Der Jahresendspurt: Wie Sie Zombie-Projekte und Deadlines besiegen
Zum Jahresende häufen sich unerledigte Aufgaben und Projekte, die oft wie „Zombie-Projekte“ weiterexistieren, ohne je abgeschlossen zu werden. Doch es gibt Wege, diesen Stillstand zu überwinden und mit frischem Fokus ins neue Jahr zu starten.
Zombie-Projekte und vertagte Deadlines: Wie das Jahresende den Fortschritt stoppt.
Foto: PantherMedia / Yuri Arcurs
Mit jedem Dezembertag rückt das Jahresende näher, und in deutschen Büros steigt die Hektik. Deadlines rücken näher, der Druck wächst, und die To-do-Listen werden eher länger als kürzer. Viele Beschäftigte verschieben ihre Aufgaben daher auf das nächste Jahr.
„World Circle Back Day“
Laut der neuen „Circle Back“-Studie von Atlassian gilt der 17. Dezember als „World Circle Back Day“. An diesem Tag verabschieden sich viele Büroangestellte gedanklich bereits vom Jahr und hoffen, unerledigte Aufgaben im nächsten Jahr anzugehen. Doch was zunächst entlastet, führt oft dazu, dass Projekte letztlich scheitern.
Die Studie von Atlassian zeigt, dass in über der Hälfte (60 %) der deutschen Unternehmen ein großer Teil der Projekte zum Jahresende unvollendet bleibt. Im Schnitt betrifft das 16 % aller Projekte. In Organisationen, die regelmäßig mit offenen Projekten ins neue Jahr starten, liegt der Anteil sogar bei fast einem Viertel (26 %). Doch warum bleibt so viel unerledigt?
Warum bleiben Projekte liegen?
- Ziele ändern sich: 29 % der Projekte scheitern, weil gegen Jahresende Prioritäten neu gesetzt werden.
- Unvorhergesehene Probleme: 23 % der Projekte stocken wegen unerwarteter Herausforderungen.
- Zu hohe Ziele: 14 % der Teams übernehmen sich und planen mehr, als sie schaffen können.
- Urlaubszeit:
- Teams sind unterbesetzt (13 %), wichtige Informationen fehlen.
- Keine Zeit für Abstimmung: 10 % der Teams finden keine gemeinsamen Zeitslots für Meetings.
Die Folgen sind vertagte Entscheidungen, verpasste Deadlines und Projekte, die ins Stocken geraten und nicht vorankommen.
„Neues Jahr, gleiche Prioritäten“?
Die meisten deutschen Büroangestellten (59 %) folgen dem Motto „Neues Jahr, gleiche Prioritäten“, wenn es darum geht, Aufgaben aus dem Vorjahr wieder aufzugreifen. Doch der Jahreswechsel bringt selten den erhofften Schwung. Zwar starten 17 % der Beschäftigten im Januar mit frischer Energie, aber nur 22 % glauben, dass sie verschobene Projekte zügig wieder aufnehmen können.
Die Idee, Aufgaben einfach ins nächste Jahr zu verschieben, ist oft ein Trugschluss. Tatsächlich leistet jeder zehnte Beschäftigte (11 %) im Januar Überstunden, um liegengebliebene Arbeit nachzuholen. Trotzdem gibt es immer wieder „Zombie-Projekte“: Aufgaben, die weiterlaufen, ohne je abgeschlossen zu werden, und dabei Ressourcen verschwenden. 8 % der Befragten berichten sogar, dass manche Projekte einfach vergessen und nicht mehr beachtet werden.
Asynchrones Arbeiten für mehr Effizienz
Der Jahresendspurt muss nicht hektisch sein: Asynchrones Arbeiten ermöglicht es Teams, auch in stressigen Zeiten effizient zu bleiben. Im Gegensatz zu herkömmlichen Methoden, die auf gemeinsame Kalenderzeiten angewiesen sind, können Teams ihre Aufgaben flexibel und in ihrem eigenen Tempo erledigen.
„Vielen Unternehmen fehlen die richtigen Tools und Arbeitsweisen, um ihre Mitarbeitenden in stressigen Phasen zu unterstützen. Daher greifen ihre Teams automatisch auf Meetings und synchrone Arbeitsformen zurück“, sagt Molly Sands, Head of Teamwork Lab bei Atlassian. „Im Gegensatz dazu können Unternehmen, die auf effektive asynchrone Arbeitsmethoden setzen, deutlich schneller agieren, da sie nicht darauf angewiesen sind, dass alle Mitarbeitenden gleichzeitig online und verfügbar sind. Dieser Ansatz reduziert nicht nur Stress, sondern verbessert auch den Arbeitsfluss und gibt Mitarbeitenden die Möglichkeit, das neue Jahr mit frischem Fokus und gestärktem Selbstvertrauen zu beginnen.“
Erfolgreich asynchron arbeiten: 3 Strategien
- Prioritäten festlegen
Klären, welche Aufgaben bis Jahresende wichtig sind.
Deadlines und To-Dos einfach mit Kollaborationstools abstimmen – ganz ohne Meetings. - Transparenz schaffen
Alle wichtigen Infos wie Fortschritte, Entscheidungen und nächste Schritte für das Team zugänglich machen.
So können alle nach der Urlaubspause nahtlos weiterarbeiten, ohne Kontext zu verlieren. - Moderne Tools nutzen
Kollaborationstools machen Infos leicht zugänglich und übersichtlich.
Tools mit Videonachrichten helfen, Teams zu briefen – alle können flexibel darauf zugreifen.
Prioritäten neu bewerten
„Das Jahresende erzeugt oft Druck, Projekte schnell abzuschließen”, erklärt Molly Sands. “Aber es ist auch eine Gelegenheit, Prioritäten neu zu bewerten. Viele von uns versuchen, zu viel auf einmal zu erledigen. Das bremst aus und ist auch der Qualität unserer Arbeit nicht zuträglich“.
Deshalb ist es wichtig, diesen Moment zu nutzen, um sich von unwichtigen Projekten zu trennen, sich auf wirklich wichtige Ergebnisse zu konzentrieren und sich darauf vorzubereiten, im neuen Jahr frisch und fokussiert zur Arbeit zurückzukehren. Diese Art von Klarheit und bewussten Entscheidungen sei von unschätzbarem Wert.
Im Auftrag von Atlassian führte YouGov vom 13. bis 19. November 2024 eine Online-Umfrage unter 6.000 Büroangestellten aus den USA, Australien, Frankreich, Deutschland, Indien und Großbritannien durch. Ziel war es, zu erfahren, wie sie das Jahresende erleben und sich auf das neue Jahr vorbereiten. In Deutschland wurden 1.012 Voll- und Teilzeitbeschäftigte befragt, die in Büroumgebungen arbeiten. Die Ergebnisse sind repräsentativ für deutsche Büroangestellte ab 18 Jahren.
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