Wie plant man die perfekte Dienstreise?
Nicht jeder Ingenieur hat Mitarbeiter, die ihm jeden organisatorischen Aufwand abnehmen. Umso wichtiger ist eine umfangreiche Checkliste, denn bei Geschäftsreisen ist eine gute Vorbereitung unverzichtbar. Das gilt auch für kurze Fahrten innerhalb Deutschlands.
Foto: panthermedia.net/michaeljung
- Verkehrsmittel und Reisedauer
- Hotelbuchung
- Benötigte Dokumente
- Kosten und Zahlungen
- Präsentationen vor Ort
- Koffer packen
- Sonstiges
Im Prinzip weiß wahrscheinlich fast jeder Ingenieur, worauf er bei einer Geschäftsreise achten sollte. Doch in der Praxis bleibt selten Zeit für eine sorgsame Planung. Abhängig von Ihrem individuellen Aufgabenbereich und den häufigsten Anlässen für Geschäftsreisen, sollten Sie sich daher eine Checkliste erstellen, die Sie bei Bedarf immer parat haben und nur abarbeiten müssen. Das zeugt von gutem Zeitmanagement. Denn so vermeiden Sie, sich bei jeder Geschäftsreise aufs Neue Gedanken über die Details der Organisation machen zu müssen.
Was sollten Sie bei Verkehrsmitteln und Reisetagen beachten?
Die Organisation einer Geschäftsreise beginnt mit dem Zeitraum. Das ist nicht so selbstverständlich, wie es im ersten Moment klingt. Denn viele Ingenieure bedenken bei der Planung nicht, dass sie nicht nur rechtzeitig vor Ort sein sollten – zu einem guten und erfolgreichen Termin gehört eine entspannte Grundstimmung. Bei wichtigen Besprechungen, beispielsweise in dem Unternehmen eines Kunden, ist es daher empfehlenswert, bereits am Abend vorher anzureisen und auch zwischen Terminende und Abreise einige Stunden Luft zu lassen. So vermeiden Sie einen gehetzten Eindruck und können sicher sein, dass Ihr Termin nicht mit einer Verspätung beginnt, weil Sie im Stau standen.
Die Wahl des Verkehrsmittels hängt von verschiedenen Umständen ab. Der erste ist offensichtlich die Entfernung. Denn eine Geschäftsreise ins entfernte Ausland werden Sie vermutlich nur selten mit Auto oder Zug antreten. Lässt die Entfernung Ihnen die Wahl, etwa bei Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands, kommen weitere Faktoren hinzu. Die wichtigsten sind Flexibilität und Arbeitsaufkommen. Der Zug bietet sich zum Beispiel an, wenn Sie auf Ihrem Laptop noch einige Stunden arbeiten möchten. Er ist jedoch nicht ideal, wenn Sie auf Ihrer Geschäftsreise mehrere Termine miteinander kombinieren und entsprechend oft den Ort wechseln wollen. Unter Umständen kann es Sinn machen, eine längere Zugfahrt mit einem Mietwagen vor Ort zu kombinieren. Wenn Sie online Ihr Zugticket buchen, erhalten Sie übrigens zusätzlich Angebote für Hotels und Mietwagen.
Was Sie noch bedenken müssen: Reservieren Sie immer Plätze, auch wenn es ein paar Euro extra kostet. Selbst im Flugzeug! So ersparen Sie sich eine Anreise auf einem ungemütlichen Mittelplatz. Auf Flugreisen gehören außerdem alle Unterlagen und Geräte, die Sie für Ihren Termin benötigen, zwingend ins Handgepäck. Sollte ihr aufgegebenes Gepäck später ankommen oder verloren gehen, sind Sie dennoch arbeitsfähig.
Was gilt es, bei der Buchung des Hotels zu bedenken?
Wenn Sie auf Ihrer Geschäftsreise vor Ort übernachten wollen, sollten Sie rechtzeitig ein Hotel buchen. Heutzutage funktioniert das einfach und risikolos über Onlineportale. Achten Sie aber darauf, einen Tarif zu wählen, der kostenlose Änderungen oder Stornierungen bis Reiseantritt vorsieht. So erreichen Sie für die Planung Ihrer Geschäftsreise größtmögliche Flexibilität.
Das Hotel sollte natürlich im Idealfall in der Nähe Ihres Termins liegen und über eine gute Infrastruktur verfügen, etwa WLAN und gegebenenfalls ein Restaurant. Falls kein Abendtermin auf dem Programm steht und Sie einen langen Arbeitstag hinter sich haben werden, reservieren Sie dort direkt einen Tisch für sich. Neben dem Preis sollten Sie Ihre persönlichen Vorlieben für die Wahl des Hotels einbeziehen. Wenn Sie sich auf einer Geschäftsreise wohlfühlen, strahlen Sie das nämlich auch aus.
Für Geschäftsreisen ins Ausland ist es oftmals ratsam, den Geschäftspartner vor Ort nach einem Tipp zu fragen. Das gilt besonders für außereuropäische Ziele, etwa in Asien. Durch bloße Online-Bewertungen lassen sich die dortigen Angebote oft nicht richtig einschätzen. Außerdem ist das eine gute Gelegenheit, um mit dem Geschäftspartner auf der Ebene des Smalltalk zu kommunizieren.
Welche Dokumente sollten Sie bei der Planung der Geschäftsreise bereitlegen?
Beginnen wir mit einer Checkliste der Dokumente, die Sie auch in Deutschland unbedingt mit sich führen sollten:
- Personalausweis oder Reisepass
- Führerschein
- Fahrzeugpapiere, falls Sie mit dem eigenen Pkw reisen
- Tickets (Zug oder Flugzeug, eventuell Reservierungsbestätigung für den Mietwagen)
- Buchungsbestätigung fürs Hotel
- Adresse und gegebenenfalls Anfahrtsplan für den Termin
- Visitenkarten
- Notizbuch, eventuell digital
- Liste mit Notfallnummern für Kartensperrungen und Ähnliches bei Diebstahl (bitte nicht in der Geldbörse aufbewahren)
Im Ausland kommen, je nach Ziel, weitere Dokumente für Ihre Geschäftsreise hinzu, hier eine kurze Checkliste:
- Visum
- Versicherungspolicen (etwa Gepäckversicherung, Auslandskrankenschutz)
- eventuell wichtige Infos in der Landessprache, zum Beispiel die Namen von Medikamenten, die Sie einnehmen
Außerdem sollten Sie für Ihre Geschäftsreise zusätzliche Unterlagen einplanen, in individueller Zusammenstellung:
- Dokument über Ihr Unternehmen oder Ihren Arbeitgeber, zum Beispiel Geschäftsbericht oder Produktflyer
- Unterlagen für eine Präsentation vor Ort
- Bei Fachkongressen sollten Sie das Programm vorher ausdrucken
- Anmeldeunterlagen, falls es sich um Workshops oder Ähnliches handelt.
Grundsätzlich sollten Sie sich sämtliche Unterlagen, die in dieser Checkliste aufgeführt sind, ausdrucken und gebündelt in einem einzigen Ordner mit sich führen. So geraten Sie nicht in die Verlegenheit, beispielsweise die Adresse zu suchen – um dann festzustellen, dass Sie gerade keinen Handyempfang haben. In diesen Ordner gehört zusätzlich eine leere Klarsichthülle, in die Sie sämtliche Quittungen Ihrer Geschäftsreise stecken. Parallel wäre es perfekt, sich einen digitalen Ordner anzulegen, auf den ebenfalls alle Daten der Geschäftsreise hinterlegt sind. Am besten in einer gesicherten Cloud. Sie dient als Back-up, falls die Ausdrucke verloren gehen sollten.
Unter Umständen sollten Sie Kollegen oder assistierenden Mitarbeitern zu Hause ebenfalls Zugriff auf diesen Ordner gewähren. Sie können ihn dann beispielsweise um aktuelle Informationen ergänzen, wenn Sie bereits unterwegs sind.
Wie und was zahlen Sie auf Ihrer Geschäftsreise?
Selbst heutzutage geht nicht alles bargeldlos. Wenn Sie eine Geschäftsreise in ein Land außerhalb der Euro-Zone organisieren, sollten Sie daher unbedingt vorher Geld wechseln oder direkt vor Ort einen Automaten aufsuchen, um an Bargeld zu gelangen. Bei ungewöhnlichen Währungen melden Sie den Wechsel am besten einige Tage zuvor bei Ihrer Bank an, damit die Währung auch vorrätig ist. Zusätzlich sollten Sie Kreditkarte und EC-Karte dabeihaben.
Bei der Organisation einer Geschäftsreise ins ferne Ausland sollten Sie auch in Bezug auf die Zahlungsmittel immer einen Plan B haben. Sie könnten zum Beispiel eine zweite Kreditkarte an einem anderen Ort aufbewahren. Im Falle eines Diebstahls würden Sie auf diese Weise nicht in Not geraten.
Übrigens: Erkundigen Sie sich vorab bei Ihrem Geschäftspartner, welche Trinkgelder am Reiseziel üblich sind. So demonstrieren Sie Umsichtigkeit und eine gute Planung und machen in dieser Hinsicht zudem keine Fehler.
Ratsam ist es, vor allem bei der Organisation von Auslandsreisen, möglichst viel im Vorfeld zu bezahlen, etwa Hotelkosten und Mietwagen. Das spart in der Regel Zeit. Außerdem erleichtert Ihnen das im Nachgang den Überblick. Versuchen Sie, grundsätzlich so viel wie möglich über dasselbe Zahlungsmittel zu begleichen, am besten eine Kreditkarte. Die Liste der Abbuchungen, gemeinsam mit dem Ordner der Reiseunterlagen – dem Sie ja sämtliche Quittungen hinzugefügt haben – ist die Grundlage für Ihre Reisekostenabrechnung.
Was müssen Sie technisch für Präsentationen organisieren?
So manch ein Ingenieur stand auf einer nahezu perfekt geplanten Geschäftsreise schon mit einer umfangreichen Präsentation vor seinem Publikum und musste feststellen, dass er keinen Adapter für sein Stromkabel dabeihatte. Damit es nicht an den kleinen Dingen scheitert, orientieren Sie sich an unserer Checkliste:
- Smartphone und Ladekabel
- Laptop und Ladekabel
- je nach Verfügbarkeit vor Ort gegebenenfalls Ersatzkabel
- bei Bedarf Adapter für die Stromversorgung
- eventuell zusätzliche Adapter für Beamer oder Bildschirm
Auf ein anderes Problem könnten Sie treffen, falls Sie einen Prototyp mit auf die Geschäftsreise nehmen wollen. Eine sorgfältige Planung ist hier unverzichtbar! Erkundigen Sie sich, ob Sie das Produkt problemlos mit in den Flieger nehmen dürfen und melden Sie ihn gegebenenfalls beim Zoll an. Je nach Größe und Wert des Prototyps sollten Sie mit Ihrem Hotel besprechen, wie die Sicherheit vor Ort gewährleistet werden kann. Gibt es einen Safe auf dem Zimmer? Oder kann der Prototyp während Ihrer Abwesenheit woanders sicher gelagert werden?
Welche Utensilien gehören auf einer Geschäftsreise in den Koffer?
Mal eben schnell packen? Das kann bei einer ansonsten sorgfältig organisierten Geschäftsreise Probleme mit sich bringen. Wie schnell ist es passiert, dass Sie ein Ersatzhemd vergessen. Orientieren Sie sich an unserer Checkliste:
- Toilettenartikel – Sie sollten alles, was Sie auf Geschäftsreisen brauchen, doppelt besitzen. Damit packen Sie eine Kulturtasche, die fertig im Regal steht. So können Sie sicher sein, nicht plötzlich ohne Rasierapparat oder ohne Wimperntusche anzukommen. Unter Umständen macht es Sinn, ein spezielles Shampoo oder eine Hautcreme als Reiseportion in kleinere Fläschchen abzufüllen.
- Unterwäsche (Frauen gegebenenfalls Ersatzstrumpfhosen mitnehmen)
- Hemd, Anzug, Hosen, Kleider im Business-Look, eine Garnitur in Reserve (erkundigen Sie sich nach der Wetterlage vor Ort)
- Freizeitkleidung (Schuhe nicht vergessen!)
- Sportkleidung bei Bedarf
- Reisebügeleisen oder Dampfgerät, mit dem sich Falten in der Kleidung schnell glätten lassen
Zwei Tipps für Ihre Kleidung auf Geschäftsreise: Hängen Sie Kleid oder Anzug ins Bad, wenn Sie heiß duschen. Der Dampf glättet wie von selbst manche Falten. Unangenehme Gerüche, etwa Rauch, verziehen sich über Nacht aus der Kleidung, wenn sie über eine warme Heizung gelegt wird.
Welche Gegenstände müssen Sie darüber hinaus organisieren?
Bei der Planung einer Geschäftsreise hängt natürlich viel vom individuellen Ziel und dem Anlass ab. Folgende Fragen in unserer Checkliste können Ihnen helfen:
- Ist es sinnvoll, unabhängig von einer eventuellen Präsentation zusätzliche Unterlagen über Ihren Arbeitgeber oder ein bestimmtes Produkt mitzunehmen? Die können zum Beispiel auch auf einem Kongress hilfreich sein.
- Brauchen Sie für Ihren Geschäftspartner ein Gastgeschenk?
- Ist Ihnen das genaue Programm bekannt?
- Kennen Sie Ihr Zielland und dessen Kultur? Es könnte sinnvoll sein, sich durch lokale Reiseführer und Ähnliches vor der Geschäftsreise mit Hintergrundwissen zu versorgen.
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