren.
Darüber hinaus wendet Kaizen weitere Werkzeuge an. Zum Beispiel die 5S-Methode oder die 1-Minute-Methode, die beide später näher erklärt werden. Kaizen ist eng mit Total-Quality-Management (TQM) und Lean Management verflochten. TQM, manchmal auch als umfassendes Qualitätsmanagement bezeichnet, ist die durchgängige, kontinuierliche und alle Bereiche des Unternehmens oder der Institution erfassende, aufzeichnende, sichtende, organisierende und kontrollierende Tätigkeit. Total-Quality-Management will Qualität als Systemziel einführen und dauerhaft garantieren. Lean Management (zu Deutsch „Schlankes Management“) umfasst dagegen alle Denkprinzipien, Methoden und Verfahrensweisen, die die gesamte Wertschöpfungskette industrieller Güter möglichst effizient gestalten. Die optimale Wertschöpfung erreichen die Unternehmen demnach, wenn sie die verschiedenen Werkzeuge von Kaizen, TQM und Lean Management sinnvoll kombinieren.
Kaizen: Die 5 zentralen Grundlagen
Prozessorientierung: Die Kaizen-Methode wendet sich von der ausschließlichen Ergebnisorientierung ab. Stattdessen rückt die Prozessorientierung in den Fokus. Das heißt, der Prozess wird dokumentiert und der Prozessstandard kontinuierlich optimiert. Hierbei gilt es, den Gewinn durch maximale Kundenzufriedenheit zu maximieren. Denn Kundenbindung ist günstiger als Kundengewinnung. Die gesamte Arbeitsorganisation wird prozessorientiert gestaltet und alle Beteiligten wenden (Kaizen-)Methoden an, die den Prozess kontinuierlich verbessern und die Innovationsleistung des Unternehmens steigern.
Kundenorientierung: Bei Kaizen gibt es interne und externe Kunden. Als externer Kunde ist der Endverbraucher definiert, während ein interner Kunde beispielsweise eine Abteilung im Betrieb sein kann. Stellt Organisationseinheit „A“ ein Produkt her, das Einheit „B“ weiterverarbeitet, so ist „B“ in diesem Fall der interne Kunde. Stellt „B“ Produktmängel fest, so meldet es das an „A“ zurück, um weitere Fehler zu vermeiden. Genau an diesen Schnittstellen – jenen zwischen Organisationseinheiten – können sich Probleme und Fehler häufen. Deswegen setzt Kaizen auch dort verstärkt an, um die Kaizen-Ziele zu erreichen: Qualitätssicherung und -steigerung, Kundenzufriedenheit und Kostensenkung durch die Mitarbeiter. Kundenbefragungen sind ebenfalls Bestandteil der Kaizen-Philosophie. Sie decken Mängel auf und erhöhen die Leistungsfähigkeit.
Qualitätsorientierung: Das Total-Quality-Management führt ständige Qualitätskontrollen durch. Aufwendige Messverfahren überwachen die Produktqualität hier produktionsbegleitend. Anspruchsvolle Qualitätsstandards beschreiben und definieren Qualitätskennzahlen und Messmethoden.
Kritikorientierung: Kritik ist nach Kaizen die Chance zur kontinuierlichen Verbesserung. Deswegen ist Kritik nicht nur erlaubt, sondern sogar erwünscht. Jeder Mitarbeiter im Unternehmen sollte Ideen und Vorschläge zur Verbesserung einbringen. Das Management ist aufgefordert, diese konstruktiv aufzunehmen und möglichst zu realisieren. Kaizen fordert Verbesserungsvorschläge von Mitarbeitern und Arbeitsgruppen explizit ein. Alle Vorschläge werden auf ihren Nutzen hin geprüft und bewertet. Fällt die Gesamtbeurteilung positiv aus, so werden die Vorschläge in die Unternehmensprozesse integriert, beziehungsweise dort implementiert.
Aus diesem Vorgehen resultiert ein ständiger Zyklus aus Planung, Tätigkeit, Kontrolle und Verbesserung, der sogenannte PDCA-Zyklus: PDCA steht hierbei für Plan – Do – Check – Act. Im Deutschen bedeutet das übersetzt so viel wie Planen – Tun – Überprüfen – Umsetzen. Sämtliche Vorgänge und Prozesse sollen so ständig analysiert und verbessert werden.
Standardisierung: Wurde eine Verbesserung umgesetzt, die sich als geeignet erwiesen hat, so wird sie als Standard festgelegt und dauerhaft in den jeweiligen Prozess des Unternehmens integriert. Dazu wird der sogenannte SDCA-Zyklus modifiziert: SDCA steht hier für Standardize – Do – Check – Act, zu Deutsch: Standardisieren – Tun – Überprüfen – Umsetzen. Eine weitere Verbesserung wird erst dann angestrebt, wenn die Standardisierung komplett abgeschlossen ist.
Was bedeutet 5 s? Methode als Werkzeug der Kaizen-Philosophie
Die 5S-Methode setzt auf Ordnung am Arbeitsplatz und basiert auf der Erkenntnis, dass ein unaufgeräumter oder chaotischer Arbeitsplatz tagtäglich unnötig viel Zeit und Energie frisst. Die 5S-Methode ist ein systematisches Gestaltungskonzept für Arbeitsplatz und Arbeitsumgebung. Das Konzept soll die Konzentration auf die eigentliche Arbeit erleichtern. Das soll nicht nur die eigene Produktivität steigern, es soll auch Organisation und Arbeitsprozesse verbessern. Um diese Ziele zu erreichen, ist es vor allem wichtig, die 5S-Methode richtig und konsequent anzuwenden.
Das 5 s-Schema.
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Die 5S-Methode entstand ebenfalls in Japan, allerdings schon nach dem Zweiten Weltkrieg in der Mitte des 20. Jahrhunderts und damit viel früher als Kaizen. Der Automobilhersteller Toyota hatte sie seinerzeit als innovatives Optimierungskonzept eingeführt. Zu dieser Zeit musste Toyota unter schlechten Bedingungen und mit wenigen Ressourcen arbeiten. Mit der 5S-Methode verbesserte der Autohersteller den gesamten Produktionsprozess und konnte so Material- und Werkzeugverluste minimieren. Die 5S-Methode gliedert sich in insgesamt 5 Schritte, von der sich der Name ableitet und die Definition der 5 „S“:
- Seiri (整理): Sortieren (Aussortieren)
- Seiton (整頓): Systematisieren (Anordnen)
- Seiso (清掃): Säubern (Arbeitsplatz säubern)
- Seiketsu (清潔): Standardisieren (Arbeitsstandard definieren)
- Shitsuke (躾): Selbstdisziplin (Alles erhalten und optimieren)
Darüber hinaus erhöht die 5S-Methode auch noch die Arbeitssicherheit. Der (japanische) Gedanke, der dahintersteht: Sicherheit ist die Folge von Ordnung und Sauberkeit.
Die 5S-Methode als Teil von Kaizen und Lean Management
Mehr als ein Viertel der täglichen Arbeitszeit gehen nach einer Fraunhofer-Studie durch schlecht optimierte Prozesse und durch fehlende Arbeitsplatz-Organisation verloren. Bestätigt wird das durch eine Studie von Sharp Business Systems, die in der Liste der größten Zeitfresser im Büro eigentlich nur alltägliche Banalitäten aufzeigen. Rechnet man die dadurch verlorene Zeit für einen Angestellten auf das gesamte Jahr hoch, so ist dieser rund 60 Tage pro Jahr unproduktiv. 12 Tage verbringen Mitarbeiter demnach allein mit der Suche nach Informationen oder Material. Die Zahlen verdeutlichen, wie positiv sich gute Arbeitsplatzorganisation und gute Arbeitsprozesse auf die Leistung auswirken. Die 5S-Methode passt deswegen ideal in die japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie Kaizen und das Lean-Management-Konzept.
Die 5S-Methode setzt vor allem auf systematische Ordnung und nicht auf kosmetische Aufräumaktionen. Die 5S-Methode verfolgt deswegen Ziele wie zum Beispiel:
- Mitarbeiter unabhängig von der Branche produktiver zu machen
- Arbeitsunfälle durch eine sichere, saubere und übersichtliche Arbeitsumgebung unwahrscheinlicher zu machen
- Qualität durch ausgeschlossene Verwechselungen und kurze Wartezeiten zu erhöhen
- Übergaben zu vereinfachen, da sich Kollegen an fremden, aber systematisch geordneten Arbeitsplätzen schnell zurechtfinden.
- Platz zu schaffen durch das Entsorgen überflüssiger Gegenstände
- Durch Übersichtlichkeit und geringe Suchdauer den Stress zu reduzieren
1-Minute-Methode als Teil der Kaizen-Philosophie
Wer kennt es nicht: Man hat den Kopf voller Ideen und setzt schließlich doch nur einen verschwindend kleinen Teil um. Besonders augenscheinlich wird dieses Phänomen auch im privaten Bereich, oft nach dem Jahreswechsel. Vor dem Jahreswechsel wird eine Vielzahl guter Vorsätze gefasst – nicht mehr rauchen, mehr Sport treiben, gesünder leben, neuer Job und so weiter. Die Liste kann jedoch sehr lang werden. Das Problem dabei: Viele Dinge benötigen Zeit. Und zu viele Vorhaben führen zur altbekannten Aufschieberitis (Fachbegriff: Prokrastination). Die 1-Minute-Methode will genau dem vorbeugen und verlangt hierfür nur eine Minute Zeit pro Tag.
Die 1-Minute-Methode braucht pro Tag tatsächlich nur eine Minute Zeit und ist dennoch effektiv. Auch sie basiert auf der Kaizen-Philosophie. Die 1-Minute-Methode will Dinge, Prozesse oder Produkte zum Besseren verändern, indem sie dazu anleitet, sich eine Minute pro Tag einer Sache zu widmen, um diese durchzuführen.
One-Minute-Methode: So ändern Sie Gewohnheiten
Die 1-Minute-Methode wirkt nicht von einem Tag auf den anderen. Weder lassen sich schlechte Gewohnheiten sofort über Bord werfen, noch können gute Gewohnheiten von jetzt auf gleich installiert werden. Die 1-Minute-Methode erzielt ihren Effekt eher langfristig. Wird sie konsequent angewendet, so verändern sich die Gewohnheiten. Schlechte Gewohnheiten werden sukzessive weniger, während gute Gewohnheiten zunehmend mehr werden.
Hierbei arbeitet die 1-Minute-Methode mit zwei Tricks. Trick Nummer 1: Potenzielle Widerstände – in aller Regel etwa grassierende Unlust – werden dadurch ausgeschaltet, dass die Hürde und die Überwindung niedrig sind. Der Task, den Sie sich vornehmen, sollte also auf jeden Fall machbar sein. Und zwar in möglichst kurzer Zeit. Trick Nummer 2 baut auf Trick Nummer 1 auf: Da die jeweilige Hürde so niedrig gesetzt ist, werden Sie die Hürde von sich aus irgendwann nach oben setzen. Kleine Übungen und kleine Herausforderungen wecken den Ehrgeiz und machen Lust auf „mehr“. Jeder kleine Fortschritt führt zu mehr Zufriedenheit, sowohl im Job als auch im Privatleben. Hierfür können Sie zum Beispiel in den folgenden Bereichen die 1-Minute-Methode anwenden:
- Fitness
- Gesundheit
- Produktivität
Wichtig ist, dass Sie Ihre kleinen Herausforderungen immer mit einem Trigger verbinden, um diese kleinen Gewohnheiten, sogenannten Mini Habits, zur Routine werden zu lassen, also zum Beispiel: jeden Sonntag eine Runde laufen und jeden Morgen 3 Sit-ups. Sogar die Schlafqualität lässt sich durch die 1-Minute-Methode verbessern, indem man schlaffördernde Routinen etabliert. Das kann zum Beispiel sein, vor dem Einschlafen immer noch eine Seite zu lesen und/oder 1 Minute lang tief und bewusst ein- sowie auszuatmen. Diese Gewohnheiten werden sich auch auf die Produktivität im Job auswirken.
Die 1-Minute-Methode wirkt der allgegenwärtigen „Aufschieberitis“ entgegen. Faulheit, Unlust und mangelnde Disziplin werden offensichtlich und können überwunden werden – ein Weg, den man grundsätzlich gehen muss, wenn man gute Vorsätze auch umsetzen möchte. Die 1-Minute-Methode stärkt das Prinzip „Was Du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen“. Die Methode ist deswegen ein wichtiger Bestandteil der Kaizen-Philosophie, die auf kontinuierliche Verbesserung aller Prozesse bis hin zur Perfektion setzt.
Mit Kaizen Faulheit besiegen
Zu Beginn eines neuen Projektes sind Sie Feuer und Flamme? Doch mit der Zeit flaut die Begeisterung ab? Das geht vielen Menschen so. Lange To-Do-Listen, Anforderungen von Kunden oder Schwierigkeiten im Team lassen die Motivation schwinden. Kaizen kann helfen, wenn sich der Blues einstellt.
Dabei bewegen Sie sich weg von der eigentlich Arbeit und nehmen sich ein anderes festes To-Do vor. Das kann zum Beispiel das Lesen in einem Buch sein. Egal wie unmotiviert und faul Sie sich gerade fühlen. Jeden Tag werden ein paar Seiten gelesen. Hier greift die oben beschriebene One-Minute-Methode. Beeilung liegt überhaupt nicht im Wesen dieser Methode. Alles soll nach und nach erledigt werden – ohne Hektik. Wenn Sie sich jeden Tag diszipliniert einer Methode widmen, kann Kaizen helfen, den Arbeitsalltag besser zu strukturieren und Aufgaben zu lösen. Schritt für Schritt.
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