Muster: Formulierungen für Ihr Arbeitszeugnis
Der Aufbau eines qualifizierten Arbeits- oder Zwischenzeugnisses ist stets ähnlich. Auf die Beschreibung der Tätigkeiten folgen die Leistungsbeurteilung und die Schlussformel. Über einzelne Formulierungen können Abstufungen erfolgen, die im weitesten Sinn Schulnoten entsprechen.
Bei Zeugnissen sollten Sie nichts dem Zufall überlassen. Immerhin entspricht jede Formulierung einer klaren Schulnote.
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- Die Überschrift
- Stammdaten des Arbeitnehmers
- Tätigkeitsbeschreibung
- Leistungsbeurteilung
- Beurteilung des Sozialverhaltens
- Beendigungsformel
- Dankesformel
- Gesetzliche Vorgaben
Berüchtigt sind sogenannte „Zeugniscodes“, deren Bekanntheit stets gewachsen ist und die heute beiden Seiten den Umgang mit Arbeitszeugnissen erschweren. Mitarbeiter hinterfragen die Formulierungen in ihren Arbeitszeugnissen immer kritischer. Arbeitgeber hingegen nutzen standardisierte Textbausteine, um keine Fehler zu machen.
In jedem Arbeitszeugnis müssen/sollten enthalten sein:
Die Überschrift
Sie muss aussagen, um welche Art des Zeugnisses es sich handelt. Bei einem Schlusszeugnis sollte dort „Arbeitszeugnis“ stehen, ansonsten „Zwischenzeugnis“ oder „Vorläufiges Arbeitszeugnis“. Ein Zeugnis, das zum Ende einer Ausbildung erstellt wird, kann überschrieben sein mit „Ausbildungszeugnis“ oder schlicht „Zeugnis“.
Stammdaten des Arbeitnehmers
Es folgen alle relevanten Daten zum Mitarbeiter: Name, Geburtsdatum, Wohnort, das Eintrittsdatum in den Betrieb sowie alle Stationen innerhalb des Unternehmens mit Datum. Eine sehr gängige Formulierung lautet: „Herr Max Mustermann, geboren am 1.2.1973, war vom 01.01.2018 bis zum 31.12.2018 als Projektingenieur für unser Unternehmen tätig.“
Tätigkeitsbeschreibung
Dieser Teil ist individuell auf jeden Arbeitnehmer zugeschnitten. Es werden alle Aufgaben genannt, die der Ingenieur oder Informatiker während seiner Anstellung übernommen hat. Eine Bewertung, wie der Arbeitnehmer seine Aufgaben ausgeführt hat, erfolgt in diesem Teil noch nicht.
Die Tätigkeitbeschreibung kann als Fließtext oder Aufzählung erfolgen. Wichtig ist, dass die qualifizierten Aufgaben zuerst genannt werden.
Die Tätigkeitsbeschreibung darf darüber hinaus keine Lücken aufweisen. Dennoch haben krankheitsbedingte Ausfälle nichts in einem Arbeitszeugnis zu suchen, wenn sie nicht mindestens die Hälfte des Arbeitsverhältnisses ausmachten. Wenn ein Arbeitnehmer also weniger als 50% seiner vereinbarten Arbeitszeit während des Vertragsverhältnisses ableisten konnte , so darf der Arbeitgeber diesen Ausfall erwähnen. Ähnlich verhält es sich mit der Elternzeit, die nur dann erwähnt werden darf, wenn es sich um eine „erhebliche tatsächliche Unterbrechung der Beschäftigung“ handelte. So hat es das Landesarbeitsgericht in Köln (4 Sa 114/12) im Jahr 2012 entschieden.
Hat der Arbeitnehmer ein Sabbatical gemacht oder über einen längeren Zeitraum Überstunden abgebaut, liegt es beim Arbeitgeber zu beurteilen, ob diese Zeit der beruflichen Nicht-Weiterentwicklung so gravierend ist, dass der neue Arbeitgeber darüber in Kenntnis gesetzt werden muss.
Leistungsbeurteilung
Dieser Teil unterscheidet das einfache von einem qualifizierten Zeugnis. Es ist der Block im Arbeitszeugnis, der – neben der folgenden Beurteilung des Sozialverhaltens – am häufigsten für Streitigkeiten sorgt. Denn auch wenn ein Zeugnis wohlwollend verfasst sein muss, finden sich immer wieder Wege, über den Zeugniscode negative Beurteilungen zu schreiben. Ingenieure und Informatiker sollten deshalb wissen, was ihnen der Arbeitgeber mit auf den Weg gibt. Um die Zeugnissprache zu entschlüsseln gibt es einen Trick: Bei Doppeldeutigkeiten sollte man immer von der negativen Auslegung ausgehen.
Die Leistungsbeurteilung orientiert sich an folgenden Punkten:
- Arbeitsbereitschaft
- Arbeitsbefähigung
- Fachkenntnisse und Weiterbildungen
- Arbeitsweise
- Arbeitsqualität
- Besondere Arbeitserfolge (nicht für Vollständigkeit erforderlich)
- Führungsleistung (im Fall von Mitarbeiterverantwortung)
- Leistungszusammenfassung
Typische Formulierungen in der Leistungsbeurteilung sind:
| Arbeitsbefähigung | |
| „erledigte Aufgaben stets selbstständig, mit äußerster Sorgfalt und Genauigkeit.“ | Diese Bewertung entspricht der Schulnote 1 |
| „erledigte Aufgaben selbstständig, mit äußerster Sorgfalt und Genauigkeit.“ | Schulnote 2: Die Abstufung zur besseren Note ist das fehlende Wörtchen „stets“ |
| „erledigte Aufgaben systematisch und zufriedenstellend.“ | Diese Formulierung entspricht der Schulnote 3, es wird keine besondere Eigenschaft mehr hervorgehoben. |
| „konnte die übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigen.“ | Schulnote 4: Die Arbeit wurde gemacht – mehr nicht. |
| „hat sich bemüht, die übertragenen Aufgaben zu erfüllen.“ | Eine glatte Schulnote 5. Hat sich bemüht – ja. Hatte damit aber noch lange keinen Erfolg. |
| Arbeitsbereitschaft | |
| „Der Mitarbeiter zeigte zu jedem Zeitpunkt und bei jeder Aufgabe eine ausgezeichnete Motivation und Arbeitseinstellung.“ | Schulnote 1: Die Gründlichkeit des Mitarbeiters wird über alle Maßen betont. |
| „Der Mitarbeiter zeigte stets eine große Motivation und gute Arbeitseinstellung.“ | Schulnote 2: Die Motivation ist nur noch groß, nicht mehr ausgezeichnet. |
| „Der Mitarbeiter war immer motiviert und brachte eine gute Arbeitseinstellung mit.“ | „Stets“ und „immer“ bedeuten dasselbe? Nicht im Arbeitszeugnis. Dort ist es der Unterschied zwischen Schulnote 2 und 3. |
| „Der Mitarbeiter erledigte seine Arbeiten motiviert.“ | Schulnote 4 – die Arbeitseinstellung wird nicht mehr erwähnt. |
| „Der Mitarbeiter war meist motiviert.“ | Meist motiviert, oft auch nicht – das ist Schulnote 5. |
| Arbeitsweise | |
| „Den umfangreichen Aufgabenbereich hatte der Mitarbeiter zu jeder Zeit fest im Griff und zeigte sich stets fähig, den damit verbundenen Herausforderungen in bester Art und Weise gerecht zu werden.“ | Klingt nach zu viel des Guten und Ironie? Ist es tatsächlich nicht, sondern die bestmögliche Bewertung der Arbeitsweise. |
| „Den umfangreichen Aufgabenbereich hatte der Mitarbeiter fest im Griff und war fähig, die damit verbundenen Herausforderungen zu meistern.“ | Die Abstufung zwischen den Schulnoten 1 und 2 ist in dieser Formulierung deutlich erkennbar. Es wird viel weniger gelobt. Wer die Feinheiten des Zeugniscodes nicht kennt, würde auch dies als sehr gute Leistung bewerten. |
| „In seinem Aufgabenbereich war der Mitarbeiter den Herausforderungen gewachsen.“ | Nüchterne Feststellung, kein extra Lob – Schulnote 3. |
| „Seinen Aufgabenbereich konnte er problemlos bewältigen.“ | Diese Formulierung entspricht der Schulnote 4. |
| „Den Aufgabenbereich konnte er meist problemlos kontrollieren.“ | „Meist problemlos“ – aber nicht immer. Das entspricht Schulnote 5. |
| Arbeitsqualität | |
| „Die Arbeitsergebnisse konnten zu jeder Zeit den hohen Erwartungen des Unternehmens in jeder Hinsicht gerecht werden und haben diese sogar noch übertroffen.“ | Eine bessere Umschreibung für erfolgreiche Arbeit gibt es nicht. |
| „Die Ergebnisse konnten stets unseren hohen Erwartungen gerecht werden.“ | „Zu jeder Zeit“ oder doch nur „stets“? Das Sonderlob zu übertroffenen Erwartungen fehlt ebenfalls – das ist dann nur noch Schulnote 2. |
| „Die Arbeitsergebnisse konnten in allen Bereichen unseren Erwartungen gerecht werden.“ | Je nüchterner die Beschreibung, desto schlechter die Note. In diesem Fall Schulnote 3 |
| „Die Ergebnisse wurden unseren Erwartungen gerecht.“ | Gemeint ist „und zwar so gerade noch“ – deshalb ist das Schulnote 4. |
| „Die Ergebnisse wurden unseren Erwartungen durchaus gerecht.“ | Viel schlechter geht es nicht – auch wenn der Satz auf den ersten Blick wohlwollend klingt. Aber das muss er ja auch. |
Ingenieure und Informatiker sollten beim Arbeitszeugnis besonders darauf achten, wie die Beurteilungen für Arbeitsergebnisse, Effizienz, Belastbarkeit und Eigeninitiative formuliert sind – das sind die wichtigsten Bewertungsfaktoren und relevant für Bewerbungen.
Beurteilung des Sozialverhaltens
Dieser Bereich ist äußerst heikel. Gilt es doch, den Charakter des Mitarbeiters zu beschreiben. Schwierig wird das für Unternehmen, die sich von einem Mitarbeiter trennen müssen, weil dieser zum Beispiel kriminell geworden ist. Denn selbst das muss noch wohlwollend formuliert werden. Umgekehrt müssen Arbeitnehmer diese Passage besonders aufmerksam lesen, denn dieser Passus wird von Arbeitgebern besonders gern für kleine Spitzen genutzt – selbst, wenn es während des Anstellungsverhältnisses nur selten zu Spannungen kam. Die Beurteilung des Sozialverhaltens ist sehr subjektiv und hängt im besonderen Maße vom persönlichen Verhältnis zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem ab.
Beurteilt werden:
- Internes Verhalten zu Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeitern
- Externes Verhalten zu Kunden und Partnern
- Sonstiges Sozialverhalten
Typische Formulierungen sind:
| Das Sozialverhalten | |
| „Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war stets einwandfrei.“ oder „Das Verhalten zu Vorgesetzten und Kollegen war jederzeit sehr gut.“ | Diese Formulierung entspricht der Schulnote 1. |
| „Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war einwandfrei.“ oder „Das Verhalten zu Vorgesetzten und Kollegen war jederzeit gut.“ | Auch hier gibt es nur feine Abstufungen, die jedoch in der Bewertung eine ganze Schulnote ausmachen. |
| „Das Verhalten gegenüber den Kollegen und Vorgesetzten war einwandfrei.“ oder „Das Verhalten zu Kollegen und Vorgesetzten war gut.“ | Die Kollegen werden vor den Vorgesetzen genannt – allein die Reihenfolge bedeutet die Abwertung zur Note 3 an. Für potenzielle neue Arbeitgeber ein Hinweis, dass es Probleme mit den Vorgesetzten gab. |
| „Das Verhalten zu Kollegen und auch Vorgesetzten war zufriedenstellend.“ oder „Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen gab zu keinen Klagen Anlass.“ | Entspricht der Schulnote 4. Im zweiten Satz werden zwar die Vorgesetzten zuerst genannt, es wird jedoch das negative Wort „Klage“ verwendet. Zwar wird es verneint (Negationstechnik), im Zeugniscode ist das dennoch eindeutig. |
| „Das Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten war überwiegend spannungsfrei.“ oder „Das Betragen gegenüber Vorgesetzten und Kollegen gab selten zu Klagen Anlass.“ | Schulnote 5. Die Formulierungen „überwiegend“ und „selten“ deuten im jeweiligen Zusammenhang auf Probleme hin. |
Für bestimmte Charaktereigenschaften oder Fehlverhalten haben Unternehmen blumige Formulierungen gefunden. Wenn Ingenieure oder Informatiker einen der folgenden Sätze in ihrem Schlusszeugnis finden, sollten die Alarmglocken schrillen:
| Hinweise auf Fehlverhalten | |
| „Seine/Ihre Geselligkeit trug zur Verbesserung des Betriebsklimas bei.“ | Die freundliche Übersetzung für Alkoholkonsum während der Arbeit. |
| „Er/Sie verfügt über Fachwissen und gesundes Selbstvertrauen.“ | Gesundes Selbstvertrauen bei großem Wissen – im Zeugniscode die Umschreibung für Arroganz. |
| „Er/Sie war ein/e umgängliche/r und kontaktbereite/r Kollege/Kollegin.“ | Für Unwissende eine böse Spitze. Denn es bedeutet: Diesen Mitarbeiter konnte keiner leiden. |
| „Er/Sie verstand es, Aufgaben erfolgreich zu delegieren.“ | Alles wurde delegiert, nichts selbst erledigt. Für den versierten Leser eines Zeugnisses eindeutig: Dieser Mitarbeiter ist faul. |
| „Er/Sie war bei Kunden schnell beliebt.“ | Bedeutet: Macht viele Zugeständnisse, besitzt keine Verhandlungsstärke. |
| „Für die Belange der Belegschaft bewies er/sie immer (umfassendes) Einfühlungsvermögen.“ | Übersetzung: Flirtet viel und sucht sexuelle Kontakte im Kollegenkreis. Ist das Einfühlungsvermögen auch noch „umfassend“ wird auf diese Weise ein homosexueller Mitarbeiter geoutet. |
| „Er/Sie trat engagiert für die Interessen der Kollegen ein.“ | Dieser Mitarbeiter war Mitglied im Betriebsrat. |
| „Er/Sie hat alle Aufgaben in seinem/ihrem und im Unternehmensinteresse gelöst.“ | Die freundliche Umschreibung für einen Mitarbeiter, der Firmeneigentum gestohlen hat. |
| „Er/Sie ist ein anspruchsvoller und kritischer Mitarbeiter.“ | Außerhalb des Zeugniscodes würde man sagen: Kritischer Nörgler. |
| „Er/Sie ging keiner Auseinandersetzung aus dem Weg.“ | Der Mitarbeiter hat Rückgrat gezeigt? Mitnichten. Es handelt sich um einen streitsüchtigen Mitarbeiter – bis hin zu Handgreiflichkeiten. |
Beendigungsformel
In diesem Teil wird der Grund für das Ausscheiden aus dem Unternehmen genannt. Bestimmte Gründe können sich sogar positiv bei einer neuen Bewerbung auswirken. Der Kündigungsgrund darf also im Arbeitszeugnis enthalten sein. Er darf jedoch nicht genannt werden, wenn das dem Arbeitnehmer schaden würde. Die Folge: Ein fehlender Kündigungsgrund sorgt meist für Spekulationen über einen möglicherweise schlechten Abgang. Der Arbeitnehmer hat daher ein Anrecht, dass der Grund für das Ausscheiden genannt wird. Umgekehrt kann er aber auch darauf bestehen, dass diese Information verschwiegen wird.
Folgende Gründe sind möglich:
- Eigenkündigung durch den Mitarbeiter (Herr/Frau … verlässt uns auf eigenen Wunsch)
- Betriebsbedingte Kündigung durch den Arbeitgeber (Das Arbeitsverhältnis musste betriebsbedingt beendet werden)
- Fristlose Kündigung (Wir trennen uns zum …. von Herrn/Frau…; Das Arbeitsverhältnis endet mit dem heutigen Tag)
- Vertragsende aufgrund einer Befristung (Das befristete Arbeitsverhältnis endet wie vereinbart zum…)
- Kündigung im beiderseitigen Einvernehmen, zum Beispiel durch einen Aufhebungsvertrag (Das Arbeitsverhältnis wird im gegenseitigen Einvernehmen beendet)
Achtung: Eine Kündigung „in gegenseitigem Einverständnis“ wird in den meisten Fällen negativ ausgelegt, da der versierte Leser immer davon ausgeht, dass die Kündigung vom Arbeitgeber ausging. Hingegen sind betriebsbedingte Kündigungen mit einer zusätzlichen Erklärung positiv zu werten.
Dankesformel
Dieser Abschluss eines Arbeitszeugnisses ist freiwillig und kann auch nicht durch den Arbeitnehmer eingeklagt werden. Umgekehrt kann er dagegen vorgehen, wenn zum Abschluss eines guten Zeugnisses die Dankesformel genutzt wird, um doch noch Kritik unterzubringen. Das ist möglich, da es auch für diesen Passus bestimmte Regeln gibt, die entsprechend ausgelegt werden können. Das völlige Fehlen der Dankesformel wird allgemein als „beredtes Schweigen“ aufgefasst und ist immer negativ zu sehen.
Die perfekte Dankesformel beginnt mit dem Bedauern des Unternehmens über das Ausscheiden des Mitarbeiters, führt über den Dank für die geleistete Arbeit und endet mit den Zukunftswünschen. Fehlt eines der drei Elemente, ist dies bereits als Abwertung zu sehen. Aber auch bei der Formulierung der Dankesformel verteilen viele Unternehmen ein letztes Mal eine Schulnote:
| Die Dankesformel | |
| „Wir danken für seine/ihre außergewöhnlichen Leistungen und sein/ihr stets engagiertes Wirken und bedauern das Ausscheiden außerordentlich.“ | Dieser Arbeitgeber bedauert das Ausscheiden tatsächlich – Schulnote 1. |
| „Wir danken für seine/ihre jederzeit guten Leistungen und sein/ihr stets engagiertes Wirken und bedauern das Ausscheiden sehr.“ | Entspricht der Schulnote 2. |
| „Wir danken für seine/ihren guten Leistungen und sein engagiertes Wirken und bedauern sein Ausscheiden.“ | Leistung und Wirken werden noch bewertet – das ist Schulnote 3. |
| „Wir danken für seine/ihre Leistungen.“ | Dank ja, Bedauern nein – hier wird mit Schulnote 4 bewertet. |
| „Wir danken für sein/ihr Interesse an den Aufgaben.“ | Kein ehrlicher Dank, sondern ein Hinweis an den Leser des Zeugnisses – Schulnote 5. |
| Die Zukunftswünsche | |
| „Sowohl beruflich als auch privat wünschen wir ihm/ihr weiterhin so viel Erfolg und alles Gute.“ | Die privaten Wünsche drücken eine besondere Wertschätzung aus. Erfolg wird „weiterhin“ gewünscht – der Arbeitnehmer war also tatsächlich erfolgreich: Note 1 |
| „Sowohl beruflich als auch privat wünschen wir ihm/ihr weiterhin Erfolg und alles Gute.“ | Immer noch wertschätzend mit fein nuancierten Abstufungen nach unten – entspricht der Schulnote 2. |
| „Sowohl beruflich als auch privat wünschen wir ihm/ihr Erfolg und alles Gute.“ | Durch die Erwähnung des privaten zwar noch wertschätzend, der Erfolgswunsch ohne „weiterhin“ ist aber abwertend. Schulnote 3. |
| „Beruflich wünschen wir alles Gute.“ | Eine nüchterne Zukunftsformel ohne besondere Wertschätzung wird gleichgesetzt mit Schulnote 4. |
| „Wir wünschen viel Glück und zukünftige Erfolge.“ | Schulnote 5 – wem man Erfolge in der Zukunft wünscht, dem spricht man bisherige Erfolge ab. Und der Wunsch nach Glück impliziert deutlich „das wird er/sie auch brauchen“. |
Neben diesen Abstufungen wird die Dankesformel manchmal auch verklausuliert genutzt, um den künftigen Arbeitgeber zu warnen, obwohl das Zeugnis eher gut ausfiel.
| Warnungen in der Dankesformel | |
| „Wir wünschen ihm/ihr alles Gute und Gesundheit.“ | Der Wunsch nach Gesundheit deutet auf einen Mitarbeiter hin, der kränkelt und häufig fehlt. |
| „Unsere besten Wünsche begleiten ihn/sie.“ | Wenn der Arbeitgeber gekündigt hat, ist dies stets ironisch aufzufassen. |
| „Wir wünschen ihm/ihr für die Zukunft alles nur erdenklich Gute.“ | In diesem Überschwang ebenfalls meist ironisch aufzufassen. |
| „Er/Sie stand stets voll hinter uns.“ | Hinweis auf Alkoholmissbrauch. „Voll“ wird dabei mit betrunken übersetzt. |
Gesetzliche Vorgaben
Die Abstufung positiver Bewertungen von Leistung und Sozialverhalten ist erlaubt und auch notwendig. Denn anders hat ein Arbeitgeber keine Möglichkeit, Leistung und Sozialverhalten wahrheitsgemäß (gesetzlich vorgeschrieben), aber auch wohlwollend (ebenfalls gesetzlich vorgeschrieben) zu formulieren. Die Schulnotenbeurteilung ist im Prinzip eine diplomatische Aussage, deren Entschlüsselung die meisten Personaler kennen.
Verboten hingegen sind Formulierungen, die den Zweck haben, eine andere als wortwörtlich ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen. Dies betrifft insbesondere Charaktereigenschaften, die Gesundheit des Arbeitnehmers sowie Informationen über Betriebsrats- und Gewerkschaftszugehörigkeit. Gegen solche Aussagen können Informatiker und Ingenieure rechtlich vorgehen, weshalb Unternehmen von vornherein darauf verzichten sollten. Die oben genannten Codes zu Charaktereigenschaften sind inzwischen so bekannt, dass sie kaum noch verwendet werden. Allerdings sind durch die negative Nutzung viele positive Begriffe bis heute regelrecht „vergiftet“, sodass es schnell zu Missverständnissen kommt, selbst wenn diese tatsächlich in bester Absicht verwendet werden.
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