Zeitmanagement: Diesen einfachen Trick müssen Sie kennen
Lothar Seiwert ist einer der bekanntesten Experten für Zeitmanagement. Im Interview erklärt er, wie man seine Zeit deutlich effektiver nutzen kann.
Oft hecheln wir der Zeit hinterher. Ein gutes Zeitmanagement kann helfen.
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Zeit ist relativ. Dank Albert Einstein kann man sagen: Das dürfte als wissenschaftlich gesichert gelten. Nicht empirisch belegt ist hingegen ein Gefühl, das wohl die meisten von uns kennen: Von der Zeit ist fast immer zu wenig da. Sie ist Mangelware. Es gibt Krücken, die helfen sollen, die flüchtige Zeit möglichst produktiv zu nutzen: Ratgeberbücher zum Zeitmanagement füllen ganze Regale.
Autor Lothar Seiwert beschäftigt sich schon lange mit Zeitmanagement und der Frage, wie sich Arbeit und Freizeit sinnvoll und angenehm verknüpfen lassen: Gerade in Zeiten von Homeoffice suchen viele genau darauf nach Antworten. Im Interview erklärt Seiwert, welche einfachen Tricks helfen können – und verrät, in welchen Situationen er selbst in Zeitstress gerät, und wie er damit umgeht.
Herr Seiwert, es gibt ja viele Methoden zum Zeitmanagement: Die Smart-Methode, die Eisenhower-Technik – manchmal bekommt man den Eindruck, dass das ein bisschen wie mit Diäten ist. Warum braucht man denn immer wieder eine neue Methode, wenn man schon eine hat?
Eigentlich braucht man nicht immer eine neue Methode. Die Grundprinzipien sind meist gleich. Dazu muss man sich erst einmal damit abfinden, dass es eine Illusion ist, wenn wir glauben, dass wir die Zeit wirklich komplett managen können. Sie verrinnt, ob wir das wollen oder nicht. Entscheidend ist es, Prioritäten zu setzen. Der Klassiker dabei sind immer noch die beiden Variablen „Wichtig“ und „Dringend“. Im Alltag ist es oft so: Wer am lautesten schreit, bekommt die erste Priorität eingeräumt. Und das ist schlecht. Wir verbringen etwa 50 bis 60 % unserer Zeit mit Dingen, die vermeintlich dringend, aber überhaupt nicht wichtig sind. Für die wichtigen Dinge, die aber noch nicht dringend sind, wenden wir 15 % auf, für die dringenden und wichtigen Dinge 25 %. Bei besonders effektiv arbeitenden und erfolgreichen Menschen sieht das anders aus. Sie wenden für wichtige und dringende Dinge etwa gleich viel Zeit auf wie alle anderen. Aber sie reduzieren den Aufwand für die dringenden unwichtigen Dinge deutlich und konzentrieren sich zu 65 bis 80 % auf wichtige Angelegenheiten, bevor sie dringend werden. Die Devise: Don’t work hard – work smart.
Wenn ich das weiß, reicht das doch aus, oder?
Ja, das reicht im Grunde erst mal aus. Ich verdeutliche das mal an einem Beispiel. Kennen Sie die Prioritätenregel der Rettungssanitäter?
Nein.
Die lautet: Wer schreit, der lebt noch. Vereinfacht gesagt: Zuerst kümmert man sich um diejenigen, die bewusstlos sind. Die müssen wiederbelebt werden, denn bei denen ist es wichtig und dringend. Das klingt gerade jetzt in Coronazeiten natürlich sehr makaber, veranschaulicht die Regel aber ganz gut. Ich habe den Eindruck, dass Dringlichkeiten uns immer stärker dominieren. Das Handy klingelt, die Email piepst, alle wollen was und wir reagieren nur noch, statt proaktiv zu priorisieren. Zudem vermischen sich gerade jetzt Arbeit und Privates durch das Homeoffice zunehmend. Und je komplexer das alles wird, desto mehr braucht man eben doch klare Methoden, die helfen.
Lothar Seiwert gehört zu den bekanntesten Experten für Zeitmanagement. Er ist Autor von Ratgebern und Keynote-Speaker. Der promovierte Wirtschaftswissenschaftler war jahrelang im Personal- und Bildungswesen tätig sowie als Personalberater in einem Consulting-Unternehmen.
Foto: Seiwert
Zeitmanagement: „Nicht in der Jogginghose auf dem Sofa“
Viele haben im Homeoffice das Gefühl, in der Luft zu hängen, permanent zu arbeiten, aber dennoch nichts zu schaffen. Wie kann man denn den Tag besser strukturieren?
Es ist gut, sich einen Plan zu machen, wie man den Tag beginnt. Das fängt mit kleinen Ritualen an. Zum Beispiel sollte man im Homeoffice nicht in der Jogginghose auf dem Sofa rumhängen, sondern sich so ähnlich kleiden, wie man das auch im Büro machen würde, damit man die Trennung zwischen Arbeit und Freizeit klar vollziehen kann. Am Vortag sollte man planen, was man schaffen möchte und das dann Priorisieren, etwa nach der ALPEN-Methode. Wichtig auch: Pausen einrichten.
Ihr neues Buch heißt „Die Intervall-Woche“, darin wollen Sie den einfachsten Weg zur New Work zeigen. Was bedeutet der Begriff New Work für Sie?
New Work heißt Entkopplung von tradierten Arbeitsmodellen. Ich hatte selbst ein Schlüsselerlebnis dazu, als meine Mitautorin Silvia Sperling und ich für das Buch den Personalchef von SAP besucht haben. Dazu mal direkt eine Frage Sie: Wie viele deutsche Unternehmen sind unter den 100 erfolgreichsten Unternehmen weltweit? Was glauben Sie?
Wenn Sie das so fragen, sind es nicht viele und SAP ist wahrscheinlich dabei. Insgesamt sind es vielleicht zehn?
Nein, das war einmal, leider. Es ist tatsächlich nur noch SAP. Auf Platz 57. Die machen bestimmt nicht alles richtig, aber manches sicherlich besser als andere. Was bei SAP anders als bei vielen anderen deutschen großen Konzernen ist: Wann oder wo jemand seinen Job macht, ist denen relativ egal. Vertrauensarbeitszeit und Vertrauensarbeitsort sind da schon längst etabliert. Bei vielen Unternehmen gilt immer noch, dass lange Arbeitszeiten für Leistung stehen. Da muss man bis 20 Uhr im Büro sitzen, wenn man Karriere machen will. Bei SAP oder auch anderen erfolgreichen Firmen ist das überholt, da sind Überstunden keine Karrierevoraussetzung, im Gegenteil. Auch führende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit z.B. auf 70% reduzieren, Co-Leadership heißt das Prinzip. Dazu gehört eben auch, dass das Unternehmen seinen Angestellten vertraut. Leider ist das bei manchen Firmen noch nicht angekommen.
Kontrolle ist typisch deutsch
Ist das typisch deutsch, dass Vorgesetzte dazu tendieren, ihren Mitarbeitern zu misstrauen?
Ja, ich glaube, Kontrolle ist hierzulande immer noch sehr wichtig als Gradmesser für Leistung. Das ist aber sehr fehleranfällig. Als Schüler habe ich mal bei der Sparkasse ein Praktikum gemacht, in der Wertpapierabteilung. Und der Chef kam ein, zwei Mal am Tag aus seinem Büro und drehte seine Runde, nur um zu kontrollieren. Einer der Angestellten kam regelmäßig zu spät, hat seinen Tag hauptsächlich damit verbracht, mit Kolleginnen zu flirten und Pausen zu machen. Aber irgendwie hatte der ein Gefühl dafür, wann der Chef seine Runde drehen würde, und genau dann war er plötzlich sehr produktiv. Ein anderer Kollege hingegen, der immer sehr fleißig war, hat genau in dem Moment immer sein Butterbrot ausgepackt. Und der Chef hat daraus dann seine falschen Schlüsse gezogen.
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Das heißt, Blender haben in so einem System leichteres Spiel, als unauffällige Leute, die wirklich Leistung bringen.
Ja. Und dieser Kontrollwahn und klassische Karrieremodelle passen einfach nicht mehr in die Zeit. Die Menschen wollen im Job an Entscheidungen beteiligt sein, etwas kreieren, vielleicht wirklich etwas verändern. Unternehmen sollten ihnen dafür den Freiraum geben.
Stichwort Work-Life-Balance.
Den Begriff finde ich nicht so gut, ich rede lieber von Work-Life-Flow.
Wo ist der Unterschied?
Work-Life-Balance klingt so, als wären Arbeit und Leben strenge Gegensätze, die in einen Ausgleich gebracht werden müssen. Work-Life-Flow meint: Arbeit ist ein Teil des Lebens. Es nicht opportun, das Leben in der Arbeit auszublenden. Beides kann man miteinander verzahnen und auf sein Leben abstimmen. Es gibt zum Beispiel unterschiedliche Chronotypen, etabliert haben sich zur Veranschaulichung vier Tiere: Zum Beispiel gibt es den Löwen, der steht sehr früh auf und ist sofort aktiv. Der Bär steht etwas später auf und geht es gemütlicher an. Dann gibt es den Wolf, dazu zähle ich mich, der noch später erst aktiv wird, dann aber noch bis in den Abend produktiv bleibt. Und der Delfin schwimmt irgendwo dazwischen, macht es mal so, mal so.
Den Job an den Biorhythmus anzupassen kann natürlich nicht jeder.
Das stimmt. Eine Pflegekraft zum Beispiel kann in der Regel nicht so flexibel arbeiten, das funktioniert nicht. Das betrifft vor allem die sogenannten Geistesarbeiter, die klassischerweise im Büro sind. Davon gibt es sehr viele, und sie haben die Möglichkeit, ihre Produktivität dem inneren biologischen Rhythmus anzugleichen. Das macht produktiver, gesünder und letzlicher sogar glücklicher.
Gibt es denn Situationen, in denen Ihnen die Zeit davonläuft und Sie gestresst sind?
Ja, der Technik-Stress: Gleich habe ich noch eine aufwändige, multimediale Präsentation, da spielt Technik eine große Rolle, dass das alles reibungslos läuft. Ich hab ich eben noch was geändert und dann funktionierte wieder irgendetwas nicht, und das kann mich dann schon stressen. In solchen Situationen sollte man dann jemanden kennen, der sich mit sowas auskennt. Ich habe meinen Techi-Freund angerufen, der hat das Problem dann mit mir gelöst. Bevor es dringend und zur Katastrophe wurde.
Lothar Seiwert und Silvia Sperling: Die Intervall-Woche – Arbeitest du noch oder lebst du schon? Der einfachste Weg zu „New Work“. Erschienen Droemer bei Knaur Balance (München), Oktober 2020. 18 Euro. ISBN: 978-3426675984
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