Zehn Gründe für ein Exit-Interview
Wenn die Kündigung auf dem Tisch liegt, haben sich Vorgesetzte und Mitarbeiter häufig nichts mehr zu sagen. Doch gerade wenn vielversprechende Mitarbeiter kündigen, helfen strukturierte Exit-Interviews. Sie sind ein Angebot an den scheidenden Mitarbeiter – selten, um ihn vom Bleiben zu überzeugen, sondern vor allem, um den Boden für eine angemessene Trennung zu bereiten.
Exit-Interviews können die eigene Wettbewerbssituation verbessern.
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Grund 1: Weitergabe des Know-how organisieren
Wenn ein Mitarbeiter kündigt, nimmt er sein Wissen mit. Gerade bei Ingenieuren, die in Projekte eingebunden sind oder mit externen Partnern kooperiert haben, sollten sich Unternehmen fragen, wie wichtig der Einzelne für das Unternehmen war. Im Exit-Interview kann dann gemeinsam eine Strategie erarbeitet werden, wie ein Nachfolger oder der langjährige Kollege in die Themen des Ausscheidenden eingearbeitet werden kann. So bleibt ein Teil des Wissens im Unternehmen und ganz nebenbei transportiert der Arbeitgeber die Message: Du bist uns nicht egal, Dein Erfahrungsschatz hat für uns einen Wert.
Grund 2: Beweggründe ermitteln
Ob ein Mitarbeiter aus Frust über mangelnde Aufstiegsperspektiven kündigt oder weil seine Frau nach Kanada versetzt wird und er mit der Familie folgt, dürfte für die meisten Unternehmen einen Unterschied machen. Doch häufig sind solche Informationen eben nur in Erfahrung zu bringen, wenn man den Betreffenden fragt. Die anwesenden Unternehmensvertreter sollten idealerweise einen respektvollen Umgang mit dem Mitarbeiter pflegen (und gepflegt haben), um überhaupt Informationen erwarten zu können. Schließlich müssen sie der konstruktiven Kritik des scheidenden Mitarbeiters gewachsen sein. Zwar ist ein Exit-Interview nicht der Ort für den letzten Schlagabtausch, aber nur wer offen reden darf, wird sich zu seinen wahren Beweggründen äußern.
Grund 3: Exit-Interviews können Verbesserungen anstoßen
Strukturierte Exit-Interviews können dem Unternehmen wichtige Hinweise darauf liefern, was im eigenen Haus schiefläuft. Dazu sollte der Kündigende gezielt gefragt werden, ob er konkrete Verbesserungsvorschläge im Bereich der Mitarbeiterführung, der Gehaltsstruktur oder der internen Karrierewege benennen kann. Zugegeben, das sind ureigene Entscheidungsbereiche jedes Unternehmers. Aber hier sitzt ein Feedback-Geber, der weiß, wovon er spricht, und den im Zweifel eine gewisse Unzufriedenheit zur Konkurrenz getrieben hat. Und bevor andere folgen, sollte man dessen Feedback einholen – egal, wie ungemütlich das werden kann. Die Sicht des Mitarbeiters, der nichts zu verlieren hat, wenn er Dinge nun offen und ehrlich anspricht, ist unersetzlich und fördert gewiss Probleme zu Tage, die dem oberen Management oder der Personalleitung noch lange verborgen bleiben würden.
Dem Mitarbeiter sollte bei einer solchen Frage bewusst sein, dass einige Sätze nicht in ein Exit-Interview gehören.
Grund 4: Exit-Interviews setzen ein Zeichen nach innen
Kündigungen bleiben nicht unkommentiert, sie sind Gesprächsstoff in der Belegschaft. Womöglich war der Kündigende ein beliebter Kollege, ein verdienter Projektleiter oder geschätzter Vorgesetzter. Indem die Geschäftsführung diesem Angestellten ein Exit-Interview anbietet (diese Gespräche sollten immer auf freiwilliger Basis stattfinden), sendet sie ein Signal der Wertschätzung. Und auch dieses Zeichen wird den Kollegen nicht entgehen. Der wertschätzende Umgang mit Mitarbeitern kann in keiner Situation, auch nicht im Moment der beruflichen Trennung, überschätzt werden. Zumal der ausscheidende Mitarbeiter ein solches Gespräch auch für die baldigen Ex-Kollegen nutzen kann, um nämlich Missstände anzusprechen, die für die anderen verbessert werden könnten.
Grund 5: Man sieht sich immer zweimal
Eine Kündigung sollte vom Management nicht wortlos hingenommen und als Affront gegen das Unternehmen als Arbeitgeber verstanden werden. Für alles gibt es Gründe. Wenn sie geschäftlicher Art sind, etwa ein ausgearteter Konkurrenzkampf zwischen dem Vorgesetzten und einem Angestellten, sollten sie spätestens jetzt angesprochen und wenn möglich aus dem Weg geräumt werden. Denn der Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, geht als Insider. Er kann das Unternehmen als Arbeitgeber bewerten und diese Einschätzung an Dritte weitergeben. Zudem hat eine gütliche Trennung noch einen weiteren Vorteil, der sich unmittelbar auf das Geschäft auswirkt: Die meisten Ingenieure bleiben bei einem Arbeitsplatzwechsel ihrer Branche treu. Der ehemalige Mitarbeiter kann so in absehbarer Zeit zum Projektpartner werden.
Grund 6: Feedback für das Unternehmen nutzen
Ein erfolgreiches Exit-Interview zielt also auch darauf ab, Einblicke in die Belegschaft zu bekommen, die Führungspersonen und Personalvertreter sonst nur schwer bekommen. Aus diesem Feedback lässt sich was machen. Dafür sollten die Ergebnisse eines Exit-Interviews zusammengefasst und der Unternehmensführung vorgelegt werden. Wer häufig Mitarbeiter ziehen lassen muss, sollte die Ergebnisse der unterschiedlichen Exit-Interviews zusammenführen. Die entstehende Liste dürfte eine Rangfolge der Probleme sein, die es mehr oder weniger dringend zu beheben gilt. Sie trennt auch die Spreu vom Weizen: Wenn fünf Exit-Interviews einmal die Kritik hervorbringen, es fehle an Aufstiegschancen, und vier Mal der exzentrische Führungsstil des Vorgesetzten angeprangert wird, könnte es sich um mehr als um persönliche Unzufriedenheit handeln. Hier lohnt es sich, Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Grund 7: Optimales Instrument der Mitarbeiterbindung
Wenn Personalabteilungen üblicherweise an derlei Informationen kommen wollen, die einige wenige Mitarbeiter im Exit-Interview frei von der Leber weg preisgeben, nutzen sie Mitarbeiterbefragungen. Doch dieses Instrument ist tückisch: Erstens ist es aufwendig und erzielt nicht immer das gewünschte repräsentative Ergebnis. Zweitens ist es leicht beeinflussbar. Schon die Art, wie eine Frage gestellt wird oder in welchem Zusammenhang sie steht, kann die Antworten in eine gewisse Richtung lenken – auch wenn das von der fragenden Person nicht beabsichtigt ist. Drittens muss man trotz aller Anonymisierung bedenken, dass diejenigen, die bei einer solchen Befragung teilnehmen, noch im Unternehmen arbeiten (und bestenfalls noch lange dort arbeiten wollen). Ihre Einschätzung des Betriebsklimas oder des Führungsstils ist daher häufig milder.
Grund 8: Exit-Interviews gestatten einen Blick auf die Konkurrenz
Warum soll es bei internen Gesprächen denn immer nur um die eigene Wahrnehmung gehen? Bei jeder Kündigung gibt es Push- und Pull-Faktoren, also solche, die den Mitarbeiter von der eigenen Arbeitsstelle wegtreiben, und solche, die ihn zur Konkurrenz locken. Warum nicht mal ganz direkt nach den Gründen fragen, die ihn oder sie zur Konkurrenz brachten? Jeder Angestellte hat seine ganz eigene Prioritätenliste: Dem einen ist der Dienstwagen wichtig, den er auch für private Zwecke nutzen darf, der andere möchte morgens mit den Kindern frühstücken und dann erst ins Büro fahren dürfen. Was die Wettbewerber so bieten, erfahren Sie direkt aus dem eigenen Haus. Denn vielleicht ist Ihr Mitarbeiter nicht nur unzufrieden über die hauseigene Vergütungsstruktur, sondern er weiß nun auch, dass andere tatsächlich besser zahlen. Das sollten auch Sie wissen.
Grund 9: Rückkehr nicht ausgeschlossen
Anfangs stand, Exit-Interviews sind nicht dazu da, den wechselwilligen Mitarbeiter im Boot zu halten. Frei nach dem Motto: Reisende soll man nicht aufhalten. Was spricht aber dagegen, dem Mitarbeiter eine Rückkehr-Option anzubieten? Nach drei Jahren beim Großkonzern, nach dem ein oder anderen Auslandsaufenthalt, bzw. dem Arbeiten in der Großstadt kehrt ein zufriedener Mitarbeiter vielleicht auch gerne wieder zum alten Arbeitgeber zurück. Und zwar mit veränderten Einstellungen, Erfahrungen und neuem Arbeitselan. Wenn High-Potentials kündigen, ist es daher mehr als ratsam, im Exit-Interview auch über eine mögliche Rückkehr zu sprechen. In Kontakt zu bleiben dürfte dank Social Media kein Problem mehr sein.
Grund 10: Nichts zu verlieren
Wenn die Kündigung auf dem Tisch liegt, ist es zum Reden zu spät? Unternehmen sollten immer davon ausgehen, dass einzelne Mitarbeiter nicht im luftleeren Raum agieren. Sie sind schon allein durch ihre Betriebszugehörigkeit mit der Belegschaft vernetzt. Insofern könnten dieser einen Kündigung weitere folgen und der Arbeitgeber wäre machtlos, wenn er nicht in Erfahrung bringen würde, warum diese Mitarbeiter gehen und welche Stellschrauben aus dem Lot geraten sind. Genau dafür kann man Exit-Interviews wunderbar nutzen. Zudem wirken sie nach innen und nach außen.
Doch angenommen, es kommt zum Worst Case. Das Exit-Interview artet zum Schlagabtausch aus, der Respekt geht flöten, die Gräben lassen sich nicht kitten. Dann hat die Zusammenarbeit zwar keine Zukunft, weder mittel- noch langfristig, aber das Ganze hatte wenigstens einen therapeutischen Wert. Und Sie können sich sicher sein, dass keiner einen Nachteil hat, wenn sie in Zukunft getrennte Wege gehen.
Ein letzter Tipp an Arbeitgeber
Ein letzter Hinweis an Arbeitgeber: Vor einem Exit-Interview sollte das Arbeitszeugnis des Mitarbeiters bereits an ihn überstellt worden sein. Wer sich ein letztes Druckmittel in der Hinterhand verwahrt, erstickt jede Hoffnung auf einen ehrlichen Austausch im Keim.
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