Arbeitszeugnis: Formulierungen und Tipps – was Sie beachten sollten
„Er mühte sich redlich“. Mittlerweile ist die Klausel ein geflügeltes Wort für Versager. Darüber hinaus ist das Unwissen in puncto Arbeitszeugnis allerdings groß. Wir sagen Ihnen, worauf Sie achten sollten.
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Zunächst das Formale: Man unterscheidet zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis. Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält nur die allernotwendigsten Basisinformationen wie Name, Art und Dauer der Tätigkeit sowie die Abschlussformel.
Bei einem qualifizierten Zeugnis werden die Aufgaben und Tätigkeit detailliert beschrieben. Am besten in sechs bis acht Punkten. Darüber hinaus enthält es eine Leistungsbeschreibung. In ihr werden die Arbeitsleistung bewertet und besondere Fähigkeiten sowie Kenntnisse aufgeführt. Ebenso findet sich eine Bewertung zum Verhalten des Arbeitnehmers gegenüber Vorgesetzten und Kollegen.
Karriereberaterin Petra Barsch aus Berlin rät, sich beim Zeugnis auf folgende Punkte zu konzentrieren: Aufgabenbeschreibung, Leistungsbeschreibung und die Abschlussformulierung.
- Die Reihenfolge
- Die Abschlussformel
- Das Datum: Zwischen- vs. Abschlusszeugnis
- Darf die Betriebsratstätigkeit im Zeugnis erwähnt werden?
- Bewertungen im Zeugnis
- Wie sieht ein sehr gutes Zeugnis aus?
- Das Recht auf ein „wohlwollendes“ Zeugnis
- Geheime Codes der Personaler
Das Wichtigste im Zeugnis kommt nach oben
„Bei der Aufgabenbeschreibung ist es entscheidend, dass die höherwertigen Aufgaben zuerst genannt werden“, so Barsch. Wenn also bei einem Ingenieur der wichtigste Punkt „das regelmäßige Berichten über den Projektfortschritt“ ist, verheißt das nichts Gutes.
In der Leistungsbeschreibung, so die Arbeitszeugnisexpertin, sollten die positiven Ergebnisse genannt werden. Bei einem Vertriebsingenieur könnte das die Steigerung der Umsatzzahlen sein. Oder man könnte über Projekte berichten. Die Fähigkeiten und Kenntnisse sollten sich auf den Aufgabenbereich und die Stellung beziehen. „Wenn das Zeugnis einer Führungskraft bescheinigt, dass sie gewissenhaft und zuverlässig ist, wirkt das deplatziert. Denn bei einer Führungskraft würde man das wohl erwarten“. Besser sei es, wenn Eigenschaften wie Entscheidungsfähigkeit und Urteilsvermögen hervorgehoben werden.
Die Abschlussformel im Arbeitszeugnis – Kein Anspruch auf Bedauern
Die Abschlussformulierung in Zeugnissen wird von Arbeitnehmern häufig überlesen, dabei ist sie ein unverzichtbares Element und ein Hinweis darauf, wie die Parteien auseinander gegangen sind. Bedankt sich der Arbeitgeber bei seinem scheidenden Mitarbeiter für die geleistete Arbeit? wünscht er ihm alles gute für die berufliche wie private Zukunft, weiterhin viel Erfolg und bedauert er gar das Ausscheiden des Arbeitnehmers? Das alles wäre Inhalt einer Schlussformel in einem guten Zeugnis. Doch ein Anrecht auf eine derartig freundliche Formulierung gibt es nicht. Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 11.12.2012 (9 AZR 227/11) belegt, dass es keinen Anspruch auf eine Abschlussformel mit Dank und Bedauern gibt. Wer das fehlende Bedauern des Arbeitgebers durch das Weglassen der Formel kaschieren möchte, dem sei abgeraten. Wenn die Formel ganz fehlt, entspricht das einer glatten 5.
Das verräterische Datum und Rechtschreibfehler im Arbeitszeugnis
Während das Ausstellungsdatum bei einem Zwischenzeugnis frei wählbar ist, muss das Abschlusszeugnis auf den letzten Tag des Arbeitsverhältnisses datiert sein. Hier lauert schon die nächste Gefahr: „In der Regel enden die Arbeitsverhältnisse an einem 30., 31. oder 15. des Monats. Wenn das Ausstellungsdatum davon abweicht, weist das darauf hin, dass dem Mitarbeiter außerordentlich gekündigt wurde. Und das wird immer negativ bewertet“, erklärt Barsch. Rechtschreibfehler, Tippfehler, geknickte Dokumente und eine unvollständige Firmenadresse werfen ebenfalls ein schlechtes Licht auf den Kandidaten. Denn er hat auf ein ordentliches Zeugnis zu bestehen. Bei den Unterschriften rät Barsch darauf zu achten, dass der Fachvorgesetzte zuerst, also links unterschreibt. Und der Abteilungsleiter Personalwesen rechts.
Ein druckfrisches Zwischenzeugnis ist übrigens nicht immer ratsam. Barsch rät sogar davon ab, sich mit einem Zwischenzeugnis für einen neuen Job zu bewerben. Beim potenziellen Arbeitgeber könnte das Misstrauen hervorrufen. Denn wenn es zu einem Arbeitsverhältnis kommt und der Mitarbeiter fordert irgendwann ein Zwischenzeugnis an, schlagen dort die Alarmglocken. Die Expertin rät, sich lieber mit einem älteren Zeugnis zu bewerben. Unauffällig vorarbeiten können Arbeitnehmer, indem sie in bestimmten Situationen Zwischenzeugnisse erbitten. Nämlich dann, wenn sich der Vorgesetzte, der Aufgabenbereich oder die Abteilung ändern. „Der neue Vorgesetzte wird die frühere Leistung nicht bewerten können. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die bisherige Arbeitsleistung dokumentieren zu lassen“, rät Charlotte Knoll, HR Business Partner bei der yourfirm GmbH. Wenn das Zeugnis nicht so ausfällt wie gedacht, rät sie, das Gespräch mit dem Vorgesetzten und der Personalabteilung zu suchen. „Sie sollten im Vorfeld überlegen, an welcher Stelle Sie sich ungerecht behandelt fühlen und Argumente für eine bessere Bewertung vorlegen.“
Darf die Betriebsratstätigkeit im Zeugnis erwähnt werden?
Neben der Phrase „Er mühte sich redlich“ gibt es weitere verräterische Formulierungen wie „Er hat seine Arbeit ordnungsgemäß erledigt“ (Dienst nach Vorschrift) und „Er war ein anspruchsvoller und kritischer Mitarbeiter“ (Nörgler). Wenn es heißt „Er setzte sich für das Wohl seiner Kollegen ein“, bedeutet das, dass er im Betriebsrat saß. Da ein solches Engagement nicht bei jedem Arbeitgeber gut ankommt, hat es nichts im Arbeitszeugnis verloren. Es sei denn, der Mitarbeiter erklärt sich damit einverstanden. Wie der Anwalt Wolfgang Kühne im Interview erklärt, „hat jedes Gremium die Möglichkeit, juristischen und/oder gewerkschaftlichen Beistand in Anspruch zu nehmen“. Lassen Sie den Hinweis auf den Betriebsratsposten also nicht unkommentiert stehen.
Um Kritik zu äußern, verwenden Arbeitgeber häufig auch die so genannte Leerstellentechnik: Wichtige Punkte bleiben ungenannt. Wenn bei einem Ingenieur im technischen Vertrieb die Formulierung „Er war angesehen bei Vorgesetzten und Kollegen“ steht, die Kunden aber ungenannt bleiben, lässt das tief blicken. Manchmal werden statt den wirklich entscheidenden Punkten auch Bagatellen hervorgehoben. Eine weitere Verschleierungsmethode bei der Verhaltensbeurteilung ist die Reihenfolgentechnik. Bei Formulierungen wie „Er war angesehen bei Vorgesetzten, Kollegen und Kunden“ ist es nämlich wichtig, dass die Vorgesetzten zuerst genannt werden, gefolgt von den internen Kollegen und dann den externen Kunden. Sonst weist das auf Probleme mit dem Chef hin.
Bewertungen im Zeugnis
Ein Arbeitszeugnis ist eigentlich kein Zeugnis im klassischen Sinne, in dem die Fähigkeiten und der Einsatz des Empfängers bewertet werden. Wertende Aussagen sind in Arbeitszeugnissen sogar unzulässig. Dennoch verwenden Personalverantwortliche natürlich Techniken, um sich gegenseitig über die Arbeitsweise, das Engagement und Sozialverhalten ihrer Mitarbeiter zu informieren. Für Arbeitnehmer heißt das: Ihre Leistung und Ihr Verhalten im Unternehmen wird bewertet und zwar nach einer Notenskala von 1 (sehr gut) bis 5 (mangelhaft).
Selbstverständlich stehen im Arbeitszeugnis keine Schulnoten, vielmehr entsprechen einzelne Formulierungen bestimmten Noten. Und damit diese Bewertung in Zeugnissen von Ingenieuren nicht allzu auffällig und plump daher kommt, bedienen sich Arbeitgeber verschiedener Techniken und geheimer Codes. Diese Codes zu erkennen und die Zeugnissprache richtig zu entschlüsseln, sollte jedem abhängig Beschäftigten ein Anliegen sein.
Wie sieht ein sehr gutes Zeugnis aus?
Einige Formulierungen in einem Zeugnis lassen sich 1:1 in Schulnoten übersetzen. Es gibt sogar Zeugnis-Generatoren, in die man eine Schulnote eingibt und einen entsprechenden Satzbaustein zur Verfügung gestellt bekommt. Wenn es zum Beispiel um die Einsatzbereitschaft eines Arbeitnehmers geht und der Arbeitgeber schreibt: „Er zeigte stets ein sehr hohes Maß an Eigenverantwortung, Initiative und Leistungsbereitschaft“, dann vergibt er mit dieser Zeugnissprache die Note 1 an seinen Ingenieur. Entfällt in der ansonsten gleichen Formulierung das Wort „sehr“, handelt es sich um die Note 2. Geht es um die Leistung eines Mitarbeiters, dann wird in der Formulierung folgendermaßen abgestuft:
- Note 1: Seine Leistungen fanden stets unsere vollste Zufriedenheit.
- Note 2: Seine Leistungen fanden stets unsere volle Zufriedenheit.
- Note 3: Seine Leistungen fanden unsere volle Zufriedenheit.
- Note 4: Seine Leistungen fanden unsere Zufriedenheit.
- Note 5: Er war bemüht, die Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen.
Im Vergleich der fünf Sätze sieht man die Abwertung der Leistungsbeurteilung sehr deutlich. Manchmal sind die Formulierungen aber so geschickt gewählt, dass der kritische Leser nicht auf Anhieb erkennt, um welche Bewertung es sich handelt. Vor allem bei schlechten Zeugnissen, die der Note „mangelhaft“ entsprechen und nicht als wohlwollend eingestuft werden können, ist ein waches Auge gefragt. Wie zum Beispiel bei folgendem Satz in der Zeugnissprache zur Befähigung eines Ingenieurs: „Zu den unabdingbaren Voraussetzungen für diese Funktion gehörten Eigenschaften wie Belastbarkeit, Flexibilität und analytisches Denkvermögen.“ Der Satz klingt wohlwollend, er bezieht sich aber nicht auf den Stelleninhaber, sondern auf die Voraussetzungen für die Stelle. Es fehlt die Bestätigung, dass der Stelleninhaber diese Voraussetzungen erfüllt hat – ganz zu schweigen von dem Grad der Zufriedenheit, zu dem er das gemacht hat. Das wird der neue Chef sofort erkennen. Er hat damit unter Umständen einen Wissensvorsprung vor dem arglosen Zeugnisempfänger.
Welche Note sollte man im Arbeitszeugnis haben?
Ein Zeugnis muss wohlwollend formuliert sein, d.h. es muss der Note 3 entsprechen. Wer eine bessere Bewertung möchte, muss Belege vorweisen können. Auch der Arbeitgeber muss Nachweise liefern, wenn er ein schlechteres Zeugnis ausstellt. Um Konflikte zu vermeiden, rät Knoll ihren Mitarbeitern, Projekte, Verantwortlichkeiten und eigene Erfolge während der Betriebszugehörigkeit kontinuierliche zu dokumentieren. „Nach einem längeren Zeitraum kann sich der Vorgesetzte sonst eventuell nicht an alle Details erinnern“ – und der Mitarbeiter im schlimmsten Fall auch nicht.
Geheime Codes in der Zeugnissprache
Manchmal sind es nicht die geschriebenen Worte, die einen Arbeitnehmer besonders hart treffen können, sondern die ungeschriebenen. Nach diesem Credo verfährt die Leerstellentechnik, bei der auf eine zu erwartende Aussage verzichtet wird.
Beispiel: „Das Verhalten gegenüber Kollegen war einwandfrei.“ Hier fehlen die Vorgesetzten, denen gegenüber das Verhalten offensichtlich weniger gut war. Die Negationstechnik, mit deren Hilfe in der Zeugnissprache eine Abwertung des Ingenieurs erzielt wird. Gab das Verhalten eines Beurteilten „keinen Anlass zu Beanstandungen“, dann war es aber auch nicht wirklich gut. Die Ausweich-Technik, mit der Unwichtiges und eigentlich Selbstverständliches gegenüber den wirklich wichtigen Aussagen hervorgehoben wird, zum Beispiel die „vorbildliche Pünktlichkeit“ eines Ingenieurs.
Die Widerspruchstechnik, die dafür sorgt, dass der positive Ersteindruck aufgehoben wird. Werden einem Mitarbeiter sehr gute Leistungen attestiert, aber der Arbeitgeber dankt ihm nicht und/oder bedauert nicht sein Ausscheiden, ist das widersprüchliche Zeugnis vermutlich das Ergebnis einer Nachverhandlung, bei der nicht alle wesentlichen Aussagen aufgewertet oder ergänzt wurden. Es sind oft nur kleine Nuancen, ein Wort mehr oder weniger, die den Unterschied in der Bewertung bei der Zeugnissprache ausmachen.
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