Projektmanagement

Oft heißt es: Gutes Projektmanagement ist für jedes Unternehmen ein wichtiger Erfolgsfaktor. Hier wollen wir die Vorteile guten Projektmanagements herausarbeiten und feststellen, welche Methoden und Ansätze bestehen, auf die Ingenieure zurückgreifen können. Natürlich wollen wir uns zuerst anschauen, was Projektmanagement ist und wann die Methoden erstmals zum Einsatz kommen.

Was ist Projektmanagement?

Der Begriff Projektmanagement setzt sich aus den Begriffen Projekt und Management zusammen. Ein Projekt muss nicht unbedingt in einem beruflichen bzw. wirtschaftlichen Kontext stattfinden. Von der Hausarbeit bis zu Renovierung sind Projekte jeglicher Größenordnung auch im privaten Umfeld zu finden. Auch in diesem Zusammenhang sorgt gutes Management für effektives und strukturiertes Arbeiten. Dies lässt sich analog auf die Arbeit in einem Unternehmen übertragen. Je nach Größe werden unterschiedliche Bestandteile eines Projekts von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet. Hier skaliert das Projektmanagement entsprechend, um den gewachsenen Herausforderungen gerecht werden zu können.

Die Geschichte des Projektmanagements

Das Projektmanagement ist keine neue Erfindung. Seit Menschen große Vorhaben umsetzen benötigen sie Struktur und Planung. Ein Beispiel ist der Bau der Pyramiden in Gizeh. Die monumentalen Bauwerke begeistern bis heute durch ihre schiere Größe und die Größe der verwendeten Materialien. Mehr als sechs Millionen Steine bilden die Struktur der Grabmäler. Währenddessen gibt es in der Wissenschaft Diskussionen darüber, wie die Pyramiden entstanden sind. Fest steht, dass jede Seite der Pyramiden einer eigenen Gruppe von Arbeitern zugehörig war. Die umfassende Planung eines Großprojekts findet sich also bereits bei einigen der ältesten Bauwerke der Menschheitsgeschichte.

Die Übergangszeit

Zwischen den historischen Projekten und der Entwicklung unserer heutigen Methoden stehen Werkzeuge wie das Gantt Diagramm, welches von Henry Gantt geschaffen wurde. Diese Diagramme erlauben die Betrachtung des Projektfortschritts im Zeitverlauf. Bis heute ist diese Art der Darstellung bei (digitalen) Tools zum Projektmanagement gebräuchlich. Mit diesem und ähnlichen Hilfestellungen wird der Weg für das neuzeitliche Projektmanagement geebnet.

Das neuzeitliche Projektmanagement

Was die vorangegangenen historischen Projekte eint, ist eine fehlende Dokumentation. Wie Dr. Tom Joseph Seymour in seinem Artikel „The History Of Project Management” bemerkt, wissen wir nicht genau, welche Methoden beim Bau der Pyramiden oder der Chinesischen Mauer zum Einsatz gekommen sind. Unsere detaillierten Methoden und Prinzipien zur Projektverwaltung stammen größtenteils aus den fünfziger und sechziger Jahren. Hier sind die U.S. Navy und Ereignisse wie das Manhatten Project hervorzuheben, die das Projektmanagement bis heute methodisch prägen. Aus dieser Zeit stammen die Methoden PERT und CPM. Beide sind mathematisch begründete Methoden für unterschiedliche Einsatzzwecke. Diese setzen sich aufgrund ihrer Flexibilität auch in der freien Wirtschaft durch. Einfache Gantt-Diagramme und vergleichbares bestimmen dort das Bild seit den frühen 1900ern. Dass sich das Projektmanagement einheitlich durchsetzen kann, zeigt sich mit der Gründung des Project Management Instituts in den Vereinigten Staaten Ende der 60er-Jahre. Was darauf folgt ist das Aufkommen der digitalen Datenverarbeitung und der damit einhergehende Einsatz von Computern bei der Planung von Projekten. Damit entwickelt sich entsprechende Software und ein völlig neues Berufsfeld. Die Stelle des Projektmanagers ist geschaffen. Gleichzeitig wird auf dem Gebiet stetig geforscht und optimiert. Daraus entstehen Werke wie „The Theory and Management of Systems“. Hierin beschreiben Richard Arvid Johnson und seine Co-Autoren die Struktur eines Unternehmens analog zum Aufbau des menschlichen Körpers. Die Bestandteile eines Unternehmens müssen optimal ineinandergreifen oder Zusammenarbeiten, um den Projektfortschritt und somit den Projekterfolg sicherzustellen. Hierfür gibt es unterschiedliche Methoden, die sich derzeit im Einsatz befinden.

Welche Projektmanagement-Methoden gibt es?

Das wohl erste und damit meistgenutzte Strukturmodell bei der Strukturierung von Unternehmensabläufen ist das sogenannte Wasserfallmodell. Wie der Name bereits vorgibt, handelt es sich um einen linearen Ablauf. In diesem sind die unterschiedlichen Phasen des Arbeitsablaufs chronologisch nacheinander angeordnet. Vorteilhaft ist die umfangreiche Vorplanung der unterschiedlichen Abläufe. Nachteilig ist jedoch die geringe Flexibilität, da die Abläufe strikt nacheinander stattfinden. Demgegenüber stehen die sogenannten agilen Methoden. Ziel dieser Methode ist die schnelle Bereitstellung funktionaler Software ohne eine lange Phase der theoretischen Konzeption. Die Organisation entsprechender Vorhaben ist neben der erhöhten Effizienz eine erhöhte Flexibilität bei der Organisation. Statt auf ein einheitliches Team setzt diese Strukturierung auf die Bildung von kleinen und selbstorganisierten Teams. Parallel ablaufende Projektphasen erlauben schnelle Anpassungen, was das Beheben von Fehlern einschließt, die sonst erst nach langen Testphasen auffallen würden.

Projektmanagement: Die Mischung machts

Beide Methodenansätze lassen sich bei Bedarf verbinden, um unterschiedliche Phasen und Projektteams optimal abdecken zu können. Die Vorplanung des Projekts lässt sich beispielsweise nach dem Wasserfallmodell organisieren, während das restliche Projektvorgehen in den unterschiedlichen Abteilungen agil organisiert wird. Aus dem agilen geht eine weitere wichtige Methode hervor. Die Rede ist von Scrum. Hierbei entfällt eine umfangreiche anfängliche Planung des Gesamtprojekts. Stattdessen wird direkt davon ausgegangen, dass sich die Anforderungen und Terminpläne im Verlauf der Arbeit entwickeln und ändern. Durch Sprints mit Meetings zum Zwischenstand sollen stets aktuelle Metriken bei der Projektplanung verwandt werden. Keine Methode funktioniert jedoch ohne den Einsatz eines Projektleiters, der um die Strukturierung und Planung bemüht ist.

Die Aufgaben des Projektleiters

Der Projektleiter oder Projektmanager ist in jeden Teil eines Projekts von Beginn an involviert und steuert in vielen Fällen die Kommunikation zwischen den Kunden und den Projektbeteiligten. Hierbei wird das Projekt abgestimmt und Kundenfeedback eingeholt. Außerdem übernehmen die Projektverantwortlichen organisatorische Aufgaben und die Zeitplanung. Oftmals handelt es sich nicht um festangestellte Mitarbeiter eines Unternehmens. Vielmals arbeiten Projektleiter auf freiberuflicher Basis bei Unternehmen. Oftmals zählt hier der Erfahrungsschatz als Qualifikation. Etwaige Zertifizierungen sind in den meisten Fällen nicht empfohlen.