Erfolgreich und entspannt durch den Weihnachtsstress
Noch wenige Tage bis Weihnachten, das Jahresende rückt in greifbare Nähe und der berufliche Weihnachtsstress ist in vollem Gange: Viel Arbeit, wenig Zeit und zu wenig Manpower. Ungesunder Stress und Überforderung sind vorprogrammiert. Nun ist es wichtig, mit den eigenen Ressourcen und Energien zu haushalten.
Zeitmanagement und Prioritätenplanung für eine entspannte Weihnachtszeit.
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Insbesondere im Weihnachtsstress gilt es, mögliche Zeitfresser am Arbeitsplatz zu identifizieren und zu beseitigen. Welche Zeitfresser am ehesten unsere Produktivität stören, hat unlängst eine Studie gezeigt. Zu den wahrscheinlich größten Zeitfressern in der Vorweihnachtszeit, wenn sich Projektdeadlines nähern und die Personalplanung für die Weihnachtstage ansteht, zählt aber aller Erfahrung nach ein hohes E-Mail-Aufkommen. Um E-Mails im Sinne der Arbeitseffizienz einzusetzen, empfiehlt es sich, den Posteingang frühzeitig aufzuräumen und diese Ordnung tagesaktuell zu wahren. So vermeiden Sie, irgendwann Tausende von Mails vor sich herzuschieben. Liefern Sie Ihren Kollegen die nötigen Hinweise und den Input, den sie brauchen. Dann verringert sich auch die Wahrscheinlichkeit, dass Sie wegen jeder Kleinigkeit mit Mails bombardiert werden. Darüber hinaus sollten Sie festgelegte Zeiträume für das Verfassen und Beantworten von E-Mails festlegen, beispielsweise morgens zu Arbeitsbeginn, kurz vor der Mittagspause und am Nachmittag für jeweils eine halbe Stunde.
Nachrichtenstrom beschränken
Darüber hinaus sollte der Strom neuer Nachrichten grundsätzlich eingeschränkt werden. Melden Sie unnötige Newsletter ab und inaktivieren Sie Benachrichtigungen von Facebook, Twitter & Co. Überlegen Sie sich genau, bei welchen Mails Ihrer Kollegen oder Vorgesetzen Sie wirklich in „CC“ sein müssen. Regelmäßige Updates reichen meist ebenso aus, wie die Information über eine Entscheidung und nicht den kompletten Weg dorthin – es sei denn, Sie sind in den Entscheidungsprozess involviert.
Weihnachtsstress: Zeitfresser Meeting
Übrigens: Gut organisierte E-Mails verringern ganz nebenbei die Zahl der Meetings. Und auch diese zählen zu den großen Zeitfressern, die in den vorweihnachtlichen Tagen den Stress deutlich erhöhen können. Statistisch betrachtet, verbringt jeder Arbeitnehmer – egal ob Manager oder Angestellter – je nach Untersuchung und Studie pro Woche zwischen zehn bis 19 Stunden in Meetings, von der Vor- und Nachbereitungszeit ganz abgesehen. Da gilt es die Spreu vom Weizen zu trennen: In welchen Meetings ist es im Sinne von Arbeitseffizienz und Arbeitsergebnissen wichtig, dabei zu sein? Wo ist eine Teilnehme optional, überflüssig oder gar Zeitverschwendung? Diese und ähnliche Fragen gilt es nach Rücksprache mit den lieben Kollegen und Vorgesetzten zu beantworten.
Wer eigens ein Meeting einberufen hat, der erstellt eine klare Agenda für das bevorstehende Treffen und schickt dieses den Teilnehmern. Die sollten sich vorab ein paar wertvolle Gedanken zu den einzelnen Punkten machen, um schneller zu einem optimalen Ergebnis zu gelangen. Zudem empfiehlt es sich, alle Meeting-Teilnehmer zur Pünktlichkeit anzuhalten, insbesondere in Stresszeiten. Schließlich nehmen sich alle die Zeit. Und wenn nur einer zu spät kommt, dann müssen die anderen Kollegen zwangsläufig warten – im Schnitt beginnen Meetings daher auch zehn Minuten zu spät. Auch das kostet wertvolle Arbeitszeit, die Ihnen an anderer Stelle fehlt.
Weder Zeit verschenken noch vertrödeln
Klar ist die Plauderei mit Kollegen ein willkommener Ausgleich zum Weihnachtsstress. Schließlich wirkt sie entspannend und ist Balsam für die Seele – allerdings nur dann, wenn sie nicht zu viel Zeit beansprucht. Schließlich plaudert jeder Angestellte durchschnittlich eine Stunde pro Tag, was insbesondere in Hochzeiten eindeutig zu viel ist. Daher gilt: Nehmen Sie sich eine kurze Auszeit für ein Gespräch unter Kollegen, wenn Sie gerade Abstand von ihrer Arbeit brauchen und neue Inspiration tanken möchten. Behalten Sie dabei die Uhr im Blick: Fünf bis maximal zehn Minuten reichen vollkommen aus, um abzuschalten und auf andere Gedanken zu kommen. Gleiches gilt für das Internet: Begrenzen Sie die private Nutzung (falls gestattet) vor allem aus Eigeninteresse auf ein Mindestmaß. So erledigen Sie Ihre Arbeitsaufgaben effizienter und schneller und geraten weniger unter Druck.
„Nein“ zum Helfer-Syndrom
Selbst Perfektionismus kann zum Zeitfresser im Weihnachtsstress werden. Man läuft Gefahr, sich in Details zu verrennen und so wertvolle Zeit zu verlieren. Natürlich sollten viele Aufgaben nach Möglichkeit perfekt gelöst werden. Meistens reichen aber auch schon 80 % Arbeitsleistung aus, um ein gutes bis sehr gutes Ergebnis zu erzielen. Auch Kollegen „knabbern“ mitunter am eigenen Arbeitszeitkonto, wenn Sie um Unterstützung und Hilfe bei bestimmten Aufgaben, Hard- oder Softwareproblemen bitten. Klar ist es nett, Kollegen zu helfen. Dennoch sollten Sie abwägen, Prioritäten setzen und auch „Nein“ sagen können, wenn Ihre eigene Arbeit dafür liegen bleiben würde.
Arbeitsabläufe im Griff haben
Gerade im Jahresendstress ist es empfehlenswert, sich den Berg an Arbeit sinnvoll einzuteilen und zu portionieren. Ansonsten wird es schnell unübersichtlich und der Stresspegel steigt. Beim Aufteilen ist es wichtig, die Arbeiten zu priorisieren. Welche Aufgaben müssen noch vor den Weihnachtsferien beantwortet werden? Welche To Dos haben noch bis Neujahr Zeit? Welche Projekte lassen sich problemlos aufschieben? Welche müssen vor den Feiertagen abgeschlossen sein? Für manche Aufgabe kann man bereits vor Beginn der Weihnachtszeit vorarbeiten, ähnlich der Vorbereitung eines Weihnachtsmenüs. So lässt sich ein Teil der Arbeit bereits stressfrei abarbeiten und Sie schaffen sich einen wertvollen Zeitpuffer für die Vorweihnachtszeit.
Die richtige Urlaubsplanung
Auch das Thema „Urlaub“ kann zum Weihnachtsstress beitragen, wenn individuelle Wünsche zu Konflikten innerhalb der Abteilung führen. Hier empfiehlt es sich: Planen Sie Ihren Weihnachtsurlaub idealerweise bereits mehrere Monate vor den festlichen Tagen und stimmen Sie Ihre Wünsche mit Kollegen und Vorgesetzten ab. So oder so sollten sich alle Beteiligten bei der Urlaubsplanung kompromissbereit, lösungsorientiert und sachlich verhalten, um zu einer einvernehmlichen Lösung zu kommen. Hilfreich ist auch eine öffentliche Urlaubsliste, in der jeder Kollege seine Wünsche vermerkt. Mögliche Überschneidungen werden so schnell sichtbar. Hier können konstruktive Kompromisse gefunden werden. Und die steigern das Wohlbefinden.
Wer sich derart gewappnet in die Vorweihnachtszeit stürzt, der ist vor Stress geschützt, wahrt sich die gute Laune und senkt den Stresspegel auf ein gesundes Maß.
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