Diensthandy: Was Sie als Ingenieur dürfen – und was nicht
Für viele Ingenieure und Informatiker ist das Diensthandy ein unverzichtbares Werkzeug. Doch nicht alles, was Sie mit dem privaten Smartphone machen dürfen, ist auch mit dem Firmenhandy erlaubt. Informieren Sie sich jetzt über den richtigen Umgang mit dem Diensthandy.
Diensthandys stehen Mitarbeitern meist aus bestimmten Gründen zur Verfügung, etwa weil sie für den Job viel beim Kunden sind.
Foto: panthermedia.net/ Wavebreakmedia ltd
Inhalte dieses Artikels:
- Anspruch auf ein Firmenhandy
- Firmenhandy-Nutzung schriftlich festhalten
- Erreichbarkeit
- App-Nutzung auf dem Diensthandy
- Diensthandy-Nutzung im Ausland
- Diebstahl des Firmenhandys
- Privatgespräche
- während der Arbeitszeit
- außerhalb der Arbeitszeit
- Private E-Mails vom Diensthandy
- Diensthandy und Steuern
Wer für seinen Job ein neues Smartphone als Diensthandy nebst Vertrag vom Unternehmen bekommt, der muss einiges beachten. Schließlich ist das Firmenhandy kein Geschenk. Es wird Ihnen nur gestellt und sollte fast ausschließlich zu beruflichen Zwecken genutzt werden. Wichtig ist vor allem, wie die Nutzung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber geregelt ist, beziehungsweise was grundsätzlich geboten und verboten ist.
Machen Sie sich vor allem bewusst, dass das, was Sie mit Ihrem Diensthandy machen, keineswegs Ihre (Privat-)Sache ist. Wenn der Arbeitgeber beispielsweise die private Nutzung von Firmenhandy und Vertrag explizit verboten hat, darf er auch die Einhaltung dieses Verbots kontrollieren. Er kann Verbindungsnachweise, besuchte Internetseiten und den E-Mail-Verkehr prüfen. Falls es Ihnen als Mitarbeiter jedoch erlaubt ist, Ihr Diensthandy privat zu nutzen, sind Kontrollen durch den Arbeitgeber tabu. Ausnahme: Sie als Mitarbeiter stimmen dieser Kontrolle ausdrücklich zu, ansonsten muss sich das Unternehmen an die Regelungen des Fernmeldegeheimnisses halten.
Gibt es einen Anspruch auf ein Firmenhandy?
Als Mitarbeiter haben Sie keinerlei (rechtlichen) Anspruch auf ein Firmenhandy. Der eine bekommt ein Diensthandy, der andere nicht. Eine Ungleichbehandlung kann unter Kollegen leicht für Unmut sorgen, sollte also unternehmensseitig gut geregelt sein. Letztendlich entscheidet jedoch der Vorgesetzte, wem er aus welchem Grund ein Diensthandy zur Verfügung stellt und wem nicht.
Auch der umgekehrte Fall ist möglich: Der Arbeitgeber bietet Ihnen ein Firmenhandy an, aber Sie lehnen es ab, weil Sie zum Beispiel nicht ständig erreichbar sein wollen. Hier kann der Arbeitgeber zumindest einfordern, dass Sie das Diensthandy als Ingenieur oder Informatiker während der Arbeitszeit nutzen. So kann er Sie auch außerhalb des Betriebs erreichen, wenn Sie zum Beispiel bei Kundenterminen sind.
Firmenhandy-Nutzung schriftlich vereinbaren
In jedem Fall empfiehlt es sich, die Nutzung des Diensthandys mit dem Vorgesetzten zu regeln, am besten schriftlich. Meistens gibt es hierzu eine Betriebsvereinbarung, die die Nutzung für alle Mitarbeiter gleichermaßen regelt. Alternativ dazu kann Ihnen der Arbeitgeber auch ein Diensthandy stellen. Um dienstliche und private Gespräche einfacher zu trennen, bieten sich Dual-Sim-Smartphones an. Diese haben nicht nur zwei Simkarten-Slots, sondern vereinen tatsächlich zwei komplette Handys in einem Gerät: Dual-Sim-Handys haben zwei Tarife, zwei unterschiedliche Rufnummern, voneinander getrennte Kontaktlisten und ermöglichen so die Trennung von privaten und beruflichen Telefonaten.
Falls zur Nutzung des Smartphones unabhängig von der SIM-Kartenausstattung nichts geregelt ist, sollte man Firmenhandy und Vertrag vorsichtshalber nur selten privat nutzen. Gehen Sie einfach davon aus, dass Sie das Diensthandy auch wirklich nur dienstlich nutzen dürfen.
Erreichbarkeit auf dem Firmenhandy
Über Ihr Diensthandy sollten Sie während der Arbeitszeit für Kollegen und Vorgesetzte jederzeit erreichbar sein, es sei denn Sie sind gerade in der Mittagspause. Wie sieht es aber aus, wenn Sie die Nummer Ihres Vorgesetzten abends nach Dienstschluss im Display Ihres Firmenhandys sehen? Hier kommt es darauf an, was von Seiten des Unternehmens vorgegeben ist beziehungsweise was mit dem Chef vereinbart wurde. Wenn Sie nach Arbeitsende feste Zeiten der Erreichbarkeit vereinbart haben, sind Sie als Mitarbeiter verpflichtet ans Telefon zu gehen – oder zumindest zeitnah zurückzurufen.
Noch enger sind die Grenzen während eines Bereitschaftsdienstes gesteckt: Hier müssen Sie genauso gut zu erreichen sein, als wenn Sie morgens im Büro wären. Ausreden wie fehlender Empfang auf dem Diensthandy zählen dann nicht. Sie müssen dafür sorgen, jederzeit erreichbar zu sein. Ein Beispiel aus der Medizin verdeutlicht die Wichtigkeit: Auch hier haben Ärzte Rufbereitschaft, etwa um unerfahrene Kollegen in Notfällen anzuleiten oder selbst zu einem Notfall zu fahren. Die Ausrede, man sei nicht erreichbar gewesen, darf hier keinesfalls gelten.
Nutzung von Apps auf dem Diensthandy
Die Nutzung von Apps auf dem Firmenhandy sollte vorab genau festgelegt werden. Stimmen Sie daher mit dem Arbeitgeber ab (und fixieren am besten schriftlich), welche Apps Sie nutzen dürfen. Denn für das eigenmächtige Installieren von Apps kann der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen, falls dies zuvor untersagt wurde. Auch kann das Unternehmen Schadenersatz fordern, wenn durch das unerlaubte Runterladen von Apps zum Beispiel ein Virus auf dem Diensthandy gelandet ist und das Smartphone dadurch beschädigt wurde.
Kein WhatsApp auf dem Firmenhandy
Auf die Nutzung von WhatsApp auf Ihrem Diensthandy sollten Sie gleich aus mehreren Gründen verzichten, denn Sie können sich eine Menge Ärger einhandeln. Mit der Installation von WhatsApp erlauben Sie den Zugriff auf alle Kontaktdaten des Telefons – berufliche wie private – durch die WhatsApp Inc., die diese zum Datenabgleich auf eigenen Servern in der Cloud speichert. Das ist nach dem Urteil des Amtsgerichts Bad Hersfeld (Urt. v. 20.03.2017, Az. F 111/17 EASO) ein Verstoß gegen das Datenschutzrecht, den Sie als WhatsApp-Nutzer begehen. Und hierfür können Sie theoretisch von jedem betroffenen Kontakt abgemahnt werden.
Falls Sie tatsächlich sichergehen wollen, dass Sie die Kontaktdaten weitergeben dürfen, müssen Sie theoretisch und praktisch schriftliche Einverständniserklärungen von jedem einzelnen Kontakt einholen. Oder Sie greifen auf sichere Messenger-Dienste wie Threema, Signal oder Telegram zurück. Diese arbeiten nach eigenen Angaben ohne rechtsverletzende Datenübermittlungen. Wir haben Ihnen eine ganze Liste sicherer WhatsApp-Alternativen zusammengestellt.
Vorsicht vor der Diensthandy-Nutzung im Ausland
Selbst wenn private Telefonate und privates Surfen im Internet über das Diensthandy und dem zugehörigen Vertrag explizit erlaubt sind, gilt es vorsichtig zu sein. Die Handynutzung im Ausland kann teuer werden, wenn Urlaubsfotos und -videos über die mobile Datenleitung des Firmenhandys verschickt werden und hohe Roamingkosten anfallen. Zwar ist das Roaming in der Europäischen Union seit 15. Juni 2017 gebührenfrei – für Telefonate, SMS und Daten im EU-Ausland fallen keine zusätzlichen Gebühren mehr an. Außerhalb der EU können die Tarife für Ihr Diensthandy je nach Vertrag jedoch teuer werden. Der Arbeitgeber kann den Mitarbeiter in einem solchen Fall nicht nur abmahnen. Er kann auch Schadenersatz für die entstandenen Zusatzkosten einfordern.
Diebstahl des Firmenhandys. Was nun?
Sie sind am Flughafen und warten auf den Flieger zum nächsten Geschäftstermin. Plötzlich stiehlt Ihnen ein Langfinger das Diensthandy in der Wartehalle aus der Tasche. Das kann passieren. Riskant wird es dann, wenn man Ihnen im Zuge des Diebstahls fahrlässiges Verhalten nachweisen kann. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie – aus welchen Gründen auch immer – die Sicherheitsabfrage beim Sperrbildschirm abgeschaltet haben. Das macht es dem Dieb leicht, sensible Daten abzugreifen. Für ein derart fahrlässiges Verhalten können Sie vom Arbeitgeber eine Abmahnung bekommen.
Privatgespräche während der Arbeitszeit: Ungenehmigte Pause
Egal ob mit dem Diensthandy oder über das Festnetztelefon: Private Telefonate während der Arbeitszeit sollten nur in begrenzten Umfang stattfinden und nur dann, wenn es wirklich nötig ist. Denn wenn Sie als Ingenieur oder Informatiker während der Arbeit privat telefonieren, so ist das rechtlich gesehen eine ungenehmigte Pause. Auch wenn Sie während der Arbeitszeit über Ihr Diensthandy Apps runterladen und nutzen, bringen Sie den Arbeitgeber um wertvolle Arbeitszeit. Besonders ungeschickt ist es, via Diensthandy private Beiträge auf Twitter und Facebook zu posten. Denn Vorgesetzte können genau sehen, wann diese veröffentlicht wurden. Gleiches gilt natürlich, wenn Sie über das Firmen-Notebook oder den PC entsprechende Posts veröffentlichen.
Sind Privatgespräche mit Firmenhandy außerhalb der Arbeitszeit erlaubt?
Auch außerhalb der Arbeitszeit sind Privatgespräche untersagt, wenn der Arbeitgeber die private Nutzung des Firmenhandys verboten hat. Es kann für Sie als Ingenieur oder Informatiker Ärger bedeuten, wenn etwa immer am Wochenende Rufnummern auftauchen. Auch Auslandsgespräche können gefährlich werden, wenn Sie zum Beispiel im Urlaub privat vom Firmenhandy aus telefonieren. Alle Gespräche werden über die Einzelverbindungsnachweise sichtbar. Im Falle verbotener Urlaubsgespräche reicht der Abgleich des Urlaubszeitraums mit geführten Gesprächen. Und schon ist klar, ob und in welchem Umfang private Telefonate geführt wurden.
Im schlechtesten Fall droht Ihnen je nach Ausmaß des Regelverstoßes und möglichen Zusatzkosten eine Abmahnung oder sogar die Kündigung durch den Arbeitgeber. So hat das Landesarbeitsgericht Hessen in einem Fall geurteilt. Ein Mitarbeiter hatte hier im Urlaub mehr als 100 Privatgespräche mit dem Diensthandy geführt (Az.: 17 Sa 153/11). Diese unerlaubte private Nutzung von Firmenhandy und Vertrag hat ihn letztendlich den Job gekostet.
Private E-Mails vom Diensthandy: Ein sensibles Thema
Unabhängig davon, ob private E-Mails vom Unternehmen erlaubt sind, sollten Sie als Ingenieur und Informatiker unbedingt darauf achten, private und betriebliche E-Mail-Konten nicht zu vermischen. Allzu schnell haben Sie sich beim Ausfüllen der E-Mail-Adresse vertippt und schon landen mitunter sensible Unternehmensdaten bei einem privaten Kontakt. Auch wenn Sie diese versehentlich preisgeben, verletzen Sie das Betriebsgeheimnis.
Diensthandy aus steuerlicher Sicht
Wenn Ihnen der Arbeitgeber ein Diensthandy zu Verfügung stellt, ist das kein geldwerter Vorteil. Selbst wenn Sie das Smartphone für private Zwecke nutzen, ist das steuerlich betrachtet kein Sachbezug. Somit ist es nicht Teil der Vergütung und muss deshalb nicht extra versteuert werden. Für Sie als Mitarbeiter ist ein Firmenhandy also günstig, weil es Eigentum Ihres Arbeitgebers ist. Das Gleiche gilt übrigens für Tablets und Computer.
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