Die besten Projektmanagement-Tools
Je mehr Mitarbeiter an einem Projekt beteiligt sind, umso wichtiger wird das Projektmanagement. Um stets den Überblick zu behalten, sind entsprechende Programme hilfreich. Wir haben beliebte Projektmanagement-Tools für Sie recherchiert.
Wer die richtigen Projektmanagement-Tools benutzt, behält immer den Überblick.
Foto: panthermedia.net / lucadp
Projektmanager im Ingenieurwesen stehen oft unter Zeitdruck. Der Kunde fragt nach dem Status und der Entwickler benötigt ein genaues Briefing für die gewünschte Funktion auf der Website. Ohne Organisationstool ist das kaum zu bewältigen. Zudem sind Tools gefragt, mit denen die Projektmitarbeiter ohne lange Einarbeitungszeit schnell zurechtkommen. Umfangreiche Lösungen sind oft kostspielig und weisen so viele Funktionen auf, die im Alltag gar nicht benötigt werden. Unsere Redaktion hat 12 schlanke Projektmanagementtools rausgesucht, mit denen Sie direkt starten können.
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Welche Projektmanagement Tools gibt es?
Factro
Ein Hauptmerkmal der Projektmanagement-Software Factro: Sie ist DSGVO-konform und erfüllt hohe Datenschutzanforderungen – auch die Anforderungen des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG neu). Das gilt nicht unbedingt für alle Tools, manche Programm speichern Daten auf ausländischen Servern, etwa in den USA. Bei Factro hingegen werden die Daten auf deutschen Servern gespeichert. Factro gilt als Software mit einer relativ unkomplizierten und intuitiven Bedienung.
Die Basisversion von Factro ist kostenlos, professionell nutzbare Funktionen bietet die Software aber erst mit der Team Cloud für monatlich 7,99 Euro pro Nutzer (ab drei Nutzern). Die sogenannte Business Cloud gibt es für monatlich 19,99 Euro pro Nutzer, die Professional Cloud kostet pro Monat und Nutzer 29,99 Euro. Darin enthalten soll künftig auch eine Meetingfunktion sein.
Basecamp
Mit über 2,8 Millionen Accounts ist Basecamp eines der beliebtesten Projektmanagement-Tools. Seine Funktionen sind in sechs Kernmodulen organisiert, die dem einfachen Dateiaustausch, der Kommunikation mit Kunden und Kollegen, der Dokumentation von Projektzielen und der Einhaltung von Zeitplänen gewidmet sind. Mit Clients bzw. Apps für PC, Mac, iOS, Android und einer Browserversion ist Basecamp auf allen Plattformen vertreten, Schnittstellen zu zahlreichen Programmen erlauben eine nahtlose Integration in bestehende Infrastrukturen. Die Preisstruktur von Basecamp ist einfach: Für eine unbegrenzte Anzahl an Jobs und Mitarbeitern werden pauschal 99 US-Dollar pro Monat berechnet, es gibt keine vertragliche Mindestlaufzeit, der inklusive Speicherplatz beträgt 500 GB. Für Lehrer, Schüler und Non-Profit-Organisationen sind Sonderkonditionen erhältlich. Mit der kostenlosen Testversion können Interessierte 30 Tage lang Basecamp ausprobieren.
Trello
Trello hat ein entscheidendes Argument auf seiner Seite: Die Basisversion ist kostenlos. Doch auch abgesehen davon macht das Projektmanagement-Tool einen überzeugenden Eindruck: Das Konzept ähnelt sehr stark dem Kanban-Ansatz, ist einfach gehalten und bringt reichlich sinnvolle und gut durchdachte Features mit. Der Einstieg in das Tool fällt somit leicht. Um den übersichtlichen, aber reduzierten Funktionsumfang aufzuwerten, gibt es bei Trello sogenannte Power-ups. Mit diesen Erweiterungen lassen sich beispielsweise Gantt-Charts oder RSS-Feeds in das Board integrieren. Die Art und Anzahl der verfügbaren Power-ups hängt von der Version ab: Neben der kostenlosen Ausgabe ist Trello noch in der Business Class und als Enterpriseversion erhältlich, wofür bei jährlicher Zahlung 9,99 US-Dollar bzw. 20,83 US-Dollar pro Monat und Nutzer fällig werden.
Wrike
Neben dem Taskmanagement ermöglicht Wrike das gemeinsame Verwalten von Dokumenten, verschiedene Kommunikationsmöglichkeiten und Gantt-Charts. Sogar das Reporting und die Zeiterfassung kann man mit Wrike lösen. Die Preise und der genaue Funktionsumfang hängen wesentlich von der Edition ab. Außer der kostenlosen Variante mit 2 GB Speicherplatz für maximal fünf Nutzer sind mehrere kostenpflichtige Pläne verfügbar: Professional (9,90 US-Dollar pro Monat und User), Business (24,80 US-Dollar), Marketing (34,60 US-Dollar) und Enterprise (Preise auf Anfrage) richten sich an Teams mit potenziell unbegrenzt vielen Mitarbeitern. So sind für jeden denkbaren Bedarf maßgeschneiderte Pakete wählbar. Schon in der Professional-Version sind kostenlose Gastlizenzen enthalten, die die Kommunikation mit externen Mitarbeitern und Kunden vereinfachen. Durch die umfangreichen Möglichkeiten des Tools dauert die Einarbeitung etwas, mittelfristig spart Wrike aber Zeit. Die Apps für Android und iPhone machen das Projektmanagement-Tool auch mobil gut nutzbar. Eine kostenlose Testphase ist für alle Versionen verfügbar.
Podio
Podio verbindet die Vorzüge von sozialen Netzwerken mit den Funktionen eines Projektmanagement-Tools und eines CRM-Tools. So findet man in Podio eine Chat- und Nachrichtenfunktion, die Möglichkeit, Aufgaben und Zuständigkeiten zu verteilen sowie verschiedene Workspaces für verschiedene Arbeitsgruppen. Die Möglichkeit, eigene Apps in Podio zu erstellen, die Integration von Extensions und viele Schnittstellen zu Anwendungen wie Dropbox machen das Tool flexibel, sodass es sich optimal an die eigenen Bedürfnisse anpassen lässt. Die schlankste Version ist kostenlos, Bezahlvarianten beginnen mit dem Basispaket bei 9 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat. Die Plus-Version kostet 14 US-Dollar, die Premium-Version 24 US-Dollar pro Monat und Kopf. Sowohl für Android-Geräte als auch für iOS gibt es eine App.
monday.com
Mit dem Projektmanagement und Kollaborations-Tool monday.com können sich Teams über eine virtuelle Arbeitsplattform (Work OS) miteinander vernetzen und ihre Arbeitsabläufe digital managen. Eine Besonderheit von monday.com ist die Möglichkeit, die gängigsten Cloud-Anwendungen über eine zentrale Plattform zusammenzuführen und Workflows plattformübergreifend ohne Programmierung zu automatisieren. Der Basic-Tarif kostet 8 € pro Benutzer und Monat (ab 3 Nutzern) und umfasst grundlegende Funktionen wie unbegrenzte Boards, bis zu 5 GB Speicherplatz und Zugang zu mehr als 200 gebrauchsfertigen Vorlagen. Der Standard-Tarif kostet 10 € pro Nutzer/Monat und bietet u.a. Gastzugang, Kalender- und Gantt-Ansichten. Mit dem Pro-Tarif für 16 € pro Nutzer/Monat haben Anwender Zugriff auf private Boards, Zeiterfassung, Arbeitspensum-Ansicht für die Ressourcenzuteilung sowie umfassende Automatisierungen und App-Integrationen. Im Enterprise-Paket sind zudem zusätzliche Sicherheits- und Support-Dienste enthalten sowie Dashboards, erweiterte Berichte und mehrstufige Zugangsberechtigungen. Neben der Browseranwendung bietet monday.com Desktop-Apps für Windows und Mac sowie Mobilanwendungen für Android und iOS. monday.com bietet eine kostenfreie Testphase für 14 Tage in allen Preisplänen an.
Bitrix24
Das Projektmanagement-Tool ist in drei grundsätzlich unterschiedlichen Versionen erhältlich: Es gibt eine Cloud-Version, eine im Funktionsumfang erweiterte On-Premise-Installation und die Möglichkeit, die Vorzüge beider Welten zu verbinden mit dem Hosting bei einem Bitrix24-Partner in deutschen Rechenzentren. Dieser Aspekt wird auch wegen des Datenschutzes zunehmend wichtiger. Alle Versionen bringen einen bunten Strauß an Möglichkeiten mit: Ein Team-Chat ist ebenso enthalten wie gemeinsame Dokumentenverwaltung, Videokonferenzen, Gantt-Charts, Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung. Und es gibt noch ein zusätzliches Plus: Bei Bitrix24 können Mail-Konten von Google, GMX, Web.de und anderen Anbietern integriert werden. Eine App für Android und iOS ist außerdem verfügbar. Wer nicht mehr als zwölf Mitarbeiter hat oder mehr als 5 GB Speicher benötigt, kann die kostenlose Version als Cloud-Service nutzen. Ebenfalls als Cloud-Versionen sind die Plus-, Standard- und Professional-Pakete erhältlich für Preise zwischen 39 Euro und 199 Euro monatlich, die sich in Funktionsumfang, der Anzahl an Nutzern und dem Speicherplatz unterscheiden.
Redbooth
Redbooth kombiniert die Vorzüge von Projektmanagement-Tools mit denen von Kollaborationssoftware. Vergeben Sie in dem Tool Aufgaben, kommentieren Sie diese und tauschen Sie Dateien aus. Letzteres funktioniert in Redbooth sogar in Interaktion mit Cloud-Diensten wie Google Drive oder Dropbox. Auch die Zeiterfassung und das Reporting sind mit Redbooth einfach und nutzerfreundlich möglich. Für den kurzen Informationsaustausch liefert das Tool einen Team-Chat ebenso wie eine Videokonferenz-Funktion. Mobil greift man auf das Tool per Android- oder iOS-App zu. Eine kostenlose und im Umfang eingeschränkte Version ist auf maximal zwei Mitarbeiter beschränkt, die Professional-Version mit 5 GB Speicherplatz kostet 9 US-Dollar pro Nutzer und Monat, die Businesslösung mit 50 GB für 15 US-Dollar. In den Bezahlversionen ist die Anzahl der Arbeitsbereiche unbegrenzt und die Einbindung von Gastnutzern möglich.
AceProject
AceProject gehört mittlerweile zu den Klassikern unter den Projektmanagement-Tools. Nicht ohne Grund: Das Tool bietet Termin-, Dokumenten- und Aufgabenverwaltung, Gantt-Charts sowie Reporting. Im Grunde eine Spielerei, aber dennoch reizvoll ist dies: Das Design kann dem Corporate Design des eigenen Unternehmens angepasst werden. Der Funktionsumfang des Tools ist enorm, weshalb eine gewisse Einarbeitungszeit nötig ist. Die Basisversion für bis zu drei User mit 1 GB Speicher ist kostenlos. Weitere Pakete mit größeren Nutzer- und Speichermengen gibt es von 24 US-Dollar bis 199 US-Dollar monatlich. AceProject gibt an, dass die enthaltenen Features in allen Paketen identisch sind. Der Vorteil dabei ist: In der kostenlosen Variante kann man das Tool ausgiebig testen. Komfortfunktionen wie eine API für die Entwicklung eigener Erweiterungen, tägliche Back-ups und das Hinzubuchen von mehr Speicherplatz sind aber den Bezahlversionen vorbehalten. Apps gibt es für Android und iOS, mobile Windowsnutzer finden im Edge-Browser denselben Funktionsumfang.
Asana
Asana setzt die Schwerpunkte auf eine reibungslose Kommunikation zwischen Teammitgliedern sowie auf das Aufgabenmanagement. Der Einfluss von Facebook-Mitbegründer Dustin Moskovitz, der das Tool mitentwickelt, ist offensichtlich: Ähnlich wie in sozialen Netzwerken können die Mitarbeiter hier bestimmten Projekten folgen. Sie werden dann wie bei Facebook über alle Aktivitäten rund um dieses Projekt informiert. Der Aufbau ist übersichtlich und logisch und liefert alle wesentlichen Informationen auf einen Blick. Sowohl für Android als auch für iOS gibt es eine App. Die Basisfunktionen von Asana sind für bis zu 15 Mitarbeiter kostenlos. Die für die meisten Unternehmen adäquate Premiumversion kostet 9,25 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Für erweiterte Sicherheits- und Supportfeatures ist das Enterprise-Paket vorgesehen.
Copper Project
Bei Copper Project liegt der Schwerpunkt auf der Zusammenarbeit. Gleichzeitig können über das Projektmanagement-Tool das Reporting, die Budgetierung sowie die Zeiterfassung gelöst werden. Gantt-Charts sind ebenso verfügbar wie Projektberichte. Copper Project liefert auf Wunsch ausführliche Informationen zu allen das Projekt betreffenden Punkten. Über verschiedene Filter können die Einstellungen so gewählt werden, dass das Tool dennoch übersichtlich bleibt. Eine unbegrenzte Anzahl an Nutzern und Projekten ist in allen Paketen enthalten. Die Unterschiede zwischen den Varianten Studio (49 US-Dollar monatlich), Corporate (69 US-Dollar monatlich) und Premium (99 US-Dollar monatlich) bestehen im Speicherplatz, der zwischen 10 und 100 GB groß ist, und im Telefonsupport. Vorab kann das Tool 60 Tage lang kostenlos getestet werden.
SAP Ruum
Das Projektmanagement-Tool Ruum aus der deutschen Softwareschmiede SAP steckt fast noch in den Kinderschuhen, kann aber mit einem interessanten Alleinstellungsmerkmal punkten: Eine künstliche Intelligenz mit dem Namen ADA fungiert als digitale Projektassistenz und hält die Nutzer mit täglichen Briefings über Meilensteine, wichtige Statusveränderungen und Deadlines auf dem Laufenden. Ruum verspricht, einfach zu bedienen zu sein, und dementsprechend übersichtlich ist die Programmstruktur: In der Generalansicht, der sogenannten Lobby, sind alle Ruums (Projekte) mit einigen Basisinformationen gelistet. Ein sehr nützliches Feature der Lobby ist die kompakte Anzeige aller Veränderungen seit der letzten Nutzung in einer Spalte. Innerhalb der einzelnen Ruums sind die Projektdetails und Funktionen verfügbar. Dateiaustausch, eine Zeitleistenansicht und Kommunikationsmöglichkeiten sind bereits integriert, weitere Features sollen zukünftig folgen. Die Basisversion mit einer unbegrenzten Anzahl an Räumen und nur 100 MB Speicher ist kostenlos, 10 GB Speicher und weitere Vorzüge der Professional-Lösung kosten 10 Euro monatlich pro Nutzer. Preise für Enterprise-Pläne werden auf Anfrage genannt.
Microsoft Project
Wer sich mit den Produkten aus der Office-Suite auskennt, wird sich auch schnell in Microsofts Project einfinden: Die Oberfläche, Anordnung der Menüs und typischen Schaltflächen sind wie in Excel oder Word gestaltet. Auch Neueinsteigern gelingt das Projektmanagement mit Vorlagen im Office-Style oder mit leeren Projektdateien leicht. In der Basisansicht ist der Bildschirm zweigeteilt: Auf der linken Seite ist eine Liste mit allen Projekten und den zugehörigen Tasks abgebildet, auf der rechten Seite finden sich Zeitleisten zu den Projekten und Meilensteine. Umfangreiche Editiermöglichkeiten wie die Festlegung von Ablaufabhängigkeiten zwischen den einzelnen Tasks machen Project zu einem mächtigen Tool für das Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement. Es ist sowohl rein cloudbasiert als auch in lokal installierten Varianten erhältlich, die Preise beginnen bei 5,90 Euro pro Monat und Nutzer.
Was macht ein Projektmanager?
Der Projektmanager stellt das Bindeglied zwischen Kunde und internen Projektmitarbeitern dar. Projektmanager sind dafür verantwortlich, dass Projekte innerhalb der terminlichen und budgetären Vorgaben umgesetzt werden. Projekte lassen sich als hochkomplexe Aufgaben charakterisieren. Am Projektmanagement arbeiten meist alle oder zumindest viele Abteilungen und Bereiche des Unternehmens mit. Hier finden Sie ein ausführliches Berufsprofil „Projektmanager“.
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