Ohne Ehrenamt keine Formula Student Germany
Sobald der letzte Wagen auf dem Hockenheimring über die Ziellinie rollt, knallen üblicherweise die Sektkorken. Doch während sich die Sieger noch feiern lassen, sind andere schon bei der Organisation des nächsten Events. Jetzt nämlich heißt es für die Ehrenamtlichen der Formula Student Germany auf ein Neues, das Event zu planen – und zwar professionell. Und das, obwohl alle an unterschiedlichen Orten leben und arbeiten.
Foto: FSG/Johannes Klein
Jedes Jahr gipfelt die Formula Student Germany (FSG) am Hockenheimring in der Austragung des eigentlichen Wettbewerbs. Dann kommen rund 2000 Studenten aus Europa, Amerika, Asien, Afrika und Australien zusammen und erwarten einen reibungslosen Wettbewerb – als Lohn für ein Jahr Arbeit. So war es auch in diesem Jahr am vergangenen Sonntag am Hockenheimring.
Die Organisation Formula Student Germany e.V.
Bei den Veranstaltern steigt zum Renntermin ebenfalls die Anspannung. Auch sie investieren ein Jahr Herzblut, damit am Ende am Hockenheimring ein perfekt organisierter Wettbewerb durchgeführt werden kann.
Das oberste Gremium der Veranstalter bildet das „Board“. Die Mitglieder des Boards tragen die Verantwortung für die gesamte Formula Student Germany und ihre Kooperationen sowie für Sponsoring, Finanzen und Strategie. Unter dem Dach des Boards reiht sich das sogenannte Executive Committee ein, in dem je ein Verantwortlicher für die fünf Bereiche Technische Abnahme, Reglement, Dynamic Events, Static Events und Communications sitzt.
Das alles erinnert an ein Unternehmen, und so funktioniert die Formula Student Germany auch. Für die Verantwortlichen im Board, also im Management, gilt dabei eine Maxime jedes Jahr aufs Neue: „Nach dem Rennen ist vor dem Rennen.“ Nicht dass Fußballtrainer Sepp Herberger bei der Formula Student seine Finger mit im Spiel hätte, aber seine Maxime haben die Mitwirkenden in jedem Fall übernommen.
Die Vorbereitungen beginnen mit dem aktuellen Feedback
Und das weiß einer am allerbesten, nämlich der Vorsitzende des Boards der Formula Student Germany, Tim Hannig: „Die Vorbereitung des Events im kommenden Jahr beginnt bereits am Montag nach Abschluss des diesjährigen Events und zwar mit der Auswertung unserer Feedback-Box.“
In die Feedback-Box werfen die Teilnehmer, die Sponsoren und auch die Organisatoren selbst ihre Kritik am Wettbewerb und der Durchführung ein. Dieses wird ausgewertet, aufgelistet und im Board mit Prioritäten versehen. „Direkt nach dem Wettbewerb mit maximal zwei Wochen Abstand führen wir eine Executive-Team-Telefonkonferenz durch, um unsere Erfahrungen auszutauschen und zu dokumentieren“, erläutert Hannig, der hauptberuflich in Asien tätig ist.
Mit diesen Eindrücken im Gepäck gehen die Organisatoren in die Vorbereitung zum Wettbewerb des nächsten Jahres. Die Punkte, die dort diskutiert werden, reichen von Anregungen zum Installieren von mehr Internet-Verbindungen über Regeländerungen bis hin zu Wünschen nach mehr Teilnehmern. „Nach dem Event kann so eine Liste mit 200 bis 300 einzelnen Punkten zusammenkommen“, sagt Hannig.
Viele Feedback-Ideen sind heute bereits umgesetzt
Dabei krempeln manche Anregungen gar die gesamte bisherige Organisation der FSG um. Rainer Kötke, Mitglied des Boards (Finanzen) und im Executive Committee für die dynamischen Disziplinen verantwortlich, weiß, wovon er spricht: „In einem Jahr standen zwei große Ideen zur Umsetzung an. Eine davon war die Durchführung des Sprints, des so genannten Endurance, der Electric-Fahrzeuge in der Dunkelheit. Die andere Anregung war die Entwicklung einer neuen dynamischen Disziplin, die zwei bisherige Einzeldisziplinen zusammenfassen sollte.“
Während die erste Idee bereits vor einigen Jahren am Hockenheimring Premiere feierte, wurde die zweite Anregung wieder verworfen. „Während einer kleineren Veranstaltung haben wir festgestellt, dass wir die Sicherheit nicht in allen Situationen ausreichend gewährleisten konnten“, erzählt Koetke.
Um all diese Anregungen und Ideen geht es bei einem Treffen der verantwortlichen Ehrenamtlichen nach dem Event, dem so genannten Operative Team Meeting. Dort werden Verbesserungsvorschläge diskutiert und nachfolgend im gesamten Team entschieden. Gemessen werden all jene Ideen an der langfristigen Zielsetzung der FSG und an der Definition der jeweiligen Jahresziele. Diese reichen von Teamanzahl, über Budget bis zu Stärkung des Zusammenhaltes der Ehrenamtlichen.
Ein zentraler Workshop richtet sich an alle Teams
„Darüber hinaus führen wir jedes Jahr im Herbst einen zentralen Formula Student-Workshop durch, um die Teams möglichst umfassend und intensiv auf die Änderungen im kommenden Jahr vorzubereiten“, sagt Hannig. Dieser Workshop findet in aller Regel an einem Samstag statt und wird regelmäßig von über 400 Studierenden aus über 50 Teams besucht. „Hier werden zum einen technische Entwicklungen aus dem Rennsport oder der Automobilindustrie und zum anderen umfangreiche und wertvolle Tipps und Hinweise für das nächste Event gegeben“, weiß Ulf Steinfurth von der technischen Abnahme.
Steinfurth ist seit 2006 bei diesen Workshops als Referent dabei und zeigt an konkreten Praxisbeispielen Fehler und sicherheitskritische Lösungen auf und erläutert diese. „Gleichzeitig werden die internationalen Regeländerungen vorgestellt und erläutert. Auch werden dort bereits Hinweise für die technische Abnahme des nächstjährigen Events gegeben“, so Steinfurth.
Telefonabsprachen sind sehr häufig
Im weiteren Verlauf arbeiten die verschiedenen Fachbereiche an der Umsetzung der Änderungen bzw. Neuerungen. „Monatlich telefoniert das Executive Committee, quasi die Bereichsleitung, in einer Telefonkonferenz, um den Fortgang der Arbeiten zu diskutieren. In unregelmäßigen Abständen finden darüber hinaus drei- bis viermal im Jahr persönliche Treffen am Wochenende statt. Die weite geografische Verteilung der Beteiligten über Deutschland, Österreich und die Niederlande erfordert insgesamt ein sehr stark vernetztes Arbeiten“, so Barbara Decker-Schlögl, verantwortlich für die statischen Disziplinen.
Decker-Schlögl stand einst selbst, und zwar im Jahr 2006, mit ihrem Team der TU Graz auf dem Siegerpodest am Hockenheimring. Inzwischen hat sie die Seiten gewechselt und kümmert sich u. a. um die Vorbereitung des „Engineering Design, Cost und Business Plan Presentation Events“.
Und auch für Decker-Schlögl und ihre Mitstreiter beginnt der Countdown schon Wochen vor der eigentlichen Veranstaltung am Hockenheimring: „Sobald die Deadlines für das Einreichen des Design Reports, des Cost Reports und des Deep Dive Topics abgelaufen sind, geht’s so richtig los. Dann werden Hunderte Seiten durchgeackert und diskutiert. Anhand der eingereichten Dateien werden die einzelnen Teams in Gruppen eingeteilt und den Jurorenteams zugeordnet.“
Auch die Webseite muss stets gepflegt werden
Neben Telefonkonferenzen, dem Workshop im Herbst und weiteren Treffen, ist eines immer in Bewegung: die Homepage der Formula Student Germany. Denn hier wird das ganze Jahr über gebloggt und aktualisiert, was das Zeug hält. Und hier gilt einmal mehr „nach dem Rennen ist vor dem Rennen“. Etwa in Pat’s Corner: In seinem Blog gibt der Australier Pat Clarke als technischer Berater der Formula Student seine Erfahrungen an seine Zöglinge, wie er die Studierenden liebevoll nennt, weiter.
Doch Pat‘s Corner macht nur einen Teil der FSG-Website aus. Um die Koordination und um alle anderen Inhalte kümmert sich das Team Communications. Auch hier sind Ehrenamtliche im Boot, die u. a. zuständig sind für die Inhalte des Programmheftes und die Planung der Führungen, die während des Wettbewerbs für Presse und Besucher durchgeführt werden. „Dazu gehört auch schon mal, am Sonntag um 7 Uhr Texte für das Programmheft zu schreiben“, sagt Johanna Scheider, Leiterin der Redaktion des Communications Teams. Schlimm sei das alles nicht, im Gegenteil: „Die glücklichen Gesichter der Studierenden und das Lob der Sponsoren sind alle Mühen im Vorfeld wert“, versichert Scheider.
Die ewigen Grenzen der finanziellen Mittel
Doch auch bei der FSG verläuft nicht immer alles reibungslos: Genau wie in einem Wirtschaftsunternehmen gibt es bei der Formula Student Germany permanent den Konflikt zwischen Ansätzen, die alle gern umsetzen wollen und den Mitteln, die dafür zur Verfügung stehen. „Dieses zu balancieren ist die zentrale Aufgabe des Boards“, erklärt Hannig. Denn im Gegensatz zu einem Wirtschaftsunternehmen werden die Verantwortlichen für ihre ehrenamtliche Arbeit nicht entlohnt. Umso wichtiger ist es deswegen, sorgfältig abzuwägen, welche Veränderungen nötig sind und wer diese Aufgaben am Ende erfüllen kann.
„Das gute Team, die Stimmung und der unbedingte Wille, die Idee der Formula Student Germany weiterzuentwickeln, sind zentrale Erfolgsfaktoren unserer gesamten Arbeit“, weist Hannig den Weg. Daher sei es für die Organisatoren das Wichtigste, diejenigen zu finden, die sich für die Sache vollends begeistern. Denn die Arbeitsbelastung aller Ehrenamtlichen geht weit über das normale Engagement eines Ehrenamtes hinaus.
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