Onboarding Checkliste: Karriereexperte gibt Tipps für die digitale Einarbeitung
Jobwechsler und -einsteiger in technischen Berufen werfen mitunter zwischen Arbeitsvertragsunterzeichnung und dem ersten Tag im neuen Job frustriert das Handtuch, weil die zunehmend digitale Einführung der Neuen furchtbar schief ging. Onboarding-Experte Veit Lemke von der Haufe Group erklärt, wie es besser geht. Denn auch nach der Pandemie wird Remote-Onboarding bleiben.
Auch nach der Pandemie wird Remote-Onboarding bleiben. Tipps zur Eingliederung neuer Mitarbeiter gibt Experte Veit Lemke.
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Wird digitales Onboarding auch nach der Pandemie bleiben?
Die Idee, Onboarding Prozesse durch digitale Technologien zu ergänzen, ist nicht neu und nicht erst mit der Pandemie entstanden. Ein gutes Onboarding nutzt immer eine Mischung aus digitalen und analogen Möglichkeiten. Digitales Onboarding wird also auch nach der Corona-Pandemie wichtig bleiben und ist mehr als nur ein „Notnagel“. Und das ist wichtig. Denn immer mehr verschieben sich Lebens- und Arbeitswelt in den digitalen Bereich – zunehmende Globalisierung, asynchrones Arbeiten, Remote-Unternehmen und natürlich auch Covid-19 treiben den ‚digital shift‘ weiter voran: New Work und Arbeit 4.0 sind die Zukunft. Mittlerweile läuft häufig nicht nur die Personalsuche online ab, sondern auch der Anteil an virtuellen Bewerbergesprächen und die digitale Einarbeitung.
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Wann macht die digitale Form Sinn, wann nicht?
Grundsätzlich macht eine digitale Form branchen- und unternehmensunabhängig Sinn. Die Frage ist nur, in welcher Form und Ausprägung. Selbst in Unternehmen und Geschäftszweigen, die auch während der Pandemie hauptsächlich in Präsenz arbeiteten, kann eine Softwarelösung als Alternative oder Ergänzung sinnvoll sein. Klar ist aber auch: der menschliche Kontakt kann rein virtuell nicht zu 100 Prozent abgebildet werden – das ist aber auch nicht nötig. Wir verstehen digitales Onboarding eher als Gerüst und digitales Hilfsmittel, als Plattform, um generell den Onboarding Prozess – egal ob virtuell oder vor Ort – für Mitarbeitende und Unternehmen effizient und gewinnbringend zu gestalten. Laut der Haufe Onboarding-Studie haben das bereits 23 Prozent der Unternehmen erkannt und nutzen unter anderem digitale Tools wie etwa eine Onboarding-Software oder eine App zur Digitalisierung und Strukturierung ihrer Onboarding-Prozesse. Das ist, bedingt durch die Pandemie, schon ein großer Anstieg um rund 10 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Dennoch immer noch kein Standard. Dabei liegen zusammenfassend die Vorteile einer digitalen Lösung auf der Hand: Verschiedene Personen können die einzelnen Aufgabenpakete Schritt für Schritt abarbeiten und kontrollieren. Neben dieser Workflow-Unterstützung können relevante Informationen, Aufgaben oder News optimal zeitpunktgesteuert ausgespielt werden und so ein Garant für gelungenes Onboarding werden.
Hybrides Onboarding, geht das bei Ingenieuren und Ingenieurinnen überhaupt?
Die jungen Ingenieure und Ingenieurinnen sind in einer Welt groß geworden, in der beide Welten ineinandergreifen. Für sie ist das bereits Realität – und sie erwarten von ihrem Arbeitgeber, hier ebenfalls auf dem neuesten Stand zu sein. Das ist in Zeiten des „War for talents“ ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, um als Unternehmen attraktiv zu sein. Die Einarbeitung in einen neuen Beruf bleibt branchenübergreifend wichtig, so auch bei Ingenieuren. Großer Vorteil: Eine Onboarding-App kann auf jedes Smartphone geladen werden, das Unternehmen befüllt sie mit Informationen, die für den jeweiligen Mitarbeitenden relevant sind und nutzt sie so als Kommunikationskanal. Dort kann sich dann beispielsweise auch das gesamte Team vorstellen, es können virtuelle Kaffeepausen stattfinden, aber auch Dienstpläne eingestellt werden, sowie Weiterbildungen absolviert werden. Nochmal: Eine Onboarding-App ersetzt langfristig natürlich nicht den persönlichen Kontakt, sehr wohl kann sie diesen aber gezielt fördern und unterstützen – als hybride Basis.
Welche Fehler sollten Unternehmen dabei besser nicht begehen?
Der Onboarding Prozess ist eine hochsensible Phase und verzeiht kaum Fehler. Die soziale Integration und der enorm wichtige erste Eindruck vom potenziellen neuen Arbeitgeber werden von Personalern und Führungskräften häufig unterschätzt. Dabei hängt es gerade von der ersten Kontaktaufnahme, dem reibungslosen administrativen Ablauf sowie der Unternehmens- und Willkommenskultur ab, ob aus einem Kandidaten ein neuer Mitarbeiter wird. Außerdem, wie rasch dieser ins produktive Arbeiten kommt und wie verbunden er seinem neuen Arbeitgeber auch in Zukunft sein wird. Mangelhafte Kommunikation ist einer der Punkte, die wir als Pain-Point identifiziert haben. Schon vor Arbeitsbeginn sorgt eine lückenhafte Informationsstruktur bei Newbies für Nervosität und Unbehagen. Dies ist aus unserer Erfahrung ein branchenübergreifendes Phänomen. Ein schlecht durchgeführtes Preboarding sät bereits vor dem Eintritt in den Job erste Zweifel und wer in dieser Zeit womöglich auch noch ein Angebot einer anderen Firma erhält, hört auf sein schlechtes Bauchgefühl und löst den Arbeitsvertrag schon vor dem ersten Arbeitstag wieder auf. In Zeiten des Fachkräftemangels ein absolutes No-Go.
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Was sind die Folgen einer missratenen sozialen und fachlichen Einarbeitung?
Jobghosting ist nicht nur für Bewerber und Bewerberinnen frustrierend. Wenn das Unternehmen der Wahl vor dem ersten Arbeitstag abtaucht und am ersten Arbeitstag keiner auf den neuen Kollegen, die neue Kollegin vorbereitet ist, sorgt das für Unmut beim Newbie – den er im Zweifel in seinem Umfeld und im schlimmsten Fall öffentlich oder in Bewertungsportalen kundtut.
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Checkliste: Wie gelingt Remote Onboarding bei Ingenieuren und Ingenieurinnen?
Die Erfahrungen zeigen: Ein gutes Onboarding ist in aktuell schwierig, aber nicht unmöglich. Sowohl im allgemeinen Onboarding-Knigge aber erst recht in Krisenzeiten gilt: Neue Mitarbeiter wollen sich sicher fühlen. Um Unsicherheiten erst gar nicht aufkommen zu lassen, sollte vorgebeugt werden. Egal ob der „Onboardee“ schon aktiv arbeitet oder ob er seinen ersten Arbeitstag noch vor sich hat – bestehende Ängste müssen wahrgenommen und schnellstmöglich abgebaut werden. Transparenz und eine kontinuierliche, ehrliche und offene Kommunikation sind hierbei besonders wichtig. Dies ist jedoch bei einem informellen Plausch an der Kaffeemaschine sehr viel einfacher möglich, als wenn dazu extra ein Video-Call anberaumt werden muss.
Folgenden Leitfaden haben unsere Onboarding-Experten in den letzten Monaten entwickelt, um neue Mitarbeiter mithilfe einiger Maßnahmen auch aus der Ferne gut an Bord zu holen:
1. Onboarding-Software zur Unterstützung
Beim Remote Onboarding reicht es nicht aus, gute Konzepte zu haben – auch der Kommunikationskanal muss stimmen. Denn ohne die richtige technische Ausrüstung ist die Etablierung einer guten Onboarding Experience im Homeoffice herausfordernd. Die Offline-Dynamik des Teams wird sich automatisch auch in den Online-Meetings und Chats widerspiegeln und dem „Onboardee“ so ein Gefühl für das neue Team vermitteln. Neben dem Fokus auf die Arbeit sollten auch das Zwischenmenschliche und der Humor nicht zu kurz kommen. Tipp: Beiträge gerne mit Smileys oder GIFs aufhübschen – hier aber bitte nicht übertreiben und authentisch bleiben. Es macht ebenfalls Sinn, Netzwerke unter Neuankömmlingen einzurichten, um eine rasche interne Vernetzung voranzutreiben. Oft halten sich diese noch Jahre nach der Einarbeitungsphase und bieten so die Möglichkeit zu regelmäßigem abteilungsübergreifendem Austausch.
2. Virtueller Welcome Day
In den ersten Tagen finden üblicherweise Begrüßungsveranstaltungen für alle neuen Mitarbeiter statt, die ungefähr zeitgleich begonnen haben. An einem gemeinsamen Welcome Day kann das Unternehmen allen „Neuen“ die Unternehmensleitlinien, die Firmenkultur, das Produktportfolio und allgemeine abteilungsübergreifende Gegebenheiten vorstellen. Über eine Live-Übertragung oder als Teilnehmer einer Videokonferenz können die neuen Kollegen in Zeiten von Social Distancing auch remote problemlos integriert werden – und das ist mehr als nur ein billiger Ersatz.
3. Patenprogramm
Der in der Preboarding-Phase begonnene Dialog mit HR, dem Vorgesetzten oder den Kollegen sollte weitergeführt werden. Ein regelmäßiger (informeller) Anruf, wie es dem neuen Kollegen geht, ist ratsam. Tipp: Es empfiehlt sich, dem Onboardee einen erfahrenen Mitarbeiter („Buddy“) zur Seite zu stellen. An diesen kann er sich jederzeit bei Fragen wenden.
4. Kommunikation und Feedback
Darauf darf besonders in der aktuellen Situation nicht verzichtet werden. Am besten erfolgt ein Meinungsaustausch via Videochat, allein schon, um die Mimik des Gegenübers besser wahrzunehmen. Im Mitarbeitergespräch werden beispielsweise Aufgaben und Ziele besprochen und bisherige Arbeitsergebnisse ausgetauscht – konstruktives Feedback ist hier essenziell. Natürlich sollte das Ganze keine Einbahnstraße sein: Rückmeldungen des neuen Mitarbeiters sind für Unternehmen ein unschätzbares Gut, denn dieser bringt einen neuen und frischen Blick auf eingefahrene Workflows mit und liefert ihnen vielleicht die ein oder andere Möglichkeit zur Prozessoptimierung.
Über den Experten
Veit Lemke ist bei der Haufe Group für die Weiterentwicklung des Themenfeldes „Mitarbeiter-Onboarding“ verantwortlich. Sein Wissen darüber rührt aus vielen erfolgreichen Jahren im Management und Coaching von klassischen und agilen Teams. Er hat viele Jahre als klassischer Abteilungsleiter und Projektkoordinator sowie als agiler Product Owner und Coach gearbeitet.
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