Controlling
Einführung
Im Controlling geht es hauptsächlich um die Festsetzung und Einhaltung von wirtschaftlichen Zielgrößen von Projekten, Aufgaben, Prozessen, etc. Dies können Kosten, Preise, Gewinne etc. sein, aber auch individuell festgelegte Key Performance Indikatoren.Wird in der Hochkonjunktur von den Unternehmensführungen wie gebannt sehr einseitig auf die Entwicklung der Umsätze/Absätze gestarrt und das Controlling vernachlässigt, um diesbezüglich von einem Allzeithoch zum nächsten zu eilen, so fallen die Ansprüche im Abschwung bescheidener aus. Knicken die Umsätze ein, wird vielen Unternehmensführern erst bewusst, dass sich die Gewinne nicht ausschließlich aus den Umsätzen ergeben. In den Mittelpunkt des Geschehens rücken die Kosten. Zum einen kommt der Druck vom Markt, wenn die bisherigen Preise nicht mehr bei den Kunden durchgesetzt werden können. Zudem zwingen die insgesamt fallenden Gewinne zum generellen Umdenken.Betrachtet man jetzt einmal die technischen Abteilungen im Unternehmen, so geraten Projekt-/Produktkalkulationen und Prozesskostenrechnungen in den Mittelpunkt des Geschehens. Auch das in der Hochkonjunktur hinsichtlich der Kostenseite vernachlässigte Controlling erfährt jetzt einen Aufstieg. Penible Kalkulationen ersetzen die „groben Schätzmethoden“ aus den Boomzeiten. Der Stellenwert der Deckungsbeitragsrechnung wird realisiert und auch Projekte, die keinen Gewinn abwerfen, werden plötzlich interessant, um die Kapazitäten auszulasten und Schlimmeres zu verhindern.
Allgemeines zum Controlling
Zudem gibt es allen Ortes Budgetkürzungen. Während die Umsatzzahlen hauptsächlich vom Markt vorgegeben sind, so sind es die Kosten, an denen die Geschäftsführungen drehen können, um die Gewinne/Verluste maßgeblich zu beeinflussen. Da setzt das Controlling an. Gerade bei technologieorientierten Unternehmen geht es dabei nicht nur um die Personalkosten. Projekt-und Prozesskosten können in vielerlei Richtungen auch von den anderen betriebswirtschaftlichen Kostendeterminanten aber auch durch die angewendete Technologie beeinflusst werden.In schlechten Zeiten erfahren zudem die Key Performance Indicators (KPI) einen Aufschwung. Es werden aus den übergeordneten Unternehmenszielen individuelle Zielgrößen für verschiedene Organisationseinheiten entwickelt, die es zu erreichen, zu hinterfragen und ggf. zu überarbeiten gilt. Dies ist eine typische Aufgabe im Controlling. Die Krise ist im Grunde die Zeit schlechthin für Kalkulatoren, Controller und Projektierer.
Branchen, die Controlling nutzen
Branchen, in denen für den Funktionsbereich „Controlling / Kalkulation / Projektierung“ in den letzten Monaten bei ingenieurkarriere.de verstärkt neue Arbeitskräfte gesucht wurden (alphabetisch geordnet):
- Anlagenbau (speziell Energieanlagen)
- Consulting/Beratung
- Energieerzeugung/-versorgung/-handel
- Heizung/Klima/Lüftung/Sanitär
- Ingenieurbüros
- Maschinenbau (speziell für den Energiebereich)
- Technische Dienstleistungen
Positionsbezeichnungen im Controlling sind oftmals alleinstehend: Kalkulator, Controller, Projektierer usw. Häufig wird auch das Wort „technischer“ vorangestellt, z.B. Technischer Controller. Häufiger lässt sich der Gegenstand entnehmen, mit dem sich die Kandidaten beschäftigen sollen, z. B. Projektcontroller, Produktionscontroller, Prozessoptimierer usw. Selten findet man den Hinweis auf die Branche, z.B. Kalkulator Anlagenbau.
Basisdaten zum Controlling
Die Datenbasis „Controlling“ für die nachstehenden Ausführungen lieferten Auswertungen zum Online-Stellenmarkt und zur Bewerberdatenbank von ingenieurkarriere.de.
- Aufgaben, Anforderungen, Positionsbezeichnungen, Branchenschwerpunkte stammen aus einer Auswertung von Stellenanzeigen zum jeweiligen Berufsfeld des Online-Stellenmarktes von ingenierkarriere.de. Es wurden sehr umfangreich Stellenanzeigen zu dem Funktionsbereich ausgewertet.
- Aussagen über Bewerberpräferenzen ergeben sich aus der Auswertung der Zielvorstellungen von über 20.000 Ingenieuren aus der Bewerberdatenbank von ingenieurkarriere.de zum 01.01.2013. Um Aussagen zum Stellenmarkt treffen zu können, wurden Stellenangebote, die vom 30.06.2009 bis 01.01.2013 auf ingenieurkarriere.de geschaltet wurden, herangezogen.
Die eingetragenen Ingenieure setzen sich dabei aus Professionals, Young Professionals und Hochschulabsolventen aus allen ingenieurwissenschaftlichen Disziplinen, Branchen, Funktionsbereichen und Hierarchieebenen zusammen.
Fach- und Führungsaufgaben
Controlling
- Recherchieren, beschaffen, analysieren, aufbereiten, validieren von Daten für die Erstellung von Schlüsselkenngrößen (KIPs) zur Unternehmenssteuerung
- Ermitteln der Soll-/Istabweichungen der Kenngrößen zu Kosten, Absätze, Umsätze, Gewinne, Deckungsbeiträge etc. und deren Einflussgrößen
- Controllen von Investitionen, F&E-Projekten etc.
- Verfolgen bereichsinterner Zielvorgaben und Benchmark-Ziele
- Erstellen von Performance Reports und Forecasts
- Zuständig für das monatliche Berichtswesen
- Entwickeln, erstellen, verbessern von Managementberichten, Controllingtools und der damit verbundenen Prozesse und Datenbasen
- Erstellen von Ad-Hoc Auswertungen und Berichten zur Analyse von Unregelmäßigkeiten
- Sicherstellen eines lückenlosen Informationsflusses
- Vertreten der Ergebnisse gegenüber dem Management und den Fachbereichen
- Erstellen und nachverfolgen von Aktionslisten, insbesondere in Bezug auf Steuerungs- und Recovery-Maßnahmen
- Erarbeiten von Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung, die technische Leitung etc.
- Erstellen von Wirtschaftlichkeits- und Investitionsrechnungen
- Mitarbeiten am Budget sowie der operativen Mittel- und Langfristplanung
- Planen und hochrechnen von Gemeinkosten
- Sicherstellen und prüfen der Datendownloads, z.B. aus SAP
- Neustrukturierung und Ausbau der Kostenrechnung
- Entwickeln und einführen von Kennzahlensystemen in Zusammenarbeit mit externen Beratern
- Einführen eines Betriebsdatenerfassungsprogrammes für Produktion, Instandhaltung etc.
- Pflege von Kostenplänen der Kostenstellen
Controlling und Projekte
Projektcontrolling
- Planen/Controllen der Projektstruktur (Aufgaben, Leistungen), Abläufe, Ressourcen, Qualität, Zeiten, Termine, Kosten, Finanzen, Meilensteine
- Erstellen von Leistungskatalogen und Lastenheften für die Fachbereiche und Lieferanten
- Durchführen von Risikoanalysen und Risikosimulationen
- Bewerten der Projektrisiken
- Vergabe der Aufgaben an alle Projektbeteiligten
- Steuerung der Durchführung bzw. Abwicklung des Projektes/Teilprojektes
- Managen der Change-Requests während des laufenden Projektes (gewünschte Projektmodifikationen)
- Erstellen von Abweichungsanalysen (Soll-Ist-Abweichungen)
- Erarbeiten von Gegensteuerungsmaßnahmen
- Wahrnehmen des Projektreportings
- Budgetverfolgung (Kontrolle der Einhaltung des vorgegebenen Budgets durch Einkaufs- und Leistungskontrolle)
- Analysieren der Kapitalanforderungen und sicherstellen der Liquidität während des laufenden Projektes
- Anwenden der Instrumente des Projektmanagements/PM-Tools
- Erarbeiten neuer Prozesse und Methoden für das Projektmanagement
- Überwachen des Projektfortschritts während der Abwicklung
- Erstellen von Kalkulation, Kalkulationsnachweisen, Urkalkulation, Projektabrechnung (Schlussabrechnung, Abschlagsrechnung)
- Führen von Preisverhandlungen mit Nachunternehmen/Lieferanten
- Erstellen von Preisvorgaben und Vertragsentwürfen für Nachunternehmen/Lieferanten
- Mitwirken bei der Erstellung von Angeboten für Projekte
- Mitwirken beim Aufbau einheitlicher Prozesse bei der Projektabwicklung (z.B. Reporting, Werkzeuge oder Projektüberwachung)
- Erstellen und aufbereiten von Statistiken
- Systematische Analyse von projektbezogenen Leistungskennzahlen
Controlling: Kalkulationen für Unternehmen erstellen
Kalkulation/Pricing
- Erstellen von technischen Angebots-, Auftrags-, Änderungs-, Nachkalkulationen der Eigenfertigungen unter Beachtung von Kundenspezifikationen
- Begleitende Kalkulationen für Vertrieb, Entwicklung, Produktion
- Verhandlungsunterstützung des Vertriebs durch Zielpreiskalkulationen
- Angebotserstellung auf der Grundlage der ermittelten Preisspezifikationen mit Vertrieb, Entwicklung, Geschäftsführung, Subunternehmen, Experten
- Präsentation der Kalkulation vor Ort beim Kunden, beim Vertrieb, der Geschäftsführung etc.
- Ermitteln von Kosten für die Herstellung/Änderung von Neuteilen für die Serienfertigung
- Ermitteln der Vollkosten/Teilkosten/Deckungsbeiträge mit dem Kalkulationsschema
- Einsatz von EDV-gestützten Kalkulationsprogrammen
Weitere Schwerpunkte im Controlling
- Erstellen von Stücklisten/Leistungsverzeichnissen
- Ermitteln des Materialbedarfs, der Mengengerüste und der Preise
- Zusammenstellen der Stundenkalkulationen für die Projektabwicklung
- Analyse der Daten aus der Produktion (Materialkosten, Kundenvorstellungen, Fertigungsverfahren, Betriebsmittel, Zukaufteile etc.)
- Erfassen und auswerten der Daten von Unterlieferanten
- Erstellen von Hochrechnungen für Zukaufteile und Handelswaren
- Setzen von Zielwerten für die Zukaufteile für die Verhandlungen mit den Lieferanten
- Durchführen von Risikobeurteilungen von der Angebots- bis zur Abwicklungsphase
- Identifizieren und bewerten kommerzieller und technischer Risiken
- Erstellen und pflegen der Stammdatenbank für die Kalkulation
- Erarbeiten von Wertanalysen hinsichtlich Design, Fertigungsprozess
- Entwickeln von Preismodellen und kurzfristigen Preismaßnahmen (Pricing)
- Durchführen von Kostenanalysen und identifizieren von Kostentreibern
- Initiierung von Design-to-Cost-Projekten einschließlich Verfolgung abgeleiteter Maßnahmen
- Verfolgen der Kostenentwicklung über die gesamte Projektlaufzeit/über den gesamten Lebenszyklus
Controlling: Optimierung der Prozesse
Prozessoptimierung (aus wirtschaftlicher Sicht)
- Visualisieren und gestalten von Wertströmen, Schnittstellen, Aufgaben und Arbeitsmethoden
- Entwickeln/definieren von Standards sowie Best in Class Prozessen
- Analysieren und bewerten von Prozessen hinsichtlich Produktivität, Prozessstabilität, Qualität
- Durchführen von Wirtschaftlichkeits- und Machbarkeitsanalysen
- Systematisches Identifizieren von Schwachstellen, Störquellen, Verbesserungspotenzialen
- Entwickeln von Maßnahmen zur Optimierung unternehmensinterner Prozesse
- Kontinuierliches Überwachen und Weiterentwickeln der Prozesse
- Optimieren von Energieeinsatz, Qualität, Prozesstechnologie, Produktionsverfahren, Produkten, Anlagen entlang der gesamten Wertschöpfungskette
- Enge Zusammenarbeiten mit Kunden, Vertrieb, Produktion, Instandhaltung, HSE etc.
Weitere Schwerpunkte im Controlling
Projektierung
- Erheben, analysieren, bewerten, kommentieren der Kundenspezifikationen
- Umsetzen der Kundenspezifikationen in kundenorientierte Lösungen (Konzept, Design)
- Kundenspezifisches Auslegen und Ausarbeiten von Angeboten
- Unterstützung des Vertriebs bei Angeboten und Auftragsklärung
- Abklären der technischen Konzepte
- Konzeptentwicklung unter Berücksichtigung von wirtschaftlichen und technischen Aspekten (Conceptual Engineering)
- Anfragen, auswählen, koordinieren von Lieferanten und Partnern im Rahmen des Angebotes
- Bewerten von technischen Risiken in der Angebotsphase
- Festlegen des angebotenen Lieferumfanges nach den Auftragsspezifikationen
- Kalkulieren des Angebotspreises (erarbeiten von Mengen- und Preisgerüsten)
- Projektieren (planen) über alle Projektphasen von der Vorplanung bis zur Inbetriebnahme der Anlagen
- Auslegung, Rohentwurf und Spezifizierung (Basic Engineering)
- Erbringen des Detail Engineering aller Komponenten bzw. Systeme inklusive aller Berechnungen, Konstruktionen etc.
- Spezifizieren von Kaufteilen, bewerten der Angebote und Lieferanten
- Erstellen der technischen Angebotsunterlagen (R&I-Fließbilder, Maßbildzeichnungen, Layout, Aufstellungs- und Rohrleitungsplanungen, Stücklisten, Instrumentierung etc.)
- Unterstützen des Vertriebs bei Projektbesprechungen mit dem Kunden
- Technische Präsentationen intern/extern
- Erstellen und durchführen von Angebotspräsentationen,
- Technisches und kaufmännisches Verhandeln mit dem Kunden
- Im Auftragsfall übergeben des Projektes an die Abwicklungsabteilung
Voraussetzungen
Für die Besetzung von Positionen des Berufsfeldes Controlling / Kalkulation / Projektierung ist es nahezu unbedeutend, an welcher Institution ein Ingenieurabschluss erreicht wurde. Fachhochschulabschlüsse sind nicht weniger begehrt als Universitätsabschlüsse. In kaum einer Anzeige wird ein Unterschied zwischen Absolventen der Fachhochschule, Universität oder technischen Hochschule gemacht. Letztlich dürften im Controlling auch Absolventen von Berufsakademien mit entsprechender Karriere bei Bewerbungen Chancen haben, obwohl sie in den Anzeigentexten kaum in Erscheinung treten. Promovierte Ingenieure werden dagegen in den Stellenanzeigen für diesen Funktionsbereich nicht ausdrücklich nachgefragt. So gut wie noch nicht vertreten sind in den Anzeigen zu diesem Berufsfeld die Bachelor- und Masterabschlüsse. In nicht wenigen Anzeigen werden Techniker zur Abgabe ihrer Bewerbung aufgefordert.
Controlling: Geforderte Studienfächer
Die Studienfächer bzw. Studienrichtungen spielen bei den Positionen Controlling / Kalkulation / Projektierung nicht die herausragende Rolle. Viel wichtiger ist die einschlägige Berufserfahrung. Zwar werden in den Anzeigen häufiger Ingenieure Maschinenbau, Bauingenieure und Wirtschaftsingenieurwesen im Text aufgeführt, vielfach werden Studienfächer bzw. Studienrichtungen jedoch offen gelassen und somit alle Ingenieure angesprochen. Im Einzelfall werden allerdings auch spezielle Ausrichtungen gefordert wie Energietechnik, Verfahrenstechnik, Versorgungstechnik etc. Hin und wieder richten sich die Anzeigenschalter neben den Ingenieuren auch explizit an Naturwissenschaftler. Die Ingenieure müssen im Controlling aber neben dem technischen Wissen kaufmännische/betriebswirtschaftliche Grundlagen mitbringen. Hier haben sich allerdings umfangreiche Aufbaustudien und MBAs bis heute nicht wirklich durchgesetzt. In keiner der rund 100 ausgewerteten Anzeigen wurde ein betriebswirtschaftliches Aufbaustudium bzw. ein MBA gefordert. Die Ingenieure konkurrieren bei den Positionen dieses Berufsfeldes zudem mit Betriebswirtschaftlern, von denen ein grundsätzliches Verständnis für technische Zusammenhänge erwartet wird.
Berufspraxis im Controlling erwerben
Neben dem Hochschulstudium werden in den Stellenanzeigen allerdings fast immer vorausgehende Berufserfahrungen im Controlling gefordert. In den meisten Fällen wird dabei offen gelassen, ob erste oder mehrjährige Berufserfahrungen verlangt werden. Es wird in den Anzeigen lapidar lediglich von „Berufserfahrungen“ gesprochen, die erwartet werden. Generelle Berufserfahrungen reichen dabei allerdings nur selten aus. Es wird in den meisten Anzeigen ausdrücklich betont, dass Berufserfahrungen einschlägig sein müssen. Die Erfahrungen sind also in der gleichen Branche und/oder im gleichen Funktionsbereich und/oder auf der gleichen Hierarchieebene nachzuweisen. Hochschulabsolventen sind im Berufsfeld Controlling/Kalkulation/Projektierung nur selten gefragt.Das Zusatzwissen ist stark davon abhängig, welche Ausrichtung die zu besetzenden Positionen des Berufsfeldes Controlling / Kalkulation / Projektierung haben. Grundsätzlich sollte allerdings ein großes Zahlenverständnis gegeben sein. Stehen bei der Aufgabe Projekte im Mittelpunkt (z.B. Projektcontroller) so sind praktische Erfahrungen aus dem Projektmanagement meist unerlässlich. Stehen bei der Aufgabe Prozesse im Mittelpunkt (z.B. Produktionscontroller), sollte man auf profunde Kenntnisse im Prozessmanagement zurückgreifen können. Bei Positionen in der Kalkulation/Projektierung geht ohne wesentliche Kenntnisse in der kaufmännischen Kalkulation/Kosten(träger)rechnung nicht viel. Das kaufmännische/betriebswirtschaftliche bzw. technische Grundverständnis wurde weiter oben schon angesprochen. Häufiger werden auch erste Branchenkenntnisse/-erfahrungen erwartet.
EDV und Sprachen im Controlling
EDV-Kenntnisse spielen bei der Besetzung der Positionen Controlling / Kalkulation / Projektierung keine erwähnenswerte Rolle. Höchstens werden einmal PC-Kenntnisse im Allgemeinen erwähnt, hin und wieder werden SAP-Kenntnisse gefordertIn rund 50% der ausgewerteten Anzeigen im Controlling werden englische Sprachkenntnisse thematisiert. Wenn Englisch gefragt wird, so in gleichen Teilen entweder verhandlungssicheres oder gutes Englisch. Weitere Fremdsprachen spielen keine erwähnenswerte Rolle und haben nur im Einzelfall Bedeutung.
Was im Controlling noch hilfreich ist
Unternehmen fordern in den Stellenanzeigen zum Berufsfeld Controlling / Kalkulation / Projektierung folgende Persönlichkeitsmerkmale (alphabetisch geordnet):
- Analytisches Denken, analytische Fähigkeiten
- Durchsetzungsstärke, Durchsetzungsvermögen
- Engagement, Leistungsbereitschaft
- Flexibilität (zeitlich, inhaltlich)
- Interkulturelle Kompetenz, internationale Erfahrung
- Kommunikationsstärke, Kommunikationsfähigkeit
- Organisationstalent, Organisationsvermögen
- Selbständigkeit, Eigenständigkeit
- Sicheres, gewandtes Auftreten
- Teamgeist, Teamorientierung, Teamplayer
- Verhandlungsgeschick, Verhandlungssicherheit
- Wirtschaftliches Denken und unternehmerisches Handeln
Positionsbezeichnungen
Auf der Ebene Ingenieur/Sachbearbeiter werden häufiger Positionen mit den folgenden Bezeichnungen im Controlling besetzt (alphabetisch geordnet): Angebotsingenieur, Angebotskalkulator, Bid-Manager, Continuous Improvement Engineer, (Technischer) Controller, Consultant Lean Administration, Cost Engineer, Estimator, Forward Engineer, (Technischer) Kalkulator, Kostenplaner, Logistikcontroller, Pricing & Process Manager, Process Engineer, Produktionscontroller, Projektierungsingenieur, Projektkalkulator, Projektmanager Industrial Engineering, Projektsteuerer, Proposal Coordinator, Proposal Engineer, Proposal Manager, Prozesscontroller, Prozessmanager, Prozessplaner, Referent Produktkalkulation, Sales Controller, Tendering Engineer, Value Manager.Auf den Ebenen Projektmanager, Team-, Abteilungs-, Bereichsmanager werden häufiger Positionen mit den Bezeichnungen besetzt (alphabetisch geordnet): Lead Proposal Engineer, Leiter Controlling, Leiter Projektmanagement, Leiter Projektsteuerung, Unternehmenscontroller
Managementlaufbahn im Controlling
Die zunehmende Globalisierung schlägt sich auch in den Positionsbezeichnungen nieder, die teilweise angelsächsisch gewählt werden. Das Wort „Manager“ wird in diesem Sprachraum durchaus auch für Sachbearbeiterposition verwendet, klingt aber gewaltiger. Zum Teil suchen aber auch ausländische Unternehmen in Deutschland nach Kandidaten für das Controlling und verwenden dann internationale Stellenbezeichnungen. Häufig findet auch eine Vermischung aus deutschen und englischen Begriffen in den Bezeichnungen statt.
Bewerberkonkurrenz
Rund 2 % aller Berufswünsche der Ingenieure aus der Bewerberdatenbank von ingenieurkarriere.de gingen zum 01.01.2013 in Richtung Controlling / Kalkulation / Projektierung. Tendenz gegenüber Auswertungen früherer Jahre: Fallend. Es lässt sich damit feststellen, dass dieses spezielle Berufsfeld relativ gesehen nur schwach von den Ingenieuren gefragt ist. Offensichtlich schreckt die Konkurrenz der Betriebswirtschaftler und die Entfernung von den technischen Aufgaben, was ja durchaus nachvollziehbar ist.Zwar ist die Bedeutung des Berufsfeldes Controlling im Unternehmen hoch, das Aufstiegspotenzial für Ingenieure jedoch begrenzt. Auch die Berufsfeldwechselmöglichkeiten fallen eher bescheiden aus, sieht man einmal von der Projektierung ab. Im unteren Bereich der Beliebtheitsskala (3 % und darunter) liegen Funktionsbereiche wie Verwaltung/Personal, Vereins-/Verbandsfunktionen, Arbeitssicherheit/Umweltschutz/Anlagensicherheit, Technischer Einkauf, Logistik, EDV/IT/Informatik, Schulung/Training, Prüfung/Abnahme.
Erfolgsaussichten im Controlling
Geht es um Positionen Controlling / Kalkulation / Projektierung stellt sich bei den Bewerbungen immer die Frage, inwieweit der Spagat zwischen Betriebswirtschaft und Technik beim Studium bzw. im Verlaufe der Berufspraxis wirklich gelungen ist. In Anbetracht der zunehmenden Bedeutung des Berufsfeldes in der konjunkturellen Abschwungphase sollten sich die Erfolgsaussichten von qualifizierten Bewerbern verbessern.Der niedrigen Nachfrage bei den Ingenieuren stand in den letzten drei Jahren eine eher sehr moderate Zahl an Stellenanzeigen im Controlling gegenüber. Das Ingenieurinteresse übersteigt die Anzahl der Stellenangebote. Daher müssen sich Ingenieure bei der schriftlichen Bewerbung und im Bewerbungsprozess absolut professionell verhalten und sich auf diese Weise eine Chance bei den Unternehmen erarbeiten. Sicherlich spielen Branchensituation, Unternehmensgröße, Unternehmensimage und die Region gleichfalls eine wichtige Rolle, um hier eine endgültige Aussage treffen zu können.
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