So benehmen Sie sich Kunden und Kollegen gegenüber vorbildlich
Egal ob Meeting oder normaler Kunden- und Kollegenkontakt – eines dürfen Sie nie sein: unhöflich. Doch Sie werden sich wundern, was heutzutage laut Geschäftsknigge als Fauxpas gilt.
Programmiert auf Höflichkeit sollten auch Sie beim Umgang mit Menschen aus Ihrem beruflichen Umfeld sein.
Foto: Ole Spata/dpa
Worüber im Privatleben vielleicht noch hinweggeschaut wird oder sogar üblich ist, kann im beruflichen Umfeld schon eine Todsünde sein. Sie geraten ins Abseits, ohne zu wissen warum. Worauf Sie unbedingt achten sollten beim Umgang mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern, das haben wir hier für Sie zusammengestellt.
1. Mühe geben bei Kontaktanfrage
Sie möchten einen neuen Kunden für sich gewinnen und starten einen persönlichen Kontaktversuch über Xing oder ein anderes berufliches Netzwerk, sprechen Herrn Meier aber konsequent mit „Herr Meyer“ an. Für Sie mag das kein relevanter Unterschied sein, für Herrn Meier aber könnte das y statt dem i Grund genug sein, von einem näheren Kennenlernen Abstand zu nehmen. Wer sich noch nicht einmal die Mühe macht, auf die korrekte Schreibweise des Namens zu achten, nimmt es womöglich auch sonst nicht so genau.
Auch beim beruflichen Netzwerken zählt der gute Ton.
Quelle: Peter Kneffel/dpa
Noch schlimmer ist eigentlich nur, anonyme Kontaktanfragen zu stellen. Warum soll Sie jemand, der weder Sie noch Ihre Absichten kennt, in sein Netzwerk aufnehmen? Erst eine kurze Nachricht, in der Sie sich kurz vorstellen und den Grund für ihre Kontaktanfrage nennen, schafft die nötige Vertrauensbasis.
2. Augen auf für den Gesprächspartner
Ein Geschäftsessen im Sommer bei strahlendem Sonnenschein: Und mag die Sonnenbrille auch noch so cool sein, im Business hat sie nichts zu suchen. Die Augen hinter dunklen oder gar verspiegelten Gläsern zu verstecken, gehört vielleicht zum „guten“ Ton in einem Mafiafilm. Ansonsten ist fehlender Blickkontakt unhöflich, wenn nicht gar unseriös. Wechseln Sie lieber die Sitzposition, wenn es der Stand der Sonne erfordert.
3. Smartphones kann man auch lautlos stellen
Nun kommt die Sonnenbrille als Fettnäpfchen hierzulande ja eher selten zum Tragen. Dafür aber das Smartphone als ständiger Begleiter. Es ist und bleibt eine Unsitte beim persönlichen Gespräch, immer wieder aufs Handy zu schauen und womöglich unter dem Tisch eine kurze Nachricht zu tippen. Smartphones gehören während eines dienstlichen Termins weder auf, noch unter den Tisch, sondern bleiben ab- oder zumindest auf lautlos gestellt in der Tasche.
Smartphone ausstellen oder auf lautlos schalten: Funkstille ist das Gebot der Stunde bei Meetings oder Geschäftsessen.
Quelle: Lex Van Lieshout/dpa
Die ganze Aufmerksamkeit gehört den anwesenden Personen. Ausnahme: Sollten Sie einen wirklich wichtigen Anruf erwarten, benutzen Sie falls vorhanden die „Nicht stören-Funktion“. Diese können Sie so einstellen, dass nur ausgewählte Personen wie der Chef Kontakt aufnehmen können. Und informieren Sie Ihren Gesprächspartner vorab darüber, dass es zu einer kurzen Unterbrechung kommen kann.
4. Andere ausreden lassen
Auch wenn es eigentlich jeder wissen sollte: Es ist respektlos, Anderen ins Wort zu fallen, egal wo und aus welchem Anlass. Wer den Redefluss anderer unterbricht, demonstriert damit vor allem, dass er der vermeintlich „Wichtigere“ ist.
Sehr schön lässt sich das in Talkshows beobachten. Über den Unterhaltungswert unverständlichen Stimmengewirrs im Fernsehen lässt sich vielleicht streiten, über das Dazwischenreden bei Meetings nicht. Ein kluger Gedanke bleibt klug, kann also auch noch im Anschluss an den Vorredner geäußert werden.
5. Nicht zu dicht auf die Pelle rücken
Nicht nur am Bankschalter gilt: Abstand wahren. Auch bei Gesprächen mit Geschäftspartnern, Kunden und Kollegen sollte vor allem am Anfang einer Beziehung Distanz gewahrt werden. Die meisten Menschen empfinden es als unangenehm, wenn ihnen eine Person, die sie nicht gut kennen, körperlich nah kommt. Legen Sie weder beschwichtigend Ihre Hand auf den Arm des Gegenübers, noch klopfen Sie ihm aufmunternd auf die Schulter. Distanzlosigkeit ist ein Karriere-Killer.
Genauso wie verbale Entgleisungen, das gilt für Lautstärke und Wortwahl. Bleiben Sie auch in stressigen Situationen immer höflich. Einmal tief durch die Nase durchatmen, bevor Sie den Mund öffnen, hilft meist schon, um die entgleisten Gesichtszüge wieder auf Schiene zu bringen und leise zu sprechen. Wer Ruhe ins verbale Chaos bringt, demonstriert Überlegenheit und Souveränität.
6. Guter Gastgeber sein
Sie haben einen Kunden oder potenziellen Geschäftspartner zu sich in die Firma eingeladen? Dann sorgen Sie auch dafür, dass es ein angenehmer Aufenthalt wird. Von Beginn an: Lassen Sie niemanden durchs Treppenhaus irren, sondern holen Sie Ihre Gäste persönlich am Empfang ab. Das gibt auf jeden Fall schon einmal die ersten Pluspunkte.
Sie müssen für Besucher nicht den roten Teppich ausrollen. Aber Sie sollten ihnen einen netten Empfang bereiten und nicht „wie bestellt und nicht abgeholt“ warten lassen.
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Und lassen Sie dabei niemanden unnötig lange im Eingangsbereich warten. Ein vereinbarter Termin ist ein vereinbarter Termin. Wen Sie absichtlich im „Regen stehen lassen“, den wollen Sie doch gar nicht wirklich treffen. Sollten Sie tatsächlich überraschend aufgehalten worden sein – dann muss eine Entschuldigung her.
7. Visitenkarten erst lesen, dann einstecken
Manchmal sind es auch wirklich Kleinigkeiten, die den Unterschied ausmachen: Wenn Ihnen jemand eine Visitenkarte überreicht, stecken Sie diese nicht einfach achtlos in die Hosentasche. Lesen Sie die Karte zunächst, bedanken sich höflich und legen das Kärtchen sorgfältig zu Ihren Unterlagen. Denken Sie vor einem Termin unbedingt daran, auch eigene Visitenkarten einzustecken. Wer bei geschäftlichen Anlässen keine bei sich trägt, wird als unprofessionell eingestuft oder als desinteressiert.
8. Mit akademischem Titel ansprechen
Wer einen Doktor oder Professorentitel trägt, muss von Ihnen auch damit angesprochen werden. Verwendet wird aber nur der höchste akademische Titel, also nicht: „Herr Professor Doktor Meier“, sondern nur „Herr Professor Meier“. Weglassen können Sie den Titel, wenn Ihnen dies explizit von Ihrem Gegenüber angeboten wird. Diplome, Master und Bachelor bleiben unerwähnt. Ehrentitel und öffentliche Mandate hingegen werden vollständig ausgesprochen, also „Herr Minister“ oder „Frau Bürgermeisterin“.
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