Bewerbungsunterlagen richtig versenden
Ist die Bewerbung geschrieben, muss es oberstes Ziel sein, die Bewerbungsunterlagen in unversehrtem Zustand auf den Schreibtisch des Lesers zu bringen. Hier gibt es Tipps.
Versenden Sie die Bewerbungsunterlagen richtig!
Foto: pantermedia.net/AndreyPopov
Ist die Bewerbung geschrieben, muss es oberstes Ziel sein, die Bewerbungsunterlagen in unversehrtem Zustand auf den Schreibtisch des Lesers zu bringen. Eine unansehnliche Bewerbungsunterlage lädt wenig zum Lesen ein. Bewerbungsmappen müssen ausreichend Schutz bieten. Billigsthefter aus dünnem Material erfüllen diesen fundamentalen Anspruch nicht. Ob es gleich ein brettharter Pappdeckel sein muss, darf aber auch bezweifelt werden. Bei den Briefumschlägen empfehlen sich solche mit Pappverstärkung. Gepolsterte Umschläge eigenen sich weniger. Sie geben schnell nach und sorgen somit für den einen oder anderen Knick der Unterlage.
Hefter und Briefhülle müssen einfach zu öffnen sein. Auf die Inhalte muss unkompliziert zugegriffen werden können. Ist es schwierig, den Umschlag zu öffnen, etwa weil er mit Tesafilm absolut „luftdicht“ zugeklebt wurde, steigt die Gefahr, dass er unorthodox aufgerissen wird. Dabei werden Bewerbungsunterlagen schnell beschädigt. Gleiches Risiko besteht, wenn die Briefhülle die Unterlagen „wie eine zweite Haut“ umschließt. Daher sollten Briefhüllen der Größen B4 oder C4 verwendet werden. Zur schnellen Einsicht gehört auch, dass Inhalte von Bewerbungsmappen einfach zwischen Tür und Angel Kollegen gezeigt werden können. Teuere Pappmappen, die mehrfach aufgeklappt werden müssen, bevor auf ihre Inhalte zugegriffen werden kann, erfüllen diesen Anspruch nicht.
Die Bewerbungsunterlagen in fester Reihenfolge ordnen
Der Leser sollte schnell gesuchte Bewerbungsunterlagen in der Mappe finden können. Er muss direkt erkennen, wo was liegt. Am besten eignen sich Mappen, die eine feste Reihenfolge der Ablage vorgeben. Sie halten die Unterlagen durch einen Klemmmechanismus fest und entsprechen am ehesten der Bewerbungspraxis. Sie werden auch am häufigsten verwendet. Durch schnelles Durchblättern der Unterlage werden gesuchte Dokumente gefunden. Pappfaltmappen, die mit zwei oder drei Klemmschienen parallel arbeiten, eignen sich wenig. Hier muss in verschiedenen Stapeln gesucht werden. Noch schlechter sind Mappen, in denen mehrere Bewerbungsseiten hinter Papplaschen versteckt werden. Eingelegte Register aus Plastik oder Pappe dienen der Navigation, behindern aber das schnelle Durchblättern der Unterlagen. Register sollten daher nicht verwendet werden.
Häufig werden Seiten der Bewerbungsunterlagen entnommen, um sie zu kopieren, weiter zu reichen, Lebensläufe von Kandidaten zum Vergleich nebeneinander zu legen usw. Entnahme und Rücklage von Unterlagen dürfen nicht zur Geschicklichkeitsprüfung des Lesers werden. Er fürchtet sonst viel Arbeit und verzichtet möglicherweise auf eine Entnahme. Am besten schneiden diesbezüglich Mappen ab, die Unterlagen als lose Blattsammlung festhalten: Ablage/Angebotsmappen ohne Klemmvorrichtung, Eckspanner, „Carry-Folder“ usw. Allerdings können Unterlagen schnell verloren gehen. Gut eignen sich Mappen mit flexiblen Klemmschienen, die sich dem Umfang der Unterlagen anpassen. Wenig geeignet sind starre Klemmschienen, in die Unterlagen mühsam von der Seite her eingefädelt werden müssen.
Bewerbungsunterlagen zurückhaltend gestalten
Der Umfang der Bewerbungsunterlagen darf nicht abschrecken. Dicke Mappen sehen nach viel Arbeit aus! Das kostet dann doch erst einmal Überwindung. Vielleicht ist es doch besser, gleich zur nächsten Mappe zu greifen. Häufig versuchen Bewerber mit überdurchschnittlich dicken Mappe aufzufallen und viel Inhalt vorzugaukeln. Eine Mappe sollte hochwertig, aber nicht aufdringlich aussehen. Häufig passen die Schönen und die Dummen ganz gut zusammen. Kätzerisch könnte behauptet werden: Sage mir welche Bewerbungsmappe der Kandidat verwendet und ich sage Dir wie gut bzw. schlecht er ist. Auffallen durch Schönheit zieht nur, wenn sich der äußere Eindruck im Inneren der Mappe wiederholt. Sonst liegt heute eher das Understatement im Sinne von Bescheidenheit im Trend. Absolut out sind Plastikmappen mit eingearbeiteten oder eingelegten Schutzhüllen für jede Bewerbungsunterlage. Bei Briefhüllen gelten die üblichen Standards für Geschäftspost. Dabei sehen Fensterbriefumschläge immer sehr professionell aus.
Der Leser nimmt beim Anfassen der Bewerbungsunterlagen erstmals „Tuchfühlung“ mit dem Kandidaten auf. Der sollte sich handschmeichelnd anfassen, nicht zu starr und nicht zu flexibel. Betonharten Kandidaten fehlt möglicherweise die notwendige Flexibilität. Sehr flexible Mappen finden sich eher im Niedrigpreissegment und fassen sich genauso billig an. Fehlt dem Bewerber hier das Format? Bei der Farbe gibt es eigentlich nur zwei Sorten für die Bewerbungsmappe, die schrillen und die dezenten. Mit dezent gewählten Farben wie Schwarz, Weiss, Dunkelblau, Dunkelrot, Grau, Transparent kann der Kandidat nichts verkehrt machen. Schrille Farben zeichnen den Auffaller aus. Er kommt nicht immer gut an. Bei Briefhüllen spielt die Farbe keine große Rolle. Dennoch sehen weiße Briefumschläge etwas vornehmer aus als braune.
Keine Schnellhefter für Bewerbungsunterlagen
Meist werden von Bewerbern die handelsüblichen Plastikschnellhefter verwendet. Sie sind allesamt nur bedingt lesefreundlich. Der Leser muss das Zuklappen der Bewerbungsunterlagen stets mit beiden Händen verhindern. Die Einbindung in einen Plastikbinderücken oder Drahtspirale bildet die Alternative. Diese Bindungsform ist in guten Kopiershops erhältlich. Die Seiten werden mit einem speziellen Stanzgerät gelocht und auf den Binderücken aufgefädelt. Eine transparente Plastikfolie bildet den Schutzdeckel, die Unterseite besteht aus einem hochwertigen Pappkarton, z.B. Chromolux oder Elefantenhaut. Dieser Einband ist nicht teurer als ein besserer Schnellhefter. Die Unterlage bleibt ohne Mithilfe des Lesers geöffnet – eine echte Leseeinladung, die möglicherweise etwas mehr Verweilzeit des Einstellers an der Bewerbung bringt!
Nicht jeder Leser steht auf Plastik. Früher wurden sogar einzelnen Seiten der Bewerbungsunterlagen in Prospekthüllen versenkt. Prospekthüllen werden nur noch selten bei Bewerbungen verwendet und die Mappe aus Plastik hat im Papphefter einen ebenbürtigen Konkurrenten gefunden. Die Papphersteller bieten neben brettharten Lösungen jetzt auch flexible Ordner an. Dennoch, es sind nicht die dicken, hochwertigen und teueren Mappen für mehr als 5 Euro, die unter Preis-Leistungs-Gesichtspunkten am besten abschneiden und trendy sind. Zurückhaltende, ansprechende, und funktionsgerechte Plastikklemmhefter zwischen 1,50 und 3,50 Euro erfüllen die Bewerbungsanforderungen weitaus besser. Preiswertere Lösungen sehen billig aus und sollten daher nicht verwendet werden.
Was die postalische Versendung angeht, sollte die übliche Versendungsform gewählt werden. Einschreiben oder Rückscheine verkomplizieren die Sache. Der Bewerber sollte hier keine verkehrten Zeichen setzen. Die sicherste Form, dass Bewerbungsunterlagen pünktlich und unversehrt ankommen, ist natürlich der eigenhändige Einwurf in den Briefkasten des Unternehmens. Das geht wohl aber nur dann, wenn das Unternehmen vor der eigenen Haustüre sitzt.
Ein Beitrag von:
