Von Arbeitszeugnis bis Zwischenzeugnis: Welche Zeugnisarten gibt es?
Arbeitszeugnis ist nicht gleich Arbeitszeugnis. Es gibt das Schlusszeugnis, das vorläufige Zeugnis, das Zwischenzeugnis und das Ausbildungszeugnis, die sich ihrerseits in einfaches Zeugnis und qualifiziertes Zeugnis unterteilen. Doch welche Zeugnisart steht einem Arbeitnehmer wann zu?
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Inhalt des Artikels
- Das klassische Arbeitszeugnis
- Arbeitszeugnis: einfache und qualifizierte Form
- Das Zwischenzeugnis
- Das Ausbildungszeugnis
- Zeugnisarten: Sonderformen
Das klassische Arbeitszeugnis
Das, was man normalerweise unter dem klassischen Arbeitszeugnis versteht, ist das Schlusszeugnis. Es steht nach Paragraph 109 der Gewerbeordnung (GewO) jedem Arbeitnehmer gesetzlich zu. Allerdings erst zum Ende eines Beschäftigungsverhältnisses. Auch sind Unternehmen nicht verpflichtet, von sich aus ein Arbeitszeugnis auszustellen. Der Mitarbeiter muss selbst daran denken und ein Zeugnis verlangen. Der Anspruch besteht ab dem Zeitpunkt der Kündigung. Ingenieure und Informatiker, die sich in anderen Unternehmen bewerben wollen, sollten das Arbeitszeugnis zeitnah zum Beschäftigungsende beantragen.
Sie müssen dann allerdings damit rechnen, zunächst ein vorläufiges Arbeitszeugnis zu bekommen. Diese Zeugnisart beurteilt den Verlauf des fast abgeschlossenen Arbeitsverhältnisses. Es hat einzig und allein den Zweck, dass sich der Mitarbeiter in anderen Firmen bewerben kann. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Aufhebungsvertrag mit Freistellungsphase vereinbart wurde und der Arbeitnehmer diese Zeit nutzen möchte, um seine weitere berufliche Laufbahn zu planen. Nicht zu verwechseln ist das vorläufige Zeugnis mit dem Zwischenzeugnis. Auch wenn eine gewisse Ähnlichkeit besteht. Aber die vorläufige Variante ist weitaus verbindlicher.
Denn der Arbeitgeber ist verpflichtet, den exakten Wortlaut des vorläufigen Zeugnisses zum Ende des Arbeitsverhältnisses komplett in das Schlusszeugnis zu übernehmen. Änderungen dürfen nur vorgenommen werden, wenn sich wesentliche Tatsachen ergeben, die bei Ausstellung des vorläufigen Zeugnisses noch nicht bekannt waren. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter hat zu Beginn seiner Freistellungsphase ein tadelloses Zeugnis bekommen. Nach dem letzten Arbeitstag stellen die Vorgesetzten während der Freistellungsphase jedoch fest, dass wichtige Arbeiten durch den Mitarbeiter grundlos nicht mehr vertragsgemäß erledigt wurden. In diesem Fall muss der Arbeitnehmer damit rechnen, dass dieses Fehlverhalten nachträglich in das Schlusszeugnis eingetragen wird.
Arbeitszeugnis: Einfache und qualifizierte Form
Beim Abschlusszeugnis werden 2 Zeugnisarten unterschieden: die einfach und qualifizierte Variante. Grundsätzlich können Ingenieure und Informatiker wählen, ob sie ein einfaches oder qualifiziertes Abschlusszeugnis haben möchten. Eine Ausnahme ist die Probezeit. Wird ein Arbeitsverhältnis während dieser Zeit beendet, steht dem Mitarbeiter kein qualifiziertes Zeugnis zu, sondern lediglich die einfache Form. Der Grund: Für ein ausführliches Arbeitszeugnis muss sich der Arbeitgeber eine sichere Meinung über den Mitarbeiter bilden können. Dies ist nach einer Probezeit nur selten möglich. In anderen Situationen gibt es kaum einen Grund, auf ein qualifiziertes Zeugnis zu verzichten.
Einfaches Arbeitszeugnis
Das einfache Arbeitszeugnis muss lediglich über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses informieren. Im kürzesten Fall besteht es aus einem Satz: „Herr/Frau XXX geboren am XXX, wohnhaft in XXX, war vom 1. 1. 2018 bis 31.12.2018 bei uns als Projektingenieur/in in der Abteilung XXX beschäftigt.“ Ergänzt wird das einfache Zeugnis von Datum und Unterschrift. Es fließen keinerlei Bewertungen über die Leistungen des Arbeitnehmers ein. Das einfache Zeugnis muss neutral sein. Einzig eine fehlende Grußformel vor der Unterschrift kann darauf hindeuten, dass es Unstimmigkeiten gab.
Qualifiziertes Arbeitszeugnis
Ein aussagekräftiges, qualifiziertes Arbeitszeugnis ist in der Regel 1,5 bis 2 Schreibmaschinenseiten lang. Neben Dauer und Art der Beschäftigung muss es auch die Leistung des Mitarbeiters beurteilen. Gerade bei Ingenieuren sind auch Fachinformationen im Arbeitszeugnis unabdingbar. Das Zeugnis muss zudem wohlwollend ausgestellt sein. Das bedeutet, es darf dem Mitarbeiter für seine zukünftige Laufbahn keine Steine in den Weg legen. In Schulnoten ausgedrückt muss ein Arbeitszeugnis mindestens der Note 3 entsprechen. Es darf keine Werturteile enthalten und auch nicht jede kleine Verfehlung auflisten. Insbesondere dann nicht, wenn diese einmalig war.
Da die gesetzliche Vorgabe des Wohlwollens dazu geführt hat, dass das Arbeitszeugnis positiv formuliert sein muss, hat sich bekanntermaßen eine Art Zeugnissprache entwickelt. Denn erst einmal klingt fast jedes Arbeitszeugnis schön. Aber nicht alles, was positiv klingt, ist es auch. So bedeutet der Satz „Er verfügte über Fachwissen und hatte ein gesundes Selbstvertrauen“ nichts anderes, als dass der Mitarbeiter mangelndes Fachwissen mit Arroganz überspielt hat. Ein wirklich gutes Abschlusszeugnis erkennt man meist daran, dass es in fast übertriebenem Maße überschwänglich ist.
Übrigens: Offiziell sind solche Geheimcode-Formulierungen verboten. Es hält sich jedoch kaum jemand daran. Längst wurde die Zeugnissprache zum praxistauglichen Mittel, um verklausuliert Schulnoten zu vergeben. Und es sind nur Feinheiten, die ein tadelloses Zeugnis von einem Verriss trennen. Die Note des Zeugnisses erkennt man am besten an der Zufriedenheitsformel. „Stets zur vollsten Zufriedenheit“ ist eine 1, „zur vollsten Zufriedenheit“ eine 2, „zur vollen Zufriedenheit“ eine 3, „zur Zufriedenheit“ eine 4 und „im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“ eine 5. Taucht irgendwo im Schlusszeugnis das Wörtchen „bemüht“ auf, sollten die Alarmglocken läuten. Denn wer sich bemüht, macht das noch lange nicht erfolgreich.
Das Zwischenzeugnis
Anders als beim Arbeitszeugnis, das zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt wird, besteht bei einem Zwischenzeugnis kein gesetzlicher Anspruch. Für die Ausstellung dieser Zeugnisart muss es triftige Gründe geben. Dann kann ein Anspruch aus der vertraglichen Nebenpflicht des Arbeitgebers abgeleitet werden. Solche Gründe können sein:
- Versetzung des Arbeitnehmers in eine andere Abteilung oder Zweigstelle
- Wechsel des Vorgesetzten oder der Unternehmensführung
- längere Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses (Sabbatical, Elternzeit)
- Beförderung oder Übernahme von neuen Aufgaben
- Qualifikationsnachweis für Behörden oder eine Weiterbildungseinrichtung
Vorsicht: Fragen Ingenieure oder Informatiker ohne triftigen Grund nach einem Zwischenzeugnis kann das den Eindruck erwecken, sie würden das Unternehmen verlassen wollen. Wer also ein Zwischenzeugnis verlangt, tut gut daran einen der oben genannten Gründe auch anzuführen, um Spekulationen zu vermeiden.
In Form und Inhalt gilt für das Zwischenzeugnis das gleiche wie für das klassische Arbeitszeugnis. Es kann also in einfacher oder qualifizierter Form erfolgen. Das Zwischenzeugnis muss wohlwollend formuliert sein, alle wesentlichen Tätigkeiten aufführen und der Wahrheit entsprechen. Selbstverständlichkeiten sollten nicht erwähnt werden. Der größte Vorteil des Zwischenzeugnisses ist nicht die Leistungsbeurteilung, sondern die Bindungswirkung. Denn ein späteres Arbeitszeugnis muss sich nach der Beurteilung im Zwischenzeugnis richten. Das gilt insbesondere, wenn seit dem letzten Zwischenzeugnis nicht mehr als zwei Jahre vergangen sind. Nur wenn sich die Leistung des Mitarbeiters nachweislich verschlechtert hat, darf dies im Schlusszeugnis Beachtung finden.
Geht es um die genauen Tätigkeitsbeschreibungen, kann es sinnvoll sein, wenn der Mitarbeiter die Formulierungen selbst ausarbeitet. Denn die Personalabteilung, die meist mit der Ausstellung des Zeugnisses beauftragt wird, kennt sich in den seltensten Fällen in den genauen Aufgabenbereichen aus. Der Arbeitnehmer hingegen kann konkrete Beispiele für seine Leistungen anführen. Bei der Beschreibung der Tätigkeiten sollten Ingenieure und Informatiker darauf achten, dass diese allgemeinverständlich sind und keine fach- oder firmeninternen Abkürzungen nutzen. Die präzise Beschreibung aller Aufgaben kann ein Zwischenzeugnis deutlich aufwerten. Wird der Inhalt später ins Schlusszeugnis übernommen, kann die Leistungsbeschreibung sogar ein Ausgleich zur Zufriedenheitsformel sein. Das kann wichtig werden, wenn der Arbeitnehmer die gewünschte Note nicht durchsetzen kann.
Das Ausbildungszeugnis
Eine Sonderform unter den Zeugnisarten nimmt das Ausbildungszeugnis ein. Früher wurde es auch Lehrzeugnis genannt. Nach Paragraph 16 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) haben Auszubildende einen Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Der Ausbildungsbetrieb ist sogar verpflichtet, das Zeugnis auszustellen – selbst, wenn es der Azubi nicht verlangt oder darauf verzichten würde. Auch beim Ausbildungszeugnis gibt es die Wahl zwischen der einfachen und der qualifizierten Form. Das qualifizierte Ausbildungszeugnis muss jedoch ausdrücklich eingefordert werden. Ansonsten ist der Ausbilder nur zur Ausstellung eines einfachen Zeugnisses verpflichtet. Dieses enthält dann lediglich die Angaben, wann, wo und in welchem Zeitraum der Mitarbeiter seine Ausbildung gemacht und welche Fähigkeiten, Kenntnisse und Fertigkeiten er erworben hat. In der qualifizierten Variante werden hingegen auch die Fachkenntnisse sowie das Verhalten des Azubis bewertet.
Das Ausbildungszeugnis wird zum Ende der Ausbildung erstellt. Es kommt einem Schlusszeugnis gleich, wenn der Auszubildende nach Beendigung seiner Lehre den Betrieb verlässt. Ein wichtiger Unterschied ist jedoch der Prüfungsvermerk. Eine fehlende Aussage diesbezüglich kann darauf hindeuten, dass die Ausbildung nicht bestanden wurde. Da ein Ausbildungszeugnis im Gegensatz zu einem Schulzeugnis keine Noten aufweist, muss auch dabei besonders auf die Formulierungen geachtet werden. Denn die Zeugnissprache gibt Aufschluss darüber, welche Schulnote dem Auszubildenden erteilt würde.
Besondere Zeugnisarten
Unabhängig von den genannten Zeugnisarten gibt es Sonderformen, die weder einem qualifizierten noch einem einfachen Zwischenzeugnis oder Schlusszeugnis entsprechen. Dazu gehören zum Beispiel Praktikumszeugnisse. Sie entsprechen eher Beurteilungen. Jedoch gibt es auch diesbezüglich einen rechtlichen Anspruch. Denn Praktikanten fallen meist in die Kategorie Arbeitnehmer und können sich deshalb auf Paragraph 109 der Gewerbeordnung (GewO) berufen. Der dort formulierte Zeugnisanspruch besteht jedoch nur für ein einfaches Praktikumszeugnis. Für eine qualifizierte Variante sind die Praktikanten auf das Wohlwollen des Unternehmens angewiesen.
Gar keinen Anspruch auf eine der genannten Zeugnisarten haben freiberuflich tätige Ingenieure und Informatiker. Denn sie stehen in keinem Abhängigkeitsverhältnis zum Unternehmen, unterliegen also auch nicht dem Weisungsrecht des Arbeitgebers. Wollen Freiberufler einen Nachweis über die Leistung, sind sie auf das Wohlwollen ihres Kunden angewiesen. Dies kann in Form einer Referenz oder eines Empfehlungsschreibens geschehen. Diese Form der Beurteilung ist im englischsprachigen Ausland Normalität. Hierzulande habt sie sich dagegen noch nicht durchgesetzt. Freiberufler sollten sich dennoch angewöhnen, ihre Kunden grundsätzlich nach einer Empfehlung oder Referenz zu fragen. Handelt es sich um einen längerfristigen Auftrag, können Ingenieure und Informatiker gegebenenfalls ein vorgefertigtes Referenzschreiben vorlegen. Zufriedene Kunden werden dies im Normalfall gern unterzeichnen.
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