Mitarbeitergespräch: Mit guter Vorbereitung leichter zum Ziel
Wer weiß, was er will, kommt leichter dahin. Deshalb ist eine gründliche Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch wichtig. Ein Notizbuch führen hilft, denn es liefert die besten Argumente für mehr Geld und Karriere.
Ein Notizbuch hilft beim Mitarbeitergspräch.
Foto: Werkfoto
Von Anfang Januar bis Mitte Februar wird bei Kärcher viel gesprochen. In diesem Zeitraum finden bei dem Hersteller von Reinigungsgeräten in Winnenden die alljährlichen Mitarbeitergespräche statt. Vorgesetzter und Mitarbeiter reden dann über Vergangenes, Aktuelles und die Zukunft. Zu Beginn dieses Jahres saßen sich die beiden Maschinenbauingenieure Ralph Diehl, 50, und Christian Stewen, 45, eineinhalb Stunden gegenüber.
Diehl ist als Abteilungsleiter zuständig für Entwicklung und Test von Indoor-Produkten wie Dampfreinigern. Stewen, einer von seinen fünf Gruppenleitern, kümmert sich um Konstruktionen von batteriebetriebenen Geräten, etwa Fensterreinigern. „Vor dem alljährlichen Gespräch beschäftige ich mich vorher mit den standardisierten Bögen und bin überzeugt, meine eigenen Interessen dadurch leichter durchsetzen zu können“, sagt Stewen. Sein Vorgesetzter schätzt gut vorbereitete Gespräche. So wird keine Zeit verplempert.
Mitarbeitergespräch: Tabuthemen gibt es keine
Mitarbeitergespräche sind ein Führungsinstrument, das aus den USA stammt und ab 50 Beschäftigten in Deutschland seit Jahren Standard ist. „Wollen Menschen gemeinsame Ziele erreichen, müssen sie kommunizieren“, sagt Jürgen Hesse, einer der beiden Inhaber vom Büro für Berufsstrategie in Berlin. Das Mitarbeitergespräch sei die institutionalisierte Form, um über Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft zu sprechen, so Karriereberater Hesse. Für beide Seiten geht es dabei um Orientierung. „Und es ist eine Art Zwischenzeugnis, in dem Vorgesetzte und Mitarbeiter Vorgänge beurteilen und bewerten.“
Fällt die Beurteilung unterschiedlich aus, muss ein Kompromiss gefunden werden, etwa eine Fortbildung. „Das Mitarbeitergespräch kann mehr Geld bringen, der Karriere dienen oder man kann sich etwas von der Seele reden.“ Tabuthemen gibt es keine. Falls aktuell aber etwas schief läuft, sollte man sich gleich melden und nicht bis zum Mitarbeitergespräch warten. Viele Firmen haben standardisierte Formulare, die entweder handschriftlich oder am Computer ausgefüllt und unterschrieben werden. Anschließend – und das ist ganz wichtig – bekommen beide Parteien ein Exemplar ausgehändigt, auch um sich auf das nächste Treffen vorbereiten zu können.
„Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch ist wichtig und wird grob unterschätzt“
„Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch ist wichtig und wird grob unterschätzt“, sagt Verhandlungsexpertin Claudia Kimich aus München. Man wisse zwar, was das Jahr über lief.“ Aber das Hirn spielt uns einen Streich, indem es unangenehme Dinge verdrängt.“ Ihr Rat deshalb: ein Notizbuch zu führen und Gutes wie Schlechtes, besondere Leistungen und schlimme Reinfälle zu notieren. „Und ganz wichtig: den Nutzen fürs Unternehmen herausstellen.“ Die Gegenleistungen dafür sind das Gehalt oder Prämien. Kennt man den Nutzen seiner Arbeit, sind gute Argumente die besten Gründe für mehr Geld. Notizen liefern Argumente für Verhandlungen. Kimich ist überzeugt: „Durch Vorbereitung erreicht man leichter seine Ziele und kann sich Alternativen überlegen.“
Klappt es mit der Gehaltserhöhung nicht, könnte eine Fortbildung der Kompromiss sein. In diesem Fall wären beide Seiten Nutznießer dieser Lösung. Die Verhandlungstrainerin empfiehlt zudem, darauf zu achten, mit welcher Art von Chef man es zu tun hat. Max und Maxima sind die sachlich-nüchternen, für die nur Argumente zählen. Bei solchen Verhandlungspartnern ist Vorbereitung mehr als die halbe Miete. Star und Stelle bezeichnet Kimich als schillernde Paradiesvögel, die an Excel-Charts verzweifeln. Sie sind allein mit neuen Ideen zu überzeugen. Weitere Chef-Charaktere beschreibt sie in ihrem Buch „Um Geld verhandeln“.
Diehl und Stewen sind Ingenieure durch und durch. Sie setzen auf Fakten und sind sachlich nüchtern in der Verhandlung. Daher waren auch beide gut vorbereitet, als sie sich Ende Januar getroffen haben. Das Kärcher-Mitarbeitergespräch besteht aus drei Teilen: Mitarbeiter-Beurteilung, -Entwicklung und Zielvereinbarungssystem. Stewen macht sich das Jahr über Gedanken und Notizen, etwa für die Beurteilung: „Ich kenne meine Aufgabe und gehe das Formblatt durch, ohne mich von der letztjährigen Beurteilung leiten zu lassen“, so Stewen. Im Fragebogen Mitarbeiterentwicklung geht es um die persönliche Entwicklung, beispielsweise um Seminare, an denen er teilgenommen hat und welche Konsequenz die Teilnahme hatte.
Mitarbeitergespräch: Mit guter Vorbereitung Überraschungen vermeiden
Bei Stewen war das ein interkulturelles Training in der Zusammenarbeit mit Chinesen. „Das war gut und in diesem Jahr werde ich an Kursen über Führungstechniken teilnehmen“, sagt Stewen, der zehn Mitarbeiter hat. Für den Gesprächsteil Zielvereinbarung hat er sich für dieses Jahr zwei Aufgaben vorab überlegt: Das ist die Einarbeitung eines Stellvertreters für sich und er will in der Abteilung ein Softwareprogramm einführen, um die Arbeitsmethodik in Projekten zu verbessern.
„Wenn beide Seiten sich gut vorbereitet zum Gespräch treffen, gibt es kaum Überraschungen“, weiß Diehl aus vielen Mitarbeitergesprächen. Auch dass sich realistische Zielvereinbarungen durchaus finanziell lohnen: Bei Kärcher liegt die Zielprämie auf Gruppen- und Abteilungsleiterebene zwischen 15 % und 20 % des Jahreseinkommens. Stewen geht davon aus, dass er mit dem vereinbarten Seminar zu Führungstechniken seine Karrierechancen erhöht hat. Er hatte Argumente gesammelt und sein Chef konnte daher gar nicht anders, als seinem Wunsch zuzustimmen.
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