Wie schreibe ich mein Arbeitszeugnis selbst?
Frage: Aufgrund schlechter Auftragslage wurden in unserem Unternehmen (Software-Entwicklung) 10 % der Belegschaft „freigestellt“. Dies betraf alle Bereiche.
Da ich gerade mein Projekt abgeschlossen habe, gehöre ich auch dazu (nach sieben Jahren Mitarbeit, die Firma ist nur unwesentlich älter).
Mir wurde zugestanden, dass ich mein Zeugnis selbst schreiben darf. Hier meine Fragen:
1. Welche Punkte müssen auf jeden Fall im Zeugnis enthalten sein?
2. Ist die Reihenfolge von Bedeutung?
3. Wie bewertet man sich realistisch – ich bin z. B. ein Typ, der sich eher unter- als überbewertet?
4. Ich bin sehr genau – das hat Vor- und Nachteile. Bei einer Arbeit, die Genauigkeit erfordert, liege ich richtig. Nachteil: Die Arbeitsgeschwindigkeit leidet darunter. Wie soll ich z. B. einen solchen Gesichtspunkt ansprechen?
5. Mir ist der besagte „Notenschlüssel“ nicht ganz geläufig (z. B. „vollste Zufriedenheit“ etc.).
6. Ich bin 50 Jahre alt geworden, bin Dipl.-Ingenieur (FH) und von Anfang an in der Software-Entwicklung tätig. Wie sehen Sie meine Chancen, in der derzeitigen wirtschaftlichen Situation wieder einen neuen Arbeitsplatz zu finden?
7. Wo kann ich mich hier in der Region für individuelle Beratung sinnvoll hinwenden?
Antwort:
Es gibt Aufgaben, die dem Arbeitgeber und solche, die dem Arbeitnehmer obliegen. Zeugnisse nun sind Sache des Chefs und des Personalwesens. Das ist auch gut so – denn die Formulierung ist schwierig, erfordert Fachkenntnisse und birgt zahlreiche „Fallen“. Leider sind auch längst nicht alle Chefs dort „sattelfest“ und sicher sind auch viele Personalleute nicht so damit vertraut wie es wünschenswert wäre. Ich schreibe Gutachten und Analysen über Zeugnisse und kann ein Lied davon singen. Aber der Arbeitgeber dürfte dennoch öfter damit in Berührung kommen als der Mitarbeiter.
Also lautet meine erste Empfehlung: Sie dürfen Ihr Zeugnis selbst schreiben, müssen es aber nicht. Bitten Sie lieber um eine Ausfertigung des Arbeitgebers und versuchen Sie gegebenenfalls dann dort noch korrigierend einzugreifen. Problemlos erstellen können Sie den – längeren – sachlichen Teil des Dokumentes, der Arbeitgeber schreibt dann nur noch die Beurteilung.
Bei der Gelegenheit: Niemand schreibt sein Zeugnis selbst, ob mit Genehmigung des Chefs oder nach dessen Aufforderung. Sie dürfen höchsten einen Entwurf liefern. Den liest der Arbeitgeber dann sehr sorgfältig, bringt Änderungen an oder findet sein eigenes Urteil in dem Konzept hinreichend wiedergegeben – und unterschreibt irgendwann. Und dann erst ist es ein Zeugnis. Wie bei jedem juristisch relevanten Dokument ist es unerheblich, wer den Entwurf geliefert hat, auf den Unterzeichner kommt es an!
Es ist völlig unmöglich, einem Laien im Rahmen dieser Serie so viele Fachkenntnisse zu vermitteln, dass er daraufhin ein hinreichend vorgebildeter Zeugnisschreiber wird. Auch wäre es unwirtschaftlich für den betroffenen Mitarbeiter, sich mit ungeheurem Aufwand die erforderlichen Kenntnisse anzueignen, dann ein solches Dokument zu erstellen und anschließend die Kenntnisse fünf Jahre oder länger ruhen zu lassen. Generell mag es hilfreich sein, sich an „echten“ Zeugnissen zu orientieren und diese als Muster zu nehmen. Aber seien Sie vorsichtig: Nehmen Sie fremde Exemplare (Freunde, Verwandte), nicht die früheren eigenen! Das neu zu formulierende Dokument liegt ja später in der Bewerbung unmittelbar hinter Ihren früheren. Würde nun von denen abgeschrieben, dann fallen gleichlautende Formulierungen beim Lesen auf! Das ist generell schlimm genug – hier aber besonders gravierend: Hat man sich als Leser gerade erst gewundert, dass im vorletzten Zeugnis eine vielleicht kritisch zu interpretierende Formulierung stand, trifft man auf eine ähnliche im nächsten Schriftstück schon wieder. So wird schnell aus einem Verdacht Gewissheit! Und der formulierende Laie kann nicht wissen, in welcher Formulierung Dynamit steckt, das man keinesfalls auch noch reproduzieren sollte.
Das alles ist so kompliziert, weil rechtlich in Zeugnissen grundsätzlich nichts Negatives gesagt sein darf, Mitarbeiter jedoch in sehr vielen Fällen kritische Anmerkungen verdient hätten. Diese jedoch kann der Formulierer nur durch die „Nuancierung des Positiven“ ausdrücken.
Ein – überzogenes, in dieser krassen Form unübliches, generell aber anschauliches – Beispiel: Ein Mitarbeiter baut regelmäßig freitags ab, ist dann faul und lustlos, sonst aber erträglich. Der Hinweis auf „freitags faul“ darf nicht sein. Also würde man schreiben: „Wir arbeiten montags bis freitags. Jeweils von montags bis donnerstags war Herr Müller fleißig.“ Aus. Den auf Freitag bezogenen Rest denkt sich dann der Leser.Ich will immerhin versuchen, Ihre Fragen kurz zu beantworten:
Zu 1 – 3: Im ersten Absatz wird der Mitarbeiter mit akademischem Titel (der dann im Text nicht mehr gebraucht wird, ausgenommen der Doktor-Grad) benannt, sein Geburtsdatum wird zur einwandfreien Identifizierung angegeben, sein Eintrittsdatum und seine Einstiegsposition (oder die einzige, wenn sie sich nicht geändert hat) werden aufgeführt.
Es folgen im weiteren Verlauf des Dokuments Details zur (Einstiegs-)Aufgabenstellung inklusive Verantwortlichkeiten und Zuständigkeitsbereichen, gern in Strichaufzählung.Gab es Veränderungen bei der eingenommenen Position (Versetzungen, Beförderungen, Umstrukturierungen etc.), werden diese jeweils mit Datum (Monat und Jahr genügen grundsätzlich) angegeben, anschließend werden zu den neuen Positionen wieder die wichtigsten Aufgabenstellungen aufgelistet.
So arbeitet man sich bis zum Ende der Beschäftigung vor, damit sind etwa zwei Drittel der Gesamtlänge (ideal sind 1 – 1,5 Seiten) „verbraucht“.
Dann folgt die – extrem wichtige – Bewertung/Würdigung/Beurteilung einschließlich der Darstellung der wichtigsten Eigenschaften und Fähigkeiten. Sehr schön wirkt es, wenn am Beginn sachlich/faktisch fundiertes Lob steht. Beispiel: „Es gelang ihm, den Umsatz in seinem Gebiet innerhalb eines Jahres um 25 % zu steigern.“ Oder: „Das von ihm maßgeblich gestaltete Softwareprogramm kam bei den Kunden so gut an, dass wir es in unser Standardangebot aufnehmen konnten, es ist inzwischen in zahlreichen Fällen erfolgreich verkauft worden.“ Oder:“ Als Betriebsleiter senkte er die Fluktuation in seinem Bereich um 30 %, gleichzeitig gelang ihm eine Reduzierung der Ausschussrate um sehr beachtliche 17 %.“Die dann folgende differenzierte Beurteilung lässt sich in diesem Rahmen nicht allgemein behandeln.Abschließend steht ein Absatz über die Umstände des Ausscheidens, gute Wünsche für die Zukunft bilden den Schluss.
Zu 4: Wenn Sie schon wissen, dass Sie zu langsam sind, weiß das Ihr Chef auch. Vielleicht sind Sie deswegen auf die „Liste“ der Entlassungsfälle gekommen? In einem Zeugnis stünde etwa: „… zeichnete sich durch ausgeprägte Sorgfalt und Genauigkeit aus“ – der Leser ahnt dann den Rest.
Zu 5: „Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ (sprachlich ausdrücklich erlaubt!) steht für „sehr gut“, „volle“ (statt „vollste“) macht daraus eine „gute“ Note, fällt „stets“ weg, wird es „befriedigend“, fehlt jede Form von „voll“, ist alles vorbei. Achtung: Das gilt nicht starr, sondern muss in Verbindung zu den Details der Beurteilung individuell gewichtet werden.
Zu 6: Wenn eine Firma konjunkturell bedingt kränkelt, tun es die anderen dieses Metiers auch. Dies in Verbindung mit dem Alter reduziert die Chancen sicher deutlich.
Zu 7: Rufen Sie ein paar Personalberater in Ihrer Region an und fragen Sie nach entsprechendem Beratungsangebot. Adressen lesen Sie im Stellenteil überregionaler Zeitungen. Oder suchen Sie im Internet.
Kurzantwort:
Wenn ein Mitarbeiter selbst den Text für sein Zeugnis formuliert, sind damit mehr Risiken als Chancen verbunden. Die Zeugnissprache ist schwierig zu erlernen, es gibt hinreichend „Fallen“, in die man hineinstolpern kann. Ohne fachkundige Hilfe geht das Formulieren nicht.
Frage-Nr.: 1643
Nummer der VDI nachrichten Ausgabe: 5
Datum der VDI nachrichten Ausgabe: 2002-01-31
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