Einstellungsgespräch: Das müssen Sie über den Ablauf wissen – eine Sache sollten Sie vermeiden
Das Einstellungsgespräch bildet die letzte Hürde vor der Vertragsunterzeichnung. Um das Auswahlverfahren erfolgreich abzuschließen, sollten Ingenieure den Ablauf kennen und sich gut vorbereiten.
Foto: panthermedia.net/ArturVerkhovetskiy
Ingenieure, die auf der Karriereleiter nach oben klettern und einen begehrten Job ergattern möchten, müssen sich in der Regel in einem Bewerbungsverfahren bewähren. Bei jedem Schritt der Stellensuche ist Professionalität und eine seriöse Selbstpräsentation gefragt. Das gilt auch für das Einstellungsgespräch. Auf desen Ablauf sollte man vorbereitet sein.
Die Einladung zu diesem Termin bedeutet zwar für den Bewerber, dass sich der Arbeitgeber eigentlich schon für ihn entscheiden hat. Dennoch könnten Fehler wie etwa überzogene Vorstellungen bei der Gehaltsverhandlung (doch noch) zu einer späten Absage führen.
Inhalt des Artikels:
- Definition Einstellungs- vs. Vorstellungsgesprächs
- Die eigene Vorbereitung
- Eigene Fragen und Antworten
- Häufige Fehler in Einstellungsgesprächen
- Die Vertragsunterzeichnung
Vorstellungsgespräch und Einstellungsgespräch – was ist der Unterschied?
In der Theorie lässt sich die Definition des Vorstellungs- und Einstellungsgespräches am Begriff erkennen: Ersteres dient dazu, dass sich ein Kandidat auf Stellensuche im Bewerbungsverfahren erstmalig präsentiert. Die Bewerbungsunterlagen haben beim Arbeitgeber Interesse geweckt. Nun möchte er sich von dem Bewerber einen persönlichen Eindruck verschaffen. Das Einstellungsgespräch wiederum findet per Definition zu einem späteren Zeitpunkt im Bewerbungsverfahren statt. Der Kandidat hat bereits durch seine Bewerbungsunterlagen, die Qualifikation und sein Auftreten überzeugt. Der Arbeitgeber signalisiert nun die Bereitschaft zu einer Vertragsunterzeichnung.
In der Praxis kann es unter Umständen vorkommen, dass sich das Vorstellungsgespräch zu einem Einstellungsgespräch entwickelt. Der Ablauf des Gesprächs verändert sich dann. Das ist wahrscheinlich, wenn bei einem Ingenieur beispielsweise besondere Spezialisierungen in seiner Fachrichtung gefragt sind. Denn Voraussetzung für ein solch spontanes Einstellungsgespräch ist, dass die Qualifikation des Bewerbers passgenau den Anforderungen des Stellenangebotes entspricht und es zudem keine Konkurrenz mit vergleichbarem Profil gibt. Trotzdem muss der Kandidat natürlich mit seiner Persönlichkeit, seinen Soft Skills und seinem Auftreten überzeugen.
Dazu gehört es einerseits, schon im Vorstellungsgespräch auf Details vorbereitet zu sein und Fragen souverän beantworten zu können, die normalerweise erst im Einstellungsgespräch zur Sprache kommen. Dazu zählen etwa die Gehaltsverhandlung inklusive möglicher Zusatzleistungen des Arbeitgebers wie Dienstwagen und Firmenhandy. Andererseits sollte eine Vertragsunterzeichnung nicht vorschnell erfolgen. Es ist durchaus angemessen, das eigene Interesse an der angebotenen Stelle zu bekräftigen und zugleich um eine Bedenkzeit von wenigen Tagen zu bitten.
Wie bereite ich das Gespräch vor?
Im Normalfall erfolgt das Einstellungsgespräch natürlich erst am Ende eines mitunter umfangreichen Bewerbungsverfahrens. Wichtige Fragen wie ein möglicher Eintrittstermin sowie die Gehaltsvorstellungen sind bereits im Vorstellungsgespräch zur Sprache gekommen. Der Bewerber hat sich gut präsentiert, seine Qualifikation dargestellt sowie glaubhaft sein Interesse am Unternehmen und an genau dieser Stelle bekundet.
Was fehlt? Nehmen Sie sich einige Minuten Zeit, um den Ablauf des Vorstellungsgespräches im Kopf noch einmal durchzugehen. Machen Sie sich Notizen: Welche Punkte sind zur Sprache gekommen? Wie hat der potenzielle Arbeitgeber auf Ihre Angaben reagiert? Das gilt vor allem für Fragen, die in einem direkten Zusammenhang mit ihrem Arbeitsvertrag stehen, wie Bereitschaft zu Überstunden und Dienstreisen, eventuell fehlende Zusatzqualifikationen und natürlich Ihre Gehaltsvorstellungen (Brutto-Jahresgehalt für Ingenieure).
Zu allen offenen Fragen sollten Sie sich als Ingenieur vor dem Einstellungsgespräch Gedanken über Ihre persönliche Position machen. Das heißt: In welchem Umfang wären Dienstreisen und Überstunden für Sie vertretbar, wenn es zu einer Vertragsunterzeichnung kommt? Wie könnten Sie Zusatzqualifikationen erwerben? – Erkundigen Sie sich nach relevanten Fortbildungen, die Sie Ihrem Wunscharbeitgeber vorschlagen könnten, falls das nicht bereits im Vorstellungsgespräch geschehen ist. Welche Abstriche wären Sie gegebenenfalls bereit, bei der Gehaltsverhandlung zu machen? Wichtig ist, dass Sie zu keinem Zeitpunkt des Einstellungsgesprächs den Eindruck erwecken, sich im Vorfeld nicht genug Gedanken gemacht zu haben.
Übrigens: Grundsätzlich sollten Sie sich bei einem Bewerbungsverfahren angewöhnen, sich direkt nach einem Vorstellungsgespräch einige Notizen über den Ablauf und das Gesagte zu machen, solange der Eindruck noch frisch ist. Das erleichtert die spätere Analyse. Stellen Sie sich darauf ein, dass vor allem kritische Fragen mit Sicherheit beim Einstellungsgespräch erneut zur Sprache kommen werden. Gerade für die Gehaltsverhandlung gilt es, sich zurechtzulegen.
Sie sollten vor dem Einstellungsgespräch wissen, von welchen Forderungen sie auf keinen Fall abweichen wollen. Was sind also die persönlichen Voraussetzungen für eine Unterschrift unter den Arbeitsvertrag? Zweitens sollten Sie Zugeständnisse abfedern. Das ist zum einen möglich durch eine inhaltliche Argumentation. Zum anderen können Sie einen Ausgleich auf Sachebene anbieten. Für das Beispiel Gehaltsverhandlung hieße das: Erklären Sie konkret, warum der Job Sie inhaltlich so stark reizt, dass Sie zu finanziellen Einbußen bereit wären (inhaltliche Argumentation), vereinbaren Sie möglichst einen Termin für erneute Gehaltsverhandlungen etwa nach der Probezeit. Alternativ oder zusätzlich können Sie einen Ausgleich durch Sonderleistungen wie einen Firmenwagen oder auch die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten im Home Office vorschlagen (Argumentation auf Sachebene).
Welche Fragen erwarten einen Ingenieur beim Einstellungsgespräch?
Im nächsten Schritt sollten Sie im Vorfeld des Einstellungsgesprächs alle Fragen auflisten, die Ihrer Ansicht nach vor einer Vertragsunterzeichnung unbedingt zur Sprache kommen müssen. Legen Sie dafür eine sorgfältig geschriebene Liste an, beispielsweise in der Notizen-Funktion Ihres Smartphones – zu jedem Zeitpunkt des Bewerbungsverfahrens macht es einen guten Eindruck, wenn Ihre umfassenden Vorbereitungen sichtbar werden. Das zeigt ihr ernsthaftes Interesse an der ausgeschriebenen Stelle. Diese Liste können Sie also auch während des Einstellungsgesprächs öffnen, wenn der künftige Arbeitgeber wissen möchte, ob es noch Fragen gibt. Natürlich ziehen Sie dann nicht einfach Ihr Handy aus der Tasche, sondern führen die Aktion souverän ein: „Einen kleinen Moment, bitte. Ich schaue kurz in meine Liste, ob ein Punkt fehlt.“
Scheuen Sie zu keinem Zeitpunkt davor zurück, selbst Fragen zu stellen. Aber denken Sie daran, dass Ihr Gegenüber vermutlich kein Ingenieur ist. Auf fachspezifische Diskussionen sollten Sie beim Einstellungsgespräch also verzichten. Anders sieht es aus, wenn der Personalchef seinerseits noch Fragen zu Ihrer Qualifikation hat.
Themen, die im Vorstellungsgespräch bereits ausführlich besprochen wurden, müssen im weiteren Verlauf des Bewerbungsverfahrens natürlich nicht erneut durchgegangen werden. Achten Sie beim Vertrag aber darauf, dass die dortigen Angaben den mündlichen Vereinbarungen entsprechen. Diese Themen sollten nach Abschluss des Einstellungsgesprächs und vor der Vertragsunterzeichnung unbedingt geklärt sein:
- Eintrittstermin
- Dauer der Probezeit
- eventuelle Vertragsbefristung
- Anzahl der Urlaubstage (erkundigen Sie sich vorher nach dem gesetzlichen Urlaubsanspruch, so können Sie Abweichungen nach oben positiv kommentieren)
- spezielle Urlaubsregelungen wie Betriebsurlaub für alle Mitarbeiter zu einem festgelegten Zeitpunkt
- Gehaltsverhandlung (Brutto-Jahresgehalt für Ingenieure) inklusive Sonderleistungen (Firmenhandy, Dienstwagen, etc.)
- Sonderzahlungen, Vermögenswirksame Leistungen, Altersvorsorge etc.
- Kernarbeitszeiten
- Umgang mit Überstunden (Auszahlung versus Abbau)
- Arbeitsort (bei Konzernen den Standort, gegebenenfalls Möglichkeit zum Home Office mit einem Laptop, der vom Arbeitgeber gestellt wird)
- Möglichkeit zu Weiterbildungen und Schulungen (firmenintern sowie Unterstützung des Arbeitgebers zu externen Fortbildungen)
- Exakte Aufgabenbereiche – auch wenn Details erst im Arbeitsalltag festgelegt werden, sollte die Stellenbeschreibung im Vertrag aufgeführt sein
- Ablauf der Einarbeitungsphase
- Genehmigung einer eventuellen Nebentätigkeit (arbeitet ein Ingenieur beispielsweise freiberuflich als Gutachter sollte er diese Tätigkeit schon beim Einstellungsgespräch nennen und abklären, ob sich beides miteinander vereinbaren lässt. Ist der Vertrag unterschrieben, muss die Nebentätigkeit vom Arbeitgeber schriftlich genehmigt werden)
Welche Fehler kann ich machen?
Glaubwürdigkeit ist ein wichtiger Punkt während des Bewerbungsverfahrens, den leider viele Kandidaten unterschätzen. Hat sich im Vorstellungsgespräch herausgestellt, dass der Arbeitgeber nicht mit allen Vorstellungen des Bewerbers im Einklang ist, müssen beide im Einstellungsgespräch aufeinander zugehen, damit es zu einer Vertragsunterzeichnung kommt. Wie groß die Abstriche auf der jeweiligen Seite sind, hängt vom Kräfteverhältnis ab. Ist der Ingenieur eine begehrte Fachkraft, dessen Expertise auf dem Stellenmarkt hoch gehandelt wird? Dann wird sich der interessierte Arbeitgeber gerade während der Gehaltsverhandlung deutlich auf ihn zubewegen müssen. Handelt es sich hingegen um einen Vertrag, den der Kandidat unbedingt ergattern möchte, werden die Zugeständnisse während des Einstellungsgespräches auf seiner Seite größer sein.
Allerdings ist das Kräfteverhältnis – außer bei Kompetenz des Ingenieurs in einer Nische – oft schwer zu erkennen. Denn keine der beiden Parteien will sich beim Einstellungsgespräch in die Karten gucken lassen. Wer für den begehrten Vertrag zu schnell seine ursprünglichen Vorstellungen herunterschraubt, macht sich unglaubwürdig. Das lässt sich gut am Punkt Gehaltsverhandlung erklären: Will der Arbeitgeber deutlich weniger zahlen, als der Bewerber fordert, kann dieser nicht einfach zustimmen. Das würde den Eindruck erwecken, die ursprüngliche Zahl sei überzogen gewesen oder er brauche den Job so dringend, dass er sich auf nahezu alles einlasse – in beiden Fällen ist das eine denkbar schlechte Ausgangsposition für weitere Gehaltsverhandlungen und einen Vertragsabschluss.
Wie läuft ein Einstellungsgespräch ab, wenn es zur Vertragsunterzeichnung kommt?
Wenn über wesentliche Punkte bereits im Vorstellungsgespräch Einigkeit bestand, kann der Vertrag schon zu Gesprächsbeginn zur Unterschrift vorliegen. Wenn während des Einstellungsgesprächs noch offene Fragen geklärt werden, muss der Arbeitsvertrag erst entsprechend angepasst werden. Unter Umständen gibt der Personalleiter diese Korrekturen direkt bei einem Mitarbeiter in Auftrag, sodass eine Vertragsunterzeichnung zum Ende des Termins möglich wäre. In beiden Fällen gerät der Kandidat tendenziell unter Druck. Von ihm wird eine Unterschrift erwartet. Gleichzeitig sind Arbeitsverträge umfangreich und lassen sich nicht in zwei Minuten gründlich lesen.
Ein Ingenieur, der kurz vor dem Abschluss eines neuen Arbeitsvertrags steht, sollte daher freundlich äußern, dass er den Vertrag gerne in Ruhe durchsehen würde. Steht der Gesprächspartner unter Zeitdruck, etwa durch einen Anschlusstermin, hilft das Angebot, den Vertrag nach Beendigung des Einstellungsgespräches in einem Nebenraum durchzuschauen.
Wenn es zur Vertragsunterzeichnung kommt, ist es durchaus üblich, den neuen Mitarbeiter zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens direkt ins Unternehmen einzuführen. In vielen Fällen führt Sie der Personalchef durch die Räumlichkeiten, stellt Sie den Kollegen vor, oder er schlägt sogar ein gemeinsames Mittagessen vor, um sich besser kennenzulernen. Planen Sie also entsprechend viel Zeit ein, und nutzen Sie die Chance, mehr über das Unternehmen und die Arbeitsbedingungen zu erfahren. Das erleichtert Ihnen später den Start.
Fragen im Vorstellungsgespräch
Arbeitsverhältnis beenden – so kündigen Sie richtig
Arbeitszeugnis – darauf sollten Sie achten
Ein Beitrag von:
