Multitasking im Büro: Weniger Leistung, mehr Fehler
Multitasking, das simultane Erledigen verschiedener Arbeiten, gehört in vielen Büros zum Alltag. Der Nutzen aber ist zweifelhaft. Verschiedene Studien deuten darauf hin, dass das menschliche Gehirn nicht mehrere Aufgaben zeitgleich bewältigen kann. Die Fehleranfälligkeit steigt, die Effektivität sinkt. Manchmal aber sind Multitasker auf der Gewinnerseite…
Die Arbeitsprozesse haben sich derart verdichtet, dass Beschäftigte dazu neigen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen.
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Was ist Multitasking?
Multitasking ist die Fähigkeit oder der Versuch, mehrere Aufgaben zur gleichen Zeit oder abwechselnd in kurzen Zeitabständen auszuführen. Dabei können die Aufgaben oder Tätigkeiten unterschiedlich sein, wie zum Beispiel E-Mails überprüfen, an einer Besprechung teilnehmen, Telefonanrufe planen, eine Präsentation erstellen, Auto fahren, Fernsehen gucken oder eine Nachricht lesen. Der Duden definiert Multitasking zweierlei: einmal als
„gleichzeitiges Abarbeiten mehrerer Tasks in einem Computer“ und zum anderen als „gleichzeitiges Verrichten mehrerer Tätigkeiten“. Der Begriff stammt also originär aus der IT-Welt.
Ursachen für Multitasking im Büro
Multitasking ist ein wesentliches Merkmal der modernen, immer schneller werdenden Arbeitswelt. Vor allem Büroangestellte können davon ein Lied singen, wenn sie zwischen E-Mails, Telefonaten und Kollegengesprächen auf Zuruf hin und her wechseln, oder gleich alles auf einmal erledigen. Die Arbeitsprozesse haben sich derart verdichtet, dass Beschäftigte dazu neigen, mehrere Anwendungen zu nutzen und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen — die Digitalisierung verstärkt diese Tendenz.
Jeder Dritte fühlt sich laut dem 2019 erschienenen Stressreport der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAUA durch steigenden Termin- und Zeitdruck sowie ständige Unterbrechungen belastet. Multitasking kann sich demnach jeder Fünfte nicht entziehen, jeder siebte Befragte befindet sich nach eigener Einschätzung an der Grenze der Leistungsfähigkeit. Gründe können sein, dass Beschäftigte mehrere Projekte simultan betreuen, sich nur schwerlich über einen längeren Zeitraum auf eine Aufgabe konzentrieren oder es schlichtweg allen recht machen wollen und daher von Baustelle zu Baustelle springen.
Das sind die wichtigsten Ursachen für Multitasking im Büro:
- Permanente Arbeitsunterbrechungen
- Ständiger Unruhezustand und Stress
- Notorischer Termin- und Zeitdruck
- Betreuung mehrerer Projekte gleichzeitig
- Fortschreitende Digitalisierung
- Kurze Aufmerksamkeitsspanne und geringe Konzentrationsfähigkeit
Beispiele für Multitasking im Büro
Hier sind 8 konkrete Beispiele für Multitasking im Büro:
- Eine Beratungsgespräch mit einem Kunden am Telefon führen, während man am Bildschirm E-Mails beantwortet.
- SMS während eines Online-Meetings schreiben.
- Einen neuen Mitarbeiter einarbeiten und simultan Kundentelefonate annehmen.
- Eine Aufgabe am Bildschirm erledigen, während man das Mittagessen am Schreibtisch zu sich nimmt.
- Gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten und immer wieder zwischen ihnen hin und her wechseln.
- Ein Dokument bearbeiten und währenddessen ständig auf Chat- und Messenger-Nachrichten reagieren.
- Texte oder E-Mails lesen und gleichzeitig telefonieren.
- Eine E-Mail schreiben und zeitgleich über eine andere Aufgabe nachdenken.
Multitasking und seine Auswirkungen auf die Arbeitsleistung
Zur Frage, ob das simultane Arbeiten erstrebenswert ist und welche Auswirkungen es auf die Arbeitsabläufe und deren Qualität hat, gibt es bereits zahlreiche Studien. Deren Ergebnisse sind jedoch ernüchternd. Je höher die kognitive Beanspruchung der gleichzeitig auszuführenden Tätigkeiten, umso mehr Zeit- und Ressourcenverluste, Qualitätseinbußen und physiologische wie psychische Fehlbeanspruchungen wurden beobachtet. Laut einer Tagebuchstudie der Wirtschaftspsychologin Vera Starker bearbeiten Arbeitnehmer im Durchschnitt mindestens zwei Mal pro Stunde mehrere Aufgaben parallel — und verlieren dabei durchschnittlich zwischen 15 und 28 Prozent der Zeit. Um 20 bis 40 Prozent verringert sich die Leistungsfähigkeit des Gehirns, wenn wenn Aufgaben parallel statt nacheinander erledigt werden, so eine Studie der Michigan State University um Psychologe Erik Altmann.
Die Art der Informationsverarbeitung und die Aufmerksamkeitskontrolle ändern sich offenbar beim Multitasking — und damit auch die kognitiven Leistungen. Multitasker sind zwar von der Effektivität ihrer Leistungen überzeugt, tatsächlich aber haben sie größere Schwierigkeiten zwischen den Aufgaben hin und her zu wechseln und Informationen, die für die Aufgabe nicht relevant sind, auszublenden. Probleme werden nicht so schnell erkannt, Lösungen nicht gefunden oder Aufgaben schwerer priorisiert. Das menschliche Gehirn scheint nicht in der Lage zu sein, auf mehrere Dinge mit gleicher Aufmerksamkeit reagieren zu können.
Dies betrifft auch das Nebeneinander Sinne. Wird der Sehsinn stark beansprucht, zum Beispiel bei der Bildschirmarbeit im Büro, dann hören wir schlechter. Je schwieriger die visuelle Aufgabe, desto stärker wird die Aktivität im Hörzentrum unterdrückt. Das fand der schwedische Psychologe Jerker Rönnberg von der Universität Linköping in einer Studie heraus.
Kurioserweise sind sogar Tauben bessere Multitasker als Menschen. Die Vögel können teilweise schneller zwischen zwei Aufgaben wechseln. Zu diesem Ergebnis kamen Biopsychologen der Ruhr-Universität Bochum und der Technischen Universität Dresden in einer Studie von 2017. Als Grund vermuteten sie die höhere Nervenzelldichte im Gehirn der Tauben.
Multitasking und seine Auswirkungen auf die Fehlerquote
Laut Studie der Wirtschaftspsychologin Vera Starker machen Arbeitnehmer mehr Fehler, wenn sie zwischen den Aufgaben hin und her wechseln — durchschnittlich 18 Prozent mehr Fehler. Schon eine Arbeitsunterbrechung von weniger als drei Sekunden reicht aus, dass sich die Fehlerquote verdoppelt, besagt eine Studie der Michigan State University. Dabei mussten 300 Probanden verschiedene Aufgaben am Computer lösen, die Aufmerksamkeit erforderten, wie etwa das Sortieren von Briefen nach Anfang oder Ende des Alphabets.
Die Diplomarbeit von Xenia Weißbecker-Klaus an der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin kam zu ähnlichen Ergebnissen. Weißbecker-Klaus hatte sich speziell der Frage gewidmet, wie sich Multitasking am modernen Bildschirmarbeitsplatz auswirkt und welche Auswirkungen es auf die Fehlerverarbeitung hat. Um dabei eventuelle altersabhängige Effekte zu erkennen, untersuchte die Diplomandin eine Gruppe von 20- bis 35-Jährigen und eine Gruppe von 50- bis 60-jährigen Personen. Die Probanden bearbeiteten zeitgleich eine visuell-manuelle Computeraufgabe und eine auditiv-sprachliche Entscheidungsaufgabe. Mit einem speziellen Verfahren wurden Parameter hirnelektrischer Aktivität ausgewertet. Unter anderem wurden Verhaltensdaten wie Reaktionszeiten, Fehlerraten und fehlerbedingter Reaktionsverzögerung beurteilt.
Dabei fand Weißbecker-Klaus, dass unter Multitasking nicht nur die Arbeitsprozesse leiden, sondern auch die bewusste Fehlererkennung beeinträchtigt wird, ebenso wie die Verhaltenskontrolle nach fehlerhaften Arbeitsschritten. Offenbar, das bestätigen auch frühere Untersuchungen, neigen Menschen bei zeitlich kurz nacheinander eingehenden Informationen spontan dazu, beide Aufgaben möglichst parallel zu verarbeiten. Die Empfehlungen der Wissenschaftlerin sind eindeutig: „Wie die aktuelle Untersuchung zeigt, kann jedoch diese vor dem Hintergrund häufiger Arbeitsunterbrechungen und Informationsüberflutung subjektiv effizienter erlebte Tendenz mit weitreichenden Konsequenzen verbunden sein. Vor allem dann, wenn beide Aufgaben kontrollierte Verarbeitung erfordern, muss beim Multitasking von einem potenziellen Risiko ausgegangen werden, dass ein Teil der Fehler nicht erkannt und nicht behoben wird. Unter bestehendem Zeitdruck wird es folglich nicht adäquat gelingen, das Fehlverhalten an aktuell vorherrschende Bedingungen anzupassen und aus Fehlern zu lernen. So ist bei kontrolliert ablaufenden, bewusste Verarbeitung und Aufmerksamkeit fordernden Tätigkeiten mit weitreichenden Fehlerkonsequenzen unbedingt vom sogenannten Multitasking abzuraten.“
Bei den älteren Probanden fand Weißbecker-Klaus im Vergleich mit der jüngeren Gruppe nur minimale Unterschiede. Altersdifferenzen seien vor allem auf der Verhaltensebene festzustellen. Die älteren Probanden zeigten längere Reaktionszeiten bei einer geringeren Fehlerrate und waren nach gemachten Fehlern weniger anpassungsfähig.
Auswirkungen von Multitasking auf die Gesundheit
Auf lange Sicht beeinträchtigt Multitasking unter Umständen die Gesundheit. Personen, die mehrere Aufgaben simultan erledigen, fühlen sich schneller erschöpft, ihr Gedächtnis ist geschwächt. Dies kann den Cortisolspiegel ansteigen lassen und Schlafstörungen oder Depressionen zur Folge haben sowie das Immunsystem schwächen.
Auswirkungen auf das Betriebsklima
Die Gesichter von Menschen, die Multitasking im Büro betreiben, wirken erheblich trauriger und sogar ängstlicher als die von jenen, die sich voll auf eine Aufgabe konzentrieren. Die negative Mimik wiederum kann ansteckend sein und sich auf Kolleginnen und Kollegen übertragen — und im schlimmsten Fall das ganze Betriebsklima nach unten ziehen. Das fanden Forscher der University of Houston um Studienautor Ioannis Pavlidis heraus. Für ihre Studie setzen sie einen neuen Algorithmus ein, um die Gesichtsausdrücke während einer Schreibaufgabe zu analysieren. Die eine Gruppe der Probanden beantwortete vor der Schreibaufgabe eine Reihe von Mails am Stück, die andere wurde währenddessen fortwährend unterbrochen.
Vorteile von Multitasking
Multitasking hat einen schlechten Ruf. Aus gutem Grund: Die Produktivität sinkt, wenn wir unsere Aufgaben abwechselnd angehen, die Fehlerquote steigt. Doch gibt es nicht nur Nachteile. So deuten verschiedene Untersuchungen darauf hin, dass sich Menschen besser fühlen, wenn sie mehrere Aufgaben parallel bearbeiten, und sich überdies produktiver fühlen. Und allein die Illusion von einer erhöhten Produktivität kann dazu führen, dass sich ihre Arbeitsleistungen tatsächlich verbessern — eine Art Placebo-Effekt. Laut Psychologen der Uni Basel kann eine größere kognitive Belastung zu einer Leistungssteigerung führen, wenn die gestellte Aufgabe am besten durch eine einfache Strategie zu lösen ist — durch eine Strategie, die auf Erfahrungen aus vergangenen Ereignissen beruht und einen ähnlichen Ansatz erfordert.
Forscher der Uni Würzburg zeigten in einer Studie von 2021 ebenfalls auf, dass Multitasking im Büro Vorteile bietet. „So lässt sich in unseren Experimenten zum Beispiel nachweisen, dass es einfacher sein kann, ein Richtungswort wie ‚links‘ laut vorzulesen und gleichzeitig die entsprechende Pfeiltaste auf einer Computertastatur zu drücken, als nur das Wort zu lesen oder nur die Taste zu drücken“, So Studienautor Dr. Tim Raettig. „Multitasking-Vorteile sind bislang kaum experimentell untersucht und dokumentiert worden“, so Raettig. „Wir wollen als nächstes untersuchen, ob sich Vorteile gleichzeitigen Handelns auch in sozialen Kontexten zeigen – wenn also zum Beispiel nicht eine einzelne Person zwei Handlungen gleichzeitig ausführt, sondern zwei Personen jeweils eine Handlung.“
Multitasking vermeiden Tipps
Es gibt wirksame Strategien für mehr Konzentration und besseres Zeitmanagement am Arbeitsplatz. So zeigte eine Studie, die Microsoft während der Corona-Zeit unter seinen Mitarbeitern durchführte, dass während 30 Prozent aller Videokonferenzen E-Mails verschickt wurden. Aber: In kurzen Meetings von 20 Minuten taten dies deutlich weniger als in Besprechungen, die mehr als 80 Minuten dauerten. Ergo sind kürzere und zielgerichtetere Meetings ein Mittel gegen Multitasking.
Hier sind 15 Tipps, mit denen sich Multitasking vermeiden lässt:
- To-do-Listen führen, aber Aufgaben möglichst einfach und präzise halten
- Komplexe Aufgaben in kleinere, simplere Teilaufgaben zerlegen
- Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben einrichten, Timeboxing
ausprobieren - Zeit-Slots einrichten, in denen man eingehende E-Mails checkt
- Zeiten der Nicht-Erreichbarkeit festlegen, dafür Telefon umleiten, Anrufbeantworter aktivieren und/oder Benachrichtigungsfunktion ausschalten
- Türschild mit der Aufschrift „Bitte nicht stören“ aufhängen
- Interne Absprachen treffen, in welchem Zeitraum man auf E-Mail reagieren sollte oder muss
- Meetings und Sitzungen zeitlich begrenzen
- Apps gegen Ablenkung nutzen
- Push-Mitteilungen begrenzen und Signaltöne deaktivieren
- Grundsätzlich Ordnung halten, auf dem Schreibtisch, Bildschirm und/oder dem Handy
- Türen zum Gang oder Nebenbüro schließen
- Störquellen wie Fernseher, Radio oder Second Screen ausschalten
- Konzentrationsübungen machen
- Zusätzliche Aufgaben bei Überlastung ablehnen oder weiter delegieren
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