Büro-Knigge von A-Z: Tipps für den Arbeitsalltag
Der Büro-Knigge hilft Ingenieuren, die kleinen und großen Klippen des Arbeitsalltags elegant zu umschiffen: Egal ob es der Neustart ist, der Umgang mit Kollegen, Mitarbeitern und Chefs, das Lösen von Konflikten oder der Abschied aus dem Job. Das Wissen um die richtigen Verhaltensweisen und Gepflogenheiten macht den Arbeitsalltag leichter.
Das richtige Verhalten am Arbeitsplatz erleichtert den Umgang mit anderen.
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Am offensichtlichsten ist die Hürde noch beim Berufseinstieg. Denn Sie betreten ein für Sie neues, aber festes Gefüge. Viele Kollegen arbeiten schon seit Jahren zusammen und funktionieren idealerweise als eingespieltes Team. Als Neuling sollten Sie also vorsichtig sein. Allzu schnell können Sie jemandem vor den Kopf stoßen, ohne es zu wollen und zu wissen. Aber auch nach einigen Jahren im Unternehmen ist der richtige Umgang mit Kollegen, Mitarbeitern und Vorgesetzten nicht immer leicht. Dabei ist es so einfach, denn im Kern geht es immer nur um eines: Kommunikation, Kommunikation und nochmal Kommunikation – aber bitte richtig und immer angemessen. Deshalb kommt hier der Büro-Knigge für den ersten Arbeitstag und die Zeit danach:
A wie Abschied
Ingenieure, die ein Unternehmen verlassen, sollten sich von Kollegen in der eigenen Abteilung – wenn diese nur wenige Personen umfasst – persönlich verabschieden. Dazu sollte man einander in aller Form und Höflichkeit alles Gute für den weiteren Weg wünschen. Am letzten Tag kann auch noch Selbstgebackenes mitgebracht werden. Mit dem einen oder anderen Kollegen, der auf ein Stück Kuchen oder einen Muffin vorbeischaut, kann man dann noch einige, abschließende Worte wechseln.
Unabhängig davon schreiben viele Mitarbeiter noch eine Abschieds-E-Mail. Hier rät der Büro-Knigge: Besser nicht an die gesamte Belegschaft adressieren. Es reicht aus, wenn das Schreiben an alle Kollegen geschickt wird, mit denen man eng zusammengearbeitet hat – auch aus anderen Abteilungen. Der Abschiedstext sollte freundlich und frei von Scherzen sein und den Eindruck erwecken, dass man sich im Guten getrennt hat. Vorgesetzte und Chefs erhalten eine separate Abschiedsmail.
B wie Besserwisserei
Mancher Kollege denkt, er könne von jetzt auf gleich den Betrieb revolutionieren, weil er Hindernisse im Ablauf erkennt. Natürlich ist es nicht leicht, wenn Kollegen mit einer „Das haben wir schon immer so gemacht“-Attitüde aufwarten. Gleichzeitig sollte sich jeder Einzelne in Bescheidenheit üben und nicht allen ungefragt sein Wissen aufdrängen. Stellen Sie sich stattdessen darauf ein, dass sich nicht alles um Sie und Ihre Erkenntnisse dreht.
D wie Duzen
Das Duz-Angebot ist immer nett gemeint. Aber nicht jeder Ingenieur möchte am Arbeitsplatz vom förmlichen „Sie“ zum saloppen „Du“ wechseln. Deswegen sollten Sie dem Mitarbeiter, dem Sie das „Du“ anbieten, immer die Möglichkeit lassen, auch „Nein“ zu sagen. Sie können zum Beispiel folgende Frage stellen: „Wir arbeiten bereits mehrere Monate im selben Büro, und ich finde, wir könnten uns duzen. Ich hätte aber auch Verständnis, wenn Ihnen das Sie lieber ist.“ Durch den Nachsatz kann der Kollege ablehnen, ohne den Fragenden bloßzustellen oder zu kränken. Jemanden zu Duzen, ohne vorher zu fragen, ist ein Fauxpas. Wenn Ihnen das widerfährt können Sie beispielsweise entgegnen: „Ich weiß Ihr Vertrauen zu schätzen, würde in der Firma aber gerne beim Sie bleiben.“ Wenn ein Kollege gegen Ihren Willen ständig duzt, dann empfiehlt es sich, diesen konsequent zu Siezen. Dem Gegenüber wird es dann mit einiger Sicherheit irgendwann zu blöd.
E wie Einarbeitung und Einstand
Falls Sie einen neuen Kollegen einarbeiten, so sollten Sie diesen zu Gepflogenheiten im Team und im Unternehmen informieren. Dazu gehört auch, ihm oder ihr zu erklären, welche Regeln für die Benutzung der Kaffeeküche gelten, was zur Mittagspause üblich ist oder wann und wie Besprechungsräume genutzt werden dürfen. Näheres dazu finden Sie in unserem Artikel „Onboarding„.
Wer neu in der Firma ist, der möchte auch seinen Einstand feiern. Hier empfiehlt der Büro-Knigge, das nicht gleich am ersten Tag zu tun, sondern drei bis vier Wochen zu warten. Als nette Geste genügt der mitgebrachte Kuchen. Es muss kein teures Fingerfood serviert werden. Alkohol zum Einstand ist ein No-Go. Denn in den meisten Unternehmen ist Alkoholverbot. Einzige Ausnahmen sind die Feiern langjähriger Kollegen, die ein Firmenjubiläum oder einen runden Geburtstag begehen – und natürlich Betriebsfeiern und Firmenevents.
E wie Erwartungen
In jeden neuen Job und jedes neue Projekt sollten Sie hoch motiviert, aber mit einer gelassenen Erwartungshaltung reingehen. Denn die ersten Tage mit ihrem neuen Team werden sicherlich etwas chaotisch. Vieles muss neu eingerichtet werden, das Team muss sich finden, einiges wird nicht sofort funktionieren. Das ist vollkommen normal. Nehmen Sie es gelassen und nicht persönlich und machen Sie aus jeder Situation das Beste.
G wie Gehalt und Gehaltsverhandlung
Über Geld spricht man nicht. Das gilt hierzulande ganz besonders für den Beruf. Aber ohne Transparenz bei den Gehältern können sich Mitarbeiter nicht richtig positionieren. Übrigens sind im Arbeitsvertrag verankerte Verschwiegenheitsklauseln zum Gehalt nicht mehr rechtsgültig. Auch Ingenieure dürfen über ihre Vergütung sprechen. Ob Sie das tun oder nicht, das bleibt letztendlich Ihnen überlassen. Der Büro-Knigge rät, nur mit denjenigen über das Gehalt zu sprechen, denen Sie vertrauen. Sonst stehen Neid und Missgunst Tür und Tor offen, gerade wenn das eigene Gehalt höher ist als das des Kollegen. Zu angemessenen Ingenieurgehältern können informieren wir Sie auf unseren Gehaltsseiten.
Für erfolgreiche Gehaltsverhandlungen empfiehlt der Büro-Knigge unter anderem:
- Vereinbaren Sie hierfür einen separaten Termin mit ihrem Chef oder Vorgesetzten.
- Stellen Sie angemessene Forderungen. Diese dürfen ruhig ambitioniert und selbstbewusst sein, sollten aber nicht unverschämt werden – mitunter eine schmale Gratwanderung, doch der Gehaltstest hilft bei der Orientierung.
- Verweisen Sie in den Gehaltsverhandlungen auf erbrachte Leistungen und erzielte Erfolge.
- Treten Sie niemals beleidigt oder aggressiv auf, ganz egal wie das Gespräch verläuft.
- Drohen sie nicht mit Kündigung, um mehr Geld zu erpressen. Das macht einen schlechten Eindruck und verringert die Wahrscheinlichkeit einer Gehaltserhöhung.
- Klagen Sie nie über persönliche finanzielle Probleme. Sie sind die falsche Basis für eine erfolgreiche Gehaltsverhandlung.
- Zu schließende Lohnlücken sollten darüber hinaus nicht mit dem Verweis auf Kollegen begründet werden, die mehr verdienen.
- Drohen Sie nicht mit dem Gehaltsniveau bei anderen Unternehmen. Das ist ebenfalls ein No-Go.
G wie Geschäftsessen und Glückwünsche
Ein Geschäftsessen ist in erster Linie ein Geschäft und in zweiter Linie ein Essen. Wer sich das als Ingenieur vergegenwärtigt, der hat den Büro-Knigge bereits verstanden. So sollte während des Essens nur moderat Alkohol getrunken werden, spätestens nach dem zweiten Glas Wein ist Schluss. Begleitend zum Alkohol trinken Sie bestenfalls immer die gleiche Menge Wasser. Wer ganz auf Alkohol verzichten möchte, dem reicht als Antwort ein „Nein, danke!“ aus. Zusätzliche Begründungen oder gar Rechtfertigungen sind nicht notwendig.
Was Glückwünsche betrifft, so können sich Ingenieure bei der Suche nach der passenden Formulierung an Glückwünsche erinnern, die Ihnen selbst gut gefallen haben. Diese gilt es dann, mit folgender Frage zu prüfen: Würde ich mich an Stelle des Geburtstagskinds über diese Glückwünsche freuen? Bei der Formulierung empfiehlt der Büro-Knigge vor allem Fingerspitzengefühl. Denn durch den Arbeitsalltag hat man sich bereits gut kennen gelernt, so dass die Beziehung untereinander persönlicher ist. Vorsicht ist deswegen geboten bei Witzen und Anspielungen auf bestimmte Eigenheiten des Jubilars oder Geburtstagskindes. Nicht alles was nett gemeint ist, kommt auch so an.
H wie Handygespräche
Handys sind fester Bestandteil von Privatleben und Berufsalltag. Für den Job gilt laut Büro-Knigge: Dringende, private Gespräche dürfen angenommen werden, während wichtige, aber nicht dringende Gespräche verschoben werden sollten. Die Telefonate sollten eine Dauer von maximal zwei Minuten nicht überschreiten.
K wie Klatsch und Tratsch
Was die aktive und passive Beteiligung am Büroklatsch betrifft, so empfiehlt der Büro-Knigge vor allem Zurückhaltung. Lassen Sie im Zweifelsfall lieber die Anderen reden und hören Sie zu, ohne zu werten – weder positiv noch negativ. Wechseln Sie wenn immer möglich unauffällig und schnell das Thema. Wer einen neuen Kollegen einarbeitet, der sollte erst recht nichts vom Bürotratsch erzählen. Sonst bleibt dem Neustarter die Chance verwehrt, sich ein eigenes Bild zu machen. Und der Neue hat ohnehin einen schweren Stand, denn er muss seine Position in der Gruppe erst noch finden und festigen.
L wie Loyalität
Loyalität ist bei jedem Arbeitgeber oberste Pflicht, selbst wenn Sie nicht alle Entscheidungen gut finden. Lästern Sie nicht über Kollegen oder gar den Chef. Und lassen Sie sich nicht von anderen Kollegen in Lästereien reinziehen. Auch sollten Sie sich nicht zu sehr anbiedern, vor allem bei Ihren Vorgesetzten. Sonst haben Sie schnell den Ruf als Schleimer weg.
N wie Namensänderung
Falls Sie etwa durch eine Hochzeit ihren Nachnamen ändern, so sollten Sie diesen sowohl in der internen Kommunikation als auch im Kontakt mit externen Ansprechpartnern umgehend umstellen. Geschäftspartner sollten schriftlich über die Namensänderung informiert werden. Der Büro-Knigge empfiehlt grundsätzlich, mit dem neuen Nachnamen sofort auf allen Kommunikationskanälen präsent zu sein. Falls sich im Zuge der Namensänderung die Mail-Adresse ändert, kann man auf der alten Mail-Adresse eine automatisierte Antwort einstellen. Für einen Übergangszeitraum von zwei bis drei Monaten sollte Nachrichten, die unter der alten Adresse eingehen, noch geprüft werden. Also nicht sofort alles löschen.
P wie Privates
Private Probleme sollten Sie grundsätzlich aus dem Berufsalltag raushalten, es sei denn, diese beeinträchtigen den Arbeitsfluss und die Qualität ihrer Arbeit nachhaltig und dauerhaft. Bei Kollegen oder Vorgesetzten wirklich Privates anzusprechen, erfordert viel Fingerspitzengefühl für den richtigen Moment und ist stark vom Verhältnis untereinander abhängig. Das gilt übrigens auch, wenn ein Kollege ein privates Problem hat. Das Thema sollte – wenn überhaupt – nur dezent angetippt werden. Sie können etwa pauschal im Zwei-Augen-Gespräch Ihre Unterstützung anbieten, wenn das gewünscht ist, ohne jedoch nach Hintergründen zu fragen oder eine direkte Antwort zu erwarten. Manche Kollege sind dankbar, andere Kollegen möchten nicht darüber sprechen. Auch das sollten Sie akzeptieren.
T wie Teamgeist
Engagieren Sie sich als Teamplayer. Dazu gehört nicht nur, die Kollegen in arbeitsreichen Zeiten zu unterstützen und ihnen auch mal eine Aufgabe abzunehmen, sondern auch an gemeinsamen Veranstaltungen teilzunehmen. Gehen Sie einfach regelmäßig mit Kollegen Mittagessen. So stärken Sie Ihre Zugehörigkeit und bekommen mit, was sonst so läuft und gesprochen wird.
V wie Verhalten
Vor allem in den ersten Arbeitstagen sollten Sie Kollegen und Vorgesetzte aufmerksam beobachten: Wie ist der generelle Umgang miteinander? Wie stehen die Kollegen zueinander? Wie sind sie gekleidet? Gibt es ungeschriebene Unternehmens- oder Abteilungsregeln? Und falls ja, wie sehen diese aus? Passen Sie sich als Neuling entsprechend an, sodass Sie sich nicht versehentlich ausgrenzen.
W wie Weihnachtskarten
Weihnachtskarten sind für die Einhaltung des Büro-Knigges wichtig. Der größte Fehler ist es, keine zu schreiben. Ansonsten sollten Weihnachtskarten immer die persönliche Note wahren, besonders dann, wenn sie an Geschäftspartner und Kunden verschickt werden. Sie sollten Weihnachtskarten handschriftlich unterzeichnen, am besten mit einem Füller. Dabei sollte die Unterschrift leserlich bleiben. Auch die Weihnachtsgrüße werden individuell formuliert. Bei großen Unternehmen ist das in Anbetracht der Fülle der Geschäftspartner kaum möglich. Bei den wichtigsten Kunden sollte man sich dennoch dafür Zeit nehmen. Tipps und Tricks zu Weihnachtskarten und –geschenken gibt es hier. Bedanken Sie sich für die gute Zusammenarbeit oder erinnern Sie an ein gemeinsames Erlebnis und ergänzen Sie das ganze um Wünsche für das kommende Jahr.
Z wie Zurückhaltung
Treten Sie als Berufseinsteiger ebenso wie im weiteren Berufsleben auch immer freundlich und moderat auf. Wenn Sie die Kollegen noch nicht kennen, sollten Sie zurückhaltend agieren und kommunizieren. Halten Sie sich aus jeglichem Klatsch und Tratsch raus. Stattdessen können Sie Smalltalk zu unverfänglichen Themen wie zum Beispiel Wetter, Rezepten oder Sportereignissen machen.
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