Wer trägt die Reisekosten für das Vorstellungsgespräch?
Die Bewerbung war überzeugend und Sie sind zum Vorstellungsgespräch eingeladen, doch das findet einige (hundert) Kilometer entfernt statt. Zahlt das Unternehmen Fahrt- und Reisekosten? Ingenieur.de mit den Antworten und einer Vorlage zur Reisekostenabrechnung.
Wann zahlt der potenzielle Arbeitgeber die An- und Abreise zum Vorstellungsgespräch und wann müssen Sie selbst in die Tasche greifen?
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Grundsätzlich gilt für die Erstattung von Fahrt- und Reisekosten für ein Vorstellungsgespräch: Wenn der Arbeitgeber zum Vorstellungsgespräch einlädt, muss er auch die Reisekostenerstattung übernehmen. Diese Regelung basiert auf Paragraph 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Dort steht ganz allgemein: „Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet.“ Hierfür ist es unerheblich, ob Sie sich als Ingenieur oder Informatiker auf eine Stellenanzeige initiativ, online oder per Post beworben haben. Für die Reisekostenerstattung ist außerdem nicht relevant, ob Sie den avisierten Job bekommen oder nicht. Der gesetzliche Anspruch besteht immer dann, wenn Sie schriftlich zum Vorstellungsgespräch vor Ort eingeladen werden.
Reisekosten in der Bewerbung: Fahrtkosten, Übernachtungs- und Verpflegungskosten
Die Erstattung der Reisekosten schließt neben den Fahrkosten auch die Kosten für Übernachtung sowie Verpflegung ein. Übernachtungs- und Verpflegungskosten werden zum Beispiel dann erstattet, wenn Sie an einem längeren oder mehrtägigen Assessment Center teilnehmen. Gleiches gilt, wenn Ihnen etwa die Abreise am späten Abend nicht mehr zugemutet werden kann oder wenn beispielsweise die Züge nur noch spät nachts fahren. Wichtig: Die Kosten, die Sie verursachen, müssen sich in einem angemessenen Rahmen bewegen.
Es handelt sich hierbei also um ein „weiches Kriterium“. Wenn Sie zum Vorstellungsgespräch mit der 1. Klasse der Lufthansa anreisen, dann ist das mit Sicherheit nicht angemessen, wenn Sie sich als Projektleiter bewerben. Sind Sie hingegen ein aussichtsreicher Bewerber für den Geschäftsführerposten eines multinationalen Großkonzerns, so kann ein Flug mit Lufthansa „First Class“ durchaus angemessen sein. Wenn Sie hier sichergehen wollen, können Sie einfach im Vorfeld des Vorstellungsgesprächs abklären, welche Kosten der künftige Arbeitgeber übernimmt.
Im Normalfall gelten für die Fahrt- und Reisekosten, die im Zuge eines Vorstellungsgesprächs entstehen, folgende Konditionen: Es gilt als angemessen, mit dem eigenen PKW anzureisen. Hier werden die Spritkosten zu den gängigen Konditionen erstattet, in der Regel also 30 Cent pro Kilometer. Alternativ können Sie mit der Bahn anreisen – mit einem Ticket 2. Klasse. Selbstverständlich werden sowohl Hin- als auch die Rückfahrt erstattet. Wer hingegen höhere Kosten verursacht, in dem er zum Beispiel mit einem Mietwagen anreist oder in der ersten Klasse von Bahn oder Flugzeug anreist, der wird mitunter auf seinen Kosten sitzenbleiben. Zudem kommt es nicht gut an, die Reisekosten eigenmächtig und ohne Rücksprache mit dem Wunscharbeitgeber in die Höhe zu treiben.
Taxikosten als Sonderfall bei der Kostenerstattung
Bei der Erstattung der Fahrtkosten nehmen die Taxikosten eine Sonderstellung ein. Der Arbeitgeber muss Ihnen normalerweise nur die Kosten für Bus, Straßenbahn oder U-Bahn erstatten. Das gilt natürlich nur dann, wenn der Ort des Vorstellungsgesprächs auch durch öffentliche Verkehrsmittel zu erreichen ist. Wenn sich der Firmensitz jedoch nicht anders erreichen lässt und sie nicht mit dem eigenen Auto anreisen, ist eine Taxifahrt natürlich angemessen. Sicherheitshalber sollten Sie jedoch die Erstattung der Taxikosten vorher mit dem Unternehmen abstimmen. Das Arbeitsgericht Köln hat in einem Urteil aus dem Jahr 2005 entschieden, dass die Taxikosten auch übernommen werden, wenn in der Anreisebeschreibung des Arbeitgebers eine Taxifahrt als Alternative zur Anreise genannt wird. Wer jedoch nicht die Erstattungswilligkeit des potenziellen Arbeitgebers vorher abfragt, bleibt auf der Hälfte der Kosten sitzen.
Wann muss der Arbeitgeber die Reisekosten nicht erstatten?
Der Arbeitgeber muss die Reisekosten in einem Bewerbungsprozess nicht erstatten, wenn er deren Übernahme im Vorfeld eindeutig ausgeschlossen hat. Das ist rechtens, allerdings nur dann, wenn es in der schriftlichen Einladung explizit und eindeutig formuliert wird. Eine häufige Begründung ist in diesem Zusammenhang die große Zahl eingeladener Kandidaten. Das Unternehmen bittet dann in der Regel um Verständnis, dass jegliche Kosten, die durch das Vorstellungsgespräch entstehen, nicht erstattet werden können. Rechtlich unwirksam ist hingegen, wenn Ihnen die Personalabteilung erst vor Ort erklärt, dass das Unternehmen die Fahrt- und Reisekosten nicht übernimmt. Eine derartige Ablehnung der Reisekostenerstattung können Sie rechtlich anfechten. Unabhängig von der Reisekostenerstattung sollten Sie sich dann natürlich fragen, ob Sie für einen Arbeitgeber arbeiten wollen, der sich so potenziellen Mitarbeitern gegenüber verhält. Denn wer schon zu Beginn der möglichen Zusammenarbeit ein derartiges Geschäftsgebaren an den Tag legt, dem ist später noch einiges zuzutrauen.
Möglich ist auch, dass das Unternehmen die Reisekosten nur teilweise erstattet oder deren Höhe nach oben hin deckelt. Auch hier gilt: Das ist alles möglich und rechtlich wirksam, solange der Arbeitgeber es zusammen mit der schriftlichen Einladung zum Vorstellungsgespräch explizit und eindeutig ankündigt. Eine Variante ist beispielsweise, dass die Kosten für die Anreise übernommen. Hingegen müssen Sie die Reisekosten für die Rückfahrt selbst bezahlen. Zudem orientiert sich der Umfang der Reisekostenerstattung am ausgeschriebenen Job. Je höher die Stelle in der Unternehmenshierarchie angesiedelt ist, desto großzügiger wird sich das Unternehmen zeigen. Schließlich will es bei einem Top-Talent wie Ihnen den bestmöglichen Eindruck hinterlassen – zumal in Zeiten des Fachkräftemangels unter Ingenieuren und Informatikern. Wer tatsächlich Pech hat und die Reisekosten für ein Vorstellungsgespräch nicht erstattet bekommt, der kann diese wenigstens als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung absetzen.
Wenn Sie als Bewerber unaufgefordert und ohne vorherigen Kontakt zum avisierten Unternehmen zu einem Vorstellungsgespräch erscheinen, dann muss Ihnen der Arbeitgeber selbstverständlich gar keine Reisekosten erstatten. Auch eine veröffentlichte Stellenanzeige oder die Tatsache, dass der Arbeitgeber einem Vorstellungsgespräch nicht widersprochen hat, begründet noch lange keine Reisekostenerstattung. Sie müssen schon schriftlich und explizit zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Außerdem besteht kein Anspruch auf Erstattung, wenn der Bewerber aus für ihn erkennbaren Gründen nicht für die fragliche Stelle in Frage kommt.
Wer kann sonst noch die Fahrt- und Reisekosten für ein Vorstellungsgespräch übernehmen?
Falls Sie arbeitslos sind und der potenzielle, neue Arbeitgeber die Reisekosten nicht übernimmt, kann unter Umständen die Agentur für Arbeit einspringen. Dort können Sie die Kostenübernahme beantragen. Allerdings müssen Sie den Antrag vor dem eigentlichen Vorstellungsgespräch stellen. Sobald Sie die Einladung zum Vorstellungsgespräch erhalten, sollten Sie sich mit Ihrem Sachbearbeiter bei der Agentur für Arbeit in Verbindung setzen. Normalerweise übernimmt die Arbeitsagentur die Reisekosten, besonders dann, wenn sie den Kontakt zum potenziellen Arbeitgeber selbst vermittelt hat. Falls keiner die Fahrt- und Reisekosten erstattet, gilt auch hier: Sie können die Kosten einfach in der nächsten Steuererklärung absetzen.
Wer übernimmt die Reisekosten, wenn der Headhunter zum Vorstellungsgespräch lädt?
Headhunter arbeiten im Auftrag des suchenden Unternehmens und wählen erfolgversprechende Kandidaten aus. Sie handeln jedoch immer im Kundenauftrag, daher müssen anfallende Fahrt- und Reisekosten für ein Vorstellungsgespräch über den späteren Arbeitgeber abgerechnet werden. Mancher Headhunter erstatten Reisekosten auch direkt und rechnen diese später selbst mit dem Unternehmen ab, das ihn beauftragt hat. Wie für alle Tipps, Empfehlungen, Richtlinien und Gesetzesgrundlagen gilt auch hier: Es gibt immer Spielräume und Grauzonen.
Wenn Sie auf Nummer sicher gehen und Missverständnissen vorbeugen wollen, sollten Sie Art und Umfang der Fahrt- und Reisekostenerstattung vorher mit dem Unternehmen abklären. Das empfiehlt sich ganz besonders dann, wenn die anfallenden Reisekosten über das normale Maß hinausgehen, Sie also per Businessclass anreisen wollen und/oder eine Hotelübernachtung einplanen, obwohl die Entfernung zum Heimatort überschaubar ist.
Vorlage zur Reisekostenabrechnung
Bei der Abrechnung der Reisekosten können Sie sich an folgender Mustervorlage orientieren:
Wie lassen sich Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch steuerlich absetzen?
Ihre Reisekosten zum Vorstellungsgespräch werden Ihnen nicht oder nur teilweise erstattet? Dann haben Sie die Alternative, zumindest die Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung abzusetzen. Sie können hier jeden gefahrenen Kilometer mit 30 Cent steuerlich geltend machen. Um die Fahrtkosten mit Erfolg absetzen zu können, dokumentieren Sie auf dem Einladungsschreiben oder einer Bestätigung des einladenden Unternehmens die Anzahl der gefahrenen Kilometer für die Hin- und die Rückfahrt. Aus dem Einladungsschreiben sollte auch hervorgehen, warum Sie die Fahrtkosten als Werbungskosten absetzen. Es sollte also vermerkt sein, dass die Reisekosten nicht oder nur teilweise übernommen werden.
Wenn Sie die Fahrtkosten – 30 Cent pro gefahrenem Kilometer – für das jeweilige Jahr erfassen, legen sie auf der Seite „Bewerbungskosten“ den Punkt „Fahrtkostenpauschale: X km am TT.MM.JJJJ“ an. Als Betrag notieren Sie das Ergebnis der eigenen Berechnung, z.B. Fahrtkosten: 140 Kilometer am 04. Juli 2018: 140 x 0,30 = 42,00 Euro. Bei diesem Betrag handelt es sich um die abzugsfähigen Fahrtkosten.
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