Mobiles Arbeiten: Vertrauensarbeitszeit für Ingenieure
Flexible Arbeitszeiten gelten als attraktiv und positiv für die Work-Life-Balance. Eine Variante ist die Vertrauensarbeitszeit, bei der die Aufzeichnungspflicht an die Beschäftigten delegiert wird. Sie bringt viele Vorteile, aber auch Nachteile mit sich.
Weil jeder Mensch einen anderen Rhythmus hat, kann die Vertrauensarbeitszeit für Angestellte und Arbeitgeber gleichermaßen vorteilhaft sein.
Foto: panthermedia.net/sergeypeterman
Inhalt des Artikels:
- Vorteile und Nachteile für Arbeitgeber
- Vor- und Nachteile für Mitarbeiter
- Kernarbeitszeit und Überstunden
- Vertrauensarbeitszeit – mobiles Arbeiten & Home Office
Starre Arbeitszeiten sind in der freien Wirtschaft kaum noch zeitgemäß. Gleitzeit-Regelungen mit Kernarbeitszeiten sind auch für viele Ingenieure fast schon der Mindeststandard, der selbst Mitarbeitern im Technischem Support und in der Beratung angeboten wird, die für Kollegen und Kunden erreichbar sein müssen. Die Vertrauensarbeitszeit geht einen Schritt weiter. Hier überlässt es der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern, über die Arbeitszeit zu entscheiden. In vielen Fällen gehört dazu sogar die freie Wahl des Arbeitsortes, also das mobile Arbeiten, unterwegs oder im Home Office.
Gerade in Unternehmen, die sich nach Angebot und Nachfrage richten müssen, bringt die Vertrauensarbeitszeit viele Vorteile mit sich. Die Mitarbeiter können stärker nach Ausmaß der anfallenden Tätigkeiten eingesetzt werden, der Aufwand in der Verwaltung sinkt. Gleichzeitig gelten flexible Arbeitszeiten als attraktiv. Sie ermöglichen ein selbstbestimmtes Leben mit einer ausgeglichenen Work-Life-Balance und erleichtern die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Sie sind daher ein wichtiges Mittel, um begehrten Fachkräften interessante Arbeitsstrukturen zu bieten. Vertrauensarbeitszeit hat neben vielen Vorteilen aber auch Nachteile und muss daher von den Mitarbeitern sorgfältig gestaltet werden.
Welche Vorteile und Nachteile hat Vertrauensarbeitszeit für Arbeitgeber?
Für Arbeitgeber, die wenig Erfahrung mit flexiblen Arbeitszeiten haben, ist das Abgeben der Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten in der Regel mit Bedenken verbunden – die Aufzeichnungspflicht besteht nämlich weiterhin. Sie wird im Fall der Vertrauensarbeitszeit nur vom Arbeitgeber an den Mitarbeiter delegiert. Eine Stundenerfassung in der Verwaltung entfällt.
Arbeitgeber befürchten daraus Nachteile, in erster Linie zu wenig geleistete Stunden. Zudem ist beispielsweise bei traditionellen Mittelständlern Umdenken gefragt. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, althergebrachte Strukturen zu verlassen, Vorgänge in der Verwaltung umzustellen und die praktische Arbeit, auch der Ingenieure, anders zu organisieren. Die Bundesagentur für Arbeit weist jedoch auf drei Vorteile hin, die als wichtige Argumente für die Einführung der Vertrauensarbeitszeit gelten und von Angestellten ins Feld geführt werden können:
- Steigende Leistung: Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitszeiten, insbesondere mit Vertrauensarbeitszeit, fühlen sich stärker wertgeschätzt. Sie sind zufriedener mit ihrem Job, motivierter und verfügen über eine bessere Work-Life-Balance. Das stärkt zum einen die Bindung an den Arbeitgeber, zum anderen sinken langfristig die Fehlzeiten, und das Arbeitsergebnis verbessert sich.
- Höhere Attraktivität des Unternehmens: Flexible Arbeitszeiten sind für Mitarbeiter interessant und machen das Unternehmen als Arbeitgeber attraktiver. Fachkräfte wie Ingenieure mit gefragten Spezialisierungen oder Informatiker können die Eigenverantwortung für die Aufzeichnungspflicht also durchaus schon im Einstellungsgespräch fordern oder im weiteren Verlauf des Beschäftigungsverhältnisses als Zusatzleistung bei späteren Gehaltsverhandlungen ins Spiel bringen.
- Größere Flexibilität des Betriebs: Flexible Arbeitszeiten heißen nicht automatisch, dass alle Angestellten ihre Zeit völlig frei einteilen können. Durch konkrete Vorgaben und individuelle Absprachen hat der Arbeitgeber trotzdem Einfluss darauf, wie die Kapazität verteilt wird. Er kann durch Vertrauensarbeitszeiten also auf Marktschwankungen und saisonale Unterschiede besser reagieren.
Welche Vorteile und Nachteile hat Vertrauensarbeit für Mitarbeiter?
Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass die Aufzeichnungspflicht für geleistete Stunden vom Mitarbeiter erfüllt wird. Das unterscheidet sie von der Gleitzeit. Eine Gleitzeit-Regelung ist meistens durch eine Kernarbeitszeit geprägt, zu der die Mitarbeiter anwesend sein müssen. Spielraum besteht lediglich davor und danach. Wer häufig lange bleibt, kann in Absprache sogar zusätzliche freie Tage quasi zusammensparen, die sogenannten Gleittage. Grundlage in der Verwaltung ist also ein System zur Zeiterfassung. Denn die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit muss bei der Gleitzeit in vollem Umfang geleistet werden. Es gibt allerdings auch Gleitzeitvereinbarungen ohne Kernarbeitszeit.
Bei der Vertrauensarbeitszeit wird die Zeit ausschließlich vom Mitarbeiter nachgehalten und die Ziele der Arbeit sind dementsprechend inhaltlich ausgelegt. In vielen Abteilungen lassen sie sich klar definieren, beispielsweise bei der Rechnungsstellung in der Buchhaltung oder der Gehaltsabrechnung im Personalwesen. Wurden diese Aufgaben bislang im Rahmen der normalen Arbeitszeit erbracht, kann relativ problemlos auf flexible Arbeitszeiten umgestellt werden. Lediglich bei einer Neuverteilung der Aufgabenbereiche müssen Arbeitgeber und Mitarbeiter gemeinsam prüfen, ob die anfallenden Tätigkeiten mit der vorgesehenen Arbeitszeit weiterhin übereinstimmen oder sogar Überstunden anfallen könnten.
Komplexer wird es, wenn Ingenieure beispielsweise projektbezogen arbeiten, die anfallenden Tätigkeiten sich also verändern oder der Einsatz abhängig vom Auftragsvolumen ist. Grundsätzlich sollten die Vereinbarungen zur Vertrauensarbeitszeit hier so ausgelegt sein, dass ergebnisorientiert gearbeitet wird, es also durchaus möglich ist, für eine begrenzte Zeit weniger Stunden zu leisten, wenn das Ziel erreicht ist. Bei höheren Arbeitsaufkommen können diese „eingesparten“ Stunden dann zusätzlich eingebracht werden, natürlich ohne die maximal erlaubte Arbeitszeit pro Tag zu überschreiten. All das verursacht bei der Vertrauensarbeitszeit keinen zusätzlichen Aufwand in der Verwaltung.
Vertrauensarbeitszeit: Einschränkungen und Überstunden
Vertrauensarbeitszeit ist also ein Modell, dass sowohl für Arbeitgeber also auch für Arbeitnehmer sehr attraktiv sein kann. Allerdings funktionieren auch flexible Arbeitszeiten nicht ohne Regeln, sonst überwiegen die Nachteile der Vertrauensarbeitszeit, und die vermeintlichen Vorteile werden als Belastung empfunden.
Einschränkungen der Vertrauensarbeitszeit: Die betrieblichen Abläufe müssen trotz flexibler Arbeitszeiten gewährleistet sein. Ähnlich wie bei der Gleitzeit kann der Arbeitgeber also Kernarbeitszeiten fordern. Beispielsweise muss in der Verwaltung die Personalabteilung für Mitarbeiteranliegen erreichbar sein, während Ingenieure unter anderem Fachfragen für Kundenprojekte zeitnah beantworten sollten. Dennoch entfällt die Aufzeichnungspflicht über ein Zeiterfassungssystem. Als Unterschied zur Gleitzeit kann die Kernarbeitszeit kürzer ausfallen oder es muss nicht jeweils die gesamte Abteilung verfügbar sein, sodass interne Absprachen die Vertrauensarbeitszeit flexibler gestalten.
Arbeitszeit und Überstunden erfassen: Die größten Nachteile der Vertrauensarbeitszeit liegen meistens auf Seiten der Mitarbeiter. Denn die delegierte Aufzeichnungspflicht vom Arbeitgeber auf den Arbeitnehmer führt dazu, dass Überstunden nicht automatisch erfasst werden. Vielen Angestellten ist nicht einmal bewusst, dass sie die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit überschreiten. An erster Stelle ist daher eine persönliche Zeiterfassung empfehlenswert. Wie die Zeiterfassung zur Erfüllung der Aufzeichnungspflicht erfolgt, hängt vom Aufgabenbereich ab. Ingenieure, die in erster Linie Bürotätigkeiten ausführen, können eine Zeiterfassungssoftware für den Computer nutzen. Sie misst die Stunden bei Beginn der Arbeit, bis der Rechner ausgeschaltet wird. Auf diese Weise bezieht sie auch zwischenzeitlich geführte Telefonate ein. Eine Ergänzung können einfache Excel-Listen sein, in die zum Beispiel Teambesprechungen eingetragen werden.
Der Arbeitsalltag vieler Ingenieure ist allerdings durch mobiles Arbeiten geprägt. Wer häufig den Projektverlauf an verschiedenen Orten kontrolliert oder zu Kunden fährt, braucht eine Alternative, um seine Stunden trotz Vertrauensarbeitszeit nachzuhalten. Eine gute Lösung sind Apps fürs Smartphone, über die mit wenigen Klicks die Stunden eingetragen und automatisch an den heimischen Rechner gesendet werden. Bedenken Sie dabei, dass Sie auch bei flexiblen Arbeitszeiten nicht mehr als acht Stunden am Stück arbeiten dürfen. Nur vorübergehend ist eine Ausweitung auf zehn Stunden gesetzlich zugelassen.
Welche Argumente gibt es für Überstunden bei Vertrauensarbeitszeit?
Wer bei der Vertrauensarbeitszeit seine Stunden erfasst, stößt in den meisten Fällen auf ein bekanntes Phänomen: Flexible Arbeitszeiten führen in der Regel dazu, dass Angestellte länger ihren Aufgaben nachgehen, also eigentlich Überstunden machen. Das hängt zum einen mit der höheren Eigenverantwortlichkeit zusammen. Zum anderen möchte man gegenüber dem Chef und den Kollegen den Eindruck vermeiden, zu wenig zu leisten. Der größte Vorteil der Vertrauensarbeit ist also gleichzeitig auch ihr größter Nachteil. Denn die Mitarbeiter wollen und müssen sich selbst organisieren.
Diese faktischen Überstunden werden trotz Aufzeichnungspflicht jedoch bei der Vertrauensarbeitszeit vielfach nicht in der Verwaltung des Unternehmens angegeben. Wer sich die Zeit frei einteilt, kann doch nicht einfach länger arbeiten und dann Geld dafür verlangen, oder? Doch kann er. Aber selbstverständlich nur in enger Absprache mit dem Vorgesetzten. Sind Überstunden die Regel und können nicht in ruhigeren Zeiten ausgeglichen werden, muss die Mehrarbeit zur Sprache gebracht werden. Das ist oft eine schwierige Situation. Oft unterschätzen Vorgesetzte den anfallenden Aufwand oder vermuten sogar, die flexiblen Arbeitszeiten seien schuld. Umso wichtiger ist es, sofort Bescheid zu geben, wenn zusätzliche Aufgaben anstehen und die vorgesehene Arbeitszeit womöglich überschritten wird.
Eine gute Lösung für Überstunden bei Vertrauensarbeitszeit kann es sein, in Absprache mit dem Vorgesetzten beispielsweise vier Wochen lang ausschließlich zu festen Anfangszeiten im Betrieb zu arbeiten. Falls vorhanden, sollte zusätzlich ein Zeiterfassungssystem genutzt werden. Nach diesem Zeitraum dürfte das Ausmaß der anfallenden Überstunden sichtbar geworden sein. Nun kann der Ingenieur zur Vertrauensarbeitszeit zurückkehren und gemeinsam mit dem Vorgesetzten Lösungen für die Überstunden finden. Lassen sich Aufgaben umverteilen? Liegt die Mehrarbeit in einem vertretbaren Rahmen? Dann können die Überstunden angegeben und ausbezahlt oder später abgebaut werden, ohne dass es die flexiblen Arbeitszeiten beeinträchtigt.
Ist Vertrauensarbeitszeit automatisch mit mobilem Arbeiten verbunden?
Vertrauensarbeitszeit bezieht sich zunächst einmal nur auf flexible Arbeitszeiten und sagt noch nichts über den Arbeitsort aus. Auch das unterscheidet sie übrigens von der Gleitzeit. In vielen Fällen ist jedoch eine Kombination mit mobilem Arbeiten von unterwegs möglich oder mit der Einrichtung eines Home Office. Eine vereinbarte Anwesenheit im Betrieb bleibt davon natürlich unberührt.
Welche Vorteile hat eine Vertrauensarbeitszeit mit Home Office?
- Noch flexiblere Arbeitszeiten
- Mehr Effizienz, weil Arbeit auch spontan dann erledigt werden kann, wenn sie anfällt, also zum Beispiel wenn Kundenanfragen eintreffen
- Bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Chance auf eine ausgeglichene Work-Life-Balance
- Eingesparte Fahrtzeiten, was auch die Annahme attraktiver Stellen in größerer Entfernung erleichtert
Welche Nachteile hat die Vertrauensarbeitszeit mit Home Office?
- Tendenziell steigt die Zahl der Überstunden, weil Arbeitszeiten oft nicht klar nachgehalten und eingehalten werden
- Der Abstand zum privaten Umfeld fehlt, was zu Konzentrationsschwierigkeiten führen kann
- Arbeitszeit und Freizeit vermischen sich schnell. Beispielsweise werden spät abends noch E-Mails gelesen. Dann geht die Vertrauensarbeitszeit zu Lasten der Work-Life-Balance
- Nicht jeder Mitarbeiter ist in der Lage, sich selbst zu organisieren. Überforderung droht, im schlimmsten Fall kann es sogar zu einem Burnout kommen
Unterm Strich ist es also sinnvoll, die Vertrauensarbeitszeit in einem Betrieb nicht flächendeckend einzuführen, sondern den Mitarbeitern die Wahl zu überlassen. Empfehlenswert ist es, jedem einzelnen Angestellten eine Art Probehase mit flexiblen Arbeitszeiten zu ermöglichen, in denen er für sich herausfinden kann, ob für ihn bei der Vertrauensarbeitszeit die Vorteile oder die Nachteile überwiegen. Dann ist mehr Zufriedenheit im Unternehmen garantiert.
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