Weniger Mitarbeiter – mehr Effizienz? So kann es gehen!
Benjamin Krumrein zeigt Geschäftsführern von Ingenieurbüros, wie sie mehr Projekte mit weniger Mitarbeitern in gleichbleibender Qualität abwickeln können. Damit erreicht er besseres Betriebsklima und mehr Gewinn. In Zeiten des Fachkräftemangels und gestiegenen Anforderungen der Mitarbeiter*innen die wahrscheinlich wirksamste Strategie. In diesem Interview erklärt er, wie es geht.
Effektives Projektmanagement mit weniger Ressourcen? Benjamin Krumrein weiß, wie es geht.
Foto: Krumrein GmbH
Wie kann ein Unternehmen effektiv mehr Projekte mit weniger Mitarbeitern durchführen, ohne die Qualität zu beeinträchtigen?
„Mehr Projekte mit weniger Mitarbeitern“ klingt im ersten Moment widersprüchlich. Betrachtet man jedoch wieviel Arbeitszeit nicht in den effektiven Projektfortschritt kanalisiert wird – sondern anderweitig versandet – wird schnell klar wieviel ungenutzte Ressourcen im Unternehmen vorhanden sind. Die gängige Meinung mehr Mitarbeiter zu benötigen ist zwar der offensichtlichere und vermeidlich einfachere Lösungsansatz, jedoch praktisch kaum zu realisieren. Außerdem birgt die Einstellung neuer Mitarbeiter die Gefahr, dass noch mehr Stunden nicht im Projekt landen – zumindest kurzfristig.
Sinnvoll ist: Die Komfortzone zu verlassen und zuerst die Ursachen wirksam zu bekämpfen.
Burnout-Prävention als oberste Priorität
Und wie berücksichtigen Sie dabei Aspekte wie Burnout-Prävention und Work-Life-Balance der Mitarbeiter?
Diese Aspekte sind extrem wichtig, schließlich sind Mitarbeitende in einem Dienstleistungsunternehmen grundsätzlich der wichtigste Erfolgsfaktor.
Um so verwunderlicher ist, wie verschwenderisch damit teilweise umgegangen wird.
Heute ist es eine der wichtigsten Führungsaufgaben, Organisation, Strukturen und Prozesse so abzustimmen, dass flexible Arbeitszeitmodelle für eine bessere Work-Life-Balance problemfrei umsetzbar sind. Burnout-Prävention sollte in jedem Unternehmen oberste Priorität einnehmen und steht in keinerlei Widerspruch zu wirtschaftlichen Zielen.
Wie können Geschäftsführer sicherstellen, dass die Arbeitslast fair verteilt wird und gleichzeitig die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter gewahrt bleiben, insbesondere in Zeiten erhöhter Anforderungen und knapper Ressourcen?
Für eine faire Verteilung der Arbeitslast muss der Status Quo hinterfragt werden. Unternehmen unterliegen einer permanenten Dynamik. Deshalb sollten Aufgabenzuordnungen immer wieder kritisch hinterfragt werden.
Erstens hinsichtlich der Person: Entspricht die Aufgabe den Stärken des Mitarbeiters? Zweitens hinsichtlich der Kosten: Entspricht die Wertschöpfung der Aufgabe den Kosten des Mitarbeiters?
Hier ist eine Trendwende, weg von ganzheitlichen Aufgaben, zu beobachten. Hin zu engeren Aufgabenspektren. Dadurch werden zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen und knappe Ressourcen effizienter genutzt, indem (Teil-) Aufgaben an Mitarbeiter umverteilt werden die leichter am Arbeitsmarkt zu finden sind.
Die geringere Aufgabenvielfalt wirkt sich auch auf die Zufriedenheit aus, da mehr Fokus und Routinen ermöglicht werden.
Mangelhafte Planung verursacht enorme Kosten
Welche Rolle spielen eine effiziente Planung und Kalkulation bei der Steigerung der Projekteffizienz?
Ohne Planung und die entsprechende Kalkulation entzieht man einem erfolgreichen Projekt bereits vor Beginn die Basis für Erfolg. Gerade bei der Kalkulation ist zu beachten wie sich das Verhältnis der Produktivstunden und Kostensteigerungen in den einzelnen Leistungsphasen auswirken. Diesbezüglich hat die Vollkostenkalkulation mehrere Vorteile gegenüber der Zuschlagskalkulation.
Es ist exakt wie in einem Bauprojekt: Mangelhafte Planung verursacht enorme Kosten. Das Zitat von Benjamin Franklin bringt es auf den Punkt: „Wer es nicht schafft zu planen, plant es nicht zu schaffen.“ Das gilt in besonderem Maß für die Projekteffizienz.
Welche Herausforderungen sehen Sie typischerweise bei der Optimierung von Prozessen in Unternehmen und wie können diese überwunden werden?
Die größte Herausforderung ist die Bereitschaft zur Veränderung. Change Management muss Teil der gelebten Unternehmenskultur werden. Wichtigste Komponente dabei ist Fehler klar zu benennen und als Chance zur Verbesserung zu erkennen. Die Herausforderung ist es, jeden dazu zu ermutigen Verbesserungspotenziale zu suchen und für solche zu sensibilisieren. Dies gelingt am besten durch eine gemeinsame Definition der Mission.
Wichtig ist eine klare Steuerung, sonst kann ein gut gemeintes aber schlecht umgesetztes Change Management das Gegenteil bewirken und Unzufriedenheit begünstigen.
Doppelerfassungen meiden
Welche technologischen Tools und Lösungen haben sich als besonders effektiv erwiesen, um die betriebswirtschaftliche Effizienz in Unternehmen zu steigern?
Es gab noch nie so viele Möglichkeiten wie heute. Für alle Unternehmensbereiche gibt es erstklassige Tools die für schnellere Abläufe und mehr Transparenz in Recruiting, Zeiterfassung, Projektmanagement, Buchhaltung, etc. sorgen.
Als besonders Wirksam haben sich Instrumente erwiesen die schnell, zuverlässig und vor allem einfach sind, weil auch diese gepflegt werden müssen.
Die wichtigsten Indikatoren im Projekt sind dabei Wertschöpfung je Stunde und Produktivität. Es ist darauf zu achten, dass Systeme miteinander harmonieren und Doppelerfassungen vermieden werden.
In Zukunft werden KI-basierte Hilfen für Entlastung sorgen. Wie stark wird von der Kompetenz des Nutzers abhängen.
Wie wichtig ist es, ein gutes Betriebsklima für die Effizienzsteigerung zu fördern, und welche Maßnahmen empfehlen Sie dafür?
Betriebsklima ist in jeder Statistik zum Thema „Gründe für den Arbeitgeberwechsel“ unter den Top 3 zu finden. Ein gutes Miteinander beeinflusst, neben quantitativen Aspekten, auch die Arbeitsqualität entscheidend. Die mit Abstand stärksten Faktoren für ein gutes Betriebsklima sind Führungsverhalten und gemeinsame Werte. Deren Wirkung ist deutlich stärker und nachhaltiger als Obstkorb oder Dienstrad. Als erste Maßnahmen sind Führungsmonitoring als Entwicklungsinstrument im Rahmen regelmäßiger Mitarbeitergespräche zu implementieren und gemeinsame Unternehmenswerte zu definieren. Das schafft Transparenz, Identität und Motivation.
Welche strategischen Fehler sollten Geschäftsführer unbedingt vermeiden, um ihre Produktivität nicht zu gefährden?
Das größte Gefährdungspotenzial steckt in einer unzureichenden Berücksichtigung von Produktivitätsrisiken und einem zu kurzen Planungshorizont.
Die 5 strategischen Fehler die es zu vermeiden gilt sind:
- Überladenes Cockpit
- Heterogene Projekte
- Unbekannte Zeitfresser
- Ineffiziente Struktur
- Passive Unternehmensentwicklung
Problem- und Lösungsbewusstsein
Was sind Ihrer Meinung nach die größten Missverständnisse oder Vorurteile, die Geschäftsführer haben könnten, wenn es um die Verbesserung der betriebswirtschaftlichen Effizienz geht, insbesondere in Bezug auf Mitarbeiterengagement und Arbeitsbelastung?
Vorurteile gibt es auf mehreren Ebenen. Oft fehlt es an Problembewusstsein, weil es ja eigentlich ganz ok läuft. Wenn Problembewusstsein vorhanden ist, wird die Ursache häufig falsch verortet. Entsprechend kann auch keine Verbesserung erzielt werden.
Wenn Problem- und Lösungsbewusstsein vorhanden sind, wird versucht den richtigen Zeitpunkt abzupassen, weil es gerade nicht passt da grade ein Projekt in der Endphase ist, der Urlaub ansteht usw.
Dem liegt die Fehleinschätzung zu Grunde, dass es hohen Aufwand erfordert, um Verbesserungen zu erzielen und dass Mitarbeiter mehr und/oder schneller arbeiten müssen, um Produktiver zu sein. Tatsächlich ist genau das Gegenteil der Fall.
Nachhaltige Effizienzverbesserungen sind nur möglich indem die Arbeitsbelastung reduziert wird. Zufriedene Mitarbeiter sind die Basis wirtschaftlichen Erfolgs.
Vielen Dank für das Interview!
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