Diese Rechte und Pflichten müssen Sie im Home-Office beachten
Für Arbeitgeber kann Home-Office sehr attraktiv sein: Sie müssen weniger Büromiete zahlen und haben geringere Stromkosten. Im Gegenzug sind die Mitarbeiter oft zufriedener und damit motivierter. Aber auch im Home-Office gelten für Arbeitnehmer und -geber feste Spielregeln.
Arbeiten im Home-Office.
Foto: panthermedia.net / SarkisSeysian
Das Sofa als Bürostuhl, mit dem Laptop auf dem Schoß? „Das geht gar nicht“, kommentiert Sandra Bonow, Director Human Resources bei der Tecosim GmbH in Rüsselsheim. Denn auch bei Arbeitsplätzen im Home Office gilt die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV). Sie „dient der Sicherheit und dem Schutz der Gesundheit der Beschäftigten beim Einrichten und Betreiben von Arbeitsstätten“, so der Gesetzestext. Konkretisiert werden die Vorgaben durch die Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR). Diese legen z.B. dar, wie eine ordentliche Beleuchtung von Büroarbeitsplätzen auszusehen hat. „Die Mitarbeiter müssen auch im Homeoffice ergonomisch arbeiten können, mit einem rückenfreundlichen Bürostuhl und einem augenschonenden Bildschirm.“ Der Ingenieurdienstleister und Träger des Arbeitgebersiegels Top Job gibt seinen Mitarbeitern Checklisten in die Hand, anhand derer sie sehen, was sie beachten müssen.
Arbeitgeber muss Standards am Home-Office-Arbeitsplatz prüfen
Eigentlich muss der Arbeitgeber überprüfen, ob die Standards eingehalten werden. Das ist allerdings nicht immer möglich. Etwa weil der Mitarbeiter in einer weit entfernten Ecke wohnt. Und es gibt noch ein weiteres Problem: Die eigenen vier Wände sind heilig. Der Mitarbeiter kann seinem Chef den Zutritt zu seinem Home Office schlicht verweigern. Wenn alle Stricke reißen, rät Bonow, sich Bilder vom Arbeitsplatz zuschicken zu lassen.
Herausforderung Daten: Vertrauliches sicher aufbewahren
Eine ganz andere Herausforderung stellt der Datenschutz dar. Bonow: „Ich kann nicht mit Lebensläufen und Personalakten am Küchentisch sitzen. Das sind hochvertrauliche Daten.“ Daher müsse es zumindest einen abschließbaren Raum mit einem verschließbaren Schrank geben. Aber auch dieses System stößt schnell an seine Grenzen, wenn es um streng geheime Informationen wie Entwicklungsdaten geht. „In der Regel achten die Kunden schon bei Vertragsabschluss darauf, dass bestimmte Normen eingehalten werden, und dass es entsprechende Zertifizierungen gibt, z.B. nach dem Standard ISO 27001“, so die Personalchefin. Der sieht unter anderem Zugangskontrollen zu besonders geschützten Bereichen vor.
„Der Datenschutz muss gewährleistet sein“, sagt auch Emine Yilmaz, Associate Director bei Robert Half am Standort München. Sie rät: „Mitarbeiter sollten dafür sensibilisiert werden, dass ihr Verhalten am Telearbeitsplatz ein Risiko bei der Verarbeitung von Daten darstellen kann und das Unternehmen sollte klare Richtlinien für die Arbeit im Home Office erstellen.“ Prinzipiell sollten gar keine sensiblen Daten auf externen Computer gespeichert werden, rät Boris Kaapke, Pressesprecher bei British Telecommunications (BT). Die Daten, die der Nutzer im Home Office verarbeitet, sollten auf dem Firmenserver liegen, der Zugriff darauf sollte über eine VPN-Verbindung erfolgen, so Kaapke. Wie schon der Name Virtual Private Network sagt, handelt es sich dabei um ein eigenes virtuelles Netzwerk, das innerhalb des Internets, ähnlich einem Tunnel, aufgebaut wird. Und auf das nur Befugte zugreifen können. Darüber hinaus empfiehlt Kaapke, die Rechner standardmäßig mit einer Festplattenverschlüsselung auszustatten, für den Fall, dass ein Gerät abhandenkommt.
Sorglosigkeit schützt vor Haftung nicht
Selbstverständlich müssen auch die externen Rechner vor Viren, Trojanern und Würmern geschützt werden. Denn wenn der Kunde auf einmal Spam erhält, ist das nicht nur peinlich. Wer als Unternehmen keine Vorsorgemaßnahmen getroffen hat, um Angriffe auf die Rechner Dritter zu verhindern, muss mitunter für den Schaden haften. Offenbar nehmen viele Arbeitgeber das Problem aber nicht wirklich ernst. Laut Digital-Working-Studie von Host Europe gaben 30 % der befragten Heimarbeiter an, dass ihr Arbeitsplatz nicht mit einem aktuellen Antivirenprogramm, und das Postfach nicht mit einem Spam-Filter geschützt sind.
Dürfen Heimarbeiter den schicken Stuhl von der Steuer absetzen?
Virenschutzprogramm, Internetanschluss und Computer – die Ausrüstung für das perfekte Home-Office kosten Geld. In der Regel übernimmt der Arbeitgeber die Kosten. Wer einen besonders schicken Bürostuhl will, muss ihn aber meist selbst bezahlen. Einen Zuschuss von Vater Staat in Form einer steuerlichen Absetzbarkeit ist nur in Ausnahmefällen drin. „Jeder Arbeitnehmer kann nach § 9 a Einkommenssteuergesetz einen steuerlichen Pauschalbetrag von 1.000 Euro pro Jahr geltend machen“, erklärt Benno Lehmann, Rechtsanwalt und Fachmann auf dem Gebiet des Steuerrechts. „Mit diesem Betrag sind sämtliche Werbungskosten abgedeckt: Von den Fahrtkosten über die Berufskleidung bis hin zu den Home-Office-Kosten.“ Arbeitnehmer, die höhere Ausgaben haben, könnten diese geltend machen, müssen diese Mehrkosten aber genau darlegen und das sei oft schwierig.
Warum der Keylogger als Stechuhr unzulässig ist
Auch im Home-Office müssen Arbeitnehmer ihre Stunden erfassen, wenn sie das im Geschäftsbüro müssten. Der Einsatz von Tools wie Keyloggern ist in diesem Zusammenhang jedoch mehr als grenzwertig. Bei Keyloggern handelt es sich um Programme, die erfassen, welche Daten die Mitarbeiter am Laptop eingeben, bzw. ob sie überhaupt die Tastatur nutzen. Wenn es einen Betriebsrat gibt, wird dieser sehr wahrscheinlich intervenieren. Laut § 87, Abs. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat er ein Mitbestimmungsrecht bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“.
Doch Keylogger ohne Zustimmung einzusetzen ist ebenso unklug. Denn zu heimlichen Überwachungsaktionen konstatierte das Bundesarbeitsgericht zuletzt in seinem Urteil vom 27.7.2017 (2 AZR 681/16): „Der Einsatz eines Software-Keyloggers, mit dem alle Tastatureingaben an einem dienstlichen Computer für eine verdeckte Überwachung und Kontrolle des Arbeitnehmers aufgezeichnet werden, ist nach § 32 Abs. 1 BDSG unzulässig, wenn kein auf den Arbeitnehmer bezogener, durch konkrete Tatsachen begründeter Verdacht einer Straftat oder einer anderen schwerwiegenden Pflichtverletzung besteht.“ Home Office setzt also häufig eine Vereinbarung zur Vertrauensarbeitszeit voraus.
Stundenerfassung gegen Selbstausbeutung im Home-Office
Einige Betriebe haben eigens Vertrauensarbeitszeit für ihre Home-Office-Kräfte eingeführt. D.h. die Mitarbeiter erfassen keine Stunden, müssen dafür aber Aufgaben in einem bestimmten Zeitrahmen erledigen. Die Vertrauensarbeitszeit ist durchaus umstritten, da sie Menschen zur Selbstausbeutung animiert. Aus diesem Grund schreiben die Mitarbeiter bei BT ihre Stunden einfach nieder. Bei Tecosim entscheiden die Ingenieure, wie viele Stunden sie auf welches Projekt buchen. Auch die Arbeitszeiten können die Mitarbeiter des Simulationsexperten in einem gewissen Rahmen selbst bestimmen. „Wenn ein Ingenieur um 6:00 Uhr morgens beginnt, und drei Stunden Mittagspause macht, dann ist das durchaus in Ordnung, solange kein Termin in diese Zeit fällt“, so Bonow.
Aber auch in puncto Flexibilität gibt es Grenzen. So gilt auch im Home-Office das Arbeitszeitgesetz. Demnach dürfen auch Heimarbeiter nicht mehr als acht Stunden täglich arbeiten, bzw. nicht mehr als zehn Stunden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten die durchschnittliche Arbeitszeit von acht Stunden werktäglich nicht überschritten wird.
Arbeitgeber hat eine Fürsorgepflicht für Heimarbeiter
„Als Arbeitgeber haben wir eine Fürsorgepflicht“, betont Bonow. „Wenn mir ein Mitarbeiter wiederholt zu später Stunde E-Mails schreibt, wird ein Gespräch mit ihm und seinem Vorgesetzten anberaumt.“ Um die generelle Arbeitsbelastung zu messen, führt das Unternehmen regelmäßig Umfragen mit dem COPSOQ-Fragebogen durch. COPSOQ steht für Copenhagen Psychosocial Questionnaire und ist ein wissenschaftlich validierter Fragebogen, der im Rahmen der betrieblichen Gefährdungsbeurteilung eingesetzt wird.
Denn viele Menschen neigen dazu, im Home-Office zu viel zu arbeiten. Das bestätigt auch eine Studie der Hans-Böckler-Stiftung, wonach Heimarbeiter abends oft nicht richtig abschalten können.
Wie Sie für sich herausfinden können, ob Heimarbeit ein Modell für Sie ist, erfahren Sie in unserem Artikel zu den wichtigsten Vor- und Nachteilen des Home-Office.
Home-Office – viele wollen es, doch nicht alle können es. Zwei der häufigsten Stolpersteine sind mangelnde Selbstdisziplin und ein Hang zur Selbstausbeutung. Wie man von Zuhause arbeitet und seine Work-Life-Balance wahrt, erfahren Sie mit diesen Tipps für mehr Effizienz im Home-Office.
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