Die Leistungsbeurteilung als Mittel der Qualitätssicherung
Die Leistungsbeurteilung oder auch Mitarbeiterbeurteilung dient in Unternehmen als Mittel zur Verbesserung der Arbeitsabläufe und Produktivität. Die Bewertung des Mitarbeiters kann auf verschiedene Arten erfolgen, zum Beispiel durch den Vorgesetzten oder durch Kollegen.
Gerade, wenn es Verbesserungspotenzial gibt, können Mitarbeiterbeurteilungen wertvoll sein.
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- Was ist die Mitarbeiterbeurteilung?
- Vorbereitung zur Leistungsbeurteilung
- Formen der Leistungsbeurteilung
- Kriterien für die Mitarbeiterbeurteilung
- Typische Fehler bei der Leistungsbeurteilung
Die Leistungsbeurteilung ist für Unternehmen ein unverzichtbares Führungsinstrument. Durch die sorgfältige Bewertung der Arbeitnehmer ist ein Unternehmen in der Lage, die Mitarbeiter optimal einzusetzen und weiterzuentwickeln. Bei Angestellten wiederum kann ein durchdachtes, persönliches Feedback vom Vorgesetzten zu einem Motivationsschub führen. Konkrete Anlässe für eine Leistungsbeurteilung können neu zu besetzende Führungspositionen, Beförderungen oder die Veränderungen von Aufgabengebieten sein. Doch auch das jährliche Mitarbeitergespräch ist eine Form der Leistungsbeurteilung.
Die Mitarbeiterbeurteilung stellt die möglichst objektive Wahrnehmung sowie Beurteilung eines angestellten Mitarbeiters dar. Die Bewertung des Mitarbeiters liegt dabei im Interesse aller Beteiligten. Das Unternehmen gibt den Angestellten, die um die Mitarbeiterbeurteilung wissen, einen guten Grund, ein konstantes Leistungsniveau zu halten. Neben der Steigerung der allgemeinen Arbeitsleistung hat die Mitarbeiterbeurteilung ebenfalls eine Objektivierung zur Folge. So erfahren Ingenieure und Informatiker unmittelbar, ob ihre Arbeitsleistung unter- oder überdurchschnittlich ist. Das macht die Leistungsbeurteilung für sie zu einer guten Gelegenheit, sich weiterzuentwickeln. Die Einschätzung durch Vorgesetzte zeigt auf, ob und wie sie die Chancen auf eine Beförderung gezielt wahrnehmen können.
Vorbereitung und Umgang mit der Leistungsbeurteilung
Die Leistungsbeurteilung kann jährlich oder quartalsweise erfolgen. Von vielen Angestellten wird sie trotz vieler Vorteile gefürchtet und als lästig empfunden. Da verwundert es nicht, dass eine Umfrage des Instituts für Konfliktmanagement und Führungskommunikation (IKuF) ergeben hat, dass nur 45% aller Arbeitnehmer das Feedback ihrer Vorgesetzten als angemessen bewerten. Für eine angemessene Leistungsbeurteilung können jedoch auch Mitarbeiter etwas tun. Und zwar nicht nur Leistung erbringen, sondern sich auch konkret auf die Beurteilung vorbereiten. Denn zu jeder Mitarbeiterbeurteilung gehört neben der schriftlichen Bewertung auch ein Gespräch mit dem Vorgesetzten.
Wer in dieses Gespräch mit einer negativen Haltung geht, wird der Leistungsbeurteilung nie etwas Positives abgewinnen. Noch fataler: Er strahlt diese Haltung auch aus, was dem Vorgesetzten nicht verborgen bleibt. Ingenieure und Informatiker sollten die Bewertung ihrer Leistung stattdessen als Chance sehen. Das verändert auch ihre Einstellung und somit die Gesprächssituation. Wichtig ist jedoch, dass Angestellte nie versuchen sollten, Einfluss auf die beurteilende Personen zu nehmen. Seien es nun Vorgesetzte oder Kollegen. Denn auch solche Versuche hinterlassen eher einen negativen Eindruck. Im Idealfall bezieht der Vorgesetzte seinen Mitarbeiter ohnehin aktiv in die Leistungsbeurteilung mit ein.
Auf das Gespräch der Leistungsbeurteilung können sich Ingenieure und Informatiker mit einer Checkliste vorbereiten. Dazu gehören zum Beispiel:
- Leistungsbelege für die Zeit seit der letzten Bewertung
- Eine Betrachtung der Leistungsergebnisse seit der letzten Mitarbeiterbeurteilung aus eigener Sicht
- Referenzen, zum Beispiel von Kollegen
- Eine Liste mit konkreten Zielen bis zur nächsten Beurteilung sowie mit übergeordneten Karrierezielen
- Eigene Ideen und Vorschläge
- Punkte, bei denen von Mitarbeiterseite Verbesserungsbedarf besteht, inklusive konkreten Vorschlägen für die Verbesserung
- Wünsche für kommende Projekte und Aufgaben
Formen der Leistungsbeurteilung
Wie man sich konkret auf die Mitarbeiterbeurteilung vorbereitet, hängt auch davon ab, welche Form der Leistungsbeurteilung im Unternehmen üblich ist. Üblicherweise werden drei verschiedene Formen der Leistungsbeurteilung eingesetzt. Dazu gehören:
Die Abwärtsbeurteilung: Die Bewertung des Mitarbeiters erfolgt ausschließlich durch den Vorgesetzten. Es ist die typische Form der Mitarbeiterbeurteilung. Die Beurteilung erfolgt hinsichtlich Qualifikation und Leistung. Die Bewertung geschieht aufgrund von Eindrücken, die der Vorgesetzte von dem angestellten Ingenieur oder Informatiker selbst gewonnen hat. In einigen Fällen ziehen Beurteilende noch weitere Quellen heran, dazu können sowohl Kollegen als auch Kunden zählen.
Die gleichgestellte Beurteilung: Die Mitarbeiterbeurteilung beruht auf der Einschätzung von Kollegen. Aus den Bewertungen aller Kollegen setzt sich schließlich die endgültige Leistungsbeurteilung zusammen. Der Sinn einer solchen Beurteilung ist es, die Kenntnisse der Kollegen zur Einschätzung von Qualifikation und Leistung eines Mitarbeiters zu nutzen. Üblicherweise erfolgt bei dieser Form die Bewertung aller Mitarbeiter zeitgleich, so dass nicht ein einzelner unter der Beobachtung vieler steht.
Die zweistufige Beurteilung: Sie ist eine Mischung aus den beiden erstgenannten Formen. Zuerst geben die Kollegen ihre Einschätzung ab, die endgültige Beurteilung erfolgt jedoch durch den Vorgesetzten. Die Meinung der Kollegen fließt zu großen Teilen in diese Bewertung ein.
Neben diesen typischen Leistungsbeurteilungen gibt es auch Sonderformen. Darunter die Selbstbeurteilung, bei der die Angestellten dazu aufgefordert werden, selbst eine Einschätzung ihrer Leistung und ihres Potenzials abzugeben. Dahinter steckt keine Faulheit des Vorgesetzten, der die Beurteilung nicht selbst schreiben mag, sondern durchaus ein tieferer Sinn. Der Vorgesetzte erfährt auf diesem Weg, ob der Ingenieur oder Informatiker in der Lage ist, seine eigene Leistung objektiv einzuschätzen oder aber die Selbstbeurteilung dazu nutzt, die eigene Leistung besser hinzustellen als sie ist. Darüber hinaus sorgt die Selbstbeurteilung dafür, dass sich Mitarbeiter konkret mit ihrer Arbeit auseinandersetzen. Die Möglichkeit, sich einzubringen erhöht letztlich die Akzeptanz des finalen Urteils durch den Vorgesetzten.
Eine weitere Sonderform ist die Beurteilung des Vorgesetzten durch seine Mitarbeiter. Denn auch Führungskräfte kommen um eine Leistungsbeurteilung nicht herum. Diese kann, wie allgemein üblich, durch den nächsthöheren Vorgesetzten erfolgen, aber eben auch durch die Mitarbeiter. Diese bewerten dann vor allem das Führungsverhalten. Die Ergebnisse bekommen entweder die Vorgesetzten selbst oder aber sie gehen direkt an die Personalabteilung.
Kriterien für die Mitarbeiterbeurteilung
Die Bewertung des Mitarbeiters erfolgt auf Basis verschiedener Kriterien. Die Leistungsbeurteilung umfasst nicht einfach nur die Leistungen und Qualifikation des Angestellten, sondern oft eine Vielzahl an verschiedenen Einschätzungen. Dazu gehören:
- Die Leistungsbereitschaft: Wie hoch sind das Engagement und die Motivation des Mitarbeiters, hohe Leistungen für den Betrieb zu erbringen?
- Belastbarkeit: Kann der Angestellte mit konstanter Ausdauer und Aufmerksamkeit auch unter Belastung arbeiten?
- Arbeitsqualität: Was gehört zu den Aufgaben des Mitarbeiters und wie sehen die Ergebnisse aus? Gibt es eine nennenswerte Fehlerquote und wenn ja, wie hoch ist sie?
- Effektivität: Beherrscht der Mitarbeiter ein gutes Zeitmanagement? Arbeitet er zielorientiert und systematisch? Wie setzt er seine Prioritäten?
- Selbständigkeit: Wie hoch ist die Eigeninitiative? Erkennt der Angestellte eigenständig Aufgaben oder Probleme und trägt er zu deren Lösung bei?
- Teamfähigkeit: Handelt der Mitarbeiter im Sinne der Abteilung und bezieht Kollegen mit ein?
- Flexibilität: Ist der Angestellte in der Lage, sich schnell einer neuen Situation anzupassen? Ist er generell offen für Veränderungen?
Es ist wichtig, dass die Bewertung des Mitarbeiters immer einen bestimmten Zeitraum umfasst und nicht pauschaliert ist. Wer die Anstrengungen und Leistung seiner Angestellten nicht ausreichend wahrnimmt, und das in der Leistungsbeurteilung auch so wiedergibt, demotiviert seine Mitarbeiter. Umgekehrt können dauerhaft positive Beurteilungen bei den Angestellten den Eindruck erwecken, sie müssten sich nicht mehr weiter anstrengen.
Typische Fehler bei der Leistungsbeurteilung
Damit die Mitarbeiterbeurteilung vom Unternehmen als positives Instrument genutzt werden kann, muss einiges beachtet werden. Vor allem darf die Leistungsbeurteilung auch bei Führungskräften nicht zu einem „Muss“ verkommen. Vielmehr sollte sie als Möglichkeit gesehen werden, ungenutzte Potenziale zu entwickeln. Nichtsdestotrotz werden in Unternehmen bezüglich der Bewertung von Mitarbeitern häufig Fehler gemacht:
Feedback – egal ob Lob oder Kritik – wirkt nur, wenn es zeitnah zum Auslöser erfolgt. Leistungsbeurteilungen erfolgen jedoch höchstens quartalsweise, in vielen Firmen sogar jährlich in Form des Mitarbeitergesprächs. Die Folge: Kaum ein Mitarbeiter wird sich noch an Ereignisse erinnern können, die in der Beurteilung zu Lob oder Kritik führen. Und auch Vorgesetzte können das nur dann, wenn sie sich regelmäßig Notizen zur Arbeitsleistung ihrer Mitarbeiter machen. Wie sinnlos eine solche Beurteilung sein kann, zeigt ein einfaches Beispiel aus dem Alltag: Wer würde denn ernsthaft seinem Partner einmal im Jahr gesammelt für seine Mühen in der Beziehung danken oder ihm im Gegenteil alle gemachten Fehler auf einmal aufs Brot schmieren? Klingt lächerlich? Ist es auch. Aber genauso unsinnig ist die Bewertung eines Mitarbeiters nur einmal im Jahr.
Vorgesetzte sollten ihre Mitarbeiter immer im Blick haben. So können sie zeitnah auf konkrete Ereignisse eingehen und den Mitarbeiter loben oder aber unter vier Augen Verbesserungswünsche ansprechen, so dies nötig ist. In Unternehmen, in den die Arbeit überwiegend in Form von Projekten erfolgt, kann eine Leistungsbeurteilung nach jedem Projekt sinnvoll sein. Auch wöchentliche Kurzgespräche von 5 bis maximal 10 Minuten können eine Option sein. Sie ersetzen die abschließende Leistungsbeurteilung nicht, sondern fließen am Ende dort ein.
Neben der Schwierigkeit des situationsspezifischen Feedbacks ist ein weiteres Problem von Mitarbeiterbeurteilungen deren Intransparenz. Weiß der Angestellte nicht, wie seine Bewertung zustande kommt, wird er häufiger unzufrieden sein als im gegenteiligen Fall. Mitarbeiter sollten nachvollziehen können, welche konkreten Leistungen oder auch Fehler zur Bewertung geführt haben. Ist das nicht gegeben, wird eine Beurteilung immer als subjektive Einschätzung des Vorgesetzten angesehen. Zur Transparenz gehört es auch, Ziele und künftige Vorgaben klar zu definieren. Das sollte durchaus im Gespräch mit dem Mitarbeiter geschehen und abschließend schriftlich fixiert werden.
Ein großer Fehler ist es, für Leistungsbeurteilungen standardisierte Formulare für alle Mitarbeiter zu verwenden. Diese Form der Bewertung über alle Abteilungen hinweg kann den verschiedenen Anforderungen an Angestellte nicht gerecht werden. Denn wie könnte man einen Ingenieur im technischen Vertrieb mit einem Ingenieur vergleichen, der Projektverantwortung übernimmt? Gleiches gilt für Zielvereinbarungen. Die Führungskraft muss sie individuell auf ihre Mitarbeiter zuschneiden. Denn individuelle Zielvereinbarungen, in die auch die Wünsche des Mitarbeiters einfließen, können zu einem großen Motivationsschub führen und bringen so Beschäftigten und Unternehmen Vorteile.
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